Офіс-адміністратор/ка

ЗАВЕРШЕНО

Зафіксувати у Google календарі!


Додано:
Caritas Ukraine

Vacancy_dfrfycsz2
Офіс-адміністратор/ка

Міжнародний благодійний фонд Карітас України шукає фахівця на позицію Офіс-адміністратора.

Ми пропонуємо більше, ніж просто роботу: з нами у Вас є можливість розвиватися та долучитись до якісних змін у суспільстві!  

Карітас України прагне створити та підтримувати середовище, яке пропагує основну цінність людської гідності та запобігає домаганням, зловживанням та експлуатації своїх працівників, партнерів та бенефіціарів.  

Основні обов’язки:

1. Адміністрування телефонних дзвінків:

  • Прийом та переадресація вхідних дзвінків.
  • Координація корпоративних номерів телефонів для співробітників у мобільних операторів.

2. Зустріч гостей та організація внутрішніх заходів:

  • Зустріч та реєстрація/координація гостей.
  • Організація та координація внутрішніх заходів (наради, ділові зустрічі з партнерами, корпоративні заходи).
  • Організація/підготовка приміщень та технічного забезпечення для заходів.

3. Облік та реєстр вхідної та вихідної кореспонденції:

  • Вхідна кореспонденція:
    • Прийом та реєстрація вхідної поштової кореспонденції у спеціальному журналі або електронній базі.
    • Розподіл вхідної кореспонденції та передача відповідальним працівниками.
  • Вихідна кореспонденція:
    • Прийом документів для відправки від співробітників.
    • Реєстрація вихідної кореспонденції у відповідному журналі чи електронній базі.
    • Організація та своєчасне відправлення кореспонденції/посилок через поштові або кур’єрські служби.
    • Маркування вхідної/відправленої кореспонденції/посилок по проектам витрат та створення оплат за наданими поштовими/кур’єрськими послугами.

4. Адміністрування перепусток: 

  • Адміністрування, видача гостьових електронних перепусток для працівників та гостей офісу.

5. Адміністрування підготовки офісних службових приміщень:

  • Контроль резервування приміщень офісу для внутрішніх нарад та конференцій.
  • Адміністрування проведення внутрішніх заходів.

6. Забезпечення канцтоварами та іншими матеріалами:

  • Організація закупівлі, приймання, облік, зберігання та видача канцтоварів, витратних матеріалів та інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу.

7.  Технічне забезпечення роботи офісу:

  • Контроль за належним станом офісного обладнання та комунікацій.
  • Прийом заявок від співробітників щодо:
    • Потреби в ремонті офісного обладнання та техніки.
    • Придбання нового обладнання або витратних матеріалів.
  • Направлення отриманих заявок відповідальним особам або підрядникам для усунення виявлених недоліків.
  • Взаємодія з фахівцями для організації ремонтних робіт або технічного обслуговування обладнання.
  • Контроль виконання заявок та інформування співробітників про результати.

8. Координація ремонтних робіт офісу:

  • Інформування відповідальних підрозділів або осіб про потребу в ремонті офісу.
  • Взаємодія з підрядниками за дорученням відповідальних підрозділів.
  • Контроль за виконанням ремонтних робіт відповідно до поставлених завдань та строків.
  • Повідомлення керівництва про хід та результати ремонтних робіт.

9. Ведення офісних витрат та документообігу:

  • Ведення обліку офісних витрат.
  • Організація документообігу оплат.
  • Списання матеріалів, підготовка звітів, накладних та рахунків-фактур.

10. Організаційно-технічне забезпечення заходів:

  • Забезпечення нарад, засідань та інших заходів необхідним обладнанням та матеріалами.
  • Координація технічної підтримки під час заходів.

11. Забезпечення чистоти і порядку в офісі та прилеглої території:

  • Організація та контроль прибирання офісу та прилеглої території.
  • Забезпечення необхідними засобами для прибирання та гігієни.

