Відповіді на часті питання по програмі “Невідкладна допомога для громад”

Публікуємо відповіді на типові питання по програмі Невідкладна допомога для громад проекту ZMINA 2.0, за фінансової підтримки Європейського Союзу.

1. Мені відмовили, тому що мій запит не відповідає Умовам програми. Що це означає?

Це означає, що щось з обов’язкових пунктів, що відносяться до Умов Програми, не враховано  у вашому запиті чи документах, доданих до нього.

Наприклад:

• запит подано  у форматі, який технічно неможливо обробити (посторінкове сканування, формати doc. docx, jpeg, png тощо).

Зауважте, що онлайн-Платформа здатна обробляти документі у форматі pdf, 1 документ =  1 файл із відповідною назвою. В рамках обмеженого доступу до електрики, вірне форматування документів допоможе нам вчасно обробити та розглянути ваші запити. 

• ви змінили форму запиту, не заповнили всі пункти, видалили листи з гарантіями заявника тощо.

На онлайн-Платформі обробляються тільки запити, затвердженої форми.

• запит не підписаний уповноваженою особою та не завірений печаткою.
• запит підписаний особою, але до запиту не додані документи на право підпису цієї особи.
• запит подано організацією або особою, що не є суб’єктом Програми

За роз’ясненням  з приводу ваших запитів, їх складання та подання можна звернутися під час щотижневого зідзвону команди проекту з громадами. Зареєструватися на зідзвон можна за посиланням.

2. Мені прийшло повідомлення про уточнення моєї заявки, але надалі мені відмовили. 

Запит може бути відхилено, якщо заявник не дотримався термінів надання уточнень (як правило, це 3 робочих дні). Зауважте, що всі повідомлення надсилаються на електронну пошту заявника, зазначену на онлайн-платформі. 

За роз’ясненням  з приводу ваших запитів, їх складання та подання можна звернутися під час щотижневого зідзвону команди проекту з громадами. Зареєструватися на зідзвон можна за посиланням.

3. У обов’язкових документах є пункт  “Статут або Положення на основі якого діє Заявник”, проте ми як заявник діємо на підставі закону України про місцеве самоврядування, що нам додавати?

Будь ласка, додайте у цей пункт  офіційне пояснення (лист) про те, що ваш орган діє на підставі Закону України “Про місцеве самоврядування” та завірте його підписом та печаткою уповноваженої особи.

Не треба додавати текст Закону України або інші нормативно-правові акти у цей пункт. 

4. Чи можна у програмі  Невідкладна допомога для громад у рамках проекту Zmina 2.0,  спочатку надіслати лист-підтвердження за підписом голови громади, що в конкретній будівлі проживають ВПО та дана будівля буде визначена розпорядженням або рішенням,  як місце офіційного розташування  ВПО. А у разі, якщо ви визначите дану громаду для фінансування – надіслати рішення або розпорядження, щодо визначення об’єкту –місцем офіційного розташуванням ВПО?

Офіційне рішення місцевої влади про створення прихистку є обов’язковим додатком при поданні запиту у разі вибору відповідного напрямку Програми.  Зверніть увагу, що під офіційним рішенням про створення прихистку мається на увазі саме рішення місцевої влади. Якщо ви додаєте лист-підтвердження, чи інший документ крім офіційного рішення місцевої влади –  це не відповідає Умовам Програми. 

5. У переліку необхідних документів до заявки є така вимога “документи на підтвердження повноважень підписанта від Заявника укладати й підписувати договори, потрібні для виконання за запитом”, що це за документ, не зовсім зрозуміло

Мається на увазі документ, який надає право запитувачу підписувати договори від імені юридичної особи (громади).

Це може бути наказ про призначення, довіреність, вказання ПІБ конкретної  особи в статуті юридичної особи тощо. 

Іншими словами, ви маєте підтвердити правомочність запитувача на підписання договорів від імені юридичної особи. 

