ГО «АЛЬЯНС.ГЛОБАЛ» і Національний ЧСЧ-консорціум оголошують конкурс на вакансію консультанта із забезпечення міжнародної участі в XII Національній ЛГБТІ-конференції України

Консультант залучається до роботи в Техкомітеті (ТК) з підготовки XII Національної ЛГБТІ-конференції України (#12NC2019), яка запланована на 11–13 вересня 2019 року в Києві. ТК формується для поточного технічного, адміністративного та організаційного забезпечення цього ключового заходу національного рівня. Команда ТК працюватиме в складі керівника ТК і п’ятьох консультантів. Загальне керівництво роботою ТК здійснює оргкомітет нацконференції, що складається з представників/представниць коспонсорів і співорганізаторів.

Консультант виконує свої функції відповідно до детального технічного завдання (ТЗ), наведеного нижче.

Кваліфікаційні, організаційні, технічні вимоги до консультанта:

• володіння державною мовою країни проведення конференції — українською — на рівні, достатньому для забезпечення документообігу;
• володіння англійською на рівні вільного розмовного і грамотного письмового;
• володіння російською на рівні вільного розмовного і грамотного письмового;
• навички грамотного перекладу текстів на англійську та російську;
• переважне перебування в Києві в ході очікуваного виконання своїх функцій за договором про надання послуг (друга половина червня — кінець вересня 2019 р.);
• наявність попереднього досвіду взаємодії з іноземними гостями як учасниками колективних заходів;
• володіння програмами Microsoft Word і Microsoft Excel, а також сервісами Google (ґуґл-формами, ґуґл-календарем, ґуґл-диском) на рівні впевненого користувача.

Як преференцій при відборі кандидата на посаду міжнародного консультанта розглядатимуться:

• досвід взаємодії з дипломатичним корпусом / знання основ дипломатичного етикету;
• володіння іншими іноземними мовами, окрім англійської та російської;
• досвід залученості до громадського руху за права і свободи людини для ЛГБТІ і/або роботи в сфері ВІЛ-сервісу;
• статус фізособи-підприємця — платника єдиного податку;
• досвід участі в попередніх національних ЛГБТ-конференціях;
• конкурентна фінансова пропозиція.

Оргкомітет конференції гарантує динамічну комунікацію при виконанні консультантом своїх обов’язків і вражаючий наочний результат спільної роботи.

Для розгляду вашої кандидатури просимо в термін до 12-ї год. дня 17 червня 2019 року (пн) надіслати на адресу [email protected] з копією на [email protected] і [email protected]:

• лист зацікавленості з фінансовою пропозицією за виконання всього обсягу функцій і обов’язків, передбачених ТЗ;
• резюме з посиланням на персональний профіль у Facebook.

Оргкомітет розгляне подані заявки і надасть заявникам відповідь про результат розгляду їх кандидатур в термін до 21 червня включно.

ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ 

для консультанта з міжнародної участі

1. Як міжнародні учасники та учасниці (далі — «міжнародні учасники») розглядаються:
   • будь-які особи, які прибувають на конференцію з-за кордону і які відбувають після конференції за кордон, включаючи тих, хто володіє громадянством країни проведення конференції (України), але працює за кордоном;
   • особи, які не володіють державною мовою країни проведення (українською), незалежно від країни, де вони проживають/працюють (включаючи іншомовний персонал установ системи ООН);
   • іноземний дипкорпус (персонал посольств і інших дипломатичних представництв).
2. Основні функції та обов’язки консультанта/консультантки з міжнародного участі (далі — «міжнародний консультант») полягають у забезпеченні та супроводі всіх організаційних заходів, пов’язаних із залученням на конференцію міжнародних учасників, а також забезпечення англомовного документообігу з питань конференції.
   • ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:

• забезпечення англо- і, за потреби, російськомовного документообігу з питань конференції, насамперед — електронного листування з англо- і російськомовними кореспондентами;
• переклад основної документації конференції в розумних обсягах, що співвідносяться з гонораром консультанта (зокрема — програми конференції);
• надання допомоги іншим співробітникам техкомітету щодо взаємодії з міжнародними учасниками;
• реагування на форс-мажор, пов’язаний з міжнародними учасниками, у взаємодії з тех- і оргкомітетом конференції.
  • ПІДГОТОВКА КОНФЕРЕНЦІЇ:
• адаптація змісту реєстраційної онлайн-форми під міжнародних учасників, її формування онлайн та адміністрування;
• підготовка запрошень на конференцію — як персональних, так і адресованих на ім’я організації;
• взаємодія у країні проведення конференції з посольствами та проектами міжнародної технічної допомоги з питань їхньої участі в конференції;
• ведення бази даних по міжнародних учасниках, із урахуванням вимог щодо роботи з персональними даними;
• оформлення і розсилання адресатам офіційних запрошень на конференцію, необхідних для можливого пред’явлення при перетині кордону;
• збирання пропозицій щодо виступів, доповідей, презентацій міжнародних учасників і доведення їх до відома оргкомітету для прийняття відповідних рішень з програмного наповнення конференції;
• складання ТЗ щодо перекладацьких послуг (синхронний і/або послідовний переклад) у межах виділеного на це фінансування;
• контроль текстового змісту бейджів міжнародних учасників;
• з’ясування правильних наголосів в іменах міжнародних учасників для правильного їх виголошення модераторами;
• допомога міжнародним учасникам з питань логістики (трансферу).
  • ПІД ЧАС КОНФЕРЕНЦІЇ:
• зустріч і супровід (за необхідності) міжнародних учасників перед конференцією, під час конференції та безпосередньо після її закінчення;
• контроль реєстрації міжнародних учасників на конференції;
• координація послуг з перекладу під час конференції;
• контроль запланованої участі міжнародних учасників у заходах конференції відповідно до програми (виступи, доповіді, презентації, участь у дискусіях).
  • ПІДБИТТЯ ПІДСУМКІВ:
• підготування англо- і російськомовних версій підсумкових документів конференції;
• розсилання підсумкових документів конференції міжнародним учасникам.
  • Міжнародний консультант є холдером (тримачем основних версій) таких документів і матеріалів:
• весь англо- і російськомовний архів конференції,
• база даних з міжнародних учасників.

3. ВІДБІР кандидатур на позицію міжнародного консультанта:
   • Очікується, що міжнародний консультант має бути готовий до роботи в умовах багатозадачності і ненормованих трудовитрат, насамперед — у дні безпосередньо перед конференцією, на самій конференції і відразу після її завершення.
   • Через неможливість детально передбачити весь цикл організаційних заходів з підготовки та проведення конференції, консультанту можуть бути доручені додаткові завдання, які логічно пов’язані з основними його функціями та обов’язками, зазначеними у пункті 2 цього ТЗ.
   • Умовою для підписання договору про надання консультаційних послуг є готовність виконавця до відкритого позиціонування в соціальних мережах і на інших інформаційних майданчиках в статусі міжнародного консультанта техкомітету — як під час підготовки конференції, так і після її завершення.
4. Під час роботи з підготовки і забезпечення міжнародного компоненту XII Національної ЛГБТІ-конференції з міжнародною участю консультант отримає унікальний досвід залучення до найбільшого організованого колективного ЛГБТІ-заходу конференційного типу, досвід взаємодії з провідними ЛГБТІ-суб’єктами і персоналіями країни, зав’яже нові знайомства і зв’язки, які стануть у нагоді в подальшому.
5. Робота міжнародного консультанта оплачується з гонорарного фонду техкомітету конференції шляхом укладення прямого контракту з одним із коспонсорів конференції. Оплата здійснюється пропорційно числу і з урахуванням якості виконаних завдань відповідно до цього ТЗ у межах гонорарного фонду на послуги консультанта з міжнародної участі Ÿ