Procurement and Logistics Manager / Менеджер_ка із закупівель та логістики

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, мультидонорова фінансована програма, координатором якої є Міністерство закордонних справ, у справах Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС Британії) та здійснюється у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є створення покращених умов для української держави у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором, щоб очолити інклюзивне національне, відновлення і відродження в контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти відновленню більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної, та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам і реалізує проєкти, засновані на дослідженнях і фактичних даних.

Короткий опис посади

Менеджер із закупівель та логістики керуватиме та супроводжуватиме всі адміністративні, договірні та операційні питання, пов’язані з закупівлею товарів, послуг і робіт для програми ФПСУ із забезпеченням дотримання стандартів якості, економічної ефективності та відповідності всіх закупівель вимогам Кімонікс і МЗС СК. Менеджер із закупівель та логістики спрямовує та супроводжує роботу спеціалістів із закупівель ФПСУ, технічних спеціалістів ФПСУ, грантоотримувачів і постачальників у питаннях закупівель. Менеджер із закупівель та логістики тісно співпрацює з технічною командою над розробкою стратегій і планів закупівель для проєктів і заходів, які відповідають потребам бенефіціарів і зацікавлених сторін.

Конкретні обов’язки та відповідальність

• Активна участь у розробці загальних політик, практик і процедур, що стосуються всіх аспектів закупівель.
• Здійснення пов’язаних із програмою закупівель для визначеного портфеля, зокрема для складних послуг і будівельних робіт, із забезпеченням відповідності політикам і процедурам Кімонікс, правилам МЗС СК, а також положенням Посібника із закупівель ФПСУ.
• Визначення найбільш відповідного механізму закупівлі та стратегії для забезпечення розумного, справедливого та швидкого процесу закупівлі із забезпеченням відповідності політикам і процедурам Кімонікс, правилам МЗС СК, а також положенням Посібника із закупівель ФПСУ. Підтримка закупівель, які проводять фахівці з закупівель та логістики та асистенти з закупівель із забезпеченням вищезазначеного.
• Ведення поточних записів зіставних витрат, щоб можна було порівнювати показники оптимального співвідношення ціни та якості з показниками ощадливості ФПСУ (згідно з вказівками МЗС СК)
• Моніторинг ринку в Україні з метою знаходження українських постачальників товарів, послуг і робіт
• Виявлення проблем у закупівлях в рамках свого портфелю та процедур, проактивне вирішення та/або повідомлення про ці питання директору із закупівель
• Публікація запрошень до участі в тендері (ІТТ) від імені команди ФПСУ та участь у роботі відбіркових комісій для забезпечення прозорості та дотримання вимог на всіх етапах. Робота з фінансовою та технічною командою ФПСУ з метою підготовки та остаточного опрацювання тендерів, тендерної документації, технічних специфікацій, контрактів, графіків виконання, доставки, перевірки та оцінювальних звітів.
• Безпосередня робота з українськими, регіональними або міжнародними постачальниками товарів і послуг з метою отримання цінових пропозицій та/або ініціювання закупівель необхідних товарів, робіт і послуг
• Комунікація з постачальниками послуг і товарів та виконання функцій їхньої контактної особи упродовж процесу закупівлі. Організація зустрічей з учасниками тендеру, збирання уточнюючих запитань від учасників тендеру і робота з технічною командою ФПСУ над підготовкою відповідей; координація роботи тендерних комітетів, перевірка постачальників товарів і послуг, підготовка проєктів договорів і замовлень на закупівлю.
• Керування процесом координації з технічними та фінансовими спеціалістами при розробці проєктів і підпроєктів з метою забезпечення відповідності потребам та здійсненності запропонованих закупівель. Сприяння в розробці плану закупівель і комерційної стратегії на етапі розробки проєктів
• Контроль та управління доставкою товарів і виконанням робіт та визначення потреб у формуванні потенціалу для належної експлуатації та технічного обслуговування обладнання за координації з технічною командою ФПСУ. Контроль та забезпечення проведення належного обстеження обладнання технічною командою та реципієнтами обладнання.
• Керування договорами з постачальниками на виконання будівельних робіт.
• Своєчасна обробка погоджених проєктними командами запитів на закупівлю.
• За можливості оптимізація закупівельних процедур шляхом укладання відповідних загальних або рамкових угод з постачальниками (за потреби).
• Контроль за веденням системи контролю руху товарів програми стосовно обладнання, що передається партнерам ФПСУ.
• Розробка всієї необхідної погоджувальної документації, що стосується закупівель, для подання в МЗС СК (за потреби).
• Ведення та розширення бази даних постачальників ФПСУ.
• Управління процесом переговорів щодо умов договорів. Моніторинг договорів і замовлень на закупівлю, укладених із постачальниками, а також подальший контроль за потреби для забезпечення дотримання умов.
• Відправка запитів на оплату та обробка рахунків-фактур згідно з умовами оплати в договорах із постачальниками та замовленнях на закупівлю. Забезпечення повноти інформації у фінансовому ваучері на закупівлю.
• Навчання, наставництво та консультування співробітників ФПСУ, бенефіціарів, грантоотримувачів і постачальників стосовно політик і процедур закупівель, у тому числі тендерів, технічної оцінки пропозицій і управління контрактами.
• Надання операційному персоналу ФПСУ допомоги в закупівлі товарів і професійних послуг для офісу програми (за потреби).
• Співпраця з експертами із закупівель і договірної роботи корпоративного офісу Кімонікс СК та Групою управління проєктами (PMU) з метою забезпечення відповідності всіх тендерних документів і субпідрядних договорів вимогам закупівельних політик Кімонікс і МЗС СК, використання найновіших шаблонів і дотримання необхідних стандартів якості
• Забезпечення повноти системи реєстрації закупівельної документації та внесення до кожного файлу закупівель усіх відповідних документів, у тому числі меморандумів про узгодження умов для всіх закупівель. Ведення детальних записів для документування всіх процесів закупівель і оцінювань.
• Своєчасне реагування на запити на закупівлю від технічної команди ФПСУ та надання звітів про статус закупівлі (на вимогу), в тому числі відвідування та активна участь у нарадах із впровадження проєктів.
• Виконання будь-яких інших завдань, призначених директором із закупівель та керівництвом ФПСУ.

