Тендер для вибору підрядника для створення/адаптації вже наявної СRM-системи управління та моніторингу грантових проєктів
ЗАВЕРШЕНО
Громадська організація «Молодіжна Платформа» оголошує тендер для вибору підрядника по створенню, або ж адаптації вже наявної СRM-системи управління та моніторингу грантових проєктів.
Мета побудови такої системи – це можливість постійного, безперебійного доступу до процесу управління грантами для команди ГО «Молодіжна платформа» та менеджмент процесів моніторингу та звітності. Система може бути сформована уже із наявного функціоналу або створена з нуля, та адаптована під процеси управління грантами ГО «Молодіжна Платформа». У разі необхідності у майбутньому можна долучати додаткові, які релевантні для запланованої системи.
Система має складатися з обов’язкових розділів: загальна інформація про проєкти-грантоотримувачі, нотатки, контакти грантера, власний внесок, документи, модифікації, моніторинг тощо.
———
-
Технічне завдання.
1.1. У системі мають бути створені наступні 4 типи користувачів із різним рівнем доступу та функціоналу. Кожен із них має мати певний тип повноважень:
- Адміністратор: має доступ до всієї інформації у системі, її створення, редагування та видалення; можливість надання різного типу доступу для менеджерів проєкту та надання їм зон відповідальності.
-PRO-менеджер проєкту: може додавати підпроєкти власного проєкту та наповнювати їх необхідною інформацією; може призначати інших менеджерів до свого проєкту та надавати їм зони відповідальності (програмний менеджмент, грантовий менеджмент, моніторинг та оцінка).
- Менеджер: має доступ до редагування документів проєктів, які пов’язані з його зоною відповідальності.
- Гість: має доступ до окремої обмеженої інформації.
1.2. Можливості для кожного типу користувача:
1.2.1. Адміністратор організації:
- створення нового проєкту із можливістю заповнення опису, контактної інформації, медіа та текстових документів тощо.
- можливість додавати, редагувати, погоджувати та видаляти нових користувачів.
- можливість надавати різні типи повноважень користувачам, а саме: PRO-менеджер, менеджер, гість.
- повний доступ до єдиної системи файлів і тек, яка сформована на системі Google Drive і можливістю перегляду файлів усіх користувачів. Можливість спільної роботи над файлами.
- можливість верифікації файлів і завдань або відправлення їх на доопрацювання.
- можливість ставити задачі для усіх працівників організації ГО «Молодіжна Платформа», які є користувачами даної CRM-системи. Можливість призначати відповідальних з термінами виконання.
- пошук по системі (дата, назва, автор, проєкт, теги).
- можливість бачити історію усіх дій користувачів. У вигляді сповіщень чи в окремому полі перегляду, є можливість бачити будь-які зміни дій користувачів, включно з наступними діями у CRM-системі: вхід та вихід користувача; створення, завантаження, редагування, підтвердження та видалення документів; призначення та видалення відповідальних тощо.
- можливість створення витягу даних для звіту за певними критеріями. До прикладу, можливість отримати суму бюджету з декількох проєктів, або кількість учасників серії подій чи всього проєкту.
1.5.2. PRO-менеджер організації:
- можливість створення підпроєктів у проєкті, де менеджеру надана роль PRO, можливість заповнення та адміністрування наступних розділів: загальна інформація про проєкти-грантоотримувачі, нотатки, контакти грантера, документи, власний внесок, модифікації, моніторинг, нагадування.
- можливість надання повноважень іншим менеджерам у рамках власного проєкту.
- можливість фінального погодження документів чи звіту після отримання погоджень від менеджерів, відповідальних за окремі напрямки роботи.
- можливість ставити задачі для команди проєкту. Можливість ставити дедлайни задач та верифікацію виконаного. Можливість призначати відповідальних з термінами виконання.
- повний доступ до єдиної системи файлів і тек, яка сформована на системі Google Drive і можливістю перегляду та редагування файлів усіх користувачів проєкту. Можливість спільної роботи над файлами. Сповіщення про зміни у файлах, повідомленнях.
- можливість верифікації файлів і завдань або відправлення їх на доопрацювання.
- можливість ставити задачі для усіх учасників проєкту.
- можливість порівнювати файли від інших PRO-менеджерів проєкту.
- пошук по системі (дата, назва, автор, проєкт, теги).
1.5.3. Менеджер організації:
- можливість погодження документа чи звіту, дотичного до свого напрямку.
- повний доступ до єдиної системи файлів і тек, яка сформована на системі Google Drive і можливістю перегляду файлів усіх користувачів. Можливість спільної роботи над файлами. Сповіщення про зміни у файлах, повідомленнях.
- можливість верифікації файлів і завдань або відправлення їх на доопрацювання.
- можливість мати доступ до редагування файлів, які дотичні до поля відповідальності менеджера (бюджет для грантового менеджера або план моніторингу та оцінки для менеджера з моніторингу та оцінки. (завершення завдань) і дедлайнами виконаної роботи.
- мають бути шаблони усіх типових договорів та звітних документів із вікнами для заповнення даних.
- можливість порівнювати файли від інших менеджерів проєкту.
- пошук по системі (дата, назва, автор, проєкт теги).
1.5.3. Гість організації:
- можливість перегляду проєктної документації, пов’язаної виключно з запитуваним проєктом. Такий вид доступу теж будуть мати зовнішні лиця для оцінки спроможності організації під час здійснення фінансових та інших видів аудиту.
- доступ до єдиної системи файлів і тек, яка сформована на системі Google Drive і можливістю перегляду лише файлів, пов’язаних з фінансованим проєктом.
- пошук по системі (дата, назва, автор, проєкт, теги).
ІІ. Вимоги до безпеки.
Для захисту передачі даних в CRM-системі потрібний SSL TLS1.2. Двофакторна авторизація входу користувачів. Додаткові протоколи безпеки вітаються та рішення з огляду безпеки зберігання даних.
ІІІ. Вимоги до пропозиції.
3.1. Система має бути розроблена українською мовою.
3.2. Орієнтовна кількість користувачів – до 20 осіб.
3.3. Терміни виконання робіт: до 2 місяців з дати підписання договору, залежно від функціоналу, без тестування та впровадження.
3.4. Фінансова пропозиція повинна бути актуальною не менше 30 днів з дати закінчення прийняття пропозицій на участь у тендері.
3.5 В темі листа треба вказати “Технічна пропозиція для обрання CRM – назва організації”
3.6. Оплата в безготівковій формі. Валюта розрахунку – Українська гривня.
До пропозиції мають бути надані:
- Комерційна пропозиція з описом робіт та вартості проєкту. Виконується на офіційному бланку організації;
- Реєстраційні документи постачальника, що підтверджують відповідну економічну діяльність наявними КВЕДами;
- інформація про минулий досвід реалізації подібних систем.
- 3 контакти людей чи організацій, що можуть надати рекомендацію.
—-
Дата і час закінчення прийняття пропозицій: 18 квітня 2023 року, 23:59
Пропозиції, надіслані після крайнього терміну подачі, розглядатися не будуть. Пропозиції, які не відповідають умовам цього Запиту, не розглядаються.
Усі питання просимо ставити на пошту – [email protected]