Координатор/ка з фінансових, логістичних та адміністративних питань

Товариство Червоного Хреста України оголошує конкурс на посаду Координатора/ки з фінансових, логістичних та адміністративних питань в Львівський офіс для роботи із місією Червоного хреста Німеччини.

Вимоги до кандидата

• Наявність вищої освіти: Бухгалтерський облік/Фінанси/Бізнес/Адміністраційне Навчання або мінімальний професійний досвід в області фінансового адміністрування
• Досвід роботи в громадських організаціях
• Бажано досвід роботи в гуманітарній організації
• Досвід роботи в проектній діяльності
• Мінімум 3 роки роботи на фінансовій посаді
• Відмінні комунікативні навички
• Вільне володіння українською та англійською мовами – обов’язково (спілкування із місією Німецького Червоного Хреста
• Відмінні навички роботи з комп’ютером (Word, Excel, бази даних, електронна пошта)
• Знання бюджетування, бюджетного контролю, принципів бухгалтерського обліку та практичного застосування фінансових систем, досвід адміністративної та логістичної роботи
• Добре знання оподаткування та законодавчих відрахувань
• Детальне знання комп’ютеризованих систем бухгалтерського обліку та електронних таблиць
• Знання процедур та практики внутрішнього контролю
• Водійське посвідчення
• Досвід комунікації з різними категоріями людей, тактовність та дипломатичність
• Розвинені організаторські та виконавчі навички
• Здатність працювати самостійно та в команді, швидка адаптація
• Здатність швидко навчатися, уважність
• Здатність справлятися зі стресом та працювати під тиском часу
• Вміння готувати та оформлювати звітність
• Дотримання основоположних принципів Червоного Хреста
• Дотримання принципу конфіденційності інформації

Основні обов’язки

Загальні завдання
• Загальне офісне управління (фінансове, адміністративне та матеріально-технічне управління) Львівського представництва Німецького Червоного Хреста
• Надання (за потреби) додаткової підтримки всім областям діяльності НЧХ в Україні шляхом обміну знаннями/ досвідом щодо процедур НЧХ в Україні, пропозиції необхідних адаптацій на основі контекстуальних змін.
• Сприяти логістичному управлінню щодо прибуття нових міжнародних співробітників, включаючи візові вимоги, транспорт, розміщення та інструктаж

Спеціальні задачі:
А. Фінанси
Операції з дрібною готівкою
Відповідає за всі аспекти дрібної готівки в усіх валютах EUR, UAH, забезпечуючи, відповідність усіх процесів вимогам НЧХ, ТЧХУ та донорів. Це включає:
• Сприяння правильному авторизуванню та документальному оформленню всіх надходжень і виплат дрібної готівки
• Контроль залишків дрібної готівки в офісі та інформування про необхідность своєчасного поповнення дрібної готівки
• Ведення необхідних документів фінансового моніторингу
• Щотижневий підрахунок готівки та звірка залишків у журналах
• Перевірка правильності фінансових кодів перед бронюванням транзакцій
• Допомага фінансовому делегату в процесі закриття місяця та співпраця.
Робочі аванси
• Своєчасне надання та моніторинг робочих авансів співробітникам офісу без затримок
• Розрахунок, узгодження та консультування персоналу щодо непогашеної суми авансу
• Інформування фінансового делегата про будь-який незавершений робочий аванс, який потребує його дій для вирішення проблеми
• Перевірка отриманих від національного товариства звітів про дебіторську заборгованість, підготовка коментарів, якщо такі є, запис у фонди Pro.
Б. Адміністрація
• Координувати та керувати організацією подорожей (транспорт/проживання) для персоналу та відвідувачів НЧХ по Україні, забезпечуючи дотримання правил НЧХ та стандартів документації.
• Супровід будь-яких адміністративних вимог перед прибуттям, включаючи заявку делегатів на отримання візи.
• Забезпечити «вітальні послуги» для нових співробітників і відвідувачів України, включаючи розміщення, обмін документами для брифінгу, проїзд і транспорт, телефон та ознайомлення з адміністративною політикою; Проведення культурних брифінгів.
• Забезпечувати належне функціонування, обладнання, прибирання та обслуговування офісу; включаючи обробку рахунків-фактур і замовлення та платежі.
• Забезпечити наявність канцелярських товарів та інших витратних матеріалів для офісу;
• Підтримка планування та організації зустрічей, семінарів і заходів, включаючи протоколювання
• Адміністрування та супроводження контрактів на об’єкти НЧХ у Львові (квартири, офіси) і бути координатором для спілкування з орендодавцями
• Підтримка менеджера програм,операційного координатора та керівника офісу у сфері безпеки у Львові та в країні, відстежуючи тенденції, новини та інформуючи про відповідні зміни/новини
• Підвищення кваліфікаціі асистента проекту, щоб він міг надавати фінансову, адміністративну та матеріально-технічну підтримку під час відсутності
С. Управління логістикою (за потреби)
• Підтримка делегатів НЧХ щодо місцевих і міжнародних послуг із закупівель, для того, щоб забезпечити надання логістичних послуг відповідно до процедур НЧХ/ТЧХУ, наприклад забезпечення місцевого постачання, своєчасних поставок, якості товарів і послуг, дослідження місцевого ринку
• Бути координатором закупівель для львівського офісу, організовуючи/оформлюючи ПАТП (Порівняльний Аналіз Тендерних Пропозицій), заявки, контракти та відстежуючи процес постачання відповідно до логістичних і фінансових стандартів і вимог НЧХ
• Підготовка та контроль планів поїздок, спілкування з водіями

Посада в організації:
- Підпорядкування: Операційному координатору НЧХ
- Підтримка та робочі відносини: усі керівники програм та Голова офісу в Україні. Фінансові та логістичні координатори (розміщені в Любліні, Польща). Партнери філії ТЧХУ. Персонал львівського офісу НЧХ.
- Підлеглі: немає

Робоче місце: Львів.

Товариство Червоного Хреста України пропонує:
• Цікава, різноманітна та багатозадачна робота.
• Можливість допомогти українському народу.
• Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за кордоном.
• Працевлаштування згідно КЗпП.
• Своєчасна виплата заробітної плати.

Якщо вас зацікавила ця посада, надішліть своє резюме на адресу [email protected]. Оскільки вакансія термінова, відділ кадрів може зв’язатися з відповідними кандидатами до кінцевого терміну подання.
У зв’язку з великою кількістю звернень ми зв’яжемося тільки з тими кандидатами, які повністю відповідають вимогам посади.