Фахівець/чиня відділу адміністрації та людських ресурсів / HR & Admin Officer Ukraine Chernihiv

Hорвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною, гуманітарною неурядовою організацією, заснованою у 1946 році. Ми надаємо допомогу, захищаємо права та сприяємо розв’язанню проблем біженців, внутрішньо переміщених осіб та інших осіб, які постраждали внаслідок збройного конфлікту.  NRC розпочала свою діяльність в Україні наприкінці 2014 року, підтримуючи людей, які постраждали від конфлікту на сході країни. Зараз ми нарощуємо наші зусилля в Україні та в сусідніх країнах, щоб надати допомогу людям, які змушені покинути свої домівки через війну.

Ми шукаємо Фахівця/фахівчиню відділу адміністрації та людських ресурсів в Північний регіональний офіс NRC в місті Чернігів.

Мета посади фахівця з персоналу/адміністративного персоналу полягає у виконанні щоденних завдань, пов’язаних з управлінням персоналом, у Північному регіональному офісі.

Ваші обов’язки включатимуть:

• Дотримуватися політик, інструментів, посібників та керівних принципів NRC
• Готувати та розробляти звіти про стан справ відповідно до вимог керівництва
• Забезпечувати належне зберігання документів, пов’язаних з кадровими та адміністративними питаннями
• Виконувати всі адміністративні завдання для забезпечення безперебійної роботи офісу NAO (офісні та мобільні постачальники, орендодавці та прибиральники, всі інші залучені особи/організації, які перевіряють лічильники комунальних послуг, правильність рахунків за надані послуги, допомагати у зборі документів)
• Допомагати в підготовці офісу/залу засідань до зустрічей, конференцій та інших заходів. Займатися організацією харчування та іншими пов’язаними послугами.
• Виконувати будь-які інші обов’язки, які будуть доручені безпосереднім керівником.
• Управління офіційною кореспонденцією. Відправлення, отримання, розподіл та архівування вхідних і вихідних листів, пошти та інших документів для NAO.
• Організація та планування зустрічей і призначень у разі потреби. Професійне та дружнє вітання нових співробітників/постачальників/відвідувачів NRC.
• Забезпечення своєчасного та ефективного виконання всіх адміністративних завдань і процесів.
• Організація ділових поїздок співробітників: квитки на поїзд/автобус та бронювання готелів, організація конференцій та транспорт (за необхідності), виплата добових.
• Організація заходів, перевірка супровідних документів, підготовка документів для оплати.
• Організовувати постачання продуктів харчування та непродовольчих товарів в офіс, готувати документи для оплати.
• Відповідати за організацію постачання канцелярських товарів та належне утримання приміщень польового офісу (офісів, гостьових будинків, квартир) відповідно до політики та процедур NRC.
• Забезпечувати актуальність всіх договорів оренди, готувати документи для оплати оренди.
• Надавати підтримку у виборі приміщень (офісів, гостьових будинків тощо).
• Надавати допомогу в ініціюванні процедур закупівель за допомогою внутрішньої системи закупівель Agresso.
• Управління всіма замовленнями на поїздки/відпустки для національних співробітників, ведення актуального графіка відпусток національних співробітників.
• Забезпечувати своєчасне виконання заходів з управління персоналом та поширення стандартних операційних процедур і політик з управління персоналом у представництві.
• Проводити процес найму на посади 1-5 класу, забезпечуючи виконання процедур прийому та звільнення для всіх співробітників представництва.
• Адміністрування особових справ співробітників: щоденне завантаження всіх документів з управління персоналом у Filing Tree, створення особових справ співробітників.

Вимоги:

• Мінімум 2 роки відповідного досвіду роботи на посадах у сфері управління персоналом/адміністрації.
• Середній рівень володіння англійською мовою.
• Попередній досвід роботи в складних і нестабільних умовах.
• Вільне володіння українською та російською мовами.
• Попередній досвід роботи в складних і нестабільних умовах буде перевагою.
• Здатність працювати самостійно.
• Вища освіта в галузі управління персоналом/адміністрації/фінансів або інша відповідна освіта.
• Гарне знання програмного забезпечення (MS Word, Excel, Access, Power Point).
• Здатність працювати самостійно та проактивно.
• Доведена здатність справлятися зі складними завданнями.
• Робота в небезпечному середовищі.
• Планування та досягнення результатів.
• Надання повноважень та побудова довіри.
• Ефективна та поважна комунікація.

Кінцевий термін подачі заяв – 11.12.2025

Щоб подати заявку на цю вакансію, натисніть посилання.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування, контракт до 31.12.2026
• Графік роботи з 9 до 17, субота/неділя вихідний
• медичне страхування та страхування життя від нещасних випадків
• можливості для розвитку та навчання (курси англійської мови).

Ця позиція відкрита для кандидатів, які мають законне право працювати в Україні. Будь ласка, зверніть увагу, що ми не можемо надати дозвіл на роботу або візову підтримку для цієї посади.

NRC заохочує людей з інвалідністю, які хотіли б працювати в офісі, подавати заявки.