Надання послуг з організації заходу

№ RFQ 2024-082 ВІД 24 КВІТНЯ 2024 РОКУ. ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ НА НАДАННЯ ПОСЛУГ З ОРГАНІЗАЦІЇ ЗАХОДУ В МЕЖАХ РЕАЛІЗАЦІЇ КОНТРАКТУ УВКБ ООН “КОМПЛЕКСНА ДОПОМОГА У СФЕРІ ЗАХИСТУ ТА ЖИТЛА ДЛЯ ПЕРЕМІЩЕНИХ ОСІБ, РЕПАТРІАНТІВ ТА ЛЮДЕЙ, ЯКІ ПОСТРАЖДАЛИ ВІД ВІЙНИ” (КОД КОНТРАКТУ 21141Y24M162685). ДАТА ТА ЧАС ЗАКРИТТЯ: 02 ТРАВНЯ 2024 РОКУ – 10:00 год.

ГО «Проліска» – некомерційна, неполітична гуманітарна організація, що з 2014 року надає всебічну допомогу та захист населенню, що постраждали від конфлікту на Сході України.

Більш детальну інформацію про ГО «Проліска» можна знайти на веб-сайті: https://proliska.org/.

1. ПОТРЕБИ

ГО «Проліска» пропонує потенційним постачальникам надати тендерну пропозицію щодо надання послуг з організації заходу.

Специфікація послуги та