Конкурс пропозицій з надання логістичних послуг та організаційного супроводу для програми «Коло: креативний осередок лідерів»

Проект ENGAGE (Enhance Non-Governmental Actors and Grassroots Engagement), що фінансується  USAID  та реалізується компанією Pact, Inc.  запрошує  взяти участь у тендері і надіслати цінову пропозицію на надання логістичних послуг з організації і проведення програми «Коло: креативний осередок лідерів»  –  загалом 7 навчальних  заходів заплановано на період з березня по жовтень 2019 року.

Перший 1-денний захід у Києві (запланований на кінець березня 2019 року) спрямований  на визначення кандидатів, які братимуть участь в  наступних  6 тренінгах  (по 3 дні кожний). Шість 3-денних тренінгів Академії будуть проводитися в обласних центрах України   у квітні-жовтні 2019 року.

Вимоги до подання пропозицій

Закупівля цих послуг здійснюється за рахунок програми міжнародної технічної допомоги та відповідає категорії (виду) товарів, робіт та послуг, зазначених у затвердженому Міністерством фінансів України Плані закупівель, як  звільнених  від ПДВ. Учасники тендеру мають подати пропозиції, що містять таку інформацію:

1. Супровідний лист, підписаний уповноваженим представником компанії, що підтверджує зобовязання учасника тендеру відповідати умовам і вимогам, зазначеним у цьому запиті на подання пропозицій (ЗНП). У листі має бути зазначена особа з відповідними контактними даними, уповноважена підтримувати будь-яку комунікацію з компанією Pact  під час  розгляду і оцінки пропозицій.
2. Цінова пропозиція відповідно до наданого шаблону (див. Додаток 1).

Ціна пропозиції має бути зафіксована в гривнях. Зверніть увагу, що оплата здійснюватиметься в українських гривнях відповідно до виставленого рахунку-фактури. В рахунку-фактурі необхідно виділити окремо сумму ПДВ, яка, однак, не сплачується відповідно до Політики щодо залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. та Листа Державної податкової служби України від 1 березня 2012 р. №6125/7/12-1017.

Термін подання пропозицій та інші вимоги

Зацікавлені сторони мають подати свої пропозиції разом із супровідним листом до 18:00 1 березня 2019 р., на електронну адресу: [email protected]. В темі листа вкажіть, будь ласка, “ЗНП на організацію програми КОЛО”.

Всі запити та уточнення щодо цього ЗНП надсилайте, будь ласка, на електронну адресу: [email protected] до 25 лютого 2019 р., в темі листа вкажіть, будь ласка: “Питання щодо ЗНП на організацію  програми КОЛО.” Пропозиції, отримані після 1 березня 2019 р., не розглядатимуться.

Випуск цього ЗНП не є зобов’язанням з боку Pact щодо підписання  контракту. Pact залишає за собою право відхиляти будь-які або всі пропозиції, але в разі отримання прийнятних пропозицій,  Pact має намір випустити контракт. Pact може зупинити цей ЗНП в будь-який час на власний  розсуд.

Pact не несе жодної відповідальності за будь-які витрати, пов’язані з підготовкою або поданням  пропозицій.

Це відкритий тендер, інформацію про тендер можна знайти в засобах масової інформації.

Мова подання пропозицій

Пропозиції, всі документи та кореспонденція, пов’язана з цим ЗНП, повинні бути написані та подані українською або англійською мовами.

Переговори

Надсилайте, будь ласка, Вашу найкращу цінову пропозицію. Очікується, що контракт буде надано  виключно на основі оригінальних цінових пропозицій. Проте Pact залишає за собою право проводити переговори та/або вимагати роз’яснень та пояснень в процесі проведення тендеру, до ухвали договору.

Вся інформація, надана сторонами один одному протягом переговорного періоду, не розглядається як погоджена, перш ніж така інформація буде письмово зафіксована в договорі та підписана обома сторонами.

Приклади умов договору

Договір на цю закупівлю повинен містити, як мінімум, наступне:

1. Сторони Договору

“Виконавець” означає компанію, яка надає послуги за договором; “Замовник” означає “Pact, Inc.”, що впроваджує програму сприяння громадській активності «Долучайся!» (ENGAGE). Договір  має бути укладений між  ЗАМОВНИКОМ і ВИКОНАВЦЕМ.

2. Умови оплати

Умови та графік оплати будуть узгоджені з обраним підрядником.

3. Звільнення від сплати податку на додану вартість (ПДВ)

Оскільки Рact є виконавцем проекту (програми) міжнародної технічної допомоги, Pact оплачує товари та послуги згідно з рахунком-фактурою Виконавця та контрактом без податку на додану вартість (ПДВ) відповідно до Політики щодо залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. та Міжурядовою угодою між Україною та США щодо гуманітарного, технічного та економічного співробітництва від 7 травня 1992 року.

4. Прийнятність постачальників

Будь-які закупівлі, що є результатом цього тендеру, будуть фінансуватися за рахунок USAID/ ENGAGE, і будуть підпадати під дію Федеральної системи регулювання закупівель (FAR) та правил USAID. Ніяке обладнання, матеріали чи послуги не мають право на фінансування USAID, якщо їх пропонує постачальник або субпідрядник, включений до будь-якого з списків  призупинених, заборонених або неприйнятних заявників, що використовуються USAID.

5. Антитерористичні виконавчі накази та закони США

Виконавцю нагадується, що виконавчі розпорядження США та закони США забороняють транзакції та надання ресурсів та підтримки окремих осіб та організацій, пов’язаних з тероризмом. Відповідальність за виконання цих розпоряджень та законів лежить на підряднику. Це положення повинно бути включено до всіх субпідрядних контрактів / рішень щодо надання субпідрядних договорів, виконаних відповідно до умов цього договору / угоди.

Загальна інформація про програму КОЛО:

• 7 навчальних заходів загалом, що проводитимуться щомісяця протягом березня-жовтня 2019 року;
• Перший 1-денний захід відбудеться в Києві в березні 2019 р., очікувана кількість учасників – 35 (30 учасників-кандидатів, 3  тренери – консультанти, 2 співробітники проекту «Долучайся!»);
• Ще шість тренінгів, 3 дні кожен, відбудуться у Київській області та обласних центрах України (які буде визначено), очікувана кількість учасників у кожному такому  заході –  25 (21 учасник, 2 тренери, 2 співробітники проекту «Долучайся!»).

The USAID-funded Enhance Non-Governmental Actors and Grassroots Engagement (ENGAGE) activity, implemented by Pact, Inc., is soliciting cost proposals for provision of logistical support services for KOLO Fellowship Program Management Academy  – in total,  7 training events are planned for the period of March-October 2019. The first 1-day event in Kyiv (planned for late March 2019) is aimed at defining the candidates who will participate in the following 6 Academy training sessions (3-day each).

The six Academy training sessions – 3 day each – are to be held in oblast centers of Ukraine each month –  during April -October 2019.

Proposal Submission Requirements:

The procurement of services is made at the expense of the international technical assistance program and complies with the category (type) of goods, work and services indicated in the Procurement Plan for VAT-exempt purchases approved by the Ministry of Finance of Ukraine. Bidders will submit proposals that comprise the following information:

1. A cover letter signed by an authorized bidder representative, confirming the bidder’s promise to meet the terms and requirements specified in the request for quotations. The letter must designate a person, with relevant contact  details,  authorized  to   maintain  any   necessary communications with Pact, Inc. during the price quotations review process;
2. A price quotation according to the specific template (Annex 1 to the RFQ);

Quotations must be fixed in prices in UAH. Please note that the payment will be effected in Ukrainian hryvnias in accordance with the issued invoice. The invoice must indicate VAT as a separate item, but no payment of VAT will be made in accordance with the Policy on Raising, Utilizing and Monitoring International Technical Assistance, as approved by the Cabinet of Ministers of Ukraine Resolution 153, dated February 15, 2002, on Establishing a Single System of Raising, Utilizing and Monitoring International Technical Assistance and the Letter of the State Tax Service of Ukraine of March 1, 2012, No.6125/7/12-1017.

