Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) шукає Менеджера/-ку з операційної діяльності

Загальна інформація:

Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) є семирічним проектом міжнародної технічної допомоги, що впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.» у рамках Договору про співпрацю з Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) починаючи з 15 листопада 2019 р.

Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприятиме розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруватимуться в конкурентні українські та міжнародні ринки.

З метою забезпечення швидкого реагування на продовольчу кризу, що розгортається в Україні та світі, АГРО працює задля відновлення сільськогосподарського сектору, зокрема його модернізації, підвищення ефективності та диверсифікації, що в свою чергу сприятиме довгостроковому економічному відновленню України та покращенню глобальної продовольчої безпеки.

Кімонікс-АГРО працює над втіленням започаткованої USAID Ініціативи на підтримку стійкості агросектору (Agriculture Resilience Initiative) – AGRI-Україна – з метою зміцнити виробництво та експорт української аграрної продукції та сприяти пом’якшенню загальносвітової продовольчої кризи, яка поглиблюється внаслідок розв’язаної Росією брутальної війни. АГРО зосереджує свою увагу на таких напрямах діяльності як закупівля і передача критично важливих матеріально-технічних ресурсів аграріям, розширення доступу аграріїв до фінансування, надання ММСП послуг з сушіння, зберігання та переробки сільськогосподарської продукції.

У серпні 2023 року кошторисна вартість проекту збільшена до 205 000 000 дол. США, строк реалізації – продовжено до 13 листопада 2026, на сьогоднішній день у Проекті працює понад 70 українських штатних працівників.

Мета роботи:

Для сприяння досягненню загальних цілей «АГРО», метою роботи Менеджера з операційної діяльності є допомога в реалізації основних принципів та застосуванні інструментів управління під час діяльності Програми «АГРО» і виконання її завдань.  Менеджер з операційної діяльності відповідає за широке коло адміністративних, правових (в т.ч. кадрових, договірних) та фінансових управлінських питань діяльності Програми «АГРО».

Основні обов’язки та зобов’язання:

Адміністративне управління, правові питання

• забезпечення дотримання чинних правил USAID і настанов компанії «Кімонікс» в діяльності Програми «АГРО»;
• забезпечення дотримання адміністративних вимог Договору про співпрацю між USAID і «Кімонікс» на виконання Програми «АГРО»;
• забезпечення дотримання чинного законодавства України в роботі Програми «АГРО»;
• контроль і управління у наданні відповідної та своєчасної підтримки діяльності Програми «АГРО» з боку команди фінансово-адміністративного департаменту (правові питання, бухгалтерія, кадровий менеджмент, офіс-менеджмент, закупівлі, переклади, IT підтримка, транспортні послуги тощо);
• допомога у реєстрації / перереєстрації проекту МТД відповідно до місцевого законодавства, виконання ролі основної контактної особи в комунікації з USAID та Секретаріатом Кабінету Міністрів України і Міністерством аграрної політики та продовольства України при реєстрації/перереєстрації Програми «АГРО»;
• координація роботи із юридичними компаніями задля надання своєчасної якісної юридичної підтримки роботи Програми «АГРО»;
• контроль за налаштуванням і обслуговуванням офісних адміністративних систем, в тому числі системи реєстрації повідомлень, системи документообігу, обліку даних персоналу, дозвільних документів, бюджетних трекерів тощо;
• забезпечення зберігання відповідної адміністративної, договірної та кадрової документації шляхом ведення системних папок і архівів;
• ведення договорів оренди офісних і житлових приміщень для Програми «АГРО»;
• вирішення  організаційних питань в роботі Програми «АГРО» з  Генеральною дирекцією з обслуговування іноземних представництв (ГДІП)-Інпредкадри.

Управління кадрами

• контроль за управлінням кадрами програми, включаючи набір персоналу і прийняття на роботу, реєстрація іноземних працівників проекту відповідно до місцевого законодавства тощо;
• допомога у розробці і впровадженні посібника для персоналу програми;
• підготовка і актуалізація штатного розкладу Програми «АГРО»;
• організація та проведення вступного інструктажу для нових працівників.

