Провідний_а фахівець_чиня відділу з публічних закупівель / Supply Chain Specialist

Данська рада у справах біженців (ДРБ) є провідною організацією з питань соціально-правового захисту, яка вповноважена захищати, відстоювати права та просувати довгострокові рішення для постраждалого від переміщення населення.

Наразі ДРБ шукає Керівника групи проєкту з моніторингу та оцінки даних у Києві.

Загальна мета ролі:

Ця позиція буде зосереджена в головному офісі країни та забезпечувати дотримання процедур та керівних принципів ДРБ всередині країни. Ця роль сприяє розробці національних стратегій, які трансформуються у плани дій та повсякденні завдання. На цій посаді передбачається надання підтримки та/або технічне керівництво операціями в країні, а також здійснюється нагляд за діяльністю в країні.

Ви будете відповідати за забезпечення всіх закупівель товарів та послуг, складські операції, транспортування товарів, управління автопарком та управління основними засобами відповідно до операційних інструкцій ДРБ.

Основні обов’язки:

Координаційні процеси:

• Сприяти щоденній роботі зі всебічними знаннями процесу закупівель
• Гарантувати, що всі правила та політика логістики та закупівель, специфічні для ДРБ/донорів, зрозумілі та дотримані
• Відстежувати, аналізувати та звітувати про KРI для виявлення неефективності, сфер вдосконалення, процедур та виконання політики; це підкреслюватиме загальну ефективність і нагляд за дотриманням вимог
• Забезпечувати розуміння та повагу всіх правил та політики ДРБ/донорів, специфічних для закупівель
• Забезпечувати технічну підтримку всіх регіональних офісів ДРБ в Україні та проведення сесій зі зростання потенціалу, якщо це необхідно
• Координувати закупівлю для всіх партнерів ДРБ в Україні вище порогового значення 10 тис. датських крон відповідно до правил і норм донорів; здійснювати нагляд за закупівельною діяльністю партнерів і підвищенням потенціалу персоналу Партнера
• Виявляти прогалини у навичках та компетенціях членів місцевої команди, а також розробляти та впроваджувати плани розвитку
• Сприяти плануванню реагування на надзвичайні ситуації та плануванню потреб у матеріально-технічному забезпеченні та закупівлях та їх виконання на випадок непередбачених ситуацій

Закупівельні процеси:

• Підтримувати регіональний офіс у сприянні проведення тендерів з високою вартістю
• Перевіряти тендери з високою вартістю, що проводяться регіональними офісами
• Підтримувати зв’язок з відповідними технічними операційними відділами ДРБ для розробки планів закупівель
• Здійснювати нагляд за всіма контрактами на закупівлю та обслуговування для забезпечення захисту інтересів ДРБ
• Оптимізувати логістичні операції для підвищення економічної ефективності, включаючи створення довгострокових контрактів на постачання та Рамкових Угод
• Забезпечувати ефективність належної перевірки постачальників ДРБ

Управління партнерством:

• Брати участь у роботі комітету з оцінки партнерів та проведенні юридичного аудиту
• Готувати навчальні матеріали та проводити тренінги із закупівель для місцевих партнерів
• Надавати підтримку та консультацію щодо здійснення закупівель у співпраці з Procurement Officer — Partnerships

Управління автопарком:

• Управляти орендованими та транспортними засобами ДРБ та генераторами (відповідно до керівних принципів ДРБ)
• Підтримувати ефективні щомісячні, щотижневі та щоденні інструменти планування та спостереження за переміщеннями
• Управляти всіма перевезеннями товарів і людей (автомобільним, морським, повітряним) в місцях присутності та/або інших офісах ДРБ

Управління основними засобами:

• Реєструвати, обслуговувати та розпоряджатись активами (товарно-матеріальними цінностями) ДРБ відповідно до правил та політики донорів (відповідно до керівних принципів ДРБ)
• Надавати рекомендації щодо впровадження методів вибуття невикористаного або простроченого активу з попереднім схваленням Донора/Директора ДРБ у країні
• Забезпечувати дотримання та впровадження процедур згідно до Operations Handbook у всіх регіональних офісах
• Щомісячно надавати вищому керівництву вичерпний звіт про запаси/товарно-матеріальні цінності
• Впроваджувати будь-які доступні інструменти для поліпшення управління активами

Управління складом:

• Забезпечувати, дотримання та впровадження Operations Handbook у всіх регіональних офісах
• Надавати вищому керівництву щомісячний вичерпний звіт про складські запаси в країні (перелік та вартість)
• Надавати рекомендації щодо впровадження методів утилізації невикористаних або прострочених товарів за попереднім схваленням донора/директора ДРБ у країні

Необхідний досвід і компетенції:

• Ступінь бакалавра в галузі логістики та / або управління ланцюгами постачання або аналогічна професійна кваліфікація
• Мінімум 5 років досвіду роботи на аналогічній посаді
• Досвід роботи міжнародної неурядової або міжнародної гуманітарної організації
• Добре розуміння правил та норм державних закупівель
• Глибоке розуміння правил закупівель основних міжнародних донорів
• Відмінні навички роботи з MS Word, Excel та PowerPoint
• Досвід роботи з ERP-системами
• Повне професійне володіння англійською мовою; українська / російська бажана.
• Англійська — вільне володіння усно та письмово

Усі ролі ДРБ вимагають, щоб посадовець опанував основні компетенції ДРБ:

• Прагнення до досконалості: зосередження уваги на досягненні результатів, забезпечуючи ефективні процеси
• Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків
• Ініціатива: взяти на себе відповідальність та ініціативу, прагнучи до інновацій.
• Спілкування: слухати та говорити ефективно та чесно

Ми пропонуємо:

• Тривалість контракту: 3-х місячний випробувальний термін з можливістю продовження
• База: Київ
• Дата початку: якнайшвидше
• Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подачі заявки: Всі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою) за посиланням https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=168581&DepartmentId=19100&SkipAdvertisement=true

Заявки, надіслані електронною поштою, не розглядатимуться.

Заявки приймаються до 23 липня 2023 р.