Кваліфікація:

• Бажаний диплом бакалавра ділового адміністрування або в іншій відповідній галузі.
• Бажаний щонайменше п’ятирічний досвід роботи у сфері закупівлі товарів і послуг для проєктів, що фінансувалися МЗС СК або іншими донорами. Обов’язковий досвід закупівель в Україні.
• Бажаний досвід закупівель і управління будівельними роботами.
• Відмінні навички усного та письмового спілкування.
• Продемонстровані лідерські здібності, різноплановість і чесність.
• Обов’язковий підтверджений досвід розробки нових організаційних систем та інструментів, обов’язкове впевнене володіння засобами Microsoft Office.
• Здатність професійно працювати з колегами, відвідувачами, постачальниками та громадськістю.
• Обов’язкове вільне володіння українською та англійською мовою

Місце роботи

Київ (Україна)

Підпорядкування

Менеджер із закупівель і логістики підпорядковується безпосередньо директору з закупівель або аналогічній посаді.

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 31 березня 2023 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca 

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, independent, democratic, sovereign and prosperous Ukraine. The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.

Summary of Position

The Procurement & Logistics Manager manages and oversees administrative, contractual, and operational aspects related to the procurement of commodities, services and works for the Ukraine PFRU programme, ensuring quality standards are met, and all procurements are cost-effective and compliant with Chemonics and FCDO regulations. The Procurement & Logistics Manager will provide guidance and oversight to other PFRU procurement staff, PFRU technical staff, grantees, and vendors regarding procurement processes. The Procurement Manager will work closely with the technical team to develop procurement strategies and plans for projects and activities that meet the needs of beneficiaries and stakeholders.

