Інспектор з кадрів та адміністративних питань/ Human Resources, Administration Assistant

Представництво Датської Ради у справах біженців (ДРБ) є провідною міжнародною гуманітарною організацією, основною метою якої є захист, підтримка та просування довгострокових рішень для постраждалого від переміщення населення.

ДРБ існує в Україні з 2014 року. На даний момент у ДРБ працює понад 700 співробітників загалом на території України. У 2024 році ДРБ продовжить суттєве розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах соціально-правового захисту, економічного розвитку, відбудови житла та розселення та гуманітарного роззброєння та миробудівництва (гуманітарного розмінування), надаючи пряму підтримку відповідальним особам та громадським організаціям (ГО), а також їх партнерам. ДРБ надалі розвиватиме довгострокові рішення, адаптуючи їх до ситуації, що змінюється.

Загальні цілі посади:

Інспектор з кадрів та адміністративних питань забезпечує безперебійну роботу офісу ДРБ, що базується в Херсоні. В обов’язки входить виконання адміністративних завдань (подальша підтримка в отриманні адміністративних дозволів, управління закупівлями канцелярського приладдя, бронювання поїздок, відстеження завдань, пов’язаними з приміщеннями, та виконання інших обов’язків за призначенням) та кадрових завдань (загальна підтримка в наборі персоналу, підтримка в процесах управління персоналом та документації). Виконуючи ці обов’язки, ця роль сприяє підтримці ефективної діяльності ДРБ у Херсонській області. Працівник повинен бути здатним приймати самостійні рішення і дії у своїй сфері діяльності, допомагаючи виконувати основні вимоги організації та сприяти розвитку групи реагування.

Вашими основними обов’язками будуть:

• Виконувати адміністративні завдання згідно принципів ДРБ.
• Підтримка із завданнями, пов’язаними з персоналом, включаючи проведення інтерв’ю та перевірки рекомендацій, збір та сканування документів. 
• Допомагати в адаптації та брати участь в адміністративному інструктажі нових кадрів.
• Управління завданнями, пов’язаними з приміщеннями, включаючи зв’язок з орендодавцями, підготовку та підтримку угод та вирішення питань, пов’язаних з офісами та гостьовими будинками. Підтримка у вирішенні завдань, пов’язаних з фінансами, включаючи обробку дрібної готівки, якщо вас попросять. 
• Підтримувати в закупівлях, пов’язаних з офісом, включаючи замовлення та зберігання канцелярських товарів. 
• Надавати підтримку різним відділам у завданнях введення даних.
• Бронювати готелі/поїздки для співробітників ДРБ, включаючи національні та міжнародні подорожі.
• Отримувати і відправляти офіційну кореспонденцію і вести її облік.
• Подальші дії та підтримка з адміністративними дозволами. Контроль за дотриманням міжнародного кодексу поведінки організації, внутрішніх та донорських інструкцій/процедур щодо закупівель ДРБ, щоб уникнути конфлікту інтересів.
• Виконувати спеціальні офісні завдання (наприклад: закупівлі, обслуговування офісу, пошук приміщень). 
• Брати участь в організації навчання. 
• Завдання та обов’язки, визначені в цій посадовій інструкції, не є вичерпними і залежать від потреб проекту. 

Для того, щоб бути успішним у ролі Інспектора з кадрів та адміністративних питань, ми очікуємо мінімум 1 рік досвіду роботи у відповідній сфері. Також ми очікуємо:

• Знання херсонського місцевого громадянського суспільства є перевагою.
• Бажані навички роботи в Microsoft Office, зокрема Excel, Word, досвід роботи з ERP системами.
• Аналітичний склад розуму, уважність до деталей, комунікабельність.
• Високий рівень професійної етики та розуміння політики конфіденційності.
• Знання Англійської на рівні вище середнього або вище є обов’язковим.
• Вільне володіння українською.

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ:

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань.

Ми пропонуємо:

Контракт: безстроковий контракт після успішного проходження 3-х місячного випробувального терміну;

Рівень: І — неуправлінський

Місце виконання обов’язків: Херсон

Дата початку: якомога швидше

Заявки відкриті лише для громадян України. Заробітна плата та умови будуть відповідати умовам працевлаштування Датської ради у справах біженців.

Процес подачі заявки:

Усі кандидати повинні надіслати супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою за посиланням: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=170212&DepartmentId=19100&SkipAdvertisement=true

Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Кінцевий термін подачі заявок: 1 квітня 2024 року.