Тендер на закупівлю постачальника послуг з надання багатоцільової грошової допомоги в Україні

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. оголошує відкриту тендерну процедуру на закупівлю послуг з надання багатоцільової грошової допомоги в Україні. 

• ПРО ТЕНДЕРНИЙ ПРОЦЕС

Про організацію

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. – це християнська організація, що опікується правами людини, гуманітарною допомогою та співпрацею у сфері розвитку. Розташована в Констанці, Німеччина, “Sign of Hope” (SoH) спрямовує свою діяльність на допомогу людям у скруті та експлуатованим людям по всьому світу. В Україні “Sign of Hope” підтримує людей, які потребують допомоги, надаючи їм притулок, грошову допомогу, психосоціальну підтримку та інші види підтримки. Більше інформації про діяльність організації можна знайти тут: https://www.hoffnungszeichen.de/english

Мета тендеру

Вибір постачальника послуг з надання багатоцільової грошової допомоги в Україні.

Відібраний постачальник послуг забезпечить надійну основу для забезпечення підзвітності, прозорості та точності у наданні багатоцільової грошової допомоги (надалі – MPCA) або, як альтернатива, інших видів багатоцільової грошової допомоги, таких як готівка на житло, готівка для бізнесу тощо в Україні. Відібраний постачальник послуг надаватиме послуги з переказу коштів для виплати багатоцільової грошової допомоги в Україні.

Умови контракту/період надання послуг

Надання багатоцільової грошової допомоги розпочнеться орієнтовно у жовтні 2023 року та буде завершена у грудні 2023 року.

Інформація для надання фінансових послуг

• Бюджет, на який поширюється багатоцільова грошова допомога в Україні: приблизно 200 000 євро
• Місцезнаходження проекту: Україна
• Період реалізації проекту: жовтень 2023 – грудень 2023

Подання цінових пропозицій

Усіх зацікавлених учасників тендеру просимо подавати свої пропозиції виключно в електронному вигляді на електронну адресу [email protected] з позначкою в темі листа “MPCA PROVISION UKRAINE” не пізніше 19 вересня 2023 року, 22.00 EET (за київським часом). Пропозиції, отримані пізніше зазначеного терміну, розглядатися не будуть. Якщо пропозиції є неповними, учасники тендеру можуть подати документи, яких не вистачає, до настання кінцевого терміну на запит SoH.

Кінцевий термін подачі заявок

19 вересня 2023 року, 22.00 EET (за київським часом)

Валюта пропозиції

Всі ціни повинні бути вказані в євро.

Мова пропозиції

Пропозиція та вся кореспонденція і документи, що стосуються Пропозиції, якими обмінюються учасники тендеру та “Sign of Hope”, повинні бути написані англійською мовою.

Строк дії пропозицій

Пропозиції залишаються дійсними протягом 60 днів після дати подання пропозиції, зазначеної вище.

Питання?

У разі виникнення будь-яких запитань, будь ласка, пишіть на [email protected]

2) ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ

1. A) Очікувані результати робіт та послуг

Виконавець самостійно спланує, розробляє та виконує всі необхідні послуги з MPCA, оцінить виявлені ризики та недоліки, спираючись на власний досвід та міжнародне законодавство. Технічна пропозиція повинна включати та враховувати наступний обсяг робіт:

• Постачальник несе відповідальність за надання грошової допомоги бенефіціару у безпечний та своєчасний спосіб.
• Грошова допомога повинна надаватися у формі, доступній та зрозумілій для бенефіціарів, через міжнародні платіжні системи.
• Надавач та SoH визначають графік виплат відповідно до планів SoH, згідно з яким усі заплановані виплати здійснюються в узгодженому місці виплат.
• Постачальник повинен забезпечити наявність відповідних ресурсів (кадрових та ліквідних) для проведення запланованих платежів для SoH.
• Надавач повинен гарантувати та впроваджувати адекватні механізми страхування та управління ризиками, які не покриватимуться SoH.
• Постачальник послуг повинен щомісяця звітувати про діяльність зі збору платежів (звіт про зібрані та незібрані платежі із зазначенням дати, часу тощо), а також надавати рахунок-фактуру та підтвердження квитанцій про оплату послуг.
• Постачальник послуг гарантує, що у випадку, якщо бенефіціар не може отримати конкретну допомогу до конкретної дати, кошти будуть перераховані назад на рахунок SoH.
• Усі нерозподілені кошти повертаються SoH протягом узгодженого терміну, як зазначено в угоді.
• Постачальник гарантує правильний розподіл, гарантуючи, що кожна особа порахує та перевірить отриману суму перед тим, як покинути місце отримання. Постачальник несе відповідальність за кошти до моменту їх виплати одержувачам.
• SoH відповідає за критерії відбору та надання списків бенефіціарів. Виконавець не повинен вирішувати, хто має право на отримання допомоги.
• Постачальник гарантує, що фінансова звітність та звіти будуть адекватними та відповідатимуть стандартним вимогам аудиту.
• Персонал, найнятий виконавцем для реалізації заходів, буде нести повну відповідальність перед виконавцем без будь-яких трудових відносин з SoH.
• Виконавець діятиме згідно з відповідною політикою захисту даних і несе відповідальність за наявність надійних механізмів захисту даних відповідно до стандартів захисту даних ЄС.

SoH не несе відповідальності за будь-які витрати або збитки, спричинені претензіями третіх осіб, пов’язаними з наданням послуг з дистрибуції. Постачальник забезпечить конфіденційність і не розголошуватиме жодних даних третім особам. Постачальник повинен вжити належних заходів для запобігання доступу третіх осіб до будь-якої конфіденційної інформації. Постачальник повинен гарантувати, що всі працівники та зацікавлені сторони, пов’язані з Постачальником, дотримуються цього правила.

1. B) Вимоги до постачальника послуг з переказу коштів:

• Постачальник повинен бути знайомий з міжнародними системами грошових переказів та гарантувати, що він може надавати їх в Україні в поточних умовах.
• Постачальник повинен продемонструвати розуміння результатів виконання вимог, викладених у технічній пропозиції.
• Постачальник має необхідні людські ресурси для виконання вимог з урахуванням потенціалу та відповідно до календарного плану. Просимо надати організаційну структуру тощо.

1. C) Пропозиція повинна включати наступні документи:

• Технічну пропозицію (відповідно до вищезазначеного Технічного завдання, наведеного вище), включаючи пропозиції щодо методології, яка буде використовуватися з покроковим підходом до механізму передачі з отриманням котштів для розподілу з НІмеччини; охоплення Закарпатської області в Україні; інформацію про час та засоби доставки; інформацію про використання субпідрядників та співпрацю з ними; інформацію про кваліфікований персонал, доступний для підготовки та реалізації дистрибуції.
• Фінансова пропозиція, що включає винагороду (з урахуванням податків) та умови оплати (в євро).
• Опис досвіду надання послуг з дистрибуції MPCA за останні 5 років, мінімум 1 рік в Україні.
• Мінімум 3 рекомендаційні листи/відгуки за останні 3 роки.
• Історія компанії, послужний список, клієнти, сфера діяльності, перевірений річний звіт та фінансова звітність.
• Опис політики захисту даних відповідно до стандартів захисту даних ЄС та інших політик, що мають відношення до послуг MPCA.
• Інші документи, що підтверджують право на здійснення відповідної діяльності (наприклад, реєстрація компанії).
• Банківська довідка або інше підтвердження ліквідності.
• Самостійна декларація, що підтверджує сплату податків, а також відсутність судимостей або будь-яких інших порушень Кодексу поведінки або інших основних гуманітарних принципів.

Додаткова інформація

• Фінансова пропозиція повинна включати всі витрати та побічні витрати, пов’язані з наданням послуг. Будь-які витрати, що перевищують ціну пропозиції, не покриваються.
• Надані скани документів повинні бути розбірливими та якісними.
• Учасник тендеру несе відповідальність за достовірність інформації, наданої у своїй пропозиції.
• SoH присудить контракт на основі першої цінової пропозиції, що не підлягає обговоренню.
• Якщо пропозиція є неповною, відсутні документи не будуть запитуватися, а неповна пропозиція буде виключена.
• Всі платежі за контрактом будуть здійснюватися безпосередньо Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V.

1. D) Строки

Термін визначення переможця: протягом 5 робочих днів з дня закінчення терміну подачі заявок, з можливістю продовження цього терміну в разі необхідності для уточнення інформації, що міститься в пропозиціях, у письмовій формі.

Результати тендеру: будуть повідомлені всім учасникам не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення про переможця шляхом надсилання електронного листа на електронну адресу учасників тендеру. Переможцю тендеру буде надіслано відповідний електронний лист протягом 5 робочих днів з моменту визначення такого переможця. У випадку, якщо два або більше учасників тендеру наберуть однакову кількість балів, буде проведено жеребкування.

SoH залишає за собою право вимагати від учасників торгів додаткові матеріали або інформацію, що підтверджують відповідність певним положенням пропозиції. Учасники тендеру погоджуються з тим, що SoH не повертає матеріали, подані на будь-якому етапі тендеру.

Договір про надання фінансових послуг буде укладений Hoffnungszeichen I Sign of Hope e.V. Договір, укладений постачальниками фінансових послуг, не буде прийнятий.

Терміни реалізації: Зважаючи на стислі строки впровадження MPCA, контракт з постачальником має бути підписаний протягом першого тижня жовтня 2023 року, а розподіл коштів має розпочатися не пізніше середини жовтня 2023 року. Розподіл коштів має бути завершений до 31 грудня 2023 року, тому постачальник повинен мати всі механізми для того, щоб встигнути доставити MPCA в зазначений термін.

1. E) Правомочні учасники торгів

Учасник тендеру не має права на присудження вищезазначеного контракту, якщо він не відповідає критеріям прийнятності:

1. ПідтвердженаздатністьпрацюватизгрошовимипереказамизНімеччинитабанківськимрахункомвєвро.
2. Підтвердженийдосвідроботиз MPCA неменше 5 років, одинріквУкраїні.
3. Наданий термінвпровадженнядистрибуції MPCA догрудня 2023 року.
4. ЗабезпеченняполітикизахистуданихвідповіднодостандартівзахистуданихЄС.
5. Підтвердженняліквідності.
6. Підтвердженнясплатиподатків, деклараціяпровідсутністьсудимості.

1. F) Критерії та вага для оцінки поданих пропозицій:

1. Технічна пропозиція: 50%
2. Досвід роботи (загальний та в Україні).
3. Часові рамки та підтверджені можливості розподілити зазначену суму до грудня 2023 року.
4. Опис кроків, які мають бути здійснені SoH для створення системи MPCA.
5. Опис методів збору даних для бенефіціарів.
6. Опис механізму звітності та відшкодування неотриманих виплат.
7. Інформація про співпрацю з субпідрядниками (якщо такі є).

2. Фінансова пропозиція: 50%

Tender for the procurement of service provider for Multi-purpose Cash Assistance in Ukraine 

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. is announcing an open tender procedure for MPCA service provision in Ukraine. 

• ABOUT THE TENDER PROCESS

About the organisation  

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. is a Christian motivated organisation for Human Rights, Humanitarian Assistance and Development Cooperation. Based in Constance, Germany, Sign of Hope (SoH) is dedicated to helping those in distress and exploited people worldwide. In Ukraine, SoH supports people in need through shelter, cash assistance, psycho-social support and other activities. More information about SoH’s activities can be found here: https://www.hoffnungszeichen.de/english  

Purpose of the tender 

Selection of a service provider for multi-purpose cash assistance in Ukraine.

The selected service provider will provide SoH with a sound basis for ensuring accountability, transparency and accuracy in the provision of multi-purpose cash assistance (MPCA) or alternatively other MPCA modalities, such as cash for shelter, cash for businesses etc. in Ukraine. A selected service provider will provide financial transfer services for disbursement of MPCA in Ukraine.

Procurement Process

Open Tender Procedure

Terms of contract/Period of service delivery  

The MPCA provision shall start approximately in October 2023 and be finalised by December 2023.

Information for financial services provision

• Budget subjected to MPCA in Ukraine: approximately 200 000 EUR
• Project location: Ukraine
• Project implementation period: October 2023 – December2023

Submission of quotations

All interested bidders are requested to submit their Proposal in electronic form only, to the email address [email protected] with the subject line ‘MPCA PROVISION UKRAINE’ on or before 19 September 2023, 22.00 EET (Kyiv time). Bids received after deadline will not be considered. If offers are incomplete, bidders may be able to hand in missing documents within a deadline upon request by SoH.  

Application deadline

19 September 2023, 22.00 EET (Kyiv time) 

Proposal currency  

All prices shall be quoted in EUR. 

Language of the proposal

The Proposal and all correspondence and documents relating to the Proposal exchanged by the bidders and Sign of Hope shall be written in English. 

Period of Validity of Proposals  

Proposals shall remain valid for 60 days after the date of Proposal submission indicated in above. 

Questions?

In case of any needs for clarification, please write to [email protected] before 19 September 2023 6.00 EET (Kyiv time). 

     2)  TERMS OF REFERENCE 

1. Expected outcome of works and services

The provider will plan, develop and perform all necessary MPCA services independently, assess identified risks and deficiencies, based on their own experience and the international law. The Technical Proposal shall include and take into account the following scope of work: 

• The provider shall be responsible for the provision of cash assistance to the beneficiary in a safe and timely manner.
• The MPCA should be provided in a form accessible and understandable for beneficiaries through international payment systems.
• The provider and SoH will determine a distribution plan timeframe in accordance with the plans of SoH in which all planned distributions shall be executed in the agreed payment venue.
• The provider shall ensure the availability of appropriate resources (staffing and liquidity) to conduct the planned payments for SoH.
• Adequate insurance and risk management mechanisms have to be guaranteed and implemented by the provider and will not be covered by SoH.
• The provider shall report on a monthly basis about collection activities (collected and uncollected report with details about date, time etc.) as well as the service fee invoice and proof of receipts.
• The provider will ensure that in case a beneficiary may not collect the specific assistance by the specific distribution date, the funds will be transferred back to SoH account.
• All undistributed funds are returned to SoH within the agreed timeframe as stated in the agreement.
• The provider will guarantee the correct distribution by ensuring that each person counts and verifies the received amount before leaving the distribution venue. The provider will be responsible and liable for the funds until they are paid to the recipients.
• SoH is responsible for the selection criteria and providing lists of beneficiaries. The provider shall not decide who is entitled to receive the assistance.
• The provider will ensure that financial statements and reports are adequate and meet standard audit requirements.
• Staff employed with the provider for the implementation of the activities will be under the sole responsibility of the provider without any employment relationship with SoH.
• The provider will operate according to an appropriate data protection policy and is responsible for having strong data protection mechanisms in place in line with the EU data protection standards.

SoH will not be liable for any costs or damages resulting from claims of third parties connected to the performance of the distribution services. The provider will ensure confidentiality and shall not disclose any data to any third party. The provider shall take appropriate steps to prevent third parties from accessing any confidential information. The provider has to ensure that all employees and stakeholders affiliated with the provider adhere to this.

