Що треба знати про архівну справу і номенклатуру документів у 2023 році?

Підставою для скасування дії офіційного документу може бути його неналежне оформлення або невідповідність держаному стандарту. Про ці та інші особливості архівної справи та діловодства в громаді дізналися учасники інформаційної сесії, яку провів U-LEAD у партнерстві з державним архівом Миколаївської області.

Громади досить часто допускаються помилок, готуючи документи для архівного зберігання. Труднощі виникають через незнання кодів класифікаторів, не вірно сформовану номенклатуру справ, неналежний документообіг тощо.

- Неправильно засвідчені, як того вимагає Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджених постановою Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 р. № 55 або незасвідчені копії документів є недопустимими доказами фактичних обставин справи та підставою для скасування судового (постанова Верховного Суду від 08.05.2019 у справі №160/7887/18), – пояснила Наталія Баланюк, радниця з питань децентралізації та місцевого самоврядування регіонального офісу “U-LEAD з Європою” у Миколаївській області.

Експертка нагадала, що у квітні 2022 року були внесені зміни  до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, а тому відповідні служби повинні були привести у відповідність до цього наказу свої інструкції з діловодства. Дана інструкція  регламентує єдиний порядок роботи з документами в установі, форму бланку документів, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами .

- Аби донести до фахівців громад інформацію про зміни у законодавстві, що регламентують процеси ведення діловодства та архівної справи, роз’яснити основні принципи та особливості формування номенклатури справ спільно з фахівцями державного архіву Миколаївської області ми провели даний захід, – зазначила Наталія Баланюк.

На початку заходу керівниця державного архіву Миколаївської області Наталя Колесник розповіла про зміну  мережі та структури державних архівних установ Миколаївської області в зв’язку зі змінами в адміністративному устрої районів. Спікерами інформаційної сесії виступили начальник відділу формування НАФ та діловодства державного архіву Миколаївської області Ганна Хозяшева та головні спеціалісти відділу Зоряна Іванова і Вікторія Замкіна.

Під час спілкування спеціалісти держархіву відповіли на питання та запропонували можливі алгоритми дій діловодів та архівістів на місцях. Вони зазначили, що у своїй діяльності орган місцевого самоврядування продукує значні обсяги різноманітних документів. Це можуть бути рішення сесій, організаційно-розпорядчі документи, документи з кадрових питань, протоколи, листи тощо. І щоб їх структурувати формується номенклатура справ.

Номенклатура справ – обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в  діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ, тому упорядкування зберігання документів розпочинається зі складання номенклатури справ.

Органи місцевого самоврядування та їх виконавчі органи розробляють номенклатуру щороку — до 15 листопада поточного року на наступний рік. Вона вводиться в дію з 1 січня наступного року.  Номенклатура справ полегшує передачу документів до архіву. В разі невідповідності – архів може не прийняти документи на зберігання та повернути на доопрацювання.

Також спікери нагадали про повноваження та організацію роботи експертної комісії, яка є постійно діючим органом установи. Її завданнями є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві установи, розгляд питань про долучення до архівних документів,  спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах тощо.

У роботі інфосесії взяли участь понад 80 слухачів із більш ніж 40 територіальних громад області.