1. Project and Component Description
1. About the Project
Expertise France assists the State Property Fund of Ukraine for the improvement of the management of public properties and assets under its responsibility. In particular, this involves incorporating reforms into the governance of state-owned enterprises, and introducing systematic and automated asset management processes for the SPFU.
The large number of state-owned enterprises in Ukraine (over 3,000) calls for effective management and governance procedures to ensure a significant source of revenue for the state budget, in proportion to the value of these assets. In a context of extreme pressure on the country’s public finances, the implementation of these reforms is essential to contribute to the resilience of Ukrainian public finances. It has 3 main objectives:
o Improve the management of the SPFU’s portfolio of state-owned enterprises through the development of a risk management system;
o Support the implementation of reforms in the governance of state-owned enterprises;
o Contribute to the incorporation of international standards and practices concerning the management of public entities into Ukrainian legislation.
2. About the Component
More specifically, the Project Manager will work on the Component 2: Support for automation of corporate governance of state-owned enterprises: development of the Early Response System (ERS).
Given the significant increase in the number of state-owned enterprises under the management of the State Property Fund and the lack of effective mechanisms for timely identification and minimization of risks associated with the management of state property, the Fund faces serious challenges. In this regard, several levels of risks have been identified, caused mainly by analog methods of state property management. These include:
● Problems of integration and coordination:
o State property information is stored in different, unintegrated automated systems. This leads to disparate databases, making it difficult to obtain complete and up-to-date information on the state of state assets.
o Lack of integration between systems makes it difficult to coordinate between different departments and services involved in the management of state property, often leading to duplication of efforts.
● Limited opportunities to anticipate and minimize risks associated with state property management:
o Fragmentation of systems does not allow for comprehensive data analysis, which limits the ability to make informed management decisions.
o The lack of forecasting capabilities prevents the implementation of a proactive approach to risk management, which in general reduces the efficiency of state property management and creates a risk of losses.
● Inefficient use of state assets:
o State assets may be used inefficiently or remain unused, reducing their efficiency and economic return.
● Increased risks of delays and human error:
o Control and monitoring processes are performed manually, which increases the likelihood of errors and slows down processes. On the contrary, staffing problems (e.g., lack of staff) can also negatively affect the management of state property.
o The creation of the Early Response System will help prevent inefficient use of state assets, reduce the likelihood of abuse and loss of revenue for the state budget, as well as other unforeseen consequences.
Component objective: The objective of the component is to create an effective information and communication system for automated detection, analysis and minimization of risks in the field of state property management, which will ensure increased transparency and accountability of state asset management processes, as well as allow timely response to identified risks.
2. Position Description: Project Manager
1. Objective of the Position
Coordination, planning, successful implementation, and execution of an IT project (ERS – Early Risk Response System) for the State Property Fund of Ukraine.
2. Key Responsibilities
1. Project Management:
○ Developing project plans, schedules, and budgets.
○ Monitoring project execution to ensure compliance with approved timelines, budget, and requirements.
○ Drafting technical specifications for the systems.
2. Team Coordination:
○ Assembling the project team and assigning roles and responsibilities.
○ Ensuring smooth collaboration among all project participants.
○ Ensuring smooth coordination among all stakeholders & with the implementing agency.
3. Stakeholder Communication:
○ Engaging with internal and external stakeholders to gather requirements and align project goals.
○ Providing regular project updates and preparing reports for management.
4. Risk and Issue Management:
○ Identifying potential risks and developing mitigation strategies.
○ Resolving issues promptly during project implementation.
5. Quality Assurance:
○ Ensuring project compliance with organizational standards and requirements.
○ Overseeing testing, implementation, and handover of the project into production.
6. Process Optimization:
○ Implementing best practices in project management.
○ Analyzing completed projects to improve the efficiency of future initiatives.
3. Candidate Requirements
● Education:
○ Higher education in the field of IT or related disciplines.
● Experience:
○ At least 3 years of experience in IT project management.
○ Practical experience using Agile, Waterfall, Prince 2, or other project management methodologies.
○ Experience with donor funded international projects is appreciated.
● Skills:
○ Deep understanding of SDLC.
○ Strong organizational and leadership skills.
○ Experience in implementing and delivering large-scale projects in GovTech is an advantage.
○ Proactivity in process improvement.
○ Knowledge of risk management, resource planning, and budget control.
○ Proficiency with project management tools (JIRA, Confluence, Trello, MS Project, etc.).
○ Additional certification in project management is a plus.
● Languages: Ukrainian, English – Fluent;
4. Expected Results
● Successful completion of projects within budget, timeline, and specified requirements.
● Timely preparation and submission of project progress reports.
