Фахівець/чиня з підбору та управління персоналом (основна функція: ведення консультаціних договорів) / Resourcing (HR) Officer

Загальна інформація

Програма «Партнерство за сильну Україну» Фаза-2 (PFRU-2) — це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії у співпраці з українським урядом. Метою PFRU-2 є забезпечення українській державі кращих умов для керування інклюзивним відновленням і відродженням України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії.

Основні обов’язки (ключові функції):

Фахівець з підбору та управління персоналом відіграє ключову роль у підтримці щоденної діяльності відділу управління персоналом, зосереджуючись переважно на підборі персоналу та забезпеченні повного циклу підтримки управління консультаційними угодоми. Під керівництвом директора з персоналу, фахівець з підбору та управління персоналом (HR) сприяє ефективному управлінню персоналом, допомагаючи у підборі персоналу, адаптації, управлінні контрактами, взаємовідносинах із працівниками та дотриманні вимог щодо персоналу. Ця посада також надає важливу адміністративну підтримку для забезпечення ефективного впровадження систем та процедур управління персоналом відповідно до цивільного та трудового законодавства, а також політик ФПСУ-2.

Підбір персоналу:

• Підтримує підбір персоналу для проекту PFRU-2 як для довгострокових працівників, так і для короткострокових консультантів (STTA). ·
• Координує та керує процесами підбору персоналу відповідно до встановлених процедур та правил, включаючи оголошення вакансій, відбір заявок на основі необхідної кваліфікації та обсягів робіт, рекомендацію кандидатів для співбесід, створення загальних списків, планування співбесід та участь у співбесідах як представник відділу управління персоналом, проведення перевірки рекомендацій та обговорення пропозицій працевлаштування. · Надає консультації менеджерам з найму та іншим членам команди з управління персоналом з питань, пов’язаних з підбором персоналу.
• Демонструє відданість принципам різноманітності та інклюзивності, принципам безпечнішого рекрутингу у всіх видах діяльності з підбору персоналу. Забезпечує конфіденційність інформації з управління персоналом та сприяє прозорості процесів рекрутингу.
• Розробляє питання для співбесід у співпраці зі Старшим фахівцем з персоналу та підбору кадрів або членами технічної команди за потреби.
• Підтримує зв’язок з кандидатами протягом усього процесу рекрутингу, включаючи збір необхідної документації (наприклад, документів, що підтверджують освіту та попередній трудовий стаж) та проведення перевірки рекомендацій.
• Розглядає запити кандидатів щодо заробітної плати та бюджет проекту для надання рекомендацій щодо заробітної плати у координації з керівництвом відділу управління персоналом.
• Розробляє листи з пропозиціями про роботу (job offers) та бере участь у переговорах з кандидатами щодо заробітної плати або пільг.
• Надає кандидатам точну інформацію про умови працевлаштування та пакети пільг.
• Надає зворотний зв’язок щодо результатів процесу найму всім кандидатам, які брали участь у співбесідах.
• Передає будь-які потенційні невідповідності або порушення у практиці найму директору з персоналу для своєчасного вирішення.
• Веде та регулярно оновлює трекер з рекрутингу для моніторингу статусу відкритих вакансій та забезпечує своєчасне вжиття заходів щодо незавершених процесів найму.
• Забезпечує належне документування всіх етапів процесу найму для підтримки аудитів та перевірок відповідності донорам.
• Допомагає директору з персоналу у підготовці відповідних звітів з персоналу та найму.

Кадрове діловодство, управління персоналом та управління консультаціними угодами:

• Допомагає в веденні щоденних операційних задач відділу управління персоналом, надаючи підтримку всім офісам PFRU-2 в Україні в обробці запитів щодо управління персоналом.
• Допомагає директору з управління персоналом в розробці процесів та процедур, пов’язаних з управлінням консультантами (STTA).
• Тісно співпрацює з проектними командами для визначення потреб в наймі консультантів (STTA) та забезпечує своєчасну підтримку з наймом та укладанням контрактів для необхідних спеціалістів.
• Укладає контракти та проводить адаптацію для консультантів (STTA) (короткострокової технічної допомоги).
• Відстежує контракти STTA, включаючи дати початку та завершення, рівень залученості (LOE) та результати роботи у координації з технічними та операційними командами.
• Готує платіжні запити для оплати послуг консультантів (STTA) та осіб, які надають послуги на основі цивільно-правових договорів, забезпечуючи наявність усіх необхідних підтверджуючих документів (графіків надання послу (або табелів обліку робочого часу), актів виконаних робіт тощо) щомісяця.
• За потреби допомагає іншим колегам з відділу управління персоналом з обробкою запитів щодо адміністрування персоналу, пов’язаних з довгостроковими працівниками, що включає, але не обмежується: підготовкою та поданням кадрових документів до Державного підприємства «Генеральна дирекція з обсуговування іноземних представництв» (ГДІП) (трудові договори, накази, листи, документи про звільнення; документи, пов’язані з переведенням працівників на нові посади, документи, пов’язані з продовженням контрактів тощо).
• Веде та упорядковує особові справи довгострокових працівників та консультантів, забезпечуючи точність та актуальність обліку.
• Виступає контактною особою для запитів персоналу щодо процесів управління персоналом, передаючи складні питання директору з управління персоналом.
• Веде облік персоналу (трекери з персоналу) як для довгострокових, так і для короткострокових працівників для підтримки звітності за проектами та планування робочої сили.
• Перевіряє табелі обліку робочого часу на точність, звіряючи їх із затвердженими відпустками, святами та контрактами.
• Готує запити на закупівлю, запити на оплату (PRF) для оплати послуг консультантів та інших витрат, пов’язаних з управлінням персоналом, забезпечуючи повноту, відповідність вимогам та збереження всієї супровідної документації на SharePoint.
• Керує процесом звільнення консультантів (разом з відповідними проектними командами та ІТ-командою).
• Веде HR Smartsheets, своєчасно оновлюючи інформацію (дати закінчення контрактів, зміни заробітної плати/ сум винагород; додавання нових консультантів до списків); координує дії з персоналом Відділу з управління проєктами (PMU) у разі технічних проблем.
• Підтримує інших членів команди управління персоналом у впровадженні заходів з добробуту працівників та навчальних заходів для команди PFRU-2 за запитом;
• Забезпечує дотримання всіх аспектів процесів управління персоналом, спрямованих на запобігання ризиків безпеки (safeguarding), що стосуються проекту, що постраждав від конфлікту; та проактивно виявляє/усуває будь-які прогалини в рівні кваліфікації або розумінні Політики безпеки (Safeguarding) Chemonics UK.
• Виконує інші завдання та обов’язки за проханням керівника для забезпечення загальної ефективної реалізації діяльності PFRU-2.

Кваліфікація: 

• Ступінь у відповідній галузі (управління людськими ресурсами, соціальні науки тощо).
• Необхідний досвід роботи в управлінні персоналом не менше 3 років.
• Добре знання національного трудового та цивільного законодавства.
• Досвід управління проектами, що фінансуються FCDO (або іншими донорами), бажано в галузі міжнародного розвитку.
• Досвід роботи з широким спектром технологій рекрутингу, що застосовуються до пошуку, відбору та найму.
• Глибоке розуміння функцій комплаєнсу, фінансів, адміністрування, закупівель та управління персоналом у рамках проекту.
• Досвід використання програмного забезпечення, пов’язаного з управлінням персоналом, буде перевагою.
• Досвід роботи з субпідрядниками, грантоотримувачами та зовнішніми партнерами.
• Чіткі та лаконічні комунікаційні навички (як усне, так і письмове мовлення), навички міжкультурної комунікації.
• Здатність керувати кількома пріоритетами в динамічному середовищі.
• Володіння відповідними інструментами управління проектами та фінансовим програмним забезпеченням.
• Підтверджена здатність навчати, контролювати та підтримувати персонал.
• Вільне володіння письмовою та розмовною англійською та українською мовами є обов’язковим.
• Можливість/готовність до поїздок до місць, де працює PFRU-2.

Місце виконання обов’язків:          

Київ

Підпорядкування:

Директор з управління персоналом

Інструкції щодо подання резюме: 

Подайте заявку за наступним посиланням до 05 серпня. Для ролей, що вимагають знання англійської мови, англомовні резюме є бажаними (але не обов’язковими). Ми заохочуємо подавати заявки людей з інвалідністю. Заявки будуть розглядатися на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте. Chemonics зв’яжеться з фіналістами. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine. PFRU-2’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression.

Principal Services and Responsibilities (Essential Functions):

The Resourcing (HR) Officer plays a key role in supporting the day-to-day operations of the Human Resources unit having primary focus on recruitment and providing full-cycle support on consultancy management. Under the supervision of the HR Director, the Resourcing (HR) Officer contributes to effective staff management by assisting in recruitment, onboarding, contract management, employee relations, and HR compliance. The position also provides essential administrative support to ensure HR systems and procedures are efficiently implemented in line with civil and labor laws and PFRU-2 policies.

Recruitment:

• Supports recruitment for the PFRU-2 project for both long-term employees and short-term consultancies (STTA).
• Coordinates and manages recruitment processes in compliance with established procedures and regulations including advertising the positions, screening applications based on required qualifications and scopes of work, recommending candidates for interviews, creating longlists, scheduling interviews, and participating in interviews as HR representative, conducting reference checks and negotiating offers of employment.
• Provides guidance to hiring managers and HR team members on recruitment-related matters.
• Demonstrates a consistent commitment to diversity and inclusion, principles of safer recruitment in all recruitment activities. Ensures confidentiality of sensitive HR information and contributes to the transparency of recruitment processes.
• Drafts interview questions in collaboration with the Senior HR & Talent Officer or technical team members as needed.
• Maintains communication with candidates throughout the recruitment process, including collecting required documentation (e.g., education verification and previous employment records) and conducting reference checks.
• Reviews candidates’ salary requests and project budget to support salary recommendations in coordination with HR leadership.
• Drafts job offers and participates in salary or benefit negotiations with candidates.
• Provides candidates with accurate information about employment conditions and benefits packages.
• Provides feedback on the result of the recruitment process to all candidates who participated in interviews.
• Escalates any potential non-compliance or irregularities in recruitment practices to the HR Director for timely resolution.
• Maintains and regularly updates the recruitment tracker to monitor the status of open positions and ensures timely follow-up on pending actions.
• Ensures all stages of the recruitment process are properly documented to support audits and donor compliance reviews.
• Supports HR Director with preparation of relevant HR and recruitment reports.

HR administration and consultancy (STTA) management:

• Assists with day-to-day operations of the HR functions and duties supporting all PFRU-2 offices in Ukraine with handling human resources requests.
• Supports HR Director in developing processes and procedures related to consultants (STTA) management.
• Works in close cooperation with project teams to identify needs in STTAs and ensures provision of timely support with recruiting and contracting necessary specialists.
• Concludes contracts and conducts onboarding for STTAs (Short-Term Technical Assistance).
• Tracks STTA assignments, including start and end dates, level of effort (LOE), and deliverables in coordination with technical and operations teams.
• Prepares payment requests to STTAs and individuals providing services on the basis of Civil Law Agreements ensuring availability of all necessary supporting documents (timesheets, acts of executed works, etc) on monthly basis.
• When needed supports other HR colleagues in processing HR administration requests related to long term employees, this includes but is not limited to: preparation and submission HR paperwork to the State Enterprise “Directorate General for Rendering Services to Diplomatic Missions”(GDIP) (employment contracts, orders, letters, resignation paperwork; paperwork related to shifting employees to the new positions, paperwork related to contracts extensions etc).
• Maintains and organizes long-term employees’ and consultants’ personnel files, ensuring accurate and up-to-date recordkeeping.
• Serves as a point of contact for staff HR inquiries, escalating complex issues to the HR Director.
• Maintains HR trackers for both long-term and short-term staff to support project reporting and workforce planning.
• Reviews timesheets for accuracy, cross-checking with approved leave, holidays, and contracts.
• Prepares Purchase Requests, Payment Request Forms (PRFs) for consultant payments and other HR-related expenses, ensuring all supporting documentation is complete, compliant and saved on SharePoint.
• Leads the offboarding process for departing consultants (together with relevant project teams and IT team).
• Maintains HR Smartsheets timely updating information (contract end dates, salary changes; adding new-hired consultancies to the sheets); coordinates with PMU staff in case of technical problems.
• Supports other HR team members with implementation of well-being activities and learning events for PFRU-2 team when requested;
• Ensure compliance with all aspects of HR processes that aim to prevent safeguarding risks or violations as relevant to a conflict-affected project; and proactively identify/address any gaps in skill level or understanding of Chemonics UK Safeguarding Policy.
• Ad hoc tasks and duties assigned by supervisor as required to ensure the overall efficient implementation of PFRU-2 activities.  

Qualifications:

• Degree in relevant field (human resources management, social sciences, etc).
• Minimum 3 years of work experience in HR management required.
• Good knowledge of national labour and civil laws.
• Experience managing FCDO-funded (or other donor-funded) projects, preferably in international development.
• Experience with a wide range of recruitment technology applied to sourcing, screening, and hiring.
• Strong understanding of compliance, finance, administration, procurement, and HR functions in a project setting.
• Experience in using HR-related software will be an asset.
• Experience working with subcontractors, grantees, and external partners.
• Communicates clearly and concisely, both verbally and in writing, with strong cross-cultural communication skills and sensitivity.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• Proficiency in relevant project management tools and financial software.
• Proven ability to coach, supervise and support staff.
• Fluency in written and spoken English and Ukrainian is required.
• Ability/willingness to travel to locations where PFRU-2 works.

Location:       

Kyiv

Reports to:     

Human Resources Director

Application Details: 

Apply using the following link by August 5th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application