Керівник/ця проєктів та програм у сфері матеріального, нематеріального виробництва (Emergency Project manager)

INTERSOS (Італія) — це гуманітарна організація на передовій у надзвичайних ситуаціях, яка надає допомогу жертвам збройних конфліктів, стихійних лих та екстремального відчуження з особливою увагою до захисту найбільш вразливих людей.

З 1992 року наші гуманітарні працівники допомагають людям, які постраждали від гуманітарної кризи: надаємо першу допомогу, їжу, житло, медичну допомогу та товари першої необхідності. Ми забезпечуємо задоволення основних потреб, таких як освіта, доступ до чистої води та медична допомога.

Команда екстреної допомоги ІНТЕРСОС перебуває у Львові, Вінниці, Полтаві, Одесі та Дніпрі, де ми розпочали операцію з надання допомоги внутрішньо переміщеним особам (ВПО) та пітримки місцевих медичних закладів та поблизу місць бойових дій, які знаходяться під високим тиском через наплив переселенців та дефіцит лікарів, ліків та медичних засобів.

Ми відкриваємо позицію Керівник проектів та програм у сфері матеріального (нематеріального) виробництва (Emergency Project manager) у м. Полтава.

Загальна мета посади:

• Керівник проекту відповідає за планування, реалізацію, нагляд, моніторинг та звітність проектної діяльності.
• Керівник проекту очолює, координує та підтримує реалізацію надзвичайних багатосекторальних заходів проектів INTERSOS, зокрема, за наступними компонентами:
  • матеріальна допомога (розподіл НПТ та ГН у м. Полтава);
  • моніторинг захисту та допомога, орієнтована на захист;
  • невідкладна медична підтримка.
• Він/вона гарантуватиме загальний нагляд за роботою проектної команди, яка бере участь у заходах. Надаватиме підтримку керівнику програми у підготовці внутрішньої та зовнішньої звітності. Крім того, він/вона відповідатиме за досягнення цілей та результатів проектів, а також за розвиток потенціалу персоналу.
• У тісній співпраці з керівником програми, визначатиме та плануватиме цілі та пріоритети проекту, визначатиме гуманітарні потреби, аналізуватиме контекст та гуманітарні питання, що стоять на кону, ризики та обмеження, а також розраховуватиме людські та фінансові потреби.
• У тісній співпраці з керівником програми, буде координувати операційну діяльність, стратегічне зростання та сильне зовнішнє і внутрішнє представництво на цільовій території з метою ефективного забезпечення досягнення цілей та покращення умов життя цільового населення і гуманітарної ситуації.

Основні обов’язки та завдання:

Управління проектним циклом:

• Забезпечення планування, реалізації та моніторингу/оцінки, а також встановлення цілей, передбачених в описі проекту.
• Надання якісних та своєчасних звітів донору, органам влади та INTERSOS, включаючи висновки щодо впливу/змін на рівні бенефіціарів, досягнутих в рамках проекту, в тому числі на рівні бенефіціарів.
• Забезпечення належного планування заходів, що реалізуються: Підготовка та регулярний перегляд детального плану діяльності з командою
• Організовувати та проводити старт проекту та презентацію/розповсюдження інформації про проект з командами
• Перевірка цільової спрямованості та відбору бенефіціарів і локацій
• Забезпечення належного застосування та дотримання галузевих СОПів та керівних принципів
• Здійснення виїздів на місця для надання технічного керівництва та нагляду за роботою команди, а також для моніторингу прогресу та якості різних заходів проекту.
• Забезпечення використання командою правильних/відповідних форм для оцінювання та звітування

Управління командою та персоналом:

• Узгодження та встановлення чіткої лінії звітності та комунікації
• Управління та оцінка ефективності роботи персоналу проекту, яким безпосередньо керує, та забезпечення впровадження процедур оцінки
• для решти команди
• Проведення щотижневих та щомісячних зустрічей з командою для перегляду планування та обговорення основних проблем, на яких слід зосередитися на майбутній період
• Підтримка зв’язку з адміністративно-фінансовим відділом та відділом кадрів для забезпечення належного набору персоналу та регулярного оновлення кадрових файлів
• Координація роботи з відділом кадрів щодо визначення пріоритетів під час набору персоналу
• Підготовка та організація тренінгів для волонтерів та членів команди
• Постійний коучинг команд без відриву від роботи для забезпечення якості надання послуг
• Управління командами та забезпечення інтеграції проекту для команд, що працюють на цільових об’єктах, цільових, мобільних підрозділах та центрах, з метою гарантування якості проекту відповідно до необхідних стандартів.
• Нагляд за відвідуванням команд та наданням відпусток, зв’язок з адміністративно-фінансовим відділом та відділом кадрів для забезпечення регулярного оновлення кадрових файлів

Адміністрування, операційна діяльність:

• Відповідно до робочого плану проекту та в координації з іншими менеджерами проекту, визначати потреби в закупівлях для проведення заходів та піднімати запити на закупівлю.
• Відстежувати закупівлі разом з відділом логістики, щоб забезпечити своєчасне отримання товарів належної якості
• Підготовка, моніторинг та виконання плану закупівель
• Підготовка щотижневого плану ліквідності
• Несе остаточну відповідальність за всі програмні допоміжні документи (засоби перевірки) та загальні проектні документи

Моніторинг та оцінка:

• Забезпечення моніторингу та верифікації для визначення бенефіціарів, в тому числі за допомогою спеціальних інструментів моніторингу та візитів на місця
• Забезпечення безперебійної передачі інформації/даних з місць до керівників
• Забезпечення своєчасної обробки інформації/даних та проведення тренінгів для команд з аналізу оброблених даних
• Постійна/швидка перевірка якості даних, зібраних та отриманих від працівників
• Застосування підходу, орієнтованого на результат, моніторинг результатів проекту, на додаток до проміжних результатів та заходів,
• Забезпечення повної підзвітності бенефіціарам

Звітність:

• Забезпечення якісного звітування про досягнення на основі щотижневих та щомісячних звітів про результати діяльності, що містять чітку кількісну та якісну інформацію, пов’язану з діяльністю. Забезпечення щотижневої та щомісячної звітності для кожної команди, а також складання, перегляд та аналіз звітів на щомісячній основі для відображення в інструменті звітності INTERSOS PAT.
• Підтримка керівника програми у підготовці спеціальних звітів про хід виконання проекту для донора та офіційних проміжних та підсумкових звітів за проектом: своєчасна та якісна підготовка проміжних та підсумкових описових звітів для донора, аналіз досягнень у порівнянні з результатами та проміжними результатами, а також чітке відображення отриманих уроків у рекомендаціях для майбутніх програм.
• Регулярне надання комунікаційних матеріалів (у тому числі фотографій) про проект для використання відділом комунікацій INTERSOS у різних засобах масової інформації.

Вимоги:

• Вища освіта в галузі соціальних наук, права, міжнародних відносин або суміжних галузях
• Мінімум 4 роки відповідного професійного досвіду в гуманітарному секторі (з них не менше 3 років на керівних посадах), попередній досвід роботи в сфері реагування на надзвичайні ситуації є перевагою
• Комп’ютерна грамотність (Word, Excel, Power Point)
• Хороші лідерські навички
• Сильні технічні знання в галузі гуманітарних програм та захисту (тобто моніторинг захисту, ведення справ, психосоціальна підтримка) та охорони здоров’я (первинна медико-санітарна допомога)
• Вільне володіння українською та англійською мовами

Будь-ласка, надсилайте резюме англійською мовою та заповнюйте форму тут: INTERSOS Application