Жіночий консорціум України оголошує тендер на проведення конференції в м. Одеса

Організація заходу:

Тип заходу: конференція « Програма реагування Міжнародного комітету порятунку на надзвичайні ситуації в Україні»

Дати проведення: 22 – 24 червня 2023 р.

Місто проведення: Одеса

Години: з 10:00 до 17:00 год.

Кількість учасників: орієнтовно 80 осіб:  22 червня, 30 осіб – 23-24 червня 

Опис послуг підрядника з організації заходу:

1. Оренда приміщення за такими критеріями:

- готель, де можуть проживати учасники заходу в безпеці в період війни (бомбосховище обов’язково);

- площа конференц-залу не менше 100 кв.м на 22 червня ; 50 кв.м – на 23-24 червня

- наявність кондиціонеру та вентиляції,  денного світла, вікон з можливістю провітрювання  та бажано з хорошою акустикою;

- наявність технічного обладнання та меблів (що вказані окремим переліком нижче).

2. Забезпечення обладнанням:

- обладнання  для показу презентації  (проектор, екран, ноутбук, клікер)  – 1 комплект;

- фліп-чарти – 2 шт.;

- стільці (пересувні) – 80 шт. на 22 червня; 35 шт. на 23-24 червня.

- столи (пересувні) – 10 шт. на 22 червня, 5 шт. на 23-24 червня.

 (розсадка учасників на півколом довкола столу, з можливістю бачити спікерів).

• Технічне обладнання для синхронного переводу

3. Закупівля та доставка витратних матеріалів:

3.1. Канцелярські товари:

- папір А 1 для фліпчарту – 30 шт.;

- маркери для паперу  – 12 шт. (3 чорних, 3 синіх, 3 зелених, 3 червоних);

- стікери (квадратні 7,6х7,6 см) – 3 блоки (з 5 різними кольорами);

- скотч паперовий (або малярна стрічка) – 1 шт.;

- 2-сторонній вузький скотч – 1 шт.;

- папір А 4 – 1 пачка (500 аркушів);

- ручки кулькові – 100 шт.;

- бейджи (можна бейджі-наліпки) – 80 шт.;

- ножиці – 2 шт.

- блокноти – 40 шт.

3.2. Вода негазована 0,5 л – 300 шт.

4. Організація харчування в місці проведення заходу для учасників – 80 осіб: 

4.1. Кава-пауза (2 перерви на каву-паузу) – 7 раз:

- посилена кава-пауза (перша по приїзді учасників) – 1 раз;

- звичайна кава-пауза – 6 раз; 

4.2. Обіди (меню різноманітне, враховуючи вегетаріанство) – 3 рази; 22 червня – 80 осіб, 23-24 червня – 30 осіб

4.3  Вечеря (меню різноманітне, враховуючи вегетаріанство)   – 22 червня – 80 осіб, 23 червня  на 30 осіб

6. Організація та забезпечення проживання і харчування у готелі для приїжджих учасників з інших населених пунктів (окрім м. Одеса) – 70 осіб (можливий ранній заїзд на 60 осіб, пізній виїзд – 30 осіб):

- проживання в двомісному номері  (  ліжка роздільні – 1 доба  – 70 осіб; 3 доби – 30 осіб

- сніданок – 3 рази;

- вечеря – 2 рази.

7. Організація відшкодування вартості проїзду (до Одеси з 8 регіонів України) для приїжджих учасників з інших населених пунктів (окрім м. Одеса) – 70 осіб:

- квитків на міжміський транспорт (Полтавська, Сумська, Київська, Хмельницька, Дніпропетровська, Житомирська,   Чернігівська та Одеська області ( по 6 осіб з області) ; по 2 особі – Ужгород, Луцьк, Рівне, Винниця, Херсон, Харків, Запоріжжя, Миколаїв, Львів, Черновці) 

ІІІ. Вимоги до підрядника

1. Зареєстрована фізична особа-підприємець чи юридична особа з кведами згідно законодавства України.

2. Підрядник надає детальний кошторис відповідно до форми ЖКУ і надає детальний звіт про витрачені кошти: підтверджує всі витрати на проведення заходу: рахунки, договори, акти виконаних робіт та видаткові накладні від логістичної компанії, ФОПа та своїх підрядників та реєстраційні документи логістичної компанії, ФОПа та підрядників. Якщо залучені інші підрядники, то підрядник надає звіт про розрахунки.

ІV. Умови роботи та оплати 

1. Оплата здійснюється після здійснення послуги, а саме за. 2 робочі дні після надання звіту. Можливо авансова передоплата послуг за домовленістю сторін.

2. Підписується офіційний договір.

1. Умови участі у тендері

1. Надати на розгляд такі документи:

1) Свідоцтво реєстрації ФОП / юридичної особи.

2) Виписку з ЄДРПОУ

3) Цінову пропозиція

4) Опис умов приміщення для заходу, бомбосховища,  меню харчування учасників на заході, умов проживання та харчування учасників в готелі.

2. Надіслати документи в електронному вигляді на ел.адресу: [email protected]

з поміткою в темі листа «Пропозиція підрядника на організацію конференції».

3. Термін подання документів: до 16 червня 2023 р. 

VІ. Критерії відбору 

Постачальник буде обраний із врахуванням ціни, якості надання послуг (у т.ч. безпечних умов проведення під час  війни), наявності досвіду у здійснені послуг, рекомендацій. 

Контакти для отримання додаткової інформації:

Олена Грачова,

координаторка проєкту IRC – ECHO

 ел.адреса: [email protected]