Менеджер/ка із закупівель / Procurement Manager

Загальна інформація:

Програма з аграрного і сільського розвитку (АГРО) – проект міжнародної технічної допомоги, який розпочав свою роботу 15 листопада 2019 р., розрахований на сім років, фінансується Урядом США та впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.».

Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприяє розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруються в конкурентні українські та міжнародні ринки. Цілі Програми співпадають із трьома елементами ринкової системи: ланцюги доданої вартості, функції підтримки, нормативно-правова база. Діяльність АГРО ґрунтується на концептуальному підході, що передбачає розвиток ринкової системи (https://beamexchange.org).

АГРО працює задля відновлення сільськогосподарського сектору України після руйнівних наслідків розв’язаної Росією війни. Програма зосереджена на модернізації, підвищенні ефективності та диверсифікації галузі, що сприятиме довгостроковому економічному відновленню України та зміцненню глобальної продовольчої безпеки. У 2023 році кошторисна вартість Програми збільшена до 205 млн дол. США, строк реалізації продовжено до 13 листопада 2026 р., на сьогоднішній день в ній працює 77 штатних працівників.

Мета роботи

Менеджер з  питань закупівель відповідатиме за управління процесами операційних (негрантових) закупівель і платежів для забезпечення відповідності правилам і нормам Уряду США та процедурам Кімонікс. Менеджер із закупівель входить до команди фінансово-адміністративного департаменту і, разом із керівником фінансово-адміністративного департаменту, менеджером з операційної діяльності та радником з питань комплайєнсу, організовує і супроводжує як точкові (разові), так і комплексні закупівлі на виконання цілей Програми. Із закупівлями в команді також працюють фахівець з операційної діяльності, офіс-менеджер, менеджер з логістики.

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції)

Посадові обов’язки Менеджера з питань закупівель включатимуть такі основні обов’язки та зобов’язання:

• Здійснює моніторинг операційних потреб Програми в товарах, роботах, послугах; готує запити на закупівлю (PAR), працює із запитами на закупівлю від персоналу Програми, забезпечує їх належне заповнення та вчасне виконання;
• Формує і оновлює План закупівель;
• Розробляє та розміщує Запити на закупівлю (RFP) та Запити на цінові пропозиції (RFQ);
• Формує тендерні комітети та входить до їх складу як учасник без права голосу з метою організації процесу оцінки пропозицій;
• Готує меморандуми про вибір постачальників товарів, надавачів послуг, виконавців робіт, про обґрунтування вибору унікальних постачальників, про результати переговорів; готує доповідні записки про результати та ефективність роботи постачальників товарів, надавачів послуг, виконавців робіт;
• Проводить відбір постачальників, готує рамкові договори, комерційні контракти та договори-замовлення на закупівлю, веде переговори як із потенційними, так і з законтрактованими постачальниками товарів, надавачами послуг, виконавцями робіт;
• Організовує і супроводжує підписання договорів відповідно до наданих уповноваженим особам повноважень;
• Контролює виконання обома сторонами рамкових договорів, комерційних контрактів та договорів-замовлень на закупівлю і, за необхідності, вживає заходів для забезпечення дотримання договірних умов. Надає регулярні звіти про стан роботи керівнику фінансово-адміністративного департаменту;
• Відповідає за координацію логістики для заходів Програми, таких як тренінги, навчальні поїздки, зустрічі тощо;
• Відповідає за координацію операційних закупівель і логістики, що включає (але не обмежується цим): комунальні послуги, послуги туристичних агентств, канцтовари, послуги перекладу та редагування, таксі, інтернет, забезпечення проживання під час відряджень, послуги кур’єрської доставки, клінінгові послуги, страхування майна, медичне страхування;
• Контролює виконання постачальниками та підрядниками умов договорів у частині підготовки звітності та виставлення рахунків, а також їх повну відповідність правилам і нормам Уряду США та процедурам Кімонікс;
• Звіряє на відповідність поставлені товари, надані послуги, виконані роботи та виставлені рахунки із заявкою на закупівлю; перевіряє характеристики, кількість/об’єм та стан/якість товарів, послуг, робіт;
• Здійснює моніторинг і контроль за додержанням і забезпечує відповідність закупівельних процесів правилам і нормам Уряду США та процедурам Кімонікс;
• За дорученням Керівника фінансово-адміністративного департаменту бере участь в інвентаризації та розподілі майна в межах Програми;
• Забезпечує навчання персоналу Програми щодо процедур закупівель;
• Вводить дані та оновлює інформацію про договори-замовлення на закупівлю та про товарні залишки до баз даних закупівель та залишків;
• Забезпечує пов’язаний із закупівлями документообіг (підшиває, сканує, зберігає документи);
• Веде та постійно оновлює базу даних угод Програми «АГРО»;
• Працює в програмі Microsoft Teams для виконання поставлених завдань та співпраці з персоналом програми;
• На вимогу бере участь у зборі та аналізі даних моніторингу і оцінки (MEL);
• На вимогу готує розділи звітів, планів, історій успіху і подібних документів;
• Бере участь у регулярних обговореннях «АГРО» на тему Співпраці, Навчання та Адаптації (CLA);
• Дотримується принципів ділової етики компанії «Кімонікс».

Умови і терміни роботи та підпорядкування:

Для роботи на цій посаді передбачається укладення строкового трудового договору на умовах повної зайнятості до завершення строку впровадження Програми (13 листопада 2026 р.).

Визначене місце роботи: офіс у м. Києві, можлива частково дистанційна робота. Можливі відрядження в інші регіони України.

Менеджер з питань закупівель працює в складі фінансово-адміністративного  департаменту та підпорядковується Керівникові фінансово-адміністративного департаменту або призначеній ним особі,  або іншій(им) призначеній(им) Керівником Програми особі(ам).

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

Працівник/Працівниця повинен(-нна) бути здатним(-ною) задовільно виконувати всі основні обов’язки, зобов’язання та покладені на нього/неї відповідальності. Перелічені нижче кваліфікаційні вимоги відображають знання, вміння та/або здатності, необхідні для виконання основних обов’язків.

• Щонайменше 8 років досвіду адміністративної роботи, в т.ч. 5 років – у галузі закупівель, бажано у проектах технічної допомоги Уряду США або інших міжнародних донорів на аналогічній посаді із виконанням задач та основними функціями і відповідальністю, схожими на означені вище;
• Підтверджена успішність у динамічному, вимогливому та структурованому середовищі;
• Знання нормативної бази федеральних закупівельних регламентів США (FAR) та/або кодексу федеральних нормативних актів (CFR) (зокрема, розділ 2, частина 200) буде суттєвою перевагою;
• Вища освіта (право, бізнес, фінанси, економіка або пов’язана спеціальність); сертифікація у сфері  закупівель, управління ланцюгами поставок або інша відповідна сертифікація у сфері закупівель буде перевагою;
• Підтверджене вміння працювати професійно, конструктивно, співпрацювати як член команди, дотримуватись графіків, ефективно комунікувати, працювати з різноманітними партнерами (в т.ч. з урядовцями, підприємцями та міжнародними донорами) у динамічному середовищі;
• Вміння виконувати щоденну роботу та досягати очікуваних результатів як під безпосереднім наглядом, так і без нього;
• Вільне володіння українською мовою;
• Володіння англійською мовою на рівні, достатньому для виконання професійних обов’язків та розуміння пов’язаної з роботою письмової комунікації (наприклад, електронної пошти, англомовних та/або двомовних закупівельних документів, двомовних договорів, англомовних звітів та баз даних тощо);
• Впевнений користувач програм MS Office 365
• Успішний досвід роботи у багатонаціональних і багатомовних колективах під тиском та в умовах стислих термінів.

Порядок подання резюме

Просимо надсилати резюме англійською мовою та супровідний лист на електронну адресу [email protected] не пізніше 26 грудня 2025 р. з поміткою “Procurement Manager” та Вашим прізвищем у темі листа. Бажано подавати заявки якомога раніше. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.

Компанія «Кімонікс» – роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам та не дискримінує за ознаками раси, кольору шкіри, віросповідання, статі, національності, політичних переконань, сексуальної орієнтації, гендерної ідентифікації, сімейного статусу, інвалідності, генетичної інформації, віку, членства в професійних організаціях, або за іншими факторами, що не входять до переліку необхідних навичок та професійної кваліфікації.