Конкурс на відбір експерта(-ки)-консультанта(-ки) по розробці комунікаційного плану Фонду

Херсонський обласний благодійний фонд «Об’єднання» (надалі – Фонд) задля підвищення ефективності комунікації з цільовою аудиторією та партнерами Фонду, збільшення впізнаваності Фонду в інформаційному просторі Херсонщини та зміцнення зав’язків із зацікавленими сторонами завдяки зрозумілій та цілеспрямованій комунікації – шукає експерта(-ку)-консультанта(-ку) по розробці комунікаційного плану Фонду.

Дата оголошення конкурсу: 21 червня 2024
Остання дата подання пропозицій: 7 липня 2024, 18:00
Строки надання послуг: у період з 15 липня по 31 серпня 2024 (конкретний графік зустрічей, консультацій та робочих сесій буде узгоджено з відібраним експертом(-кою)-консультантом(-кою)).
Максимальна сума гонорару: 30 000 грн
Формат співпраці з експертом(-кою)-консультантом(-кою): онлайн зустрічі та сесії з персоналом Фонду, консультації, спільна робота над комунікаційним планом та супутніми матеріалами.

Очікувані результати та вимоги

Очікувані результати від співпраці з експертом(-кою)-консультантом(-кою):

• Розроблений комунікаційний план Фонду, який включає в себе визначені канали комунікації, стратегії популяризації діяльності, публікації новин та матеріалів на сайті та у соціальних медіа.
• Ознайомлення з рекомендаціями щодо кращих практик з комунікацій та зразки матеріалів для впровадження комунікаційного плану.
• Визначена цільова аудиторія, її інтереси та переваги для належного позиціонування Фонду в інформаційному просторі Херсонської області.

Очікувані результати від розробки та впровадження комунікаційного плану у діяльність Фонду:

• Збільшення впізнаваності Фонду в інформаційному просторі Херсонщини.
• Зміцнення зав’язків із зацікавленими сторонами, цільовою аудиторією, партнерами та іншими зацікавленими групами завдяки зрозумілій та цілеспрямованій комунікації.
• Збільшено кількість підписників Фонду у Facebook.
• Створення Instagram сторінки Фонда та, за потреби, в інших каналах комунікації.
• Збільшення обізнаності громадськості про діяльність Фонду завдяки систематичній та цілеспрямованій комунікації.
• Покращення репутації та впливу Фонду в Херсонській області через ефективне позиціонування в інформаційному просторі.
• Залучення більшої уваги до діяльності Фонду з боку зацікавлених сторін, потенційних партнерів та донорів.
• Підвищення інтересу громадськості до участі у проєктах та ініціативах, що реалізує Фонд, завдяки ефективній комунікації та публікаціям.
• Залучення нових зацікавлених осіб, волонтерів, та партнерів через ефективний інформаційний супровід у мережі Інтернет.

Вимоги до експерта(-ки)-консультанта(-ки):

• Розуміння специфіки роботи організацій громадянського суспільства в Україні.
• Досвід роботи не менше 3 років у сфері стратегічних комунікацій або створення бренду, або супутньої діяльності (з надання консультацій з розробки та проведення SMM/цифрових маркетингових кампаній, PR-кампаній, розробки стратегій брендингу державних та приватних установ та інше, включаючи графічний дизайн).
• Наявність успішно реалізованих проєктів у даній сфері.
• Високий рівень експертизи у PR, маркетингу та цифрових комунікаціях.
• Здатність працювати у визначені терміни та дотримуватися узгодженого бюджету.
• Бути офіційно зареєстрованими в Україні – ФОП або ТОВ 3ї групи оподаткування, не платником ПДВ.

Конкурсні процедури

До участі у відборі конкурсних пропозицій допускаються пропозиції, які повністю відповідають умовам цього оголошення. Конкурсні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників конкурсу, що їх подали, до повного завершення надання послуг.

Для участі в конкурсі потрібно надіслати такі документи:

1. Резюме виконавця.
2. Супровідний лист, що описує досвід та кваліфікацію.
3. Контактні дані 2 осіб, які можуть надати рекомендації.
4. Попередній план співпраці та роботи з нашим Фондом.
5. Цінова пропозиція.
6. Реєстраційні документи ТОВ/ФОП, які підтверджують державну реєстрацію та податковий статус.

