Конкурс на закупівлю послуг із організації та проведення ярмарки

ГО «Об’єднання “Розвиток”» в межах грантового проєкту «Barzar: безпека та доступність», що реалізується за підтримки ПРООН та уряду Швеції, оголошує відкритий конкурс на закупівлю послуг із організації та проведення ярмарки з нагоди урочистого відкриття  Barzar (кейтеринг, оплата послуг звукооператора, естетичне оформлення урочистого відкриття) в межах впровадження проєкту. 

Дата оголошення про конкурс: 21 січня 2026 року

Термін подання конкурсних пропозицій: 15 календарних днів

Предметом закупівлі є надання послуг для впровадження проєкту

Детальний опис товарів/послуг, що оголошуються 

Строк надання товарів/послуг: протягом 4 місяців від дати підписання Договору надання послуг.

Вимоги до постачальника товарів/послуг – учасника конкурсу:

До участі у конкурсі запрошуються суб‘єкти підприємницької діяльності, належним чином зареєстровані за законодавством України, є ФОП на 3 групі господарювання, мають підтверджений досвід роботи досвід організації і проведення заходів. Досвід надання подібних послуг у Вінницькій області та/або Барській громаді буде перевагою. Учасник конкурсу може брати участь як в одному лоті так і обох одразу.

ЛОТ 1 . Організація та проведення урочистого відкриття ярмарки.

1. Організація заходу

Розроблення загальної концепції святкового відкриття;

Координація всіх активностей у день заходу;

Забезпечення таймінгу та злагодженої роботи команди.

2. Святкова програма

Проведення урочистої частини відкриття;

Робота ведучого (за потреби);

Інтерактивні елементи для відвідувачів.

3. Оформлення локації

Святкове декоративне оформлення території базару;

Тематичні елементи декору (кульки, банери, фотозона тощо);

Монтаж та демонтаж оформлення.

4. Анімаційна програма для дітей

Забезпечення роботи аніматора(ів) для дітей;

Проведення ігор, конкурсів, розважальної програми;

Використання безпечного реквізиту.

Сувеніри для 40 дітей.

5. Звуковий супровід

Забезпечення звукового обладнання;

Робота професійного звукооператора;

Технічний супровід заходу (мікрофони, музичний фон, налаштування звуку).

ЛОТ 2 Організація та надання кейтерингових послуг

1. Організація кейтерингу

Планування та організація процесу харчування;

Координація роботи персоналу на локації;

Дотримання таймінгу подачі страв.

2. Меню та напої

Формування збалансованого меню (холодні/гарячі закуски) з врахуванням страв для дітей;

Напої (безалкогольні);

Урахування можливих дієтичних обмежень (вегетаріанські опції — за потреби);

Використання якісних та безпечних продуктів.

3. Обслуговування

Забезпечення достатньої кількості обслуговуючого персоналу;

Культура обслуговування, охайний зовнішній вигляд персоналу;

Підтримка чистоти зони харчування протягом заходу.

4. Матеріально-технічне забезпечення

Надання необхідного обладнання (столи, термобокси, диспенсери тощо);

Посуд та прибори (одноразові або багаторазові);

Серветки, сміттєві пакети;

Монтаж та демонтаж кейтерингової зони.

5. Санітарні та безпекові вимоги

Дотримання санітарно-гігієнічних норм.

6. Вимоги до виконавця

Досвід надання кейтерингових послуг для масових заходів;

Досвід співпраці з проєктами міжнародної технічної допомоги (бажано);

Спроможність обслуговування щонайменше 100 осіб, 40 з яких діти;

Готовність працювати з публічними та соціальними заходами.

7. Принципи, які мають бути враховані

Прозорість та підзвітність витрат;

Раціональне використання ресурсів;

Мінімізація відходів (екологічний підхід — за можливості);

Недискримінаційний та інклюзивний підхід.

Учасник конкурсу надає організатору наступні документи:

1. Копія документу, що підтверджує державну реєстрацію з відповідними КВЕД;
2. Копія документу, що підтверджує податковий статус;
3. Конкурсна пропозиція, заповнена за зразком (Додаток 10 https://surl.li/yzcuhw, додаток 10.1 https://surl.li/qjyzjc , додаток 1а https://surl.li/wcloyx );
4. Документи, що підтверджують досвід не менше 3х (резюме з описом здійсненої діяльності); https://surl.li/ivbiak 

Істотні критерії (умови) відбору конкурсних пропозицій:

1. Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам конкурсного оголошення;
2. Відповідність поданих документів умовам конкурсного оголошення;
3. Прийнятна ціна, умови оплати та умови надання послуг без ПДВ по факту надання послуг і підписання акту виконаних робіт.

Конкурсні процедури

Запитання щодо конкурсу можна надсилати в електронному вигляді за ел. адресою [email protected] до 01 лютого 2026  року.

До участі у відборі конкурсних пропозицій допускаються пропозиції, які повністю відповідають умовам цього оголошення.

Конкурсні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників конкурсу, що їх подали, до повного завершення надання послуг.

Конкурсні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності) та у електронному вигляді (у форматі PDF) надіслані учасником на електронну адресу ГО «Об’єднання “Розвиток”» з темою листа «Відкритий Конкурс EPSR-P4R-2025-12_назва учасника» до 04 лютого 2026 року, а також у письмовій формі із зазначенням, а саме :

• «Відкритий конкурс» EPSR-P4R-2025-12: ЛОТ 1 Організація та проведення урочистого відкриття ярмарки;
• «Відкритий конкурс» EPSR-P4R-2025-12: ЛОТ 2. Організація та надання кейтерингових послуг
• «Відкритий конкурс» EPSR-P4R-2025-12: ЛОТ 1 та ЛОТ 2

за адресою: вул. Родіона Скалецького, 38 а, кв 42, м Вінниця 21018 у строк до 04 лютого 2026  року.  Всі конкурсні пропозиції, отримані організатором після кінцевого терміну їх подання, а саме після 18:00 години 04 лютого  2026 року, розгляду не підлягатимуть.

Визначення переможця конкурсу буде здійснено організатором конкурсу після технічної та фінансової оцінки поданих конкурсних пропозицій відповідно до істотних критеріїв (умов) відбору, зазначених у цьому конкурсному оголошенні, але не пізніше ніж 16 лютого 2026 року. Контракт буде укладено з учасником, який відповідає технічним вимогам і запропонував найнижчу ціну.

Результати конкурсу будуть повідомлені організатором учасникам конкурсу шляхом надсилання відповідних повідомлень електронною поштою протягом не більше ніж трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможця / ів.

Додаткові застереження

Учасник цієї загальної процедури (відкритого конкурсу) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор конкурсу залишає за собою право вимагати від учасника конкурсу додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього конкурсного оголошення. 

Учасник цієї загальної процедури (відкритого конкурсу) надсилаючи документи для участі у загальній процедурі за цим конкурсним оголошенням підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор може відхилити його комерційну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови згідно з технічними вимогами.