Асистент/ка з адміністративно-фінансових питань

Датська рада у справах біженців (DRC) є провідною агенцією з питань захисту, повноваженнями якої є просування та захист довгострокових рішень для постраждалого від конфлікту та переміщення населення на основі гуманітарних принципів і прав людини.

DRC працює в Україні з 2014 року  і продовжує значне розширення масштабів у 2022 році для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах захисту, засобів до існування, житла/непрофільних організацій та гуманітарного роззброєння та розбудови миру.

DRC активно шукає в свою команду Асистента з адміністративно-фінансових  питань в офіс м. Миколаїв. 

Загальний опис вакансії

Асистент з адміністративно-фінансової роботи забезпечую підтримку щоденного функціонування офісу та імплементації програм DRC у західному регіоні, в офісі м. Миколаєві у зоні своєї відповідальності. Звітує керівнику групи з адміністративно-фінансової діяльності, співпрацює з командою з закупівель та програмним персоналом для забезпечення своєчасного виконання адміністративно-фінансових завдань та надання необхідної підтримки іншим командам у зоні своєї відповідальності

Географічне розташування

Ця роль зосереджена на території та забезпечує відповідність процедурам і вказівкам DRC у межах області. Роль сприяє розробці територіальних стратегій, які перетворюються на плани дій і повсякденні завдання. Роль забезпечує підтримку та/або технічне керівництво базовими операціями. Місце служби в Миколаєві.

Основні обов’язки 

• Підтримка керівника групи з адміністративно-фінансової діяльності у питаннях фінансової та адміністративної звітності 
• Підготовка платежів з використанням клієнт-банку відповідно до процедур DRC 
• Робота з касовими документами, контроль наданих авансів та своєчасного звітування за ними
• Оновлення касової книги на щоденній основі, забезпечення фактичного відображення витрат та залишків коштів на балансових рахунках у різних валютах 
• Контроль наявності супровідних документів до транзакцій, забезпечення належного зберігання відсканованих та паперових документів у файловій системі організації
• Створення журналів витрат у внутрішній системі обліку Dynamics
• Контроль авансів і депозитів – вони мають бути оформлені та авторизовані належним чином та згідно з DRC процедурами  
• Забезпечення коректного, якісного та достатнього опису витрат у супровідних документах, ваучерах, касових книгах та журналах – описи повинні відповідати вимогам внутрішніх правил
• Формування архіву документів в електронному та паперовому вигляді, підготовка реєстрів та регулярне відправлення документів в головний офіс у м.Києві 
• Ефективна робота зі службами фінансів, логістики, програмними відділами з підготовки до своєчасної закупівлі необхідних матеріалів та послуг 
• Контроль за дотриманням міжнародного кодексу поведінки організації, внутрішніх та інструкцій/процедур донорів відносно закупівель DRC, щодо уникнення конфлікту інтересів 
• Надання необхідної адміністративної підтримки програмному персоналу щодо організації відряджень, бронювання квитків та проживання, та належного звітування 
• Інші адміністративні завдання за вимогою керівника 
• Розуміння та забезпечення дотримання кодексу поведінки DRC

Необхідний досвід та компетенції

• Навички роботи в Microsoft Office, зокрема Excel, бажаний досвід роботи з ERP системами
• Аналітичний склад розуму, уважність до деталей
• Попередній досвід від 1 року в фінансовому відділі
• Володіння англійською, українською та російською мовами;
• Усі посади DRC вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями DRC: Прагнення до досконалості: зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів;
• Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків;
• Переймання ініціативи: взяти на себе відповідальність та ініціативу, прагнення до інновацій.
• Спілкування: слухати та говорити ефективно та чесно;
• Демонстрація чесності: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки щодо цінностей і Кодексу поведінки ДРК, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань.

Освіта

• Вищий ступінь у відповідній галузі або еквівалент (фінанси, бухгалтерський облік, управління бізнесом);
• Відмінні навички роботи з Microsoft Office;
• Навички мовлення, дивана та спілкування;
• Розвинені організаторські здібності;
• Акуратність в оформленні документів;
• Компетентність вести переговори;
• Фінансова грамотність.

Ми пропонуємо

• Тривалість контракту: 6 місяців з можливістю поновлення залежно від ефективності та фінансування та успішності проходження 3-х міс випробувального терміну
• Рівень: I
• Місце роботи: м. Миколаїв
• Дата початку: якнайшвидше
• Страхування життя та здоров’я
• Зарплата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування для національних  співробітників Датської ради у справах біженців.

Процес подачі заявки

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою за посиланням

https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=166791&DepartmentId=19100&SkipAdvertisement=true

Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть. 

Звертаємо Вашу увагу, що у зв’язку з терміновістю набору, заявки розглядатимуться по мірі надходження  та вакансія може закритися раніше кінцевого терміну подачі резюме.

Кінцевий термін подання заявок: 17/01/2023

Щоб отримати додаткову інформацію про Данську раду у справах біженців, відвідайте наш веб-сайт drc.ngo.