Відкритий тендер із закупівлі послуг з організації та проведення заходів

ГО «Центр права та посередництва» в рамках ініціативи «Геоінформаційна системи моніторингу, аналізу, оцінки та вирішення конфліктів у взаємодії з Робочими групами із громадської безпеки та соціальної згуртованості (відновлення)», що реалізується за сприяння Програми розвитку ООН (ПРООН) в Україні за фінансової підтримки Європейського Союзу, наданої у рамках проекту «EU4Recovery – Розширення можливостей громад в Україні», оголошує відкритий  тендер на закупівлі послуг з організації та проведення 2-х заходів за проєктом.

Дата оголошення про тендер: 09 липня 2024 р.

Термін подання тендерних пропозицій: до 23 липня 2024 р. до 18:00

Предметом закупівлі є: послуги  послуг з організації та проведення 2-х заходів за проєктом., а саме: 

1. Тренінг (липень – серпень 2024 р.), що містить в собі: 
2. Організація конференції (вересень 2024 р.), що містить в собі:

• організацію проживання 45 (21 двомісний номер та 3 одномісних) учасників тренінгу протягом 3 діб  у м. Києві або Київському районі;
• оренда 1 приміщення для проведення тренінгів протягом 2,5 днів (з екраном, проектором, фліпчартом для роботи в групах та наявним функціонуючим бомбосховищем на випадок повітряної тривоги в умовах воєнного стану – повинна бути включена в оренду приміщення) для розміщення не менше ніж 45 осіб із забезпеченням стільцями та столами для роботи в групах;
• забезпечення харчуванням учасників заходу (на кожну людину: 3 комплексні обіди, 5 кави-паузи за стандартним меню, 2 вечері за стандартним меню, сніданок має бути включений в проживання в готелі);
• організація та оформлення компенсації проїзду учасникам заходу (Квитки на поїзд (вагони 2 класу, купе) або автобус;
• В разі розташування готеля за межами міста, забезпечення трансферу з Центрального залізничного вокзалу м. Києва до місця призначення 
• провести підготовчу роботу з учасниками (що включає: запрошення учасників засобами – телефон/факс/пошта/е-mail відповідно до критеріїв, наданих замовником; погодження з замовником списків учасників заходу перед його проведенням;  контакт з учасником до заходу з метою уточнення присутності та питань логістики;  реєстрація учасників відповідно до наданої замовником форми; за підсумками заходу уточнення списку присутніх та їх контактів та розсилання на пошту всім учасникам заходу з метою подальшої підтримки зв’язків між ними);
• Надання послуг технічного забезпечення заходів: оренди обладнання (екранів, фліпчартів, мультимедійних проекторів, принтерів, ноутбуків тощо), оренди систем посилення звуку (радіомікрофони, колонки, тощо)
• організація івент-фотозйомки (до 2 годин зйомка та 10-15 оброблених фото). 

• організацію проживання не більше 50 учасників (23 двомісних номери та 4 одномісних) протягом 2 діб (частина учасників можливо проживання протягом 1 доби) у м. Києві або Київському районі;

• оренда 1 приміщення для проведення конференції (з екраном, проектором, фліпчартом та наявним функціонуючим бомбосховищем на випадок повітряної тривоги в умовах воєнного стану – повинна бути включена в оренду приміщення) для розміщення не менше ніж 50 осіб із забезпеченням стільцями;

• забезпечення харчуванням учасників заходу (на кожну людину: 1 комплексний обід, 2 кави-паузи за стандартним меню, 1 вечеря за стандартним меню, сніданок має бути включений в проживання в готелі);

• в разі розташування готеля за межами міста, забезпечення трансферу з Центрального залізничного вокзалу м. Києва до місця призначення;

• проведення підготовчої роботи з учасниками (що включає: запрошення учасників засобами – телефон/факс/пошта/е-mail відповідно до критеріїв, наданих замовником; погодження з замовником списків учасників заходу перед його проведенням;  контакт з учасником до заходу з метою уточнення присутності та питань логістики;  реєстрація учасників відповідно до наданої замовником форми; за підсумками заходу уточнення списку присутніх та їх контактів та розсилання на пошту всім учасникам заходу з метою подальшої підтримки зв’язків між ними);

• організація та оформлення компенсації проїзду учасникам заходу (Квитки на поїзд (вагони 2 класу, купе) або автобус;

• організація івент-фотозйомки (до 2 годин зйомка та 10-15 оброблених фото);

• друк матеріалів (50 папок кольоровий друк, 1000 арк чорно-білий друк), бейджи зі стрічкою та їх друк 50 шт)

• організація відеотрансляції заходу

• Надання послуг технічного забезпечення заходів: оренди обладнання (екранів, фліпчартів, мультимедійних проекторів, принтерів, ноутбуків тощо), оренди систем посилення звуку (радіомікрофони, колонки, тощо)

Строк надання послуг: до 18.09.2024, або до повного виконання зобов’язань сторонами від дати підписання Договору надання послуг. У вартість послуги повинна бути включено все зазначене вище  в основних технічних  вимогах.

Вимоги до постачальника послуг – учасника тендеру

До участі у тендері запрошуються суб’єкти підприємницької діяльності, належним чином зареєстровані за законодавством України: 

• постачальники, що мають досвід роботи у відповідній сфері, відповідні КВЕД для надання послуг, 
• можливість надати оригінали супроводжуючих документів з печаткою та підписом (договір про надання послуг, рахунок-фактура, акт виконаних робіт)
• професійний досвід у сфері організації та комплексного обслуговування заходів (не менше 2-х років)
• перевагою буде досвід надання таких послуг для українських неприбуткових організацій або міжнародних неурядових організацій;
• вартість послуг;
• технічні засоби та відповідне обладнання, професійні кадри зі знаннями та досвідом у зазначеній галузі;
• можливість надання послуг в стислі терміни.
• досвід організації заходів під час воєнного стану 

Учасник тендеру надає організатору наступні документи:

1. Копії документів, що підтверджують державну реєстрацію та податковий статус, банківські реквізити.
2. Цінова пропозиція
3. Зразок договору надання послуг.
4. Лист зацікавлення (форма довільна)
5. Специфікація до цінової пропозиції відповідно до технічного завдання.
6. Підтвердження наявного досвіду (портфоліо, щонайменше 2 договори з надання аналогічних послуг/ рекомендаційні листи тощо).

Істотні критерії (умови) відбору тендерних пропозицій:

1. Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам тендерного оголошення;
2. Відповідність поданих документів умовам тендерного оголошення;
3. Якість опису послуг та відповідність очікуванням організатора;
4. Прийнятна ціна, умови оплати та умови надання послуг.

Тендерні процедури

До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення.

Тендерні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників тендеру, що їх подали, до повного завершення надання послуг.

Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності), та у електронному вигляді (у форматі PDF) надіслані учасником на електронну адресу ПРООН [email protected] з темою листа «Відкритий тендер_ RPP/2023/09/033/CR_Назва учасника» до 23 липня 2024 до 18:00, а також окремим листом пакет документів на електронну адресу ГО «Центр права та посередництва» [email protected] до 23 липня 2024 до 18:00. 

Всі тендерні пропозиції, отримані організатором після кінцевого терміну їх подання, а саме після 18:00 23 липня 2024 року року, розгляду не підлягатимуть.

За результатами конкурсу буде відібрано одного Виконавця послуг з організації та проведення заходів , який буде надавати послуги з організації та проведення згідно даному технічному завданню.

Визначення переможця тендеру, відбудеться шляхом розгляду та перевірки наданих пропозицій  на відповідність умовам конкурсу, викладеним у тендерній документації.

Результати тендеру будуть повідомлені організатором учасникам тендеру шляхом надсилання відповідних повідомлень електронною поштою протягом не більше ніж трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможців.  

Запитання щодо тендеру можна надсилати в електронному вигляді за ел. адресою [email protected] до 23 липня 2024 року.

Додаткові застереження

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор тендеру залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення.

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритому тендері) за цим тендерним оголошенням підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його тендерну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор тендеру не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.

Переможцем буде та пропозиція, яка набере найбільшу кількість балів. Договір буде укладено із учасником, який подав переможну пропозицію.