12.  Перевірка офісу перед закриттям (у разі відсутності фізичної охорони):

  • Контроль електроприладів та освітлення:
    • Перевірка та вимкнення всіх електроприладів, що не повинні працювати після завершення робочого дня.
    • Вимкнення освітлення у всіх приміщеннях офісу.
  • Перевірка безпеки:
    • Забезпечення закриття всіх вікон та дверей.
    • Перевірка системи сигналізації та відеоспостереження, якщо вони є.
  • Огляд приміщень:
    • Перевірка наявності залишених особистих речей або небезпечних предметів.
    • Огляд загальних приміщень на предмет порядку та чистоти.
  • Заключний огляд:
    • Виконання остаточного обходу офісу для переконання, що всі необхідні заходи для безпеки та енергозбереження дотримані.
    • Запис результатів перевірки в журнал або відповідну документацію.
  • Звітність:
    • Повідомлення керівництва або відповідальної особи про результати перевірки та виявлені проблеми.

13. Робота з рахунками та постачальниками:

  • Заведення рахунків у базу даних.
  • Контроль за документами, наданими постачальниками, та їх своєчасна передача до бухгалтерії.
  • Співпраця з постачальниками послуг та матеріалів, контроль виконання договорів.
  • Ведення обліку витрат, пов’язаних із господарською діяльністю, та підготовка звітності.

14. Виконання функцій керівника з господарської діяльності під час його відсутності:

  • Організація та контроль за обслуговуванням приміщення офісу (ремонт, прибирання, технічне забезпечення).
  • Вирішення нагальних питань, пов’язаних із господарською діяльністю.
  • Координація роботи підрядників, залучених до господарських робіт.

Вимоги:

  • Повна вища освіта.
  • Високий рівень володіння українською мовою (усно та письмово).
  • Досвід роботи офіс-адміністратором, офіс-менеджером від 2-ох років.
  • Достатній рівень володіння англійською мовою.
  • Відмінні комунікативні навички (усні та письмові), здатність адмініструвати внутрішню комунікацію команди.
  • Високий рівень організованості, ефективності, наполегливості та послідовності.
  • Сильні навички гнучкого мислення та оперативного управління процесами.

 Необхідні знання та навички:

  • Знання правил ділового спілкування, ведення телефонних переговорів.
  • Знання ПК (MS Office) та офісної оргтехніки.
  • Досвід структурування комунікативних процесів.
  • Досвід організації заходів.
  • Досвід організації ділових зустрічей та зустрічі гостей.
  • Досвід роботи в некомерційній організації або організації, що керується місією, буде перевагою.
  • Бажаний досвід роботи з адміністрування соціальних мереж (fb, telegram та інші). 
  • Комунікабельність, уважність до деталей.

Ми пропонуємо:

  • офіційне працевлаштування.
  • конкурентний рівень заробітної плати.
  • потрібні ресурси для виконання поставлених завдань.
  • можливість професійного зросту до рівня фахівця (по результатам роботи).

Кандидат на цю посаду перед співбесідою має ознайомитися з політиками та процедурами Системи Убезпечення та Кодексу поведінки співробітників.

З політиками та процедурами можна ознайомитися на нашому сайті: https://caritas.ua/sfg/

Звертаємо Вашу увагу на те, що дана вакансія передбачає проведення ряду перевірок, включно з перевіркою рекомендацій від попередніх працедавців та перевіркою даних щодо судимостей.

Якщо у вас є успішний відповідний досвід і ви відповідаєте вимогам вакансії, надсилайте резюме та супровідний лист на електронну адресу: [email protected]

Термін розгляду надісланого резюме — від 1 до кількох тижнів до моменту закриття вакансії. Зверніть увагу, що для розгляду вашого резюме важливо, щоб ваш досвід, навички та мотивація долучитись до нашої команди (зазначені в мотиваційному листі) відповідали опису вакансії.


Останні публікації цього розділу:

Кейс-менеджерка/Фахівчиня із соціальної роботи

Вакансія: Expert Economist – Finance and Business Environment

Консультант/ка з Оцінки, Аналізу та Координації / Assessment, Analysis and Coordination Consultant

Тренер/ка, експерт/ка з етичної та травматично-інформованої комунікації (консультант/ка) / Trainer, Expert on Ethical and Trauma-Informed Communication (Consultant)

Молодший/а Асистент/ка Відділу Організації Відряджень та Логістики / Junior Travel and Administrative Assistant

Юридичний/а експерт/ка