Specific Duties and Responsibilities

• Provides significant inputs to overall policies, practices, and procedures relating to all aspects of procurement.
• Conducts programme related procurements for designated portfolio, particularly for complex services and construction works, ensuring compliance with Chemonics policies and procedures, FCDO’s regulations, and PFRU’s Procurement Manual.
• Determines the most appropriate procurement mechanism and strategy for reasonable, fair, and expeditious procurements while ensuring compliance with Chemonics policies and procedures, FCDO’s regulations, and PFRU’s Procurement Manual. Supports procurements led by Procurement & Logistics Officers and Procurement Assistants with the same.  
• Maintains ongoing records of comparable costs, to be able to benchmark Value for Money metrics for PFRU VfM (according to FCDO guidance) metrics on economy.
• Monitors market in Ukraine to identify potential Ukrainian vendors of services, goods and works.
• Identifies issues with procurements in their portfolio and processes, and proactively resolves and/or communicates the issues to the Procurement Director.
• Issues Invitations for Tenders (ITT) on behalf of the Ukraine PFRU team and participates on selection panels to ensure transparency and compliance at all steps. Works with the Ukraine PFRU fund and technical teams to prepare and finalize tenders, bidding documents, technical specifications, contracts, schedules of completion, delivery, inspection, and evaluation reports.
• Works directly with Ukrainian, regional or international vendors and service providers to obtain quotations and/or initiate procurements of requested commodities, works, and services.
• Liaises with vendors and service providers and serves as their point of contact throughout the procurement process. Arranges bidder meetings, compiles clarification questions from bidders and works with the Ukraine PFRU technical team to prepare responses, coordinate evaluation committees, conduct vetting of vendors and service providers, and draft contracts and purchase orders.
• Leads coordination with technical and fund teams on project and sub-project design to ensure suitability and feasibility of proposed procurements. Contributes to the development of a procurement plan and commercial strategy at the project design phase.
• Oversees and manages the delivery of commodities and works, and identifies needs for capacity building for proper use and maintenance of equipment in coordination with the PFRU technical team. Oversees and ensures proper inspection of equipment is conducted by both technical team and recipients of equipment.
• Manages contracts with vendors for delivery of construction works.
• Processes procurement requests in a timely manner as approved by project teams.
• Makes efforts where possible to streamline the procurement process through establishing appropriate Blanket Purchase or Framework Agreements with vendors (as applicable).
• Oversees maintenance of the programme’s commodity management tracking system for equipment provided to PFRU partners.
• Develops any required procurement related approval documentation for submission to FCDO (when required).
• Contributes to and maintains PFRU’s vendor database.
• Manages the negotiation of terms and conditions of contracts. Monitor contracts and purchase orders issued to vendors and conducts follow up as necessary to ensure compliance to terms and conditions.
• Issues payment requests and process invoices in line with vendor contract and purchase order payment terms. Ensures completeness of procurement finance voucher.
• Provides training, coaching, and advisory services to PFRU staff, beneficiaries, grantees, and vendors related to procurement policies and procedures, including tenders, technical evaluations of proposals, and contract management.
• Assists Ukraine PFRU operations and admin staff on the procurement of commodities and professional services for the programme office (as needed).
• Works with Chemonics UK’s corporate office procurement and contracts experts and Project Management Unit (PMU) to ensure all bidding documents and contracts adhere to Chemonics’ and FCDO’s procurement policies, use the most updated templates, and meet the necessary quality standards
• Ensures that procurement filing system is complete and all appropriate documentation is included in each procurement file including selection memorandums for all procurements. Maintain detailed notes to document all procurements processes and evaluations.
• Responds in a timely manner to procurement requests from the Ukraine PFRU technical team and provide procurement status reports when requested including attending and actively participating in project implementation meetings.
• Perform any other tasks requested by the Procurement Director and PFRU leadership.

Qualifications:

• Bachelor’s degree in business administration or equally relevant field preferred.
• Minimum of five years of experience in working in procurement of commodities and services for a FCDO or other donor-funded projects preferred. Procurement experience in Ukraine is required.
• Experience procuring and managing construction works preferred.
• Excellent verbal and written and communication skills.
• Demonstrated leadership, versatility, and integrity.
• Proven experience developing new organizational systems and tools required, with a strong command of Microsoft Office required.
• Ability to work in a professional manner with fellow staff members, visitors, vendors, and the public.
• Fluency in Ukrainian and English is required.

Place of Assignment

Kyiv, Ukraine

Reporting

The Procurement & Logistics Manager will report directly to the Procurement Director, or equivalent.

Application Details

Apply using the following link by March 31th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca