20.10.2025

Асистент/ка з підбору та управління персоналом / HR (Recruitment) Assistant

Vacancy_dfrfycsz(6) prostirjob — Асистент/ка з підбору та управління персоналом / HR (Recruitment) Assistant

Загальна інформація

Програма «Партнерство за сильну Україну» Фаза 2 (PFRU-2) — це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії у співпраці з українським урядом. Метою PFRU-2 є забезпечення українській державі кращих умов для керування інклюзивним відновленням і відродженням України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії.

Основні обов’язки (ключові функції):

Асистент(ка) з підбору та управління персоналом забезпечує щоденну діяльність департаменту управління персоналом, зокрема підбір співробітників, адміністрування договорів, управління особовими справами персоналу, дотримуючись політик PFRU-2 та вимог МЗС Великої Британії.

Підбір персоналу

Розміщує оголошення про вакансії на відповідних платформах пошуку роботи згідно з інструкціями.
Координує та керує процесами найму відповідно до встановлених процедур і правил, включаючи оголошення вакансій, відбір заявок на основі необхідної кваліфікації та обсягу робіт, рекомендує кандидатів для співбесід, створює списки кандидатів, планує та бере участь у співбесідах як представник відділу управління персоналом, проводить перевірки рекомендацій та веде переговори з кандидатами щодо працевлаштування.
Надає рекомендації наймаючим менеджерам та членам команди відділу управління персоналом з питань, пов’язаних з наймом.
Розробляє питання для співбесід у співпраці з Фахівцем з управління персоналом та/або членами технічної команди за потреби.
Підтримує зв’язок з кандидатами протягом усього процесу найму, включаючи збір необхідної документації (наприклад, підтвердження наявності у кандидата необхідної освіти та збір довідок про попереднє працевлаштування) та проведення перевірки рекомендацій.
У координації з Фахівцем з управління персоналом розробляє пропозиції про роботу (job offers) для перегляду та затвердження директором з управління персоналом та заступником керівника групи з операційних питань.
Надає кандидатам точну інформацію про умови працевлаштування та пакети пільг. Проводить переговори з кандидатами щодо умов співпраці, рівня оплати та дати початку роботи, забезпечуючи прозору, професійну та доброзичливу комунікацію.
Надає зворотний зв’язок щодо результатів процесу найму всім кандидатам, які брали участь у співбесідах.
Передає інформацію про будь-які потенційні невідповідності або порушення у практиці найму Фахівцю з управління персоналом та Директору з управління персоналом для своєчасного вирішення.
Забезпечує наявність всіх документів щодо нових працівників, а також повноту заповнення особових справ, щоб останні відповідали політикам Chemonics, місцевому трудовому законодавству та правилам FCDO.
Веде та регулярно оновлює трекер з рекрутменту для моніторингу статусу відкритих вакансій та забезпечує своєчасне вжиття заходів щодо незавершених задач.
Забезпечує належне документування всіх етапів процесу найму для потенційних аудитів та перевірок дотримання вимог донорів.

Кадрове діловодство:

Допомагає Фахівцям з управління персоналом у складанні договорів/контрактів та їх продовження для співробітників і консультантів проектів (STTA), забезпечуючи точність та своєчасність.
Забезпечує точність документів в особових справах співробітників та консультантів, забезпечуючи їх повноту та готовність до аудиту.
Надає підтримку в процесі онбордингу та адаптації нового персоналу шляхом підготовки комунікацій щодо виходу на роботу, підготовки документів, допомогає з підготовкою звільнень працівників.
Допомагає впорядковувати HR-файли, шаблони та форми для оптимізації внутрішніх процесів.
Відповідає на рутинні HR-запити та передає складні питання Фахівцю з управління персоналом або Директору з управління персоналом за потреби.
Надає адміністративну допомогу команді управління персоналом, включаючи планування зустрічей та оновлення шаблонів.
Виконує інші завдання та обов’язки для забезпечення загальної ефективної реалізації заходів PFRU-2.

Ключові компетенції:

Для успішного виконання обов’язків Асистент(ка) активно користуватиметься кожною з наведених нижче ключових компетенцій. Для ефективної підтримки своєї команди він(вона):

приділятиме час і зусилля для розуміння цілей PFRU-2 та своєї ролі в їхньому досягненні шляхом налагодження відносин, що зміцнюють групову динаміку;
із ентузіазмом братиметься за додаткові нові завдання, необхідні для набуття професійних навичок та сприяння досягненню цілей програми;
використовує доступні ресурси (інструкцій, домашньої сторінки тощо) для визначення відповідних наступних кроків;
пріоритезує завдання за терміновістю, необхідністю подальших дій з боку інших тощо для ефективного виконання роботи, а також вносить корективи, адаптується та виявляє гнучкість у разі зміни пріоритетів;
виявляє проблеми та інформує про них свого керівника, а також пропонує рішення на основі розуміння проблеми;
навчається на помилках, невдачах, успіхах, зворотному зв’язку з метою розуміння власних сильних сторін, потреб у розвитку та професійного зростання.

Кваліфікація:

Диплом у відповідній галузі (управління персоналом, соціальні науки тощо).
Обов’язково мінімум 2 роки досвіду роботи в галузі управління персоналом / операційної діяльності.
Досвід роботи з технологіями, що використовуються для сорсингу, скринінгу та найму персоналу буде перевагою.
Досвід використання програмного забезпечення, пов’язаного з процесами рекругитнгу та управління персоналом буде перевагою.
Знання українського трудового та цивільного законодавства.
Досвід роботи в проєктах, що фінансуються МЗС Великої Британії (або іншими донорами) буде перевагою.
Чітка та лаконічна усна та письмова комунікація, сильні навички міжкультурної комунікації та чутливості.
Уміння керувати декількома пріоритетними завданнями в динамічному середовищі.
Обов’язково вільне володіння письмовою та усною англійською та українською мовами.
Здатність/готовність до відряджень на об’єкти PFRU-2.

Інструкції щодо подання резюме:

Подайте заявку за наступним посиланням до 3 листопада. Для ролей, що вимагають знання англійської мови, англомовні резюме є бажаними (але не обов’язковими). Ми заохочуємо подавати заявки людей з інвалідністю. Заявки будуть розглядатися на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте. Chemonics зв’яжеться з фіналістами.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine. PFRU-2’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression.

Principal Services and Responsibilities (Essential Functions):

The HR Assistant supports day-to-day human resources operations, particularly recruitment, HR administration, and personnel file management while maintaining compliance with PFRU-2 policies and FCDO requirements.

Recruitment

Posts job advertisements on relevant job platforms as directed.
Coordinates and manages recruitment processes in compliance with established procedures and regulations including advertising the positions, screening applications based on required qualifications and scopes of work, recommending candidates for interviews, creating longlists, scheduling interviews, and participating in interviews as HR representative, conducting reference checks and negotiating offers of employment.
Provides guidance to hiring managers and HR team members on recruitment-related matters.
Drafts interview questions in collaboration with the Field Coordination (HR and Talent Management) Officer and/or technical team members as needed.
Maintains communication with candidates throughout the recruitment process, including collecting required documentation (e.g., education verification and previous employment records) and conducting reference checks.
In coordination with Field Coordination (HR and Talent Management) Officer drafts job offers for HR Director and Deputy Team Leader Operations review and approval.
Provides candidates with accurate information about employment conditions and benefits packages. Conducts negotiations with candidates regarding terms of cooperation, compensation level, and start date, ensuring transparent, professional, and friendly communication.
Provides feedback on the result of the recruitment process to all candidates who participated in interviews.
Escalates any potential non-compliance or irregularities in recruitment practices to the Field Coordination (HR and Talent Management) Officer and HR Director for timely resolution.
Ensures that all new hire paperwork is submitted and personnel files are complete and compliant with Chemonics policies, local labor laws, and FCDO regulations.
Maintains and regularly updates the recruitment tracker to monitor the status of open positions and ensures timely follow-up on pending actions.
Ensures all stages of the recruitment process are properly documented to support audits and donor compliance reviews.

HR administration

Supports HR Officers with drafting agreements/contracts and extensions for employees and project consultants (STTA), ensuring accuracy and timeliness.
Maintains accurate personnel and consultant files ensuring completeness and audit readiness.
Supports staff onboarding and offboarding tasks, such as welcome communications, file preparation, and exit documentation.
Helps organize HR files, templates, and forms to streamline internal processes.
Responds to routine HR inquiries and refers complex issues to the Field Coordination (HR and Talent Management) Officer or HR Director as needed.
Provides administrative assistance to the HR team, including scheduling meetings and updating templates.
Ad hoc tasks and duties as required to ensure the overall efficient implementation of PFRU-2 activities.

Core Competencies

A successful Assistant will be actively engaged across each of the core competencies listed below. They will effectively support their team by:

Investing time and effort in understanding the PFRU-2 goals and objectives and their role in implementing them through relationship building that strengthens group dynamics.
Enthusiastically take on additional new tasks and work as needed to build professional skill set while supporting program goals
Utilize available resources (guidance documents, landing page, etc.) to determine appropriate next steps
Prioritize tasks based on urgency, follow-up required from others, etc. to efficiently complete work; adjusts, adapts, and remains flexible to changing priorities.
Determine, define, and raise issues to their supervisor and propose solutions based on understanding of issue.
Use mistakes, failures, successes, and feedback as learning opportunities to understand own strengths, development needs, and improve professionally.

Qualifications:

Degree in relevant field (human resources management, social sciences, etc).
Minimum 2 years of work experience in HR/ Operations field required.
Experience with a wide range of recruitment technology applied to sourcing, screening, and hiring will be an asset.
Experience in using HR and recruitment-related software will be an asset.
Knowledge of Ukrainian labour and Civil law.
Experience of work in FCDO-funded (or other donor-funded) projects will be an asset.
Communicates clearly and concisely, both verbally and in writing, with strong cross-cultural communication skills and sensitivity.
Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
Fluency in written and spoken English and Ukrainian is required.
Ability/willingness to travel to locations where PFRU-2 works.

Application Details:

Apply using the following link by November 3rd. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application