Наприклад: Якщо договір для виконання за запитом від імені заявника підписуватиме керівник, то таким документом на підтвердження повноважень може бути витяг з ЄДР (також відомий як державний реєстр юридичних осіб). Якщо ж такий договір підписуватиме інша особа, то таким документом на підтвердження повноважень може бути довіреність, що вона уповноважує цю іншу особу на підписання цього договору.

6. У разі схвалення заявки, чи можуть бути два майбутних постачальника  та підписано два договори щодо постачання різних товарів з кошторису (побутова техніка і цифрова техніка)?

Таке можливо.  Нагадуємо, що майбутні постачальники мають бути готові укласти тристоронній договір, а також не бути платниками ПДВ, або надавати послуги/товари без ПДВ. Умови надання міжнародної технічної допомоги, за рахунок якої діє проект ZMINA 2.0, і детальніше щодо договорів – в Умовах Програми. 

Три цінові пропозиції знадобляться на етапі укладання тристороннього договору, якщо ваша заявка буде підтримана. Всі закупівлі проводяться за трьохсторонніми договорами між постачальником – благодійником (МБФ “Ізоляція”) – отримувачем (заявник по Програмі). Постачальник обирається громадою та шляхом порівняння трьох комерційних пропозицій від постачальників. Комерційні пропозиції є обов’язковою частиною документації, що надається перед укладанням договору. Ми працюємо з договорами, котрі надаються постачальником й вносимо відповідні пункти змін для тристороннього договору.

7. Відповідно до умов проєкту ZMINA 2.0 можуть бути заявниками органи місцевого самоврядування та утворені ними за відповідними профілями юридичні особи, що мається на увазі? Чи можуть подаватися комунальні заклади, а саме заклади освіти, охорони здоров’я, соціального захисту? 

Так, комунальні заклади можуть подаватися, якщо вони створені місцевими органами самоврядування (за виключенням обласних рад та адміністрацій). Зверніть також увагу, що заклад обов’язково має бути некомерційним (створеним без мети отримання прибутку), про що має бути зазначено в установчому документі, який додається до запиту. Крім того, повноваження заявника мають дозволяти отримання і розподіл або приймання на баланс майна, результатів виконання робіт і надання послуг відповідно до напрямку Програми, який обрано  у запиті.  

8. Ми зрозуміли, що як ГО ми не можемо подати заявку? А якщо в нас буде лист підтримки від місцевої ВЦА?

Подавати заявку можуть: Органи місцевого самоврядування, та утворені ними за відповідними профілями юридичні особи. Громадські об’єднання та благодійні організації не є суб’єктами цієї Програми. Запити від громадських об’єднань та благодійних організацій будуть відхилені.

9.  Прохання щодо контакту менеджера, оскільки не можу заповнити заявку самостійно

У разі відсутністі можливості або безпечного доступу до інтернету через бойові дії – запит можна подати через менеджера по роботі з громадами. Для цього напишіть на [email protected] що Вам необхідний контакт менеджера по роботі з громадами та обгрунтуйте неможливість подачі запиту через платформу подачі заявок. 

Якщо ж у вас загальне питання щодо заповнення запиту, і ви не знайшли на нього відповіді в Умовах Програми, або у цьому відео, або тексті, який зараз читаєте, будь ласка, зареєструйтеся на зідзвон, який команда проекту щотижнево проводить для громад. 

10. Підкажіть нам будь-ласка таке.

Чи може подавати заявку структурний підрозділ облвійськадмінінстрації?

Ким саме будуть проводитися закупівлі та механізм їх проведення?