Закупівлі

• під керівництвом Директора з фінансових та адміністративних питань перегляд положень і проведення перемовин щодо договорів оренди офісних приміщень і житлових приміщень для іноземних співробітників і будь-яких змін до них;
• спільно зі Спеціалістом із закупівель організація закупівлі необхідних для діяльності проекту товарів і послуг, забезпечення дотримання застосовних положень USAID, Посібника з закупівлі товарів для Місцевих офісів компанії «Кімонікс» і Настанов з субгрантів і контрактів; 
• ведення точного обліку, в т.ч. регулярне проведення інвентаризації, майна тривалого користування (основних засобів) Програми «АГРО», із зазначенням місця знаходження, користувача, власника і стану кожної одиниці майна.

Управління фінансовими питаннями і бухгалтерським обліком

• допомога Головному бухгалтеру Програми «АГРО» в контролі за фінансами і бюджетом Програми «АГРО», перевірка витрат;
• перевірка планованих і здійснених витрати на допустимість, правильність призначення і доцільність відповідно до правил USAID та політики і процедур компанії «Кімонікс»;
• тісне співробітництво з внутрішніми і зовнішніми аудиторами в ході перевірок;
• допомога Програмі «АГРО» у здійсненні фінансових операцій у разі необхідності.

А також:

• бути основною контактною особою у комунікації з Відділом управління проектами (Project Management Unit – PMU) у Головному офісі з адміністративних питань діяльності Програми «АГРО»;
• виконання будь-яких інших завдань, поставлених директором або заступником директора відповідно до потреб і вимог проекту;
• за вказівкою – участь у зборі та аналізі даних моніторингу і оцінки (MEL);
• на вимогу – підготовка розділів звітів, планів, історій успіху і подібних документів;
• участь у регулярних обговореннях «АГРО» на тему Співпраці, Навчання та Адаптації (CLA);
• дотримання принципів ділової етики компанії «Кімонікс».

Умови і терміни роботи та підпорядкування:

Для роботи на цій посаді передбачається укладення строкового трудового договору терміном дії на один рік на умовах повної зайнятості з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження Програми (13 листопада 2026 р.) за умови включення відповідних завдань до наступних Річних планів робіт Програми.

Визначене місце роботи: м. Київ.

Працівник/Працівниця періодично їздитиме у відрядження в інші регіони України.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

Працівник/Працівниця повинен(-нна) бути здатним(-ною) задовільно виконувати всі основні обов’язки, зобов’язання та покладені на нього/неї відповідальності. Перелічені нижче кваліфікаційні вимоги відображають знання, вміння та/або здатності, необхідні для виконання основних обов’язків.

• мінімум 2 роки досвіду на аналогічній посаді;
• диплом магістра у галузі права, економіки, ділового адміністрування чи інших релевантних галузей або еквівалентне поєднання освіти та релевантного професійного досвіду;
• досвід здійснення контролю та нагляду за управлінням офісом проекту, кадровою роботою, закупівлями, матеріально-технічним забезпеченням і нормативно-правової відповідності;
• бажаний досвід роботи у проектах технічної допомоги USAID або інших міжнародних донорів;
• знання систем і практик управління компанії «Кімонікс» буде перевагою;
• вільне володіння українською мовою;
• добре знання письмової та розмовної англійської мови;
• дуже добрі навички міжособистісного спілкування, побудови команди тощо;
• увага до деталей, сильні організаційні здібності та вміння розставляти пріоритети; досвід організації та проведення тренінгів буде перевагою;
• вміння працювати самостійно і в команді;
• вміння працювати під тиском часу і одночасно над багатьма завданнями;
• впевнений користувач програм Microsoft365: спроможність використовувати в роботі такі програмні продукти Microsoft365 як Word, Excel, Outlook, Teams, Planner, PowerPoint тощо;
• успішний досвід роботи у багатонаціональних і багатомовних колективах під тиском та в умовах стислих термінів;
• готовність і можливість подорожувати за необхідності.

Порядок подання резюме

Просимо надсилати резюме та супровідний лист на електронну адресу [email protected] не пізніше 21 квітня 2024 р. з поміткою “Operations Manager” та Вашим прізвищем у темі листа. Бажано подавати заявки якомога раніше. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.

Компанія «Кімонікс» – роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам та не дискримінує за ознаками раси, кольору шкіри, віросповідання, статі, національності, політичних переконань, сексуальної орієнтації, гендерної ідентифікації, сімейного статусу, інвалідності, генетичної інформації, віку, членства в професійних організаціях, або за іншими факторами, що не входять до переліку необхідних навичок та професійної кваліфікації.