● Positive feedback from stakeholders and the team.
5. Terms of Employment
● Contract duration: 6 months with the possibility of extension.
● Working hours: 9:00 AM to 6:00 PM.
● Workplace: State Property Fund of Ukraine, 18/9 H. Almazova Street.
● Start of the contract: 10/12/2024
6. Application submission
-
1. Опис проєкту та компоненту
1. Про проєкт
Expertise France надає підтримку Фонду державного майна України для покращення управління державними об’єктами та активами, які перебувають у його підпорядкуванні. Зокрема, це включає впровадження реформ у систему управління державними підприємствами та запровадження систематичних і автоматизованих процесів управління активами.
Велика кількість державних підприємств в Україні (понад 3 000) вимагає ефективного управління, щоб забезпечити значне джерело доходу для державного бюджету відповідно до вартості цих активів. У контексті значного навантаження на публічні фінанси країни впровадження цих реформ є життєво необхідним для підтримки стійкості фінансової системи. Проєкт має три основні цілі:
- Покращення управління портфелем державних підприємств ФДМУ через розробку системи управління ризиками.
- Підтримка впровадження реформ у сфері управління державними підприємствами.
- Інтеграція міжнародних стандартів і практик управління державними активами в українське законодавство.
2. Про компонент
Проєктний менеджер працюватиме над компонентом 2: Автоматизація корпоративного управління державними підприємствами: розробка Системи раннього реагування (Early Response System, ERS).
З огляду на значне зростання кількості державних підприємств, які знаходяться під управлінням Фонду держмайна, та відсутність ефективних механізмів своєчасної ідентифікації й мінімізації ризиків, пов’язаних із державним майном, Фонд стикається з серйозними викликами. Існує декілька рівнів ризиків, викликаних переважно аналоговими методами управління, серед яких:
- Проблеми інтеграції та координації:
- Інформація про державне майно зберігається в різних неінтегрованих системах, що ускладнює отримання актуальних і повних даних.
- Відсутність інтеграції між системами ускладнює координацію між департаментами та службами, що часто призводить до дублювання зусиль.
- Обмежені можливості для прогнозування та мінімізації ризиків:
- Фрагментація систем не дозволяє здійснювати комплексний аналіз даних для ухвалення ефективних управлінських рішень.
- Відсутність прогнозувальних можливостей обмежує ефективність управління державними активами.
- Неефективне використання державних активів:
- Активи можуть використовуватись неефективно або залишатись незадіяними, знижуючи економічну віддачу.
- Зростання ризиків помилок і затримок:
- Ручні процеси контролю й моніторингу збільшують ризик людських помилок і уповільнюють операції.
Мета компонента: створення ефективної інформаційно-комунікаційної системи для автоматизованого виявлення, аналізу й мінімізації ризиків у сфері управління державною власністю. Це сприятиме підвищенню прозорості та підзвітності, а також дозволить своєчасно реагувати на виявлені ризики.
2. Опис позиції: Проєктний менеджер
1. Мета посади
Координація, планування, успішне впровадження та виконання IT-проєкту (ERS – Early Risk Response System) для Фонду державного майна України.
2. Основні обов’язки
-
Управління проєктом:
- Розробка планів, графіків і бюджетів проєкту.
- Моніторинг виконання проєкту для забезпечення відповідності затвердженим термінам і вимогам.
- Підготовка технічних специфікацій системи.
-
Координація команди:
- Формування команди проєкту, розподіл ролей і завдань.
- Забезпечення узгодженої співпраці між усіма учасниками проєкту.
-
Комунікація зі стейкхолдерами:
- Співпраця з внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами.
- Надання регулярних оновлень про стан проєкту.
-
Управління ризиками та проблемами:
- Виявлення потенційних ризиків і розробка стратегій їх мінімізації.
-
Контроль якості:
- Забезпечення відповідності проєкту організаційним стандартам.
- Проведення тестування й впровадження системи.
-
Оптимізація процесів:
- Впровадження передових практик у проєктному менеджменті.
3. Вимоги до кандидата
- Освіта: Вища освіта у сфері ІТ або суміжних дисциплін.
- Досвід:
- Щонайменше 3 роки досвіду управління IT-проєктами.
- Досвід із міжнародними донорськими проєктами.
- Навички:
- Розуміння SDLC, управління ризиками, планування ресурсів.
- Знання інструментів проєктного управління.
4. Очікувані результати
- Успішне виконання проєкту у визначений час і бюджет.
- Своєчасне надання звітності.
5. Умови роботи
- Тривалість контракту: 6 місяців із можливістю продовження.
- Початок роботи: 10 грудня 2024 року.
6. Подання заявки
