Відкритий тендер із закупівлі послуг з логістичного супроводу заходів

«Всеукраїнська асоціація органів місцевого самоврядування «Асоціація об’єднаних територіальних громад» в межах грантового проекту № 2025/06/046/CS «Розробка Комунікаційної  стратегії та Cтратегії  розвитку (реформування)  Державної служби України з надзвичайних ситуацій на період до 2030 року», що реалізується за підтримки ПРООН (далі – проєкт), оголошує відкритий тендер на закупівлю послуг з логістичного супроводу заходів.

Дата оголошення про тендер: 16.07.2025 р.

Термін подання тендерних пропозицій: до 31.07.2025 р. до 18:00 за Київським часом

Детальний опис товарів/послуг, що оголошуються

Строк надання послуг: з серпня по листопад (включно).

Вимоги до надавача послуг – учасника тендеру

В межах проєкту, спрямованого на підтримку спроможності стратегічного планування в Державної служби України з надзвичайних ситуацій, оголошується тендер на логістичний супровід заходів на місцевому рівні.

Надання комплексних логістичних послуг з організації та супроводу заходів проєкту, а саме:

• Логістична підтримка команди проєкту під час виїздів у регіони;
• Організація чотирьох одноденних діалогових сесій (фокус-груп) в регіонах (4 окремі одноденні заходи) для учасників з Дніпропетровської, Запорізької, Миколаївської та Херсонської областей;
• Організація чотирьох презентаційних сесій Стратегії в регіонах (4 окремі одноденні заходи) для учасників з Дніпропетровської, Запорізької, Миколаївської та Херсонської областей;
• Організація чотирьох презентаційних сесій та обговореня Комунікаційної стратегії в регіонах (4 окремі одноденні заходи) для учасників з Дніпропетровської, Запорізької, Миколаївської та Херсонської областей;
• Забезпечення технічних, організаційних та побутових умов для учасників;
• Виготовлення необхідних інформаційних та роздаткових матеріалів.

Місце виконання: Дніпровська (м. Дніпро), Запорізька (м. Запоріжжя), Миколаївська (м. Миколаїв, с. Шевченкове) області.

Тривалість надання послуг: упродовж серпня – листопада (включно) 2025 року (точні дати буде повідомлено переможцю тендеру після укладення договору).

До участі у тендері запрошуються суб‘єкти підприємницької діяльності, належним чином зареєстровані за законодавством України, мають досвід у виконанні подібних завдань та відповідні КВЕД, мають можливість надати послуги у вказаний період.

1. Логістичне забезпечення:

 Купівля залізничних квитків для двох представників команди проєкту (під час візитів у регіони за маршрутом: м. Київ – місце проведення заходу – м. Київ);

• Організація трансферу для двох представників команди проєкту з залізничного вокзалу до локації проведення заходу та у зворотному напрямку; 

Вимоги до авто:

• надання технічно справного транспортного засобу місткістю, що відповідає кількості пасажирів;
• автомобіль має бути не старший 7 років, з підтвердженим проходженням технічного огляду;
• постачальник послуг має врахувати, що учасники можуть прибувати різними потягами, відповідно передбачити гнучкий графік подачі транспорту або розділення трансферу на кілька груп;
• наявність ліцензії на перевезення пасажирів — обов’язкова умова;
• наявність маршрутних листів по завершенню трансферу;
• наявність питної води для всіх учасників;
• водій має бути охайного вигляду, чемним у спілкуванні та мати підтверджений стаж керування транспортним засобом не менше 5 років.

2. Організація діалогових сесій:

 Оренда конференц-зали для 26 осіб, з можливістю працювати в групах (площа не менше 60 м²), кондиціонуванням, сучасним інтер’єром, а також обов’язковою наявністю укриття та можливістю продовження заходу в укритті у разі оголошення повітряної тривоги. Пріоритетом є можливість проведення заходу безпосередньо в укритті з дзеркальним технічним забезпеченням;

