Координатор/ка з проходження аудитів

БФ «Право на захист» (Фонд) – благодійна організація, що зосереджує свою діяльність на наданні допомоги внутрішньо переміщеним особам (ВПО), людям, які потребують міжнародного захисту, особам без громадянства та групам, що перебувають під ризиком безгромадянства. Фонд є виконавчим партнером УВКБ ООН і реалізує програми безоплатної правової допомоги по всій Україні, а також сприяє змінам у національному законодавстві відповідно до міжнародних стандартів у сфері прав людини.

Координатор/ка з проходження аудитів — це ключова посада, відповідальна за організацію, супровід і комунікацію під час проведення зовнішніх аудитів Фонду. Посада забезпечує ефективну взаємодію між аудиторськими компаніями, фінансовою командою, проєктними менеджерами та іншими підрозділами.

Завдання координатора — не здійснювати аудит, а гарантувати якісний процес, повноту документів, своєчасність відповідей та реалізацію рекомендацій після аудиту.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ ТА ЗАВДАННЯ

1. Планування та підготовка до аудиту

• Розробка і підтримка річного графіку аудитів Фонду та проєктів.
• Створення технічного завдання з проведення аудитів проектів та Фонду для аудиторських компаній
• Отримання, аналіз і поширення переліку документів (Request List) від аудиторської компанії.
• Координація збору документації від фінансового відділу, HR, логістики, закупівель, юридичного відділу, програмних команд та інших підрозділів.
• Перевірка повноти, відповідності та правильності документів перед передачею аудиторам.
• Підготовка вступних зустрічей (kick-off meetings) з аудиторами.

2. Координація процесу аудиту

• Основна контактна особа для аудиторів (Audit Focal Point).
• Забезпечення своєчасної комунікації між аудиторами та працівниками Фонду.
• Контроль за виконанням дедлайнів під час аудиторських запитів.
• Організація інтерв’ю аудиторів із співробітниками Фонду.
• Координація доступу до систем, архівів, документів, баз даних, необхідних для аудиту.
• Відстеження статусу кожного запиту аудиторів.

3. Робота з документами

• Збір, структурування, систематизація та архівування документів для аудиту.
• Створення єдиної папки (Audit Folder) або електронного архіву із повним пакетом документів.
• Забезпечення конфіденційності, безпеки та коректності збереження файлів.
• Відповідальність за своєчасне надання та повноту документів аудиторам у потрібному форматі.

4. Підтримка підрозділів під час аудиту

• Консультування команд щодо вимог аудиторів.
• Пояснення суті аудиторських запитів відповідним підрозділам.
• Надання співробітникам методичної допомоги у формуванні відповідей аудиторам.
• Виявлення потенційних прогалин і допомога у їх виправленні до завершення аудиту.

5. Підготовка відповіді на аудиторські запити

• Координація підготовки офіційних відповідей на запитання аудиторів.
• Перевірка відповідей на коректність, відповідність політикам і фактичним даним.
• Узгодження відповідей з керівництвом (якщо потрібно).
• Передача сформованих пакетів відповідей аудиторам.

6. Завершення аудиту та супровід рекомендацій

• Отримання та розповсюдження драфтового аудиторського звіту.
• Координація процесу надання коментарів на попередній звіт.
• Організація заключних зустрічей з аудиторами.
• Підготовка плану реалізації рекомендацій аудиторів (Audit Action Plan).
• Моніторинг виконання рекомендацій і контроль за їх впровадженням.

7. Підтримка процесу субгрантових аудитів

• Координація аудитів партнерських організацій (субгрантерів).
• Збір документів від партнерів, попередня перевірка.
• Консультування партнерів щодо аудиторських вимог.
• Підготовка рекомендацій партнерам за результатами їх аудитів.

8. Підтримка внутрішнього контролю

• Виявлення системних проблем у процесах Фонду, що відобразились у результатах аудиту.
• Надання пропозицій щодо вдосконалення політик і процедур.
• Взаємодія з фінансовим відділом, закупівлями, HR та комплаєнсом щодо впровадження покращень.

ПРОФЕСІЙНІ ВИМОГИ ТА КОМПЕТЕНЦІЇ

Освіта

• Вища освіта у сфері фінансів, аудиту, економіки, менеджменту, права або суміжних напрямках.

Досвід роботи

• Досвід роботи у сфері фінансів, адміністрування проєктів, аудиту або комплаєнсу — від 1–2 років.
• Досвід роботи з міжнародними аудитами чи міжнародними донорами — бажаний.
• Досвід у НГО — суттєва перевага.

Компетенції

• Висока організованість, здатність працювати з великим обсягом документів.
• Увага до деталей і вміння систематизувати інформацію.
• Впевнене володіння Excel, 1-С (УТП), документами, електронними архівами,
• Здатність чітко і коректно комунікувати з працівниками різних підрозділів і зовнішніми аудиторами.
• Уміння дотримуватися конфіденційності.
• Володіння українською мовою (обов’язково); англійська — на рівні, достатньому для читання аудиторських запитів та документів.

МИ ПРОПОНУЄМО

• Офіційне працевлаштування згідно з політиками Фонду.
• Можливість працювати дистанційно або в офісі в м. Києві.
• Конкурентну заробітну плату.
• Наставництво, підтримку та можливості професійного розвитку.
• Роботу в одній з провідних гуманітарних та правозахисних організацій України.

Процес подачі заявки

Відправити резюме та мотиваційний лист на адресу [email protected], зазначивши у темі листа “Координатор з проходження аудитів_Київ”. Відповіді будуть направлятися тільки особам, які будуть відібрані для інтерв’ю. Будь ласка, не телефонуйте додатково.

Заявки приймаються до 19 грудня 2025 року. Якщо відповідні кандидати будуть визначені достроково, Фонд залишає за собою право завершити процес до цього терміну.