Відкритий тендер із закупівлі послуг з розробки Комунікаційної стратегії

«Всеукраїнська асоціація органів місцевого самоврядування «Асоціація об’єднаних територіальних громад» (далі – Замовник) в межах грантового проекту

№ 2025/06/046/CS «Розробка Комунікаційної  стратегії та Стратегії  розвитку (реформування) Державної служби України з надзвичайних ситуацій на період до 2030 року», що реалізується за підтримки ПРООН, оголошує відкритий тендер на закупівлю послуг з розробки Комунікаційної стратегії.

Дата оголошення про тендер: 18.07.2025 р.

Термін подання тендерних пропозицій: до 01.08.2025 р. до 18:00 за Київським часом.

Предметом закупівлі є послуги з розробки Комунікаційної стратегії.

Детальний опис товарів/послуг, що оголошуються 

Строк надання послуг: протягом 45 днів від дати підписання Договору.

Вимоги до надавача послуг – учасника тендеру

Контекст:

У межах проєкту, спрямованого на підтримку спроможності стратегічного розвитку Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі – ДСНС), оголошується тендер на закупівлю послуг із розробки Комунікаційної стратегії на період до 2030 року. Ця стратегія має стати інструментом підвищення ефективності взаємодії з громадськістю, місцевим самоврядуванням, бізнесом, громадянським суспільством та міжнародними партнерами, а також сприяти зміцненню довіри до державних інституцій у сфері безпеки. Метою проєкту є не лише інституційне зміцнення ДСНС, а й комунікаційний супровід стратегічного розвитку і побудова стійкоі репутаціі ДСНС.

Комунікаційна стратегія має враховувати:

1. Потреби громад у своєчасному та зрозумілому інформуванні щодо дій у надзвичайних ситуаціях;
2. Потреби та очікування мешканців віддалених населених пунктів;
3. Пріоритети органів місцевого самоврядування у формуванні локальних систем кризової комунікації;
4. Потреби та очікування бізнесу у забезпеченні безпеки об’єктів критичної інфраструктури та безперервності діяльності;
5. Роль громадських організацій у просуванні культури цивільного захисту;
6. Необхідність забезпечення інклюзивності та безбар’єрності комунікації, включаючи адаптацію повідомлень для різних цільових груп;
7. Опрацювання унікального досвіду роботи у надзвичайних ситуаціях, який здобула ДСНС в умовах повномасштабного вторгнення.

Географія надання послуг: вся територія України.

Послуги надаються в межах всієї території України. Аналітична частина має враховувати специфіку регіонів, а також приділити окрему увагу громадам, які мають позитивний досвід у сфері кризових комунікацій та співпраці з ДСНС. Успішні практики цих громад мають стати прикладом у навчанні та інформуванні для інших громад краіни.

Завдання

Виконавець має забезпечити повний цикл розробки стратегії, що включає:

1. Проведення попереднього аналізу ситуації: аудит поточної комунікаційної діяльності ДСНС, аналіз медіа, соцмереж, попередніх комунікаційних ініціатив, комунікацій в кризових ситуаціях;
2. Формулювання бачення, цілей і завдань Комунікаційної стратегії у відповідності до цілей та завдань ДСНС на період до 2030 року;
3. Дослідження та складання портрету цільових аудиторій: органи місцевого самоврядування, громадяни, бізнес, НУО, працівники ДСНС, представники органів центральноі влади (Міністерство внутрішніх справ, Міністерство оборони тощо);
4. Визначення ключових проблем, бар’єрів і можливостей комунікації;
5. Розробку мапи цільових аудиторій, ключових меседжів, каналів та форматів комунікації;
6. Формування покрокового плану реалізації (roadmap) та пропозицій щодо моніторингу ефективності;
7. Проведення презентації результатів та тренінгу для представників ДСНС щодо впровадження стратегії.
8. Участь у чотирьох публічних заходах, присвячених презентації та обговоренню Комунікаційної стратегії, які відбудуться в наступних регіонах та населених пунктах:

• для Дніпропетровської області: м. Дніпро;
• для Запорізької області: м. Запоріжжя;
• для Миколаївської області: м. Миколаїв;
• для Херсонської області: с. Шевченкове Миколаївської області (беручи до уваги питання безпеки).

Очікувані результати

1. Аналітичний звіт з аналізом поточної ситуації, цільових аудиторій, викликів та можливостей;
2. Комунікаційна стратегія ДСНС до 2030 року, що містить:
   • стратегічні цілі;
   • карту аудиторій та меседжів;
   • опис каналів і форматів;
   • рекомендації щодо кризових і превентивних комунікацій;
   • індикатори результативності;
   • бюджетні та кадрові орієнтири для реалізації.
3. Презентація для команди ДСНС.
4. Фасилітований воркшоп (1 онлайн або офлайн захід) з представленням результатів і рекомендацій та навчанням для команди ДСНС, із залученням представників центрального, обласного та місцевого рівнів.

Вимоги до форми звітності:

Стратегія має бути складена українською мовою у форматі MS Word та PDF. Всі графіки, діаграми та схеми мають бути складені українською мовою та додатково передані замовнику в форматі, можливому для опрацювання в графічному дизайні.

Виконавець забезпечує граматичну вичитку та коректуру тесту. Замовник залишає за собою право на внутрішню рецензію документа та надання коментарів, обов’язкових до врахування.

Обсяг основного документу – 30–35 сторінок + додатки.

