Теоретичний гайд: як заповнити грантову заявку

Kherson.region.agency

Через війну Україна знаходиться у фокусі уваги міжнародних донорських організацій. Нерідко гранти і різні програми підтримки допомагають лишатися на плаву як громадським організаціям, так і бізнесу. Тому вміння працювати з грантами – вкрай необхідна навичка у ці складні часи. Агенція регіонального розвитку “Офіс євроінтеграції” Херсонської області, серед іншого, допомагає своїм бенефіціарам із заповненням грантових заявок. Також наша команда розробила теоретичний гайд із корисними порадами на цю тему. Звичайно, у кожного грантодавця свої вимоги і перелік питань, тож форми заявок можуть відрізнятися. Але зазвичай всі вони мають загальні особливості, тому розглянемо найбільш типові компоненти грантової заявки. У цій статті ми спирались на теоретичну базу численних курсів з проєктного менеджменту, які успішно пройшли члени команди Агенції. 

З чого почати? 

Будь-яка грантова заявка починається з опису проблематики. Перше і головне – спочатку формулюємо проблему, а потім шукаємо грантовий конкурс, який допоможе її вирішити, а не навпаки. Бо часто проблематику підганяють під існуючі гранти. 
Інші вимоги до цього пункту: 
Чіткість та конкретність. Уникайте загальних та абстрактних формулювань. 
Доказова база. Підкріпіть ваші твердження фактами, статистикою, аналізом досліджень чи прикладами з практики. 
Звернення до аудиторії. Покажіть, як саме ваш проєкт вирішить проблеми цільових груп чи задовольнить їхні потреби. 
Інноваційний підхід. Що робить ваш проєкт унікальним та ефективним? Чим він відрізняється від інших? 
Зосередьтеся на тому, щоб зробити проблему зрозумілою, обґрунтованою та переконливою для тих, хто буде розглядати вашу заявку.

 SMART-критерії мети 

Мета проєкту повинна чітко відображати, як саме ви плануєте вирішити описану проблему. Радимо формулювати мету за допомогою методу SMART. 
Конкретна (Specific). Замість загального «покращити якість життя», краще використати – «зменшити рівень безробіття серед молоді на 20% до кінця наступного року». 
Вимірювана (Measurable). Використовуйте кількісні показники або чіткі критерії, які можна об’єктивно оцінити, наприклад: «збільшити кількість учасників програми навчання зі 100 до 200 людей протягом наступного року». 
Досяжна (Attainable). Зробіть мету реалістичною та досяжною з урахуванням наявних ресурсів, часових обмежень та інших обставин. Важливо, щоб вона відповідала вашим компетенціям і можливостям. 
Релевантна (Relevant). Мета має бути пов’язана з цілями та стратегіями вашого проєкту чи організації. Вона повинна вирішувати актуальні проблеми та відповідати потребам цільової аудиторії. 
Обмежена часом (Time-bound). Обмеженість у часі дозволить встановити терміни досягнення. Мета повинна мати конкретний строк або дедлайн. 

 Мета, ціль, завдання – в чому різниця? 

Мета – це щось дійсно глобальне, для її досягнення потрібно багато часу і зусиль. Ціль – складова мети, яка має більш чіткі рамки. Проєкт може мати кілька цілей. Іноді виділяють короткострокові цілі (стосуються конкретної цільової аудиторії), середньострокові (виходять за межі цільової аудиторії на більш широкий рівень) та довгострокові (стосуються усього суспільства). Завдання – це конкретні дії або етапи, які ви плануєте виконати, щоб досягти кожної з цілей. Завдання є дуже конкретними, тоді як цілі менш структуровані.  

 Заходи та планування 

Цей розділ зазвичай включає детальний опис запланованих дій, які необхідно виконати для досягнення цілей проєкту. Бажано мати чіткий план-графік реалізації заходів. Він повинен відповідати на такі питання: 
▪️ що буде зроблено? 
▪️ коли і в якій послідовності? 
▪️ хто відповідальний за кожний вид діяльності? 
▪️ які ресурси будуть залучені? 
Найбільш популярним способом планування проєкту є діаграма Ганта, яка візуалізує список заходів, їх логічну послідовність, визначає планування у часі. 

 Не шкодуйте часу на бюджет 

Це один з ключових розділів грантової заявки, який повинен бути чітким, детальним та обґрунтованим. Бюджет проєкту – це фінансовий план, який визначає всі витрати, пов’язані з його виконанням. Ось кілька порад, як правильно його заповнити. 
Розділити витрати на категорії, наприклад: 
▪️ персонал (зарплати, гонорари); 
▪️ обладнання та матеріали (комп’ютери, канцелярія тощо); 
▪️приміщення та комунальні послуги (оренда офісу, оплата за електроенергію); 
▪️ комунікації та PR (реклама, друк матеріалів). 
Правильно обґрунтувати: 
▪️ поясніть, чому ці витрати необхідні для реалізації проєкту; 
▪️ донор має бачити, що основна частина витрат стосується не оплати праці, а безпосередньої діяльності за проєктом; 
▪️ якщо можливо, додайте коментарі з посиланням на ринкову вартість товарів та послуг або комерційні пропозиції (не зазначайте акційні ціни, беріть середню вартість); 
▪️ має бути можливість відстеження витрат в обліковій документації та їх підтвердження первісною документацією. 
Залучити співфінансування: 
▪️ якщо проєкт передбачає залучення інших джерел фінансування, обов’язково вкажіть їх – це може підвищити довіру до вашої заявки; 
▪️ власним внеском може бути оплата праці та низка послуг, які виконуються за рахунок організації, що реалізовує проєкт. 

Ризиків не уникнути, але до них можна підготуватися 

Оцінка ризиків у проєктній діяльності є важливим етапом планування, що допомагає передбачити потенційні проблеми та знайти способи їх мінімізації або усунення.
Для початку треба чітко їх класифікувати, наприклад за такими параметрами: 
▪️ зовнішні: політичні (зміни у законодавстві, нестабільність уряду), економічні (інфляція, коливання курсу валют), екологічні (завдання шкоди довкіллю), соціокультурні (порушення усталених релігійних поглядів, традицій); 
▪️ внутрішні: технічні (пов’язані з обладнанням, програмним забезпеченням), фінансові (недофінансування, перевищення бюджету), організаційні (зміни у складі команди, конфлікти), операційні (затримки в поставках, помилки у виконанні завдань). 
Зберіть команду проєкту і проведіть мозковий штурм, щоб визначити всі можливі ризики, проаналізуйте для цього минулі проєкти. Оцініть, наскільки ймовірний кожен ризик та який вплив він матиме на проєкт (час, вартість, якість). Використовуйте методи оцінки ризиків, такі як SWOT-аналіз, аналіз PEST, матриця ймовірності та впливу. 
Наступним кроком буде розробка плану реагування на ризики: 
▪️ визначте дії, які допоможуть уникнути ризику; 
▪️ розробіть заходи, які зменшать ймовірність або вплив ризику; 
▪️ визначте, які ризики ви готові прийняти і які дії плануються у разі їх виникнення; 
▪️ розгляньте можливість передачі ризику іншій стороні (страхування, аутсорсинг). 

Як забезпечити сталість результатів? 

Успішний проєкт – це той, що досяг поставленої мети, тобто вирішив конкретну проблему цільової аудиторії. Для нас важливий саме результат, а не процес. До проєкту може бути залучена велика кількість експертів, витрачено суттєві кошти, але якщо не вирішено конкретну проблему, це все не має сенсу. Очікувані результати проєкту формуються відповідно до поставлених цілей і завдань. Їх можна поділити на: короткострокові, середньострокові, довгострокові; кількісні і якісні.  
Для донорів важливо продемонструвати стійкість або сталість результатів проєкту, тобто його здатність до самостійного функціонування.
Деякі шляхи забезпечення сталості проєкту: 
▪️ пошук додаткових джерел фінансування; 
▪️ створення механізмів для генерування власних доходів (наприклад, платні послуги); 
▪️ залучення партнерів та зацікавлених сторін для підтримки проєкту після його завершення; 
▪️ інтеграція проєкту в місцеві інституції і системи; 
▪️ передача знань і навичок від зовнішніх експертів до місцевих працівників. 

 Важливість моніторингу 

У грантовій заявці вважливо вказати наявність чіткої і логічної системи моніторингу і оцінки вашого проєкту. Це потрібно для того, аби контролювати весь процес його втілення та оцінювати свої успіхи і невдачі на цьому шляху. План моніторингу має включати: ціль/завдання, індикатори виконання, задіяні інструменти, періодичність збору даних, перелік відповідальних осіб. Невід’ємною складовою системи моніторингу є індикатори. Це показники, які дозволяють відстежити зміни, що відбуваються в ході виконання проєкту. Вони бувають прямі/непрямі, кількісні/якісні, індикатори продуктів/досягнень/впливу. 
Зрозуміла система моніторингу та оцінки – це, по суті, звітування перед донором, як ви використовуєте його кошти. Після завершення проєкту ці результати потрібно подати як частину основного звіту. 

Агенція регіонального розвитку “Офіс євроінтеграції” Херсонської області готова допомогти із заповненням грантових заявок громадським організаціям та ініціативним групам, що діють на території Херсонщини. Звертайтесь для співпраці за контактами:
електронна пошта [email protected], тел. +380 63 282 8729. 

Джерело зображень: Freepik