Конкурс на формування пулу підрядників із фото- та відеографічних послуг

Фонд Східна Європа оголошує конкурс на формування пулу підрядників (з укладанням рамкових договорів) для надання фотографічних та/або відеографічних послуг із документування публічних заходів — форумів, конференцій, круглих столів, зустрічей, візитів до регіонів тощо, — які проводяться в межах діяльності організації.

За результатами конкурсу Фонд формує пул кваліфікованих підрядників окремо за кожним лотом. Із підрядниками пулу укладаються рамкові договори; конкретного виконавця під окрему подію Фонд обирає з пулу за критеріями доступності та найкращої ціни на відповідне завдання.

Лоти

• Лот 1 — фотографічні послуги (подієва репортажна зйомка).
• Лот 2 — відеографічні послуги (подієва репортажна зйомка).

Заявники (-ниці) можуть подаватися на обидва лоти одночасно або окремо на кожен із них. Оцінювання проводиться незалежно за кожним лотом.

Завдання підрядника

• Репортажна фото- та/або відеозйомка подій у Києві та регіонах України.
• Для відео — монтаж відзнятого подієвого матеріалу відповідно до технічного завдання.
• Оперативна обробка матеріалів відповідно до технічного завдання.
• Робота в тісній координації з командою Фонду.

Обов’язкові кваліфікаційні та технічні вимоги (поріг допуску)

Перелічені нижче вимоги оцінюються за принципом «так/ні». Невідповідність будь-якій із них є підставою для недопущення заявки до подальшого оцінювання.

• Досвід роботи з Adobe Photoshop / Lightroom / Premiere або аналогічними програмами.
• Наявність спеціалізованої освіти або проходження профільних навчальних програм (курси, сертифікати).
• Оперативність (мінімальний обов’язковий рівень): можливість приїжджати на зйомки в м. Київ та надсилати матеріали в день події (для фотопослуг: 10 знімків — упродовж 3 годин після зйомки, решта — протягом доби).
• Готовність здійснювати виїзди до інших регіонів України.

Додаткові очікування до виконавця

• Високий рівень відповідальності та самоорганізації.
• Уміння працювати з технічними завданнями та проактивно пропонувати ідеї щодо реалізації зйомок.
• Розвинені комунікаційні навички, вміння взаємодіяти з учасниками заходів.
• Здатність надавати послуги державною мовою (усна комунікація, підпис файлів, звітність).
• Досвід роботи з неурядовими організаціями або медіа стане перевагою.

Критерії оцінювання та їх вага

Критерії застосовуються окремо до кожного лоту:

Пояснення критеріїв:

• Якість портфоліо — художня та технічна якість саме поданих робіт із подій / репортажів (світло, композиція, сторітелінг; для відео — операторська робота й монтаж). Оцінюється за підкритеріями.
• Релевантний досвід — масштаб і кількість порівнянних подій (форуми, конференції, круглі столи) та наявність відгуків від НДО / медіа / агенцій.
• Оперативність і надійність — терміни здачі матеріалів понад обов’язковий мінімум, пропускна здатність і надійність дотримання дедлайнів.
• Ціна — оцінюється на основі представницького кошика типових позицій (зважена сукупна вартість), а не за окремо взятою позицією; для порівняння використовуються ціни без ПДВ.

Наявність досвіду в інформаційних агенціях, ЗМІ, неурядових організаціях чи фотостудіях із великою кількістю подієвих активностей буде перевагою.

Права на матеріали

Майнові права інтелектуальної власності на всі створені за договором матеріали (фотографії, відеоматеріали, вихідні файли) передаються Фонду Східна Європа в повному обсязі, на весь строк дії таких прав і без обмеження території та способу їх використання, без потреби в будь-яких додаткових погодженнях чи доплатах. Вартість передачі прав уважається включеною до вартості послуг. Фонд має право вільно використовувати, відтворювати, поширювати, адаптувати та публікувати матеріали без додаткової згоди підрядника.

Логістика

Витрати на переїзди, проживання та інші логістичні витрати, пов’язані з виїзними зйомками поза межами Києва, забезпечує логістичний підрядник Фонду. Учасники не включають логістичні витрати у свої розцінки.

Формат і валюта цінової пропозиції

Фонд Східна Європа виконує проєкти та програми, операції за якими можуть підлягати звільненню від податку на додану вартість відповідно до підпункту 197.11 статті 197 Податкового кодексу України (операції з придбання товарів, робіт, послуг, що фінансуються за рахунок коштів міжнародної технічної допомоги).

Тому ціни вказуються у єдиній валюті — українській гривні — окремо без ПДВ і окремо з ПДВ (якщо учасник є платником податку на додану вартість).

Документи, які додаються до заявки

• Заявка за встановленою формою, підписана уповноваженою посадовою особою (скріплена печаткою за наявності).
• Копія виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.
• Копія документа, що підтверджує повноваження посадової особи, яка представляє заявника.
• Копія документа, що підтверджує статус платника податків.
• Портфоліо фото- та/або відеоробіт (презентація, гіперпосилання, сайт).
• Рекомендаційні листи та копії відгуків.

Терміни та адреса подання заявок

Заявки надсилаються на електронну пошту [email protected] не пізніше 03 липня 2026 року, із темою листа «Фото- та/або відеографічні послуги».

Фонд Східна Європа залишає за собою право контактувати лише з учасниками, які пройшли попередній відбір, а також право не обрати жодного з поданих учасників.