Всі документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності) та у електронному вигляді (у форматі PDF) надіслані на електронні адреси: [email protected], [email protected] 

У темі листа вказати «Експерт(-ка) по розробці комунікаційного плану – назва учасника» до 18:00 7 липня 2024. Всі конкурсні пропозиції, отримані Фондом після кінцевого терміну їх подання, а саме після 18:00 7 липня 2024, розгляду не підлягатимуть.

Визначення переможця конкурсу, відбудеться після фінансової та технічної оцінки запропонованих пропозицій згідно істотних критеріїв (умов) відбору, які зазначені у даному оголошенні. Результати конкурсу будуть повідомлені Фондом учасникам конкурсу шляхом надсилання відповідних повідомлень електронною поштою протягом не більше ніж трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможців.

Істотні критерії (умови) відбору конкурсних пропозицій:

• Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам конкурсного оголошення.
• Відповідність поданих документів умовам конкурсного оголошення.
• Якість опису послуг та відповідність очікуванням організатора.
• Прийнятна ціна, умови оплати та умови надання послуг.

Строки та дедлайни

• Остання дата подання пропозицій: 7 липня 2024, 18:00
• Питання щодо конкурсу: до 3 липня 2024, 18:00
• Результати про відбір: до 15 липня 2024
• Надання послуг відібраним експертом(-кою)-консультантом(-кою): у період з 15 липня по 31 серпня 2024 (конкретний графік зустрічей, консультацій та робочих сесій буде узгоджено з відібраним експертом(-кою)-консультантом(-кою))

Питання щодо конкурсу можна направляти на пошту [email protected]

Додаткові застереження

Учасник цього конкурсу приймає до уваги та погоджується з тим, що Фонд залишає за собою право вимагати від учасника додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього оголошення.
Учасник цього конкурсу надсилаючи документи для участі у конкурсі підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що Фонд може відхилити його пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що Фонд не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.

Коротка інформація про діяльність Фонду

Херсонський обласний благодійний фонд «Об’єднання» був створений у 2011 році з метою покращення взаємовідносин у суспільстві задля встановлення демократичного громадянського суспільства в Україні, сприяння дотриманню прав людини та захисту населення від негативних явищ.

До повномасштабного вторгнення росії в Україну одним із головних напрямків діяльності нашого Фонду було «Розвиток громад». З 2015 року через різні партисипативні підходи ми допомагали територіальним громадам Запорізької, Херсонської, Миколаївської та Одеської областей проводити дослідження та розробляти плани розвитку громад та їхні інвестиційні профілі. Ось деякі інвестиційні паспорти 11 громад півдня України, які були розроблені нами у співпраці з місцевою владою, активістами та громадськістю ще до вторгнення росії в Україну: https://www.fundunion.org/2020/08/invest-passports.html та https://www.fundunion.org/2021/10/5.html

З 2015 року ми щороку проводимо тренінги для активістів та представників органів влади щодо організації досліджень, розвитку міжсекторальної співпраці, написання та реалізації локальних проєктів. Також, наша організація виступає фінансовим адміністратором та допомагає профінансувати міні-ініціативи у громадах, націлені на розвиток та відновлення. У період з 2016 по 2022 ми підтримали приблизно 200 міні-ініціатив у Херсонській області, та приблизно стільки ж в інших областях України (переважно, південь).

У 2021 році в межах Програми ООН із відновлення та розбудови миру ми розпочали роботу у напрямку посилення громадської безпеки, розробили профілі та плани безпеки 4 територіальних громад вздовж Азовського моря Херсонської області, але, на жаль, вони не були застосовані через повномасштабне вторгнення росії та окупацію Херсонської області у 2022 році.

Навіть під час повномасштабного вторгнення росії в Україну, ми не припинили свою діяльність, і під час окупації, а потім після деокупації продовжили працювати з населенням Херсонської, Миколаївської, Запорізької областей.

І хоча під час окупації Херсона, наш офіс був частково розграбований окупантами, а постійні обстріли російськими військами території громади з лівого берега, ми тим не менш, продовжили та посилили свою роботу на звільнених територіях Херсонщини та Херсона зокрема. Ми змогли зберегти свій персонал, відновили роботу нашого офісу у Херсоні, а також розширили свою співпрацю з новими партнерами у громадах.