Структура стратегії має бути погоджена з Замовником. Виконавець може запропонувати структуру основних розділів за іншим принципом, враховуючи особливості розробки подібних документів.

Кваліфікаційні вимоги до учасника тендеру

До участі у тендері запрошуються суб’єкти підприємницької діяльності, належним чином зареєстровані за законодавством України, мають досвід у виконанні подібних завдань та відповідні КВЕД, мають можливість надати послуги у вказаний період.

Команда з розробки має складатися щонайменше з двох провідних фахівців: експерта з комунікацій у сфері публічної політики, експерта зі стратегічних комунікацій, які відповідають наступним критеріям:

Для експерта з комунікацій у сфері публічної політики:

1. Досвід не менше 3 років у сфері урядових комунікацій, GR (government relations), кризових або стратегічних комунікацій;
2. Досвід роботи в органах державної влади на керівних посадах або в якості зовнішнього консультанта/радника (перевагою є досвід у сфері безпеки, охорони здоров’я або публічного адміністрування), що забезпечує необхідне стратегічне бачення, розуміння інституційного контексту, здатність працювати з міжвідомчими викликами та формувати комунікаційні рішення, які можуть бути реалізовані у державному секторі.
3. Вища освіта у галузі державного управління, політології, права, соціальних наук або суміжних сфер;
4. Досвід співпраці з міжнародними організаціями та громадянським суспільством у розробці стратегій або аналітичних документів;
5. Підтверджений досвід розробки комунікаційних стратегій або інформаційних кампаній;
6. Високий рівень володіння українською мовою (усна та письмова комунікація, підготовка документів стратегічного характеру).

Для експерта зі стратегічних комунікацій:

1. Щонайменше 5 років професійного досвіду у сфері стратегічних, публічних або кризових комунікацій, включаючи досвід розробки комунікаційних стратегій для органів влади, міжнародних організацій або великих проєктів суспільного значення;
2. Вища освіта у сфері комунікацій, соціальних або гуманітарних наук (зокрема філології, журналістики, публічного управління, соціології, політології), що забезпечує володіння навичками аналітичного мислення, стратегічного письма, побудови публічних меседжів і роботи з текстом;
3. Знання принципів стратегічної та кризової комунікації, інклюзивної та етичної взаємодії з аудиторіями, зокрема в умовах надзвичайних ситуацій або гуманітарних викликів, підтверджене досвідом;
4. Досвід фасилітації, публічних презентацій та консультацій зі стейкхолдерами, включаючи органи місцевого самоврядування та громадські організації;
5. Підтверджений досвід розробки щонайменше 2 комплексних комунікаційних стратегій або інформаційних кампаній, що включали роботу з різними цільовими аудиторіями (влада, громади, бізнес, НУО);
6. Бажано: досвід співпраці з ДСНС та розуміння специфіки публічного сектору України.

Учасник може залучати додаткових фахівців (копірайтерів, дизайнерів, фасилітаторів, тренерів), але до оцінки пропозиції братиметься до уваги відповідність саме двох основних виконавців цим кваліфікаційним вимогам.

Учасник тендеру надає організатору наступні документи:

1. Копія документу, що підтверджує державну реєстрацію;
2. Копія документу, що підтверджує податковий статус
3. Тендерна пропозиція, заповнена за зразком (додається) Додаток. Проформа тендерної пропозиції;
4. Зразок договору надання послуг;
5. Документи, що підтверджують досвід (щонайменше 2 рекомендаційні листи, або договори на аналогічні послуги тощо);
6. Резюме двох ключових виконавців (з описом релевантного досвіду);
7. Документи, що підтверджують кваліфікаційні вимоги (приклади релевантних комунікаційних стратегій).

* -всі супутні витрати, пов’язані із розробкою Комунікаційної стратегії мають бути включені у вартість цінової пропозиції.

Істотні критерії (умови) відбору тендерних пропозицій:

1. Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам тендерного оголошення.
2. Відповідність поданих документів умовам тендерного оголошення.
3. Якість опису послуги та відповідність очікуванням організатора.
4. Прийнятна ціна, умови оплати та умови надання послуг.

Критерії оцінювання тендерної пропозиції

Переможець визначається на підставі сукупної оцінки всіх критеріїв.

Тендерні процедури

Запитання щодо тендеру можна надсилати в електронному вигляді за ел. адресою [email protected] до 31.08.2025  року.

До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення.

Тендерні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників тендеру, що їх подали, до повного завершення надання послуг.

Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності) та у електронному вигляді (у форматі PDF) надіслані учасником на електронну адресу ПРООН [email protected] з темою листа «Відкритий тендер 2025/06/046/CS_назва учасника_комунікаційна стратегія» до 01.08.2025 року.

Всі тендерні пропозиції, отримані організатором після кінцевого терміну їх подання, а саме після  17 години 59 хвилин 01.08.2025 року, розгляду не підлягатимуть.

Визначення переможця тендеру, відбудеться організатором тендеру після фінансової та технічної оцінки запропонованих тендерних пропозицій згідно істотних критеріїв (умов) відбору, які зазначені у даному тендерному оголошенні, але не пізніше 19.08.2025 року.

Результати тендеру будуть повідомлені організатором учасникам тендеру шляхом надсилання відповідних повідомлень електронною поштою протягом не більше ніж трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможців.

Додаткові застереження

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор тендеру залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення.

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритому тендері) за цим тендерним оголошенням підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його тендерну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор тендеру не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.

Контактна особа: Вітовецька Ганна Вікторівна

телефон +38(099) 723 42 92