Тендерне оголошення про проведення відкритого тендеру із закупівлі послуг з проведення дослідження

«Всеукраїнська асоціація органів місцевого самоврядування «Асоціація об’єднаних територіальних громад» (далі – Замовник) в межах грантового проекту № 2025/06/046/CS «Розробка Комунікаційної  стратегії та Стратегії  розвитку (реформування) Державної служби України з надзвичайних ситуацій на період до 2030 року», що реалізується за підтримки ПРООН, оголошує відкритий тендер на закупівлю послуг з проведення дослідження.

Дата оголошення про тендер: 11.07.2025 р.

Термін подання тендерних пропозицій: до 27.07.2025 р. до 12:00 за Київським часом.

 Предметом закупівлі є послуги з проведення дослідження.

Детальний опис товарів/послуг, що оголошуються

Строк надання послуг: протягом 30 днів від дати підписання Договору.

Вимоги до надавача послуг – учасника тендеру

Контекст дослідження:

В межах проєкту, спрямованого на підтримку спроможності стратегічного планування в Державній службі України з надзвичайних ситуацій (далі – ДСНС), оголошується тендер на проведення дослідження діяльності інституції на місцевому рівні. Метою проєкту є не лише інституційне зміцнення ДСНС, а й побудова довгострокового стратегічного бачення її розвитку, яке враховує:

1. Потреби громад щодо посилення системи цивільного захисту.
2. Пріоритети місцевого самоврядування у сфері цивільного захисту.
3. Інтереси приватного сектору у сфері цивільного захисту та співпраці з ДСНС.
4. Очікування громадянського суспільства у сфері цивільного захисту від ДСНС.
5. Виклики, що постали перед інституцією у зв’язку з повномасштабною війною.

Географія дослідження: підконтрольна Уряду України територія.

Вибірка опитування має включати щонайменше 8 областей (Запорізьку, Миколаївську, Дніпропетровську, Херсонську, Черкаську, Житомирську, Львівську, Закарпатську) у кожній з яких передбачене пропорційне охоплення представників органів місцевого самоврядування (далі- ОМС) міських, сільських та селищних громад. Відбір громад має здійснюватись за однаковим підходом на основі кількості населення, розміру бюджету, віддаленості від підрозділів ДСНС для всіх областей. Мінімальна кількість респондентів має бути визначена для кожного обраного населеного пункту залежно від розміру ОМС та населення громади. Вибірка має бути запропонована виконавцем на початку співпраці та погоджена з Замовником. Формат опитування – онлайн анкетування.

Завдання та етапи дослідження:

1. Встановити суспільні очікування щодо діяльності ДСНС шляхом фокус-груп
   (далі -ФГ) та опитування;
2. Визначити сильні та слабкі сторони інституції на думку цільової аудиторії
   (далі – ЦА) дослідження: територіальних громад (далі – ТГ), бізнесу та профільних неурядових організацій (далі – НУО);
3. Виявити очікувані результати та можливі «точки зростання» ДСНС;
4. Визначити рівень зацікавленості ЦА дослідження: ТГ, бізнесу та профільних НУО у реформуванні інституції.

Методи дослідження:

Дослідження має включати опитування представників ОМС за вибіркою, розробленою відповідно до критеріїв описаних вище та погодженою з Замовником. Складання анкети та опрацювання результатів опитування має бути проведено виконавцем. Анкета має бути погоджена з Замовником. Кількість анкет у дослідженні має становити щонайменше 75.

Дослідження має включати проведення ФГ обговорень серед трьох цільових аудиторій: представники міських (сільських, селищних) рад; бізнес, який в межах своєї основної діяльності співпрацює або отримує послуги від ДСНС; представники НУО, які профільно займаються питаннями цивільної безпеки, протидії або ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій.

Для кожної цільової аудиторії має бути проведено щонайменше 2 ФГ обговорення. Загальна кількість ФГ має бути не менше 6. Кількість учасників ФГ має становити 5-7 осіб для кожної ФГ. Формат проведення ФГ – онлайн. Для участі у ФГ пріоритетно мають бути запрошені фахівці з областей, що включені до дослідження.

У кожній ФГ для однієї ЦА мають бути по 1 представнику від організації та по можливості забезпечене географічне різноманіття (за місцем діяльності). ФГ може включати не більше 2 представників однієї ТГ за умови, що вони представляють різні організації.

Склад учасників кожної ФГ має бути запропонований виконавцем на основі результатів аналізу опитування громад (до участі насамперед мають бути запрошені представники регіонів, де прослідковується імовірність прогалин у системі забезпечення цивільного захисту, а також з-поміж регіонів, де зафіксовані позитивні практики з організації цивільного захисту чи діяльності ДСНС).

Перелік учасників до кожного ФГ обговорення погоджується із Замовником.

Гайд для проведення ФГ розробляється виконавцем і має бути погоджений з Замовником.

Записи ФГ та транскрипти передаються Замовнику після завершення всіх ФГ обговорень та становлять частину первинної інформації дослідження.

Вимоги до звіту:

Результати дослідження мають забезпечити аналітичну основу для спільного (кооперативного) формулювання майбутнього бачення діяльності ДСНС як ефективної, довіреної та ресурсно забезпеченої публічної інституції. Підсумковий аналітичний документ має містити рекомендації, розроблені на основі зібраних даних та пропозиції для посилення стратегії інституції.

Обсяг документу має становити 30-35 сторінок з урахуванням методології дослідження та додатків. До додатків дослідження обов’язково має бути включений гайд ФГ та анкета опитування.

Структура документа має відповідати типовій структурі policy paper.

Основні розділи звіту мають бути структуровані за об’єднаними тематичними блоками ФГ та опитування.

Структура звіту має бути погоджена з Замовником. Виконавець може запропонувати структуру основних розділів за іншим принципом, враховуючи особливості та проміжні результати дослідження.

Звіт має бути складений українською мовою. Виконавець забезпечує граматичну вичитку та коректуру тесту. Замовник залишає за собою право на внутрішню рецензію документа та надання коментарів, обов’язкових до врахування.

Всі графіки, діаграми та схеми мають бути складені українською мовою та додатково передані замовнику в форматі, можливому для опрацювання графічним дизайном.

Кваліфікаційні вимоги до учасника тендеру

До участі у тендері запрошуються суб’єкти підприємницької діяльності, належним чином зареєстровані за законодавством України, мають досвід у виконанні подібних завдань та відповідні КВЕД, мають можливість надати послуги у вказаний період.

Команда дослідження має включати щонайменше двох фахівців: експерта з питань цивільної безпеки та діяльності ДСНС та аналітика, які відповідають наступним критеріям:

Для експерта з питань цивільної безпеки:

1. Досвід роботи у структурах ДСНС на посаді щонайменше керівника відділу від 3 років.
2. Вища освіта у галузі цивільного захисту (цивільна безпека, пожежна безпека) або суміжних галузях.
3. Високий рівень володіння українською мовою
4. Досвід співпраці з неурядовими організаціями або дослідницькими командами буде перевагою.

Для аналітика:

5. 10+ років досвіду в аналітичній діяльності та підготовці аналітичних документів (не менше 3 підтверджених досліджень);
6. Вища освіта у сфері соціально-поведінкових наук (соціологія, політологія, соціальна психологія, публічне управління) або суміжних галузях;
7. Досвід дослідження громад та формування політик на місцевому рівні (щонайменше 1 підтверджене дослідження);
8. Досвід дослідження спроможності органів влади або оцінки інституції зацікавленими сторонами (щонайменше 1 підтверджене дослідження);
9. Практичний підтверджений досвід проведення щонайменше 5 ФГ та опрацювання їх результатів (підтверджується звітами про проведення ФГ або аналітичними дослідженнями, які включали метод ФГ досліджень).
10. Високий рівень володіння українською мовою

Виконавець може включати до команди дослідження інших фахівців для виконання завдань дослідження. При цьому для оцінки пропозицій враховується кваліфікація двох основних фахівців, яких визначає виконавець у своїй пропозиції.

Кількість членів команди не впливає на підсумкову оцінку пропозиції.

Учасник тендеру надає організатору наступні документи:

1. Копія документу, що підтверджує державну реєстрацію;
2. Копія документу, що підтверджує податковий статус;
3. Тендерна пропозиція, заповнена за зразком (додається);
4. План проведення дослідження;
5. Зразок договору надання послуг;
6. Документи, що підтверджують досвід (щонайменше 2 рекомендаційні листи, договори на аналогічні послуги тощо);
7. Резюме двох ключових виконавців (з описом релевантного досвіду) та диплом, що підтверджує відповідну освіту;
8. Документи, що підтверджують кваліфікаційні вимоги (приклади релевантних аналітичних досліджень);
9. Методологія проведення дослідження;
10. Інші документи за необхідності.

* -всі супутні витрати, пов’язані із проведенням дослідження або окремих його завдань мають бути включені у вартість цінової пропозиції.

Істотні критерії (умови) відбору тендерних пропозицій:

1. Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам тендерного оголошення.
2. Відповідність поданих документів умовам тендерного оголошення.
3. Якість опису послуги та відповідність очікуванням організатора.
4. Прийнятна ціна, умови оплати та умови надання послуг.

Критерії оцінювання тендерної пропозиції

Переможець визначається на підставі сукупної оцінки всіх критеріїв.

Тендерні процедури

Запитання щодо тендеру можна надсилати в електронному вигляді за ел. адресою [email protected]  до 26.07.2025  року.

До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення.

Тендерні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників тендеру, що їх подали, до повного завершення надання послуг.

Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності) та у електронному вигляді (у форматі PDF) надіслані учасником на електронну адресу ПРООН [email protected] з темою листа «Відкритий тендер 2025/06/046/CS_назва учасника» до 12:00 27.07.2025 року.

Всі тендерні пропозиції, отримані організатором після кінцевого терміну їх подання, а саме після  11 години 59 хвилин 27.07.2025 року, розгляду не підлягатимуть.

Визначення переможця тендеру, відбудеться організатором тендеру після фінансової та технічної оцінки запропонованих тендерних пропозицій згідно істотних критеріїв (умов) відбору, які зазначені у даному тендерному оголошенні, але не пізніше 31.07.2025 року.

Результати тендеру будуть повідомлені організатором учасникам тендеру шляхом надсилання відповідних повідомлень електронною поштою протягом не більше ніж трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможців.

Додаткові застереження

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор тендеру залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення.

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритому тендері) за цим тендерним оголошенням підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його тендерну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор тендеру не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.

Додаток 8. Проформа тендерної пропозиції

Контактна особа: Лариса Вишневська

телефон +380936281482