Адміністративний/а асистент/ка, помічник/ця керівника

Громадська спілка «Фонд підтримки реформ в Україні» («Фонд») оголошує конкурс на вакансію Адміністративного/ї асистента/ки, помічника/ці керівника. 

ГС «ФПРУ» — незалежна неурядова спілка, заснована у 2015 році. Першочерговою метою є сприяння розвитку України та зростанню благополуччя її громадян шляхом надання підтримки у розробці та впровадженні реформ в Україні.   

Адміністративний/а асистент/ка, помічник/ця керівника працюватиме безпосередньо під керівництвом Виконавчого та Фінансового директорів, забезпечуючи комплексну адміністративну й організаційну підтримку діяльності Фонду. Посада передбачає розуміння специфіки роботи громадської організації, зокрема адміністративних процесів, документообігу, проєктної діяльності, а також взаємодії з донорами, партнерами та підрядниками. Окрім управління адміністративними процесами, посада включає координацію робочих процесів Виконавчого та Фінансового директорів, інформаційну й організаційну підтримку їхньої щоденної діяльності. 

Основні обов’язки та завдання:  

• забезпечення належного функціонування офісу (оренда, господарське забезпечення і тд.);

• координація взаємодії з постачальниками та підрядниками (Укрпошта, кур’єрські служби, ремонт і технічне обслуговування офісу);

• комунікація з надавачами послуг та контроль виконання умов договорів;

• ведення ділового листування Фонду (офіційні листи, запити, клопотання, підготовка проєктів документів);

• реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, організація зберігання й архівування документів, забезпечення належного документообігу Фонду;

• підготовка адміністративних наказів, внутрішньої документації та звітності;

• підготовка протоколів засідань Наглядової ради та Загальних зборів;

• робота з первинними бухгалтерськими та проєктними документами відповідно до затверджених процедур;

• організація закупівель товарів і послуг для потреб офісу та проєктів (у разі відсутності менеджера із закупівель);

• контроль використання матеріальних ресурсів;

• організація поїздок і відряджень співробітників Фонду;

• адміністративна підтримка заходів, тренінгів і робочих зустрічей, включно з бронюванням приміщень та забезпеченням необхідних ресурсів;

• участь у підготовці до аудитів і перевірок у частині адміністративних процесів;

• консультування співробітників з питань адміністративних процедур;

• адміністративний супровід співробітників Фонду (доступ до офісу, внутрішній облік);

• адміністративна та організаційна підтримка Виконавчого директора у щоденній роботі;

• управління календарями керівництва, підготовка та координація зустрічей, нарад і робочих поїздок;

• опрацювання та пріоритезація вхідних запитів, звернень і кореспонденції, адресованих керівництву;

• підготовка проєктів листів, відповідей та інших документів від імені керівництва;

• фіксація управлінських рішень керівництва, доведення їх до відповідальних осіб та контроль виконання;

• забезпечення конфіденційності інформації та дотримання етичних стандартів у роботі з керівництвом.

• підтримка процесів рекрутингу та адаптації персоналу (ведення базових кадрових документів і реєстрів);

• координація організації навчання та розвитку персоналу за відсутності HR менеджера;

• виконання інших доручень керівництва у сфері адміністративної та HR-діяльності;

• участь у вдосконаленні внутрішніх адміністративних і кадрових процедур Фонду. 

Кваліфікаційні вимоги:  

• вища освіта у сфері менеджменту, адміністрування, економіки, міжнародних відносин або суміжних спеціальностях; 

• щонайменше 3 роки досвіду роботи в адміністративній сфері або офісному управлінні;

• знання основ діловодства та документообігу;

• досвід підготовки офіційних листів, протоколів, базових договорів і рахунків;

• досвід листування та взаємодії з державними органами;

• знання англійської мови на рівні Upper Intermediate та вище; 

• впевнене користування MS Office 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint);

• розвинені організаційні та комунікаційні навички;

• базові знання та практичні навички у сфері HR (онбординг, кадровий облік, рекрутинг — буде перевагою). 

Посада передбачає повну зайнятість та офлайн-формат роботи. Рівень оплати праці визначається за результатами співбесіди. Для укладання контракту кандидат повинен мати можливість зареєструвати ФОП III групи.   

Фонд залишає за собою право запрошувати на співбесіду тільки відібраних кандидатів. Якщо відповідного кандидата/кандидатку буде знайдено раніше, вакансія буде закрита до закінченнятерміну подачі документів.    

Ми заохочуємо подання заявок від жінок та представників вразливих груп, зокрема внутрішньо переміщених осіб, осіб з інвалідністю, а також ветеранів та членів ветеранських спільнот.  

Якщо Вас зацікавила вакансія, надсилайте своє резюме та супровідний лист із зазначенням бажаного рівня оплати на електронну пошту  [email protected]  з позначкою в темі листа «Адміністративний/а асистент/ка, помічник/ця керівника».    

У зв’язку з великою кількістю заявок, ми зможемо зв’язатися лише з кандидатами, відібраними до подальшого розгляду.

Кінцевий термін подачі документів: 13 січня 2026 року включно.