Менеджер/ка з адміністративної діяльності
Громадська спілка «Фонд підтримки реформ в Україні» («Фонд») оголошує конкурс на вакансію Менеджера/ки з адміністративної діяльності!
ГС «ФПРУ» — незалежна неурядова спілка, заснована у 2015 році. Першочерговою метою є сприяння розвитку України та зростанню благополуччя її громадян шляхом надання підтримки в розробці та впровадженні реформ в Україні.
Менеджер з адміністративної діяльності працюватиме безпосередньо під керівництвом Виконавчого директора та Фінансового директора, забезпечуючи адміністративну й організаційну підтримку діяльності Фонду. Посада вимагає розуміння роботи громадської організації, включаючи адміністративні процеси, документообіг, специфіку проєктної діяльності та взаємодію з донорами й партнерами. Менеджер відповідатиме за ефективне управління офісом, організацію документообігу, логістики, підготовку зборів і протоколів, взаємодію з постачальниками та підрядниками, а також підтримку кадрових і внутрішніх процесів.
Основні обов’язки:
Адміністративне управління:
- Забезпечення належного функціонування офісу (оренда, господарське забезпечення, дрібні закупівлі канцелярії, техніки, послуг);
- Координація взаємодії з постачальниками та підрядниками (Укрпошта, кур’єрські служби, ремонт, обслуговування офісу);
- Комунікація з надавачами послуг та контроль виконання договорів.
Документообіг:
- Ведення ділового листування Фонду (офіційні листи, клопотання, підготовка драфтів документів);
- Реєстрація вхідної/вихідної кореспонденції, організація зберігання та архівування документів, забезпечення належного документообігу Фонду;
- Підготовка адміністративних наказів та внутрішньої звітності;
- Підготовка протоколів Наглядової ради та Загальних зборів;
- Робота з первинними бухгалтерськими та проєктними документами (за затвердженими зразками).
Логістика та ресурси:
- Організація закупівель товарів і послуг для потреб офісу та проєктів (за відсутності менеджера із закупівель);
- Контроль за використанням матеріальних ресурсів;
- Організація поїздок і відряджень співробітників.
Підтримка внутрішніх процесів:
- Адміністративна підтримка заходів, тренінгів і зустрічей, включно з бронюванням переговорних кімнат, організацією внутрішніх заходів та забезпеченням необхідних ресурсів;
- Допомога у підготовці до аудитів і перевірок (у частині адміністративних процесів);
- Консультації персоналу з адміністративних процедур;
- Супровід співробітників Фонду (доступ до офісу, привітання, онбординг, облік тощо).
Виконання HR-функцій у разі відсутності HR-менеджера:
- Підтримка процесу рекрутингу та адаптації персоналу;
- Ведення базових кадрових документів і реєстрів;
- Координація організації навчання та розвитку персоналу;
- Надання консультацій співробітникам з питань внутрішніх HR-процедур.
Додаткові завдання:
- Виконання інших доручень керівництва у сфері адміністративної та HR-діяльності;
- Участь у вдосконаленні внутрішніх адміністративних і HR-процедур.
Кваліфікаційні вимоги та навички:
- вища освіта (менеджмент, адміністрування, економіка, право або суміжні спеціальності);
- щонайменше 2 роки досвіду роботи в адміністративній сфері чи офісному управлінні;
- знання діловодства та документообігу;
- досвід підготовки офіційних листів, протоколів, базових договорів і рахунків;
- досвід листування з державними органами;
- професійне володіння українською мовою;
- володіння англійською мовою на рівні Advanced (С1);
- впевнений користувач MS Office 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint);
- організаційні та комунікаційні навички;
- базові знання та навички у сфері HR (онбординг, кадровий облік, рекрутинг – буде перевагою).
Посада передбачає повну зайнятість та гібридний формат роботи в м. Києві. Рівень оплати праці визначається за результатами співбесіди. Для укладання контракту кандидат повинен мати можливість зареєструвати ФОП III групи.
Фонд залишає за собою право запрошувати на співбесіду тільки відібраних кандидатів. Якщо відповідного кандидата/кандидатку буде знайдено раніше, вакансія буде закрита до закінчення терміну подачі документів.
Якщо Вас зацікавила ця вакансія, надсилайте своє резюме та супровідний лист із зазначенням бажаного рівня оплати на електронну пошту [email protected] з позначкою у темі листа “Менеджер з адміністративної діяльності”.
Кінцевий термін подачі аплікаційних документів: 3 жовтня 2025 року включно.
