Конкурс на надання послуг із логістичної підтримки та організації заходів в Україні та за кордоном

Міжнародна фундація виборчих систем (IFES) запрошує потенційних учасників, що мають відповідний досвід і операційну спроможність, взяти участь у конкурсі на закупівлю послуг із логістичної підтримки та організації заходів в Україні та за кордоном.

IFES – незалежна, неурядова організація, що спрямовує свою діяльність на сприяння демократії через забезпечення професійних та справедливих виборів. IFES виконує проекти в багатьох країнах світу, проводить прикладні дослідження та підтримує адвокаційну діяльність для посилення участі громадян у політичному процесі і становленню більш відповідального та прозорого державного врядування.

Для забезпечення високої якості проведення різних типів заходів IFES потребує надання послуг компанією з логістичної підтримки та організації заходів. Передбачається, що підрядник повинен надавати комплексні організаційні та логістичні послуги в Україні та за кордоном відповідно до наведеної нижче інформації. IFES проводить більшість своїх заходів у межах території України, але також можуть проводитись заходи за кордоном.

Обсяг послуг передбачає:

1. Складання плану організації заходу для кожного конкретного заходу в Україні чи за кордоном та розрахунок бюджету цього заходу відповідно до потреб діяльності IFES.
2. Забезпечення та координація бронювання житла в Україні чи за кордоном для учасників, тренерів, фасилітаторів, модераторів, доповідачів тощо відповідно до вимог та стандартів IFES щодо розміщення та безпеки, з можливістю використання наявних договорів IFES з постачальниками готельних та конференц послуг за запитом представника IFES.*
3. Забезпечення та координація інших видів бронювання та логістичної підтримки для забезпечення діяльності IFES в Україні чи за кордоном, включно з приміщеннями для проведення конференцій, семінарів, зустрічей, інших заходів, а також, за потреби, допомога учасникам, тренерам, фасилітаторам, модераторам, доповідачам тощо у вирішенні логістичних питань за їхнім запитом для забезпечення діяльності IFES, з можливістю використання наявних договорів IFES з постачальниками за запитом представника IFES.*
4. Забезпечення та координація послуг харчування в України чи за кордоном для забезпечення діяльності IFES (харчування та напої для заходу), з можливістю використання наявних договорів IFES з постачальниками за запитом представника IFES.*
5. Забезпечення та координація транспортування та трансферів у межах України та/або за кордоном для учасників, тренерів, фасилітаторів, модераторів, доповідачів тощо під час реалізації заходів IFES; та, за потреби, забезпечення відшкодування учасникам транспортних витрат в обидва боки в межах України чи за кордоном за наявними проїзними документами.
6. За потреби, забезпечення та координація спеціальних послуг для людей з інвалідністю в Україні чи за кордоном.
7. За потреби, проведення репетицій та перевірки технічного обладнання перед початком заходів, а також стеження за проведенням заходів, здійснення контролю за їх організацією та забезпечення прибирання залу після проведення заходів в Україні чи за кордоном.
8. Забезпечення та координація підготовки комплектів матеріалів для учасників заходів IFES (копіювання, сканування, об’єднання роздруківок в комплекти, підготовка бейджів з іменами учасників, розповсюдження вищеперерахованого серед учасників тощо), з можливістю використання наявних договорів IFES з постачальниками за запитом представника IFES.*
9. Здійснення реєстрації та координації учасників під час заходів IFES в Україні чи за кордоном.
10. Організація та пакування (посібників, канцтоварів, інших матеріалів для заходів тощо), послуги доставки (пряма взаємодія з контактними особами), а також координація з поштовими відділеннями (за допомогою облікового запису IFES через «Нова Пошта» або за допомогою інших транспортних послуг).
11. Забезпечення сканування даних моніторингу та оцінки та правильне найменування відсканованих файлів відповідно до стандартів IFES.
12. Забезпечення та координація послуг усного перекладу для підтримки діяльності IFES в Україні чи за кордоном, таких як конференції, семінари, презентації, зустрічі тощо, з можливістю використання наявних договорів IFES з постачальниками за запитом представника IFES.*
13. Надання в оренду необхідного обладнання та канцелярського приладдя, а також забезпечення технічної підтримки під час проведення онлайн-заходів відповідно до потреб IFES для забезпечення діяльності IFES.
14. За потреби, закупівля засобів санітарної безпеки пакетів для заходів (масок, дезінфікуючих засобів, очищувачів повітря, експрес-тестів на COVID тощо); забезпечення персоналу для проведення експрес-тестування на COVID або інші інфекції/захворювання безпосередньо на місці проведення заходу перед його початком.
15. Оплата послуг тренера для заходів IFES.

*У разі використання наявного договору, IFES самостійно сплачує послуги, надані своїми підрядниками. Сума за ці послуги не буде включатися в розрахунок фінального бюджету заходу.

Для виконання зазначеного вище обсягу робіт підрядник повинен забезпечити наступне:

• надавати якісне, своєчасне та професійне обслуговування в повному обсязі;
• призначати щонайменше одного координатора для надання необхідної підтримки під час заходу, залежно від потреб IFES;
• надавати підтримку в режимі 24/7 під час заходів, які тривають більше одного дня.

Усі деталі конкурсу за посиланням.  

Кінцевий термін подачі заявок – 8 вересня 2023 року.