Адміністративний/а менеджер/ка (надавач/ка послуг)

МБФ «Українська фундація громадського здоров’я» та міжнародна організація HealthRight International (Право на здоров`я) в Україні оголошують конкурс на надавача послуг адміністративного менеджера (надавача послуг).

 Інформація про замовника: МБФ «Українська фундація громадського здоров’я» (УФГЗ) – благодійний фонд, заснований міжнародною організацією HealthRight International (Право на здоров’я) з метою розбудови місцевого потенціалу та підтримки українських ініціатив, які полягають у наданні життєво важливої допомоги найбільш незахищеним жінкам, дітям та молоді. В Україні організації працюють з 2005 року і запроваджують моделі, спрямовані на профілактику соціального сирітства, гендерно обумовленого насильства та ВІЛ, СНІД; сприяють розвитку місцевих громад через підвищення спроможності громадських організацій та органів місцевого самоврядування щодо покращення спектру, доступу та якості соціальних, психологічних послуг і послуг реабілітації.

 Зайнятість: 8 год на день, 40 годин на тиждень.

 Місце роботи: м. Київ або м. Львів, з можливістю відряджень.

 Термін контракту: 12 місяців.

 Основне завдання адміністративного менеджера:

Адміністративна підтримка проектів та діяльності МБФ «Українська фундація громадського здоров`я» (УФГЗ) та її засновника ХелсРайт Інтернешнл (Право на здоров’я) в Україні, допомога у веденні національної бухгалтерії.

 Основні функціональні обов’язки адміністративного менеджера

• Організація та забезпечення адміністративної підтримки роботи офісу: функціональність приміщення, закупівля та контроль за використанням канцтоварів, предметів побутової хімії для офісу, продуктів харчування, друк матеріалів, підготовка угод з контрагентами за наявними шаблонами (внесення реквізитів, деталізація надання послуг), контроль та забезпечення оплати послуг, що забезпечують роботу офісу, в тому числі оренди офісу, телефону, комунальних платежів,  контроль за прибиранням та підтримкою офісу у належному стані та управління відповідним  технічним персоналом, тощо. Проведення закупівель для підтримки діяльності офісу: замовлення води, продуктів харчування (чай, кава і т.д.), предметів побутової хімії.
• Організація та забезпечення адміністративної підтримки роботи сайтів організації, де реалізовуються проекти (підрозділи): функціональність приміщень, координація ремонту та облаштування приміщень, вибір меблів, логістика, контроль за здійсненням закупок на сайтах – предметів побутової хімії, продуктів харчування, друку матеріалів, укладання угод, контроль та забезпечення оплати послуг, що забезпечують роботу сайтів, в тому числі телефону, Інтернет, комунальних платежів, контроль за прибиранням та підтримкою сайтів у належному стані, моніторинг та оцінка зазначеної діяльності на сайтах, тощо.
• Забезпечення організації та проведення тренінгів, конференцій, прес-конференцій, інших масових заходів за проектами організації, включаючи підготовку тендерної документації спільно з ініціатором закупівлі, програм, бронювання залу, підготовку необхідних матеріалів, підготовку бюджету заходів, перегляд кошторисів, за потреби логістичний супровід заходів, комунікація з логістичними партнерами щодо організації та проведення заходу, за умови їх залучення.
• Координація закупки обладнання та розповсюдження інформаційних та інших матеріалів як для потреб організації та проектів, так і її субгрантерів та партнерів, в рамках виконання завдань проектів. Включаючи та необмежуючись підбором товарів, специфікації, підготовка та розміщення оголошень на сайті організації та інших інформаційних ресурсах, підготовка договорів та комунікація з постачальниками.
• Організація поїздок, по Україні, за кордоном та в межах Києва, проведення тендерів, бронювання готелів, організація зустрічей та перебування співробітників та гостей організації, за погодженням з директором представництва.
• Координація роботи IT-консультантів чи відповідної ІТ-компанії в Україні з питань технічної підтримки офісу та сайтів організації, самостійна технічна підтримка комп’ютерної мережі, забезпечення збереження інформації.
• Забезпечення моніторингу та оцінки адміністративної діяльності в організації та на сайтах організації (підрозділах), зокрема, розробка та впровадження для персоналу додаткових процедур, пов’язаних з адмініструванням заходів, закупки обладнання, за потребою.
• Надання інформаційної підтримки координаторам, адміністративному персоналу та виконавцям проектів з приводу проведення розрахунків та оформлення фінансових документів.
• Ведення реєстру договорів з контрагентами організації.
• Додаткова офісно-адміністративна та організаційна робота за потребою, допомога бухгалтерії, головному бухгалтеру, включаючи:
• Участь у проведенні інвентаризації та складання супутніх документів.
• Контроль за відповідністю змісту та форми первинних бухгалтерських документів вимогам діючого законодавства України та змісту відповідної господарської операції.

Вимоги до кандидатів: вища освіта (бажано економічна), мінімум 3 роки досвіду роботи на аналогічній посаді, хороші аналітичні, організаційні та комунікативні здібності, основ діловодства, знання англійсько мови на середньому рівні (вміння читати та писати), знання офісних комп’ютерних програм, наявність прав на керування транспортними засобами та легкового автомобіля.

 Просимо надсилати своє резюме на електронну пошту:

Angelina Yakovenko  [email protected]

МБФ «Українська фундація громадського здоров’я» та міжнародна організація HealthRight International (Право на здоров`я)  є роботодавцем рівних можливостей і не дискримінує у своєму виборі та працевлаштуванні на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку.

 Примітка щодо запобігання сексуальній експлуатації та нарузі:

 Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. Організація впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці. Процедури регулюються відповідно до політики ЗСЕН та організаційних правил і положень організації.