Заступник/ця директора відділу грантів / Deputy Grants Director

Інформація про проєкт

Проєкт «Зміцнення громадської довіри» (UCBI – 4)  Офісу перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань: 1. Підсилення прозорості та доступності процесів відновлення, що відображають місцеві пріоритети в найбільш постраждалих від війни регіонах. 2. Зміцнення зв’язків між тимчасово окупованими Росією територіями та іншими частинами України. 3. Сприяння залученню громадян прифронтових і звільнених регіонів до життя своїх громад задля зміцнення їхньої стійкості та побудови кращого майбутнього. 

Основні завдання та обов’язки  

• Координування роботи з Директором відділу грантів, Старшим директором з впровадження (SDI), іншими працівниками програми для забезпечення безпроблемного надання технічної допомоги, приділяючи особливу увагу контролю якості та комплаєнсу всієї програми.
• Здійснення перегляду пакетів грантової документації перед підписанням грантових угод уповноваженим власником довіреності відповідно до внутрішніх процедур програми.
• Надання допомоги в перегляді пакетів форм запитів на оплату перед їх поданням фінансовому відділу.
• Надання повсякденної адміністративної, контрактної, фінансової підтримки та керівництва команді відділу грантів у тісній співпраці з Директором відділу грантів.
• За потреби розробка грантів та здійснення нагляду за здійсненням розробки та впровадження складних грантів високої вартості відповідно до чинних положень Уряду США та політик і практики компанії «Кімонікс».
• Реагування на запити працівників проєкту на допомогу, надання інформації, тлумачень пов’язаних із розробкою та впровадженням грантів питань; сприяння відповідності з чинними положеннями USAID та Уряду США, а також політиками та процедурами компанії «Кімонікс».
• Забезпечення супроводу процесу відповідності грантів, у тому числі використання контрольних переліків, шаблонів, зберігання файлів тощо.
• Надання підтримки в перегляді грантів та інших файлів для забезпечення завантаження їх (файлів, звітів, продуктів, нотаток щодо діяльності тощо) на SharePoint (SP) та Web-Based Database (WBDB), стежачи за належним створенням, найменуванням і зберіганням файлів відповідно до інструкцій проєкту.
• Надання підтримки в зборі пов’язаної з грантами інформації, необхідної для задоволення запитів старшого керівництва програми та офісу компанії «Кімонікс» у Вашингтоні.
• Ініціативне визначення потреб в оновленні програмних і грантових матеріалів, необхідних для посилення кращої практики грантової діяльності та циклу діяльності загалом.
• Надання підтримки в перегляді грантових файлів, у тому числі забезпечення належного найменування файлів для забезпечення постійної відповідності з програмними вимогами.
• Надання підтримки у своєчасному, високоякісному, змістовному виробленні комунікаційних продуктів UCBI, у тому числі, але не обмежуючись Звітами про управління навколишнім середовищем та пом’якшення наслідків (EMMR), піврічними звітами, історіями успіху. Тісна співпраця з SDI для розробки частин EMMR щопівроку.
• Виїзди в інші локації за потреби для сприяння ефективній підтримці діяльності та впровадженню.
• Виконання обов’язків Директора за дорученням.
• Виконання інших конкретних завдань за дорученням Директора відділу грантів та/або Старшого директора з впровадження для забезпечення загальної ефективної підтримки виконання завдань відділу закупівель.

Кваліфікації

• Обов’язковий диплом бакалавра. Бажана відповідна вища освіта.
• Від трьох (3) до п’яти (5) років досвіду управління в проєктах, що фінансувалися донорами, наприклад, в галузі управління діяльністю, фінансового менеджменту та/або грантів.
• Обов’язковий досвід у галузі закупівель в Україні та сусідніх країнах.
• Знання та досвід у галузі загальних протоколів і кращої практики закупівель, у тому числі українських норм.
• Здатність/бажання виїжджати до локацій, де працює UCBI.
• Обов’язкова гнучкість, креативність, здатність підтримувати швидкий темп роботи в умовах підвищених вимог.
• Обов’язкова здатність практично демонструвати успішний досвід в усіх перелічених вище ключових компетенціях.
• Здатність працювати у професійний і доброзичливий спосіб із колегами, відвідувачами, партнерами, у тому числі міжнародними та місцевими НУО, державними органами, організаціями та громадськістю.
• Професійне знання базових офісних комп’ютерних програм, у тому числі MS Word та Excel.
• Бажаний досвід роботи з UCBI.
• Сильні організаційні, управлінські та адміністративні навички.
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формах.
• Обов’язкове професійне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формах.
• Для військовозобов’язаних осіб у військовому квитку обов’язкова наявність відмітки про постановку на військовий облік.