• Забезпечення харчування учасників (кейтеринг) 26 осіб, що включає:
• два кава-брейки на кожен захід: натуральна кава та чай, два види солоних закусок, два види солодких закусок, посуд;
• обід у комплексному форматі: перша страва, основна страва, напій, десерт, чай/кава;
• вечеря у комплексному форматі: основна страва, напій, десерт, чай/кава;
• 2 пляшки води в день на кожного учасника;
• комфортне обслуговування.
• Супровід події – обов’язкова присутність івент-менеджера на локації для контроля роботи готельних служб, організації та ведення реєстрації учасників, координації процесу компенсації витрат на проїзд, фіксації участі експертів і гостей, збору зворотного зв’язку, забезпечення повного документування заходу, а також організація навігації для зручності учасників;

3. Технічне забезпечення заходу:

• Екран та мультимедійний проєктор (мінімум 5000 люменів) або 2 плазмові панелі на стійках 75’’;
• Звукова система з 6 радіомікрофонами, достатня для комфортного сприйняття інформації аудиторією 26 осіб та залу від 60 м2;
• Ноутбук з презентером;
• Технічний супровід фахівцем протягом усього заходу (налаштування техніки, підтримка під час роботи);
• Забезпечення доступу до електромережі та подовжувачів у залі;
• Організація трансляції заходу на Facebook-сторінку проєкту;
• Забезпечення графічного оформлення трансляції (розробка графіки та айдентики заходу);
• Використання щонайменше двох професійних роботизованих відеокамер або відеокамер з операторами, відеопульта, двох елементів постійного студійного освітлення.

4. Копіювання, друк матеріалів:

• Блокноти формату А5 з нанесенням логотипів – 312 примірників:
• пружина по довгому краю;
• внутрішній блок – 50 сторінок;
• повноколірний друк;
• обкладинка 4+4.
• Ручка гарної якості з нанесенням логотипів організаторів (односторонній повноколірний друк – 4+0) 312 одиниць;
• Еко-сумка з нанесенням логотипів 312 одиниць:
• матеріал – двунитка або саржа;
• щільність від 140 г/м²;
• друк 4+0, область друку – формат А4.

Учасник тендеру надає організатору наступні документи:

1. Копія документу, що підтверджує державну реєстрацію;
2. Копія документу, що підтверджує податковий статус;
3. Тендерна пропозиція, заповнена за зразком (Додаток 1) Додаток 1. Проформа тендерної пропозиції;
4. Технічне завдання, заповнене за зразком (Додаток 2) з вказанням конкретного місця проведення заходу Додаток_2_Технічне_завдання_для_закупівлі_послуг;
5. Зразок договору надання послуг;
6. Документи, що підтверджують досвід (щонайменше 2 рекомендаційні листи, договори на аналогічні послуги тощо);

Істотні критерії (умови) відбору тендерних пропозицій:

1. Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам тендерного оголошення.
2. Відповідність поданих документів умовам тендерного оголошення.
3. Якість опису послуги та відповідність очікуванням організатора.
4. Прийнятна ціна, умови оплати та умови надання послуг.+

Критерії оцінювання тендерної пропозиції:

              Переможець визначається на підставі сукупної оцінки всіх критеріїв.

Тендерні процедури

Запитання щодо тендеру можна надсилати в електронному вигляді за ел. адресою [email protected] до 30.07.2025  року.

До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення.

Тендерні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників тендеру, що їх подали, до повного завершення надання послуг.

Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності) та у електронному вигляді (у форматі PDF) надіслані учасником на електронну адресу ПРООН [email protected] з темою листа «Вікритий тендер 2025/06/046/CS_назва учасника» до 31.07.2025 року. Всі тендерні пропозиції, отримані організатором після кінцевого терміну їх подання, а саме після 
17 години 59 хвилин 31.07.2025 року, розгляду не підлягатимуть.

Визначення переможця тендеру, відбудеться організатором тендеру після фінансової та технічної оцінки запропонованих тендерних пропозицій згідно істотних критеріїв (умов) відбору, які зазначені у даному тендерному оголошенні, але не пізніше 10.08.2025 року.

Результати тендеру будуть повідомлені організатором учасникам тендеру шляхом надсилання відповідних повідомлень електронною поштою протягом не більше ніж трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможців.

Додаткові застереження

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор тендеру залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення.

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритому тендері) за цим тендерним оголошенням підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його тендерну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор тендеру не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.

Контактна особа: Вітовецька Ганна Вікторівна

телефон +38(099) 723 42 92