Офіс-адміністратор/ка
ЗАВЕРШЕНО
Міжнародний благодійний фонд Карітас України шукає фахівця на позицію Офіс-адміністратора.
Ми пропонуємо більше, ніж просто роботу: з нами у Вас є можливість розвиватися та долучитись до якісних змін у суспільстві!
Карітас України прагне створити та підтримувати середовище, яке пропагує основну цінність людської гідності та запобігає домаганням, зловживанням та експлуатації своїх працівників, партнерів та бенефіціарів.
Основні обов’язки:
1. Адміністрування телефонних дзвінків:
- Прийом та переадресація вхідних дзвінків.
- Координація корпоративних номерів телефонів для співробітників у мобільних операторів.
2. Зустріч гостей та організація внутрішніх заходів:
- Зустріч та реєстрація/координація гостей.
- Організація та координація внутрішніх заходів (наради, ділові зустрічі з партнерами, корпоративні заходи).
- Організація/підготовка приміщень та технічного забезпечення для заходів.
3. Облік та реєстр вхідної та вихідної кореспонденції:
- Вхідна кореспонденція:
- Прийом та реєстрація вхідної поштової кореспонденції у спеціальному журналі або електронній базі.
- Розподіл вхідної кореспонденції та передача відповідальним працівниками.
- Вихідна кореспонденція:
- Прийом документів для відправки від співробітників.
- Реєстрація вихідної кореспонденції у відповідному журналі чи електронній базі.
- Організація та своєчасне відправлення кореспонденції/посилок через поштові або кур’єрські служби.
- Маркування вхідної/відправленої кореспонденції/посилок по проектам витрат та створення оплат за наданими поштовими/кур’єрськими послугами.
4. Адміністрування перепусток:
- Адміністрування, видача гостьових електронних перепусток для працівників та гостей офісу.
5. Адміністрування підготовки офісних службових приміщень:
- Контроль резервування приміщень офісу для внутрішніх нарад та конференцій.
- Адміністрування проведення внутрішніх заходів.
6. Забезпечення канцтоварами та іншими матеріалами:
- Організація закупівлі, приймання, облік, зберігання та видача канцтоварів, витратних матеріалів та інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу.
7. Технічне забезпечення роботи офісу:
- Контроль за належним станом офісного обладнання та комунікацій.
- Прийом заявок від співробітників щодо:
- Потреби в ремонті офісного обладнання та техніки.
- Придбання нового обладнання або витратних матеріалів.
- Направлення отриманих заявок відповідальним особам або підрядникам для усунення виявлених недоліків.
- Взаємодія з фахівцями для організації ремонтних робіт або технічного обслуговування обладнання.
- Контроль виконання заявок та інформування співробітників про результати.
8. Координація ремонтних робіт офісу:
- Інформування відповідальних підрозділів або осіб про потребу в ремонті офісу.
- Взаємодія з підрядниками за дорученням відповідальних підрозділів.
- Контроль за виконанням ремонтних робіт відповідно до поставлених завдань та строків.
- Повідомлення керівництва про хід та результати ремонтних робіт.
9. Ведення офісних витрат та документообігу:
- Ведення обліку офісних витрат.
- Організація документообігу оплат.
- Списання матеріалів, підготовка звітів, накладних та рахунків-фактур.
10. Організаційно-технічне забезпечення заходів:
- Забезпечення нарад, засідань та інших заходів необхідним обладнанням та матеріалами.
- Координація технічної підтримки під час заходів.
11. Забезпечення чистоти і порядку в офісі та прилеглої території:
- Організація та контроль прибирання офісу та прилеглої території.
- Забезпечення необхідними засобами для прибирання та гігієни.
12. Перевірка офісу перед закриттям (у разі відсутності фізичної охорони):
- Контроль електроприладів та освітлення:
- Перевірка та вимкнення всіх електроприладів, що не повинні працювати після завершення робочого дня.
- Вимкнення освітлення у всіх приміщеннях офісу.
- Перевірка безпеки:
- Забезпечення закриття всіх вікон та дверей.
- Перевірка системи сигналізації та відеоспостереження, якщо вони є.
- Огляд приміщень:
- Перевірка наявності залишених особистих речей або небезпечних предметів.
- Огляд загальних приміщень на предмет порядку та чистоти.
- Заключний огляд:
- Виконання остаточного обходу офісу для переконання, що всі необхідні заходи для безпеки та енергозбереження дотримані.
- Запис результатів перевірки в журнал або відповідну документацію.
- Звітність:
- Повідомлення керівництва або відповідальної особи про результати перевірки та виявлені проблеми.
13. Робота з рахунками та постачальниками:
- Заведення рахунків у базу даних.
- Контроль за документами, наданими постачальниками, та їх своєчасна передача до бухгалтерії.
- Співпраця з постачальниками послуг та матеріалів, контроль виконання договорів.
- Ведення обліку витрат, пов’язаних із господарською діяльністю, та підготовка звітності.
14. Виконання функцій керівника з господарської діяльності під час його відсутності:
- Організація та контроль за обслуговуванням приміщення офісу (ремонт, прибирання, технічне забезпечення).
- Вирішення нагальних питань, пов’язаних із господарською діяльністю.
- Координація роботи підрядників, залучених до господарських робіт.
Вимоги:
- Повна вища освіта.
- Високий рівень володіння українською мовою (усно та письмово).
- Досвід роботи офіс-адміністратором, офіс-менеджером від 2-ох років.
- Достатній рівень володіння англійською мовою.
- Відмінні комунікативні навички (усні та письмові), здатність адмініструвати внутрішню комунікацію команди.
- Високий рівень організованості, ефективності, наполегливості та послідовності.
- Сильні навички гнучкого мислення та оперативного управління процесами.
Необхідні знання та навички:
- Знання правил ділового спілкування, ведення телефонних переговорів.
- Знання ПК (MS Office) та офісної оргтехніки.
- Досвід структурування комунікативних процесів.
- Досвід організації заходів.
- Досвід організації ділових зустрічей та зустрічі гостей.
- Досвід роботи в некомерційній організації або організації, що керується місією, буде перевагою.
- Бажаний досвід роботи з адміністрування соціальних мереж (fb, telegram та інші).
- Комунікабельність, уважність до деталей.
Ми пропонуємо:
- офіційне працевлаштування.
- конкурентний рівень заробітної плати.
- потрібні ресурси для виконання поставлених завдань.
- можливість професійного зросту до рівня фахівця (по результатам роботи).
Кандидат на цю посаду перед співбесідою має ознайомитися з політиками та процедурами Системи Убезпечення та Кодексу поведінки співробітників.
З політиками та процедурами можна ознайомитися на нашому сайті: https://caritas.ua/sfg/
Звертаємо Вашу увагу на те, що дана вакансія передбачає проведення ряду перевірок, включно з перевіркою рекомендацій від попередніх працедавців та перевіркою даних щодо судимостей.
Якщо у вас є успішний відповідний досвід і ви відповідаєте вимогам вакансії, надсилайте резюме та супровідний лист на електронну адресу: [email protected]
Термін розгляду надісланого резюме — від 1 до кількох тижнів до моменту закриття вакансії. Зверніть увагу, що для розгляду вашого резюме важливо, щоб ваш досвід, навички та мотивація долучитись до нашої команди (зазначені в мотиваційному листі) відповідали опису вакансії.