Quotations Submission Deadline and Other Requirements:

Interested parties should submit their quotations in a form of expression of interest, followed by cost proposal (quotation) by 18:00, March 1, 2019, to [email protected]  with the subject: “RFQ for KOLO Program”.

Questions regarding this RFQ may be sent to [email protected]  no later than February 25, 2019 with the subject: “Questions re: RFQ for KOLO Program, answers to these questions will be sent to all vendors that submitted questions. Proposals received later than March 1, 2019 will not be considered.

The release of this request for quotations does not constitute an obligation on the part of the Pact, Inc. to award a contract. Pact, Inc. reserves the right to reject any or/and all proposals. Nevertheless, it is the intention of Pact, Inc. to issue a contract, if it receives acceptable offers. Pact, Inc. can terminate this request for quotation at any time at its discretion.

Pact, Inc. is in no manner responsible for any of the costs associated in the preparation or submission of any proposals.

The Bid is open, information about it can be found in mass media.

Language of quotations:

The proposal, all documents and correspondence related to the RFQ must be written and submitted in Ukrainian or English.

Negotiations:

Best price quotations are requested. It is anticipated that a contract award is made solely on the basis of these original quotations. However, Pact, Inc. reserves the rights to conduct negotiations and/or request clarifications and explanations prior to the award.

All information provided by the parties to each other during negotiation period is not considered as agreed on terms before it is written in the contract and signed by both parties.

Sample Terms

Sample Terms of Contract:

The contract for this procurement should at a minimum include the following:

1. Parties of the Contract

The “Contractor” means the company providing the services under the contract; the “Customer” means Pact, Inc.  which implements the Enhance Non-Governmental Actors and Grassroots Engagement (ENGAGE) activity. The contract should be concluded between the CONTRACTOR and the CUSTOMER.

        2.Payment Schedule

Payment terms and schedule will be negotiated with the selected contractor.

3. Exemption from Payment of Value Added Tax (VAT)

Since the Customer is an implementer of the international technical assistance project (program) it shall pay for the goods and services according to Contractor’s invoice and contract without Valued Added Tax in accordance with the Policy on raising, utilizing and monitoring international technical assistance approved by the Cabinet of Ministers of Ukraine Resolution 153 dated February 15, 2002 as amended, and the Intergovernmental US-Ukraine Agreement on Humanitarian and Technical and Economic Cooperation of May 7, 1992.

4. Eligibility of Suppliers

Any procurement resulting from this tender will be financed by USAID/ENGAGE and will be subject to Federal Acquisition Regulation (FAR) and USAID regulations. No equipment, materials or services shall be eligible for USAID financing, if offered by a supplier or subcontractor included on any list of suspended, debarred, or ineligible bidders used by USAID.

5. US Anti-Terrorism Executive Orders and Laws

“The Contractor is reminded that US Executive Orders and US law prohibits transactions with, and the provision of resources and support to, individuals and organizations associated with terrorism. It is the legal responsibility of the Contractor to ensure compliance with these Executive Orders and Laws. This provision must be included in all subcontracts/decisions to award subcontracts executed under terms of this contract/agreement.”

General Information About the KOLO Program

• 7 training events in total, to be delivered monthly during March-October 2018
• The first 1-day event will be held in Kyiv in March with approximately 35 participants

The other six trainings, 3-days  each,  will be held in Kyiv oblast and  oblast centers of Ukraine (to be defined)  with  approximately 25 participants for each training event