У 2023 році за нашого сприяння та активної участі у 6 ТГ Херсонської області були створені робочі групи з громадської безпеки та відновлення, які були затверджені розпорядженнями начальників військових адміністрацій. До робочих груп увійшли представники військових адміністрацій, громадські організації, волонтери, поліція, ДСНС. За результатами їхньої роботи у громадах вже були реалізовані міні ініціативи по відновленню: встановлюються пожежні гідранти, відновлюються системи відеоспостереження, облаштовуються робочі кабінети для поліцейських офіцерів громади, започатковуються класи безпеки у школах, відбувається інформаційна робота з населенням тощо.

Для аналізу стану деокупованих громад та дослідження громадської думки, наприкінці 2023 року ми провели ряд інтерв’ю, опитувань у Херсонській області, і видали декілька аналітичних звітів: «Відбудова звільнених громад Херсонщини» (https://www.fundunion.org/2024/01/blog-post.html), а також «Шлях до відновлення» на основі 16 відео-інтерв’ю «Розмови про відновлення» (https://www.fundunion.org/2024/02/shlyakhdovidnovlennya.html), які містять рекомендації владі щодо підходів у відновленні в умовах воєнного стану.

Наприкінці 2023 – початку 2024 року у трьох громадах Херсонської області ми організували опитування мешканців щодо бажаних ними ініціатив відновлення, і отримали близько 600 ідей з 15 населених пунктів, частина з яких отримує фінансування і буде реалізована в якості проєктів до кінця 2024 року.

Також у лютому 2024 ми представили нашу спільну розробку з громадами Херсонщини – універсальні рекомендації щодо плану дій та пріоритетних напрямків відновлення життєдіяльності населених пунктів після деокупації, які містять 150 питань за різними напрямками – https://www.ukrinform.ua/rubric-regions/3828152-gromadi-hersonsini-rozrobili-rekomendacii-sodo-planu-dij-dla-naselenih-punktiv-pisla-deokupacii.html

Два роки поспіль, в умовах повномасштабної війни, ми провели 2 форуми «Влада і громада: спільний шлях до громадської безпеки та відновлення», який охопив сотню експертів, представників влади, ОГС, поліції, ДСНС півдня України, і які в одному місці обмінювалися досвідом, планували дії та кроки відновлення, презентували успішні практики реалізації ініціатив у зазначеній тематиці. Третій подібний Форум ми плануємо провести у 2025 році.

Загалом, ми маємо 10 років досвіду активізації та залучення населення до процесів демократичного врядування, розвитку та відновлення.

Якщо говорити про інформаційну складову нашої діяльності, то в основному ми використовуємо Facebook, висвітлюючи наші заходи та події. Наша основна аудиторія на Facebook – це українці, жителі Херсонської, Одеської, Миколаївської, Запорізької областей, Києва. Чоловіки – 41.60%, Жінки – 58.40% – https://www.facebook.com/fundunion (3 950 підписників)

Також ми використовуємо YouTube (550 підписників) https://www.youtube.com/fundunion, та наприкінці минулого року започаткували LinkedIn для публікації англомовних новин та заходів нашого Фонду (54 підписника) https://www.linkedin.com/company/100028393

У нас функціонує сайт, який ми ведемо з 2011 року – www.fundunion.org (середня кількість переглядів 2200/місяць).

За минулий рік про наш Фонд та нашу роботу було опубліковано близько 70 статей у локальних, всеукраїнських та закордонних медіа (зокрема, у таких медіа, як Укрінформ, Грунт, The Ukrainians, Voxpot тощо). Ми також самостійно продукували матеріали, відео, фото, статті та новини, які поширювали у соціальних медіа та на інших інформаційних майданчиках. Інколи запускали таргетовану рекламу та використовували інші підходи, щоб охопити нашу цільову аудиторію і досягти необхідних задач. Наприклад, завдяки рекламним кампаніям у соціальних медіа для поширення та популяризації відео обговорень «Розмови про відновлення», наші відео подивилися 121 340, а охоплення склало 619 491 (48,7% жінки і 51,3% чоловіки).

Тим не менш, ми розуміємо, що необхідно посилювати нашу інформаційну та медійну присутність, а тому потребуємо у розробці комунікаційного плану, який покликаний посилити цей напрямок.