Керівник/ця групи з адміністративно-фінансової діяльності / Finance and Administration Team Leader

Представництво Датської Ради у справах біженців в Україні (далі по тексту ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка заохочує та підтримує довгострокове вирішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі. 

Команда ДРБ оголошує конкурс на заміщення вакантної позиції Керівник групи з адміністративно-фінансової діяльності у м. Миколаїв.

Загальна мета ролі:

Під керівництвом Менеджера південного регіону та за підтримки Менеджера з адміністративно-фінансової діяльності, керівник групи з адміністративно-фінансової діяльності здійснює щоденне керівництво фінансово-адміністративним відділом в офісі м. Миколаїв. Керівник групи з адміністративно-фінансової діяльності є лідером групи та лінійним керівником молодшого і середнього персоналу з фінансової та адміністративної роботи, розподіляє обов’язки для забезпечення ефективного та своєчасного виконання повсякденних задач.

Ключові обов’язки:

Управління персоналом:

• Управління фінансовим та адміністративним персоналом;
• Контроль щоденної робочої активності, регулярне планування, якісний розподіл робочого навантаження між членами команди;
• Відповідальність за планування кадрових ресурсів, успішність виконання завдань, благополуччя та розвиток підпорядкованого персоналу.

Фінанси та бухгалтерія:

• Планування бюджету та мониторинг використання коштів – перевірка витрат бюджету та консолідація інформації, що потрібна для підготовки прогнозу витрат; 
• Перевірка відповідності та розподілу допоміжних витрат (паливо, зарплата, оренда тощо) встановленому порядку та згідно з процедурами, а також перевірка супроводжуючих документів за цими витратами;
• Перевірка документів та забезпечення відповідності витрат проектам та бюджетним лініям, перевірка наявного бюджету перед верифікацією документів; 
• Контроль за тим, щоб бухгалтерські записи відповідали внутрішнім процедурам та політикам ДРБ, українському законодавству, виконувались чітко та вчасно шляхом перевірки та погодження журналів транзакцій перед їх постингом в системі обліку;
• Забезпечення своєчасної підготовки щомісячної звітності, включаючи звірку банківських та касових рахунків;
• Перевірка та підпис заявок на закупівлі та заявок на оплату;
• Допомога з підготовкою до аудитів за проектами;
• Активна участь у гармонізації поточної роботи всередені команди офісу в Миколаєві, а також з командами інших офісів: обмін ідеями, створення зручних інструментів, оновлення інструкцій та політик тощо;
• Забезпечення іншої фінансової підтримки в офісі та виконання інших завдань за вимогою керівника.

Адміністрація:

• Організація та забезпечення виконання адміністративних завдань – договори оренди приміщень, забезпечення життєдіяльності офісу, відправлення документів, організація архіву (сканування та зберігання має бути виконане ефективно);
• Контроль організації транспорту та проживання для гостей та персоналу у відрядженнях – бронювання готелів та квитків;
• Координація організації тренингів та робочих зустрічей – оренда конференц залів, канцелярії та супровідних матеріалів;
• Ефективна робота з відділом закупівель та прогамним персоналом в закупіві витратних матеріалів та послуг у встановлені терміни;
• Інші завдання за запитами керівника.

Необхідний досвід та компетенції:

• Вища освіта у відповідній галузі або еквіваленті (фінанси, бухгалтерський облік, управління персоналом);
• Мінімум 4 роки відповідного професійного досвіду роботи у сфері фінансів та адміністрування.
• Досвід роботи в неурядових гуманітаріях організаціях буде перевагою.
• Відмінні навички роботи з пакетом Microsoft Office.
• Відмінні комунікативні та аналітичні навички.
• Розвинені організаторські здібності.
• Англійська мова – рівень Upper-Intermediate, Аdvanced (говоріння/читання/письмо).
• Досконале володіння українською та російською мовами.
• Акуратність і уважність у роботі з документами.
• Компетентність у веденні переговорів і ухваленні рішень.
• Фінансова грамотність.

Усі посади ДРБ вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями ДРБ:

• Прагнення до досконалості: зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів
• Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків.
• Взяття ініціативи: взяти на себе відповідальність та ініціативу, прагнучи до інновацій.
• Комунікація: слухати та говорити ефективно та чесно.
• Демонстрація доброчесності: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки щодо цінностей і Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань. 

Ми пропонуємо:

• Цікаву роботу у міжнародній гуманітарній організації.
• Офіційне працевлаштування. Тривалість контракту: 6 місяців.
• Медичне страхування та страхування життя.

Дата початку: якнайшвидше

Заявки відкриті лише для громадян України. Заробітна плата та умови будуть відповідати умовам працевлаштування національного персоналу ДРБ в Україні. 

Процес подачі заявки

Якщо Вам цікава робота в міжнародній гуманітарній організації, будь ласка надсилайте своє резюме (не більше чотирьох сторінок) та мотиваційний лист англійською мовою за посиланням: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=166771&DepartmentId=19100&SkipAdvertisement=true

Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Кінцева дата подачі резюме: 17 січня 2023 р.

Для отримання додаткової інформації про Представництво Датської ради у справах біженців в Україні, будь-ласка, перегляньте наш веб-сайт drc.ngo.