1. Requirements for the MPCA Service Provider: 

• The provider shall be familiar with international money transfer systems and ensure they can deliver it to Ukraine under the current context of state of war.
• The provider shall demonstrate an understanding of the deliverables of the requirements in the technical proposal. 
• The provider has the necessary human resources arrangements to meet requirements capacity-wise and in line with the timeline plan. Please provide organizational structure etc.

1. The Proposal must include the following documents:

• Technical Proposal (as per Terms of Reference above), including suggestions for a methodology to be used with a step-by-step approach for the transfer mechanism with receiving funds for distribution from Germany; coverage of Zakarpattia Oblast in Ukraine; information about time and means of delivery; information about the use and cooperation with sub-contractors; information about the qualified staff available for the preparation and implementation of the distribution.
• Financial Proposal, including professional fee (including tax) and payment terms (in EUR). 
• Description of experience in conducting provision of MPCA for the last 5 years, min. 1 year in Ukraine.
• At least 3 reference letters/ testimonials from the last 3 years.
• Company history, track record, clients, coverage, audited Annual Report and financial statements.
• Description of Data Protection Policy in line with the EU Data Protection Standards and other policies relevant to MPCA services.
• Other relevant documents confirming the right to carry out the relevant activity (e.g. company registration).
• Bank verification or other proof of liquidity.
• Self-declaration statement confirming the payment of taxes as well as having no criminal record or any other history in breaching Code of Conduct or other humanitarian core principles.

Additional information 

• The Financial Proposal shall include all costs and allied expenses for the service. Any expenses exceeding the bid price shall not be covered.
• The provided document scans must be legible and of high quality.
• The bidder is responsible for the accuracy of the information provided in their proposal.
• SoH will award the contract based on the first non-negotiated bid/quotation.
• If the quotation is incomplete, missing documents will not be requested and the incomplete bid will be excluded.
• All payments of the contract will be made directly by Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V.in favour of the service provider/bidder.

1. Timeframe

The period for selection of the winner: within five (5) business days from the application deadline, with the possibility of extending this period if necessary to clarify the information contained in the proposals in writing. 

Tender results: will be communicated to all participants no later than five (5) business days from the date of the decision on the winner by sending an email to the bidders. The winner of the tender will be sent a corresponding email within 5 business days from the moment when such a winner is selected. In case two or more bidders achieve the same number of points, lots will be drawn. 

SoH reserves the right to request additional materials or information from bidders confirming compliance with certain provisions of the proposal. Bidders agree that SoH does not return materials submitted at any stage of the tender.  

The financial service provision agreement will be set up by Hoffnungszeichen I Sign of Hope e.V. The agreement set by financial service providers won’t be accepted.  

Implementation Timeline: Due to tight timeline for the MPCA implementation, the contract with a supplier shall be signed within the first week of October 2023 with the distribution starting no later than in mid-October 2023. The distribution must be finalised by 31 December 2023, therefore a supplier needs to have all mechanisms to be able to deliver MPCA within this timeframe.

1. Eligible Bidders

Bidder shall not be eligible for the award of the above contract if they do not fulfill the eligibility criteria:

1. Proven ability to work with funds transfers from Germany and the EURO bank account.
2. Proven experience in MPCA of minimum 5 years, one year in Ukraine.
3. Submitted implementation timeframe for MPCA distribution until December 2023.
4. Provision of data protection policy, in line with the EU Data Protection Standards.
5. Proof of liquidity.
6. Proof of tax payment, declaration of absence of criminal record.

1. Criteria and weighting for the evaluation of the submitted proposals:

1. Technical Proposal: 50%
2. Years of experience (general and in Ukraine).
3. Timeframe and proven capacities to distribute the given amount by December 2023.
4. Description of steps to be taken by SoH for setting up the MPCA system.
5. Description of collection methods for beneficiaries.
6. Description of reporting mechanism and reimbursement of uncollected distributions.
7. Information about cooperation with sub-contractors (if any).
8. Financial Proposal: 50%