Чи можна облаштувати   стаціонарні “Пункти незламності”,  які створені на випадок надзвичайної ситуації “блек-аут” наступним:

1. генераторами, комплектами освітлення та мережевими подовжувачами;
2. тепловими пушками, у разі їх відсутності твердопаливні печі для обігріву;
3. системами супутникового звʼязку Starlink, або інші засоби звʼязку;
4. меблями (стільці, лавки, столи);
5. ємностями для питної та технічної води;
6. вогнегасниками;
7. медичними аптечками, із засобами для надання долікарської допомоги людям;
8. засобами приготування гарячих напоїв (чайники,
9. термосами та одноразовим посудом

На передбачену суму 150.000 грн..

Підрозділ облвійскадміністрації може подавати запит на участь у Програмі, якщо повноваження заявника мають дозволяти отримання і розподіл або приймання на баланс майна, результатів виконання робіт і надання послуг відповідно до напрямку Програми, який обрано  у запиті.

Всі закупівлі проводяться за трьохсторонніми договорами між постачальником +  благодійником (МБФ “Ізоляція” – що виступає як платник) +  отримувачем (заявник по Програмі, що отримує товар/послугу). Постачальник обирається громадою  шляхом порівняння трьох комерційних пропозицій від постачальників. Комерційні пропозиції є обов’язковою частиною документації, що надається перед укладанням договору. Ми працюємо з договорами, котрі надаються постачальником й вносимо відповідні пункти змін для тристороннього договору.

В рамках Програми за напрямком “облаштування офіційно організованих від органів місцевого самоврядування центрів з електрикою для цивільного населення у зв’язку із збройною агресією рф” – можлива виключно закупівля генераторів чи іншого обладнання (мережеві подовжувачі тощо) при забезпеченні громадою безперебійного  доступу населення до  електроенергії.

Принагідно інформуємо, що Кабінетом Міністрів України створено Координаційний штаб з питань розгортання та організації пунктів незламності.

11. Щодо проєктів “Невідкладна допомога для громад”:

Куди саме надсилати бюджет проєкту, якщо для цього немає окремої опції в формі подання?

У п. 2 заявки ви маєте надати розрахунок та деталізувати свій запит.

Надання окремого бюджету Умовами Програми не передбачено. 

12. Наш прихисток для ВПО на балансі релігійної установи, хто тоді має брати обладнання на баланс?

Релігійна установа не може бути заявником відповідно до Умов Програми. Однак, якщо прихисток для ВПО офіційно організований розпорядженням чи іншим владним рішенням місцевої влади на базі власності, що належить релігійній установі, а організація-заявник, що представляє місцеву владу, готова брати запитуване обладнання на баланс, ми готові розглянути ваш запит за умови додавання всіх необхідних документів та детальних пояснень про зв’язок між облаштуванням прихистку та вашою місцевою владою у п. 2 запиту. 

13. Заповнення пункту Кількість населення для задоволення потреб котрих подається запит (на дату подання запиту). 

Нижче наведено схематичне пояснення до заповнення розділу:

14. Мені прийшла відмова з поміткою, що громада знаходиться в Переліку Мін Інтеграції. Що це означає?

В рамках Програми ми укладаємо договір з громадою. Тому правомочність всіх сторін за цим договором є одним з вирішальних критеріїв про прийняття рішення про підтримку. Йдеться саме про документи громади, як сторони за договором, а не місця поставки товарів чи обладнання за запитом.

До 03.12.22 тобто до моменту внесення змін у спеціальне законодавство, правомочність громад з тимчасово окупованих територій та територій бойових дій не заперечувалася законодавцем.

3 грудня 2022 року. відповідно до офіційного повідомлення на Урядовому порталі, від 6 грудня 2022 року єдиним джерелом інформації про тимчасово окуповані території є наказ Мінреінтеграції та наразі діє перелік, затверджений Наказом № 75 Мінреінтеграції (оновлення дивіться/відслідковуйте самостійно). Якщо громада знаходиться у цьому Переліку і не перереєстрована на іншій території України згідно виписки чи витягу з ЄДР, що додаються до запиту, то правочин, вчинений з такою громадою, потенційно може бути визнаний нікчемним відповідно до частини 2 статті 13 Закону України «Про забезпечення прав і свобод громадян та правовий режим на тимчасово окупованій території України» від 15 квітня 2014 року № 1207-VII. 

Ми радимо звернутися до Мінреінтеграції про уточнення порядку дій громади з зазначеного Переліку при укладенні правочинів, для  внесення ясності  у ситуацію, що склалася. 

15. Ви можете пояснити нашій бухгалтерії, які саме документи про взяття на баланс будуть потрібні?

Введення в експлуатацію основних засобів:

Основний засіб (ОЗ) – це об’єкт матеріальної форми, який а установа планує використовувати понад 1 рік (машини, обладнання, автотранспорт, будинки, споруди, земля, а також прилади, меблі, інвентар тощо). Для введення в експлуатацію основних засобів використовуємо:

• НП(С)БОДС 121 «Основні засоби»;
• Методрекомендації з бухобліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11 (далі – Методрекомендації №11);
• Порядок складання типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору, затверджений наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818 (далі – Порядок № 818).

Введення основного засобу в експлуатацію відбувається в такій послідовності:

• керівник призначає комісію. Краще всього створити постійну комісію і затвердити положення про неї. Ця ж комісія займатиметься й списанням ОЗ. Можна додати пункти про комісію в наказ про облікову політику установи чи інший внутрішній організаційний документ. До складу комісії включити осіб, які зазвичай причетні до використання й експлуатації основних засобів: заступника керівника з господарської частини, бухгалтера з обліку необоротних активів, хоча б одного технічного спеціаліста (наприклад, інженера);
• комісія оглядає об’єкт та виносить рішення: чи придатний він до експлуатації, його тип у бухобліку та очікуваний строк корисного використання. Якщо об’єкт належить до малоцінки, то має бути відповідне рішення — це МНМА, МШП чи основний засіб. Для оформлення рішення може бути складений протокол комісії. Замість протоколу комісія може скласти акт введення в експлуатацію, підписати його та подати на підпис керівнику;
• складається наказ про введення в експлуатацію основних засобів. Керівник підписує наказ;
• керівник підписує акт введення в експлуатацію. Можна одночасно з наказом. Акт складається в одному екземплярі;
• бухгалтер присвоює об’єкту ОЗ унікальний інвентарний номер і заповнює інвентарну картку обліку ОЗ. Відбувається це на основі акта та документації на об’єкт.
• Наказ і акт – ключові документи при введенні в експлуатацію будь-якого основного засобу

Якщо основний засіб придбаний, але ще не введений в експлуатацію, його обліковують як незавершені капітальні інвестиції (ч. 1 розділу IX Методрекомендацій №11). Це значить, що на нього не треба поки що нараховувати амортизацію (знос).

З наступного місяця після введення в експлуатацію розпочинаємо нараховувати амортизацію (п. 4 розділу V НП(С)БОДС 121). Крім того, основний засіб уже отримує інвентарний номер та матеріально відповідальну особу.

З точки зору документообігу, обов’язковими є обидва: наказ є розпорядженням виконати дії на введення ОЗ в експлуатацію, а акт введення в експлуатацію — підтвердженням виконаної дії. Крім того, акт містить бухгалтерські та технічні подробиці, яких не наводять, як правило, в наказі про введення в експлуатацію. Скажімо, первісна вартість, номер техпаспорту, коротка характеристика об’єкта, бухгалтерські рахунки для обліку цього об’єкта ОЗ. Акт введення в експлуатацію бухгалтеру слід зберігати разом з копією відповідного наказу.

Відсутність наказу про введення в експлуатацію податківці можуть розцінити як негосподарське використання ОЗ і, як наслідок, донарахувати ПДВ за п. 198.5 ПК за умови, що установа попередньо визнала податковий кредит при придбанні такого об’єкта.

Немає наказу → немає господарського використання об’єкта → донарахування ПДВ.

Наказ про введення в експлуатацію ОЗ має містити:

• призначення об’єкта ОЗ (виробниче/невиробниче) — потрібне для податкових цілей. Наприклад, має бути фраза про зарахування його до складу виробничих основних засобів;
• номер акта введення в експлуатацію ОЗ або їх інвентарні номери. Це потрібно для кращої ідентифікації введених наказом в експлуатацію ОЗ;
• місце використання ОЗ;
• очікуваний строк корисного використання — з урахуванням наказу про облікову політику;
• ліквідаційну вартість — якщо вона визначається;
• дату введення об’єкта в експлуатацію — об’єкт ОЗ можна ввести й не обов’язково у місяці складання наказу. Тут бухгалтеру слід бути уважним. Якщо наказ складений у грудні 2022-го, а об’єкт вводиться з 1 січня 2023року, то амортизація нараховуватиметься лише з лютого 2023-го;
• призначення матеріально відповідальної особи;
• можливі додаткові дії щодо об’єкта основних засобів. Можливо, з його роботою треба ознайомити працівників, перевезти до іншого приміщення тощо;
• особу, на яку покладений контроль за виконанням наказу;
• підписи причетних до введення в експлуатацію осіб, які ознайомлені з наказом. Особливо підписи тих, хто був згаданий у наказі.

Про метод амортизації в наказі можна не згадувати, оскільки в бюджетників він тільки один — прямолінійний, а  у малоцінки метод 50/50.

Також у наказі можна не наводити первісну вартість ОЗ, адже її розраховує бухгалтер, а не визначає комісія чи керівник. До того ж первісна вартість вказується в акті введення в експлуатацію, на якому ставить підпис про затвердження й керівник.

Одним наказом можна ввести одразу декілька об’єктів ОЗ. Тим більше, Порядок № 818 передбачає, що навіть Акт можна використати на введення декількох об’єктів.

Якщо вводиться в експлуатацію малоцінний необоротний матеріальний актив (МНМА), то порядок його введення такий самий, як і решти основних засобів. Однак, у наказі варто зазначити про те, що об’єкт вводиться в експлуатацію як МНМА. Назву наказу при цьому можна не змінювати — «Наказ на введення в експлуатацію основних засобів».

Єдиний нюанс — по МНМА можна присвоювати не унікальні інвентарні номери на об’єкти, а номенклатурні (п. 3 розділу ІІ Методрекомендацій № 11). Тоді МНМА одного типу (номенклатури) й однакової вартості матимуть однакові номери.

16. Чи потрібно ставити на баланс продукти харчування чи гігієну?

Ні. Звітністю громади за цим напрямком будуть накладна на постачання даних товарів, а також списки роздачі товарів бенефіціарам , завірені громадою. Зверніть уваги на терміни звітності, які містяться на стор. 6-7 форми запиту

17. Що означає постановка обладнання на баланс – є обов’язковою частиною звітності? В чому алгоритм?

В рамках нашої Програми на звітність громади за отриманий генератор чи інше обладнання надається в рамках наступного алгоритму:

1. накладна на товар, у якій постачальник передає, а громада приймає обладнання.
2. а також акт про введення в експлуатацію основних засобів та наказ про введення в експлуатацію основних засобів
3. На стор. 6-7 гарантій заявника зазначається, що звіт надається у термін 5 робочих днів. 

Нагадуємо, що усе обладнання закуповується та передається на підставі трьохсторонніх договорів.

Постачальник обирається громадою на шляхом порівняння трьох комерційних пропозицій від постачальників. Комерційні пропозиції є обов’язковою частиною документації, що надається перед укладанням договору. Ми працюємо з договорами, котрі надаються постачальником й вносимо відповідні пункти змін для тристороннього договору. Сторони за договором – Постачальник- Отримувач (громада, яка подає запит) – благодійник (МБФ “Ізоляція”). 

Джерело: IZOLYATSIA.