19.04.2024

Фахівець/чиня з фінансів

ЗАВЕРШЕНО

vacancy_dfrfycsz(4) — Фахівець/чиня з фінансів

The National Committee of the Ukrainian Red Cross Society (URCS) announces a competition for the position of Finance Officer for the German Redcross Mission

The Ukrainian Red Cross Society is the largest humanitarian organization in Ukraine, which is one of the first to respond to all emergencies in the country and provide assistance to those who need it most.

Do you feel like you can make the world a better place? Join the Ukrainian Red Cross Society:

The opportunity to do good: Help those who need it and feel inspired by contributing to a better world.
New knowledge and skills: Take interesting trainings, become a volunteer or employee, and gain valuable experience for your life.
Friends and like-minded people: Join a team of caring people who are always ready to help.
Pride in your actions: Join and feel proud to be a hero!

The Ukrainian Red Cross is thousands of people across Ukraine who make the world a better place every day.

General Tasks

Based in Kyiv, the Finance Officer supports the overall financial management of the GRC projects in Ukraine to ensure an optimal and timely performance
Receive monthly reports from URCS on timely basis
Check and verify the vouchers received to ensure correctness, eligibility and completeness according to GRC Financial Procedures and Donor Financial requirements
Identify missing documentations, non-adhering to financial guidelines and inform the Finance Delegate regarding any irregularities.
Ensure contractual compliance as part of the voucher verification, this involves checking the existing contracts, Payment schedules and whether Taxation terms are respected
Prepare voucher clarification sheet with the findings and closely follow up with GRC team and URCS Financial team to collect the necessary explanations
To be responsible for all aspects of petty cash in GRC office Ukraine.
Maintain a proper filling system in accordance with filling best practices, donor document retention policies and GRC guidelines
Ensure all documents are sufficiently translated
Arrange and prepare financial closures and courier to GRC HQ on monthly basis

Specific tasks

FundsPro System Entry

Input Data into FundsPro financial system in an accurate, efficient and timely manner (Cash and Receivables)
Checking on the quality of vouchers and decide whether vouchers are fit for the entry into the booking system.
Verify the un-booked vouchers received from URCS and record them in the FundsPro accounting system
Checking that financial codes are correct before booking the transactions
Maintain the Inventory and book them in FundsPro System
Assist Finance Delegate in month end closure process

Partner Receivables

Create, follow up and ensure clearance of the receivable from URCS
Facilitate the link between the finance documents with the logistic-procurement documentation
Check journal and monitor the balances in each cost center
Monitor the receivables issued, check and match balances of GRC Books and URCS Books and obtain a sign off on month end balances
Calculate, reconcile and advise GRC office on the outstanding receivables amounts
Identify pending receivables, inform the finance delegate on long outstanding receivables
Checking receivables reports received from URCS and prepare comment if any and booking into FundsPro
Track cash and bank receivables excel sheets with bank statement and the cash vouchers to ensure correctness and to ensure that all expenditures are recorded properly

Support Visits

Visit the regions to support and train financial staff and delegates in finance related matters if required
Inform the line manager in case if any problems with financial procedure or financial payments if any found during the visits
Suggest finance delegates any improvements needed

Petty Cash Transactions

Responsible for all aspects of petty cash, receipts into and payments out of petty cash, including ensuring that all transactions are correctly authorized and fully documented.
Ensure performing all payments on timely manner
Monitor the petty cash balances, and advice on any need to re-feed the petty cash on a timely manner
Daily cash counts and reconciliation of journal balances
Preparation of the monthly cash count and obtain the required management signature for Cash Box
Follow up on work advances issued to GRC team and prepare the settlement on timely manner

Field original document files

Perform translation where needed on vouchers, CBAs, quotations, contracts and agreements etc. before documents are submitted to Berlin
After validation of the accountancies ensure that all accountancies are scanned and archived to the same order for retention within the GRC Ukraine Office
Organizing & filing of FundsPro documents, according to the standard filing system
Ensure that originals are securely packaged / labeled and sent to Berlin on a timely manner

General

Support the team with translations in case needed
Be aware of the GRC’s financial procedures, budgeting system, monthly accounts closure, bank reconciliation & processes
Any other tasks assigned by the line manager as require

Requirements

Availability of higher education
Accounts/Finance/Business/Administration Studies or minimum professional experience in Finance-Administration
Work experience working in public organisations
Experience of working for a Humanitarian Organization – preferred
Workexperienceinprojectactivities
Minimum 3 years working in financial role
Excellent communication skills
Fluency in the Ukrainian language and English language – at a fluent level, a must
Excellent computer skills (Word, Excel, databases, e-mail)
Knowledge of budgeting, budget oversight, accounting principles and practical application of financial systems, experience in administrative and logistic work
Good knowledge of Taxation and statutory deductions
Detailed knowledge of computerized accounting systems and spreadsheet
Knowledge of internal control procedures and practices
Clean driving license
Experience in communication with different categories of people, tact and diplomacy
Developed organizational and executive skills
Ability to work independently and in a team, quick adaptation
Ability to learn quickly, attentiveness

Ability to cope with stress and work under time pressure

Ability to prepare and issue reports
Compliance with the fundamental principles of the Red Cross
Compliance with the principle of information confidentiality

English language proficiency at B1, B2 level.

Position within organization:

Reporting to: GRC Regional Finance Delegate
Supporting and working relationships:
The Finance Officer will work closely with GRC team in Ukraine. He / She will have direct engagements with URCS Finance Team.
Supervision: N/A

The Ukrainian Red Cross Society offers:

Interesting, diverse and multitasking work;
Employment in accordance with the Labor Code;
Timely payment of salary;
A friendly and close-knit team of like-minded people;
Participation in trainings and seminars in Ukraine and abroad.
Unique experience in the largest public organization in Ukraine

Location: Kyiv

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter to [email protected]

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy.

Національний комітет Товариства Червоного Хреста України (ТХЧУ) оголошує конкурс на посаду Фахівець з фінансів.

Товариство Червоного Хреста України – найбільша гуманітарна організація України, яка одна з найперших реагує на всі надзвичайні ситуації в країні і надає допомогу тим, хто найбільше її потребує.

Відчуваєте, що можете зробити світ кращим? Приєднуйтесь до Товариства Червоного Хреста України:

Можливість творити добро: Допоможіть тим, хто цього потребує, і відчуйте натхнення від зробленого внеску
Нові знання та навички: Пройдіть цікаві тренінги, станьте волонтером або співробітником і отримайте досвід, який стане у пригоді в житті.
Друзі та однодумці: Приєднуйтесь до команди небайдужих людей, які завжди готові прийти на допомогу.
Гордість за свої дії: Долучайтесь та відчуйтесь гордість за те, що ви – герой!

ТЧХУ – це тисячі людей по всій Україні, які щодня роблять світ кращим.

Обов’язки:

Загальні завдання

Перебуваючи у Києві, фінансовий фахівець підтримує загальне фінансове управління проектами GRC в Україні для забезпечення оптимального та своєчасного виконання

Своєчасне отримання щомісячних звітів від ТЧХУ
Перевірка та верифікація отриманих ваучерів на предмет правильності, прийнятності та повноти відповідно до Фінансових процедур ГРЦ та фінансових вимог донорів
Виявлення відсутньої документації, недотримання фінансових інструкцій та інформування Фінансового Делегата щодо будь-яких порушень
Забезпечення дотримання договірних зобов’язань в рамках перевірки ваучерів, що включає в себе перевірку існуючих контрактів, графіків платежів та дотримання умов оподаткування
Підготовка роз’яснювальних листів щодо ваучера з висновками та тісна співпраця з командою НЧХ та фінансовою командою ТЧХУ для збору необхідних пояснень
Відповідальність за всі аспекти дрібної готівки в українському офісі НЧХ
Підтримка належної системи заповнення відповідно до найкращих практик заповнення, політики зберігання документів донорів та інструкцій НЧХ
Забезпечення належного перекладу всіх документів

Організація та підготовка фінансового закриття та кур’єрської доставки до штаб-квартири НЧХ щомісяця

Специфічні задачі

FundsPro System Entry

Точне, ефективне та своєчасне введення даних у фінансову систему FundsPro (грошові кошти та рахунки до отримання)
Перевірка якості ваучерів та прийняття рішення про те, чи придатні ваучери для внесення в систему бронювання
Перевірка незаброньованих ваучерів, отриманих від ТЧХУ, та внесення їх до облікової системи FundsPro
Перевірка правильності фінансових кодів перед бронюванням транзакцій
Ведення інвентаризації та бронювання в системі FundsPro
Допомагати Фінансовому Делегату в процесі закриття місяця

Партнерський аванс

Створювати, відстежувати та забезпечувати оформлення грошового авансу від ТЧХУ
Сприяти зв’язку між фінансовими документами та логістично-закупівельною документацією
Перевірка журналів та моніторинг залишків по кожному центру витрат
Моніторинг виданих авансів, перевірка та узгодження залишків у книгах НЧХ та ТЧХУ, а також отримання підпису на залишки на кінець місяця
Розраховувати, звіряти та консультувати офіс НЧХ щодо непогашених авансових сум
Виявлення невиплачених авансів, інформування фінансового делегата про довгострокові невиплачені аванси
Перевірка авансових звітів, отриманих від ТЧХУ, підготовка коментарів, якщо такі є, та бронювання у FundsPro
Відстежувати Excel-таблиці готівки та банківських авансів з банківською випискою та касовими чеками, щоб переконатися в правильності та в тому, що всі витрати зареєстровані належним чином

Підтримка візитів

Відвідувати регіони для підтримки та навчання фінансового персоналу та делегатів у фінансових питаннях, якщо це необхідні
Інформувати безпосереднього керівника про будь-які проблеми з фінансовими процедурами або фінансовими платежами, якщо такі будуть виявлені під час візитів
Пропонувати фінансовим делегатам будь-які необхідні покращення

Операції з готівковими коштами

Відповідає за всі аспекти використання готівки на дрібні витрати, надходжень та виплат, у тому числі за те, щоб усі транзакції були належним чином санкціоновані та повністю задокументовані
Забезпечення своєчасного здійснення всіх платежів
Моніторинг залишків дрібної готівки та надання рекомендацій щодо необхідності своєчасного поповнення дрібної готівки
Щоденний підрахунок готівки та звірка залишків у журналах
Підготовка щомісячного підрахунку готівки та отримання необхідного підпису керівництва на касовому звіті

Відстеження авансів на роботу, виданих команді НЧХ, та своєчасна підготовка розрахунків

Файли оригіналів документів на місцях

Виконання перекладу, за необхідності, ваучерів, CBA, цінових пропозицій, контрактів та угод тощо перед подачею документів до Берліну
Після перевірки звітності забезпечити сканування та архівування всієї звітності в однаковому порядку для зберігання в українському офісі НЧХ
Організація та подача документів FundsPro відповідно до стандартної системи подачі документів
Переконайтеся, що оригінали надійно упаковані / промарковані та своєчасно відправлені до Берліну

Загальні завдання

Підтримувати команду з перекладами у разі потреби
Бути обізнаним з фінансовими процедурами НЧХ, системою бюджетування, щомісячним закриттям рахунків, банківськими звіряннями та процесами
Будь-які інші завдання, призначені безпосереднім керівником, за потребою

Вимоги:

Освіта в галузі бухгалтерського обліку/фінансів/бізнесу/адміністрування або мінімальний професійний досвід роботи в галузі фінансів/адміністрування
Досвід роботи в громадських організаціях
Досвід роботи в гуманітарній організації – бажано
Досвід роботи в проектній діяльності
Мінімум 3 роки роботи на фінансовій посаді
Відмінні комунікативні навички
Вільне володіння українською мовою та англійською мовою – на вільному рівні є обов’язковим
Відмінні навички роботи з комп’ютером (Word, Excel, бази даних, електронна пошта)
Знання бюджетування, бюджетного контролю, принципів бухгалтерського обліку та практичного застосування фінансових систем, досвід адміністративної та логістичної роботи
Хороші знання з оподаткування та обов’язкових відрахувань
Досконале знання комп’ютеризованих систем бухгалтерського обліку та електронних таблиць
Знання процедур та практики внутрішнього контролю
Чисте водійське посвідчення
Досвід спілкування з різними категоріями людей, тактовність і дипломатичність
Розвинені організаторські та управлінські навички
Вміння працювати самостійно та в команді, швидка адаптація
Здатність швидко навчатися, уважність
Здатність справлятися зі стресом та працювати під тиском часу
Вміння готувати та складати звіти
Дотримання основоположних принципів Червоного Хреста
Дотримання принципу конфіденційності інформації