——————————————–

Program Description

The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) Ukraine Confidence Building Initiative 4 (UCBI 4) aims to support advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three program objectives: 1. To strengthen transparent, accessible recovery processes in frontline and liberated areas that reflect local priorities; 2. To strengthen nonviolent civic action and connections in Russian-controlled areas with the rest of Ukraine; and 3. To empower civic engagement in frontline and liberated communities to contribute to community resilience and shaping a better future.

Principal Duties and Responsibilities

• Coordinate with the Grants Director, Senior Director Implementation (SDI), and other program staff to ensure smooth delivery of technical assistance, with particular attention to quality control and compliance throughout the program.
• Conduct reviews of grants documentation packages prior to signature of a grant agreements by authorized DOA holder in accordance with internal program procedures.
• Assist in review of payment request form packages prior to submission to the finance team.
• In close coordination with the Grants Director, provide day-to-day administrative, contractual, and financial support and guidance to Grants Team.
• As needed, undertake grant development and oversee implementation of complex, high-value grant development and implementation in accordance with applicable U.S. government regulations and Chemonics’ policies and practices as required.
• Respond to project office staff requests for assistance, information, and interpretation on topics related to grant development and implementation; promotes compliance with applicable USAID and USG regulations, as well as Chemonics’ policies and procedures.
• Ensure follow through on grants compliance processes, including checklists, template use, saving to files, etc.
• Support grant and wider activity file reviews to ensure inputs (files, reports, deliverables, activity notes, etc.) are being uploaded to SharePoint (SP) and the Web-Based Database (WBDB) in real-time and generated, named, and stored per project guidelines.
• Support compilation of grants-related information necessary for responding to program senior management team and Chemonics Washington requests.
• Proactively identify needs for updates of program-specific, grants-related materials, which are necessary for the strengthening of grant best practices and the overall activity cycle.
• Support grant file reviews, including use of appropriate file naming conventions, to ensure compliant activity closeout on a rolling basis.
• Support timely, high-quality, thoughtful contributions to UCBI communications deliverables including, but not limited to, Environmental Management and Mitigation Reports (EMMRs), Semi-Annual Reports, and Success Stories. Work closely with the SDI on EMMR inputs on a semi-annual basis.
• Travel as required to facilitate effective activity support and compliant implementation.  
• May occasionally serve as Acting Director, as delegated.
• Performs other specific assignments as assigned by Grants Director and/or Senior Director Implementation to ensure the overall efficient support of the procurement portfolio.

Qualifications

• Bachelor’s degree required. Relevant graduate degree preferred.
• Three (3) to five (5) years of progressively responsible management work experience on donor-funded projects, such as activity management, financial management, and/or grants.
• Procurement experience in Ukraine and neighboring countries is required.
• Knowledge of and experience with overall procurement protocols and best practices, including Ukrainian norms.
• Ability/willingness to travel to locations where UCBI works.
• Flexibility, creativity, and the ability to maintain a rapid and demanding pace of work are also required.
• Ability to practically demonstrate successful experience with all of the core competencies listed above.
• Ability to work in a professional and cordial manner with fellow staff members, visitors, and partner institutions, including international and local NGOs, governmental entities, support organizations, and the general public.
• Working proficiency in basic office computer applications including MS Word and Excel.
• UCBI experience preferred.
• Strong organizational, management, and administrative skills.
• Fluent written and oral Ukrainian required.
• Proficient written and oral English required.
• For conscripts, a note on military registration in the military ticket is required.

APPLICATION INSTRUCTIONS:

Send electronic submissions to [email protected] by May 13, 2024. Please insert the position you are applying for (“Deputy Grants Director”) in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications. No telephone inquiries, please. Applications will be reviewed on a rolling basis, early applications are encouraged. For more information, please visit www.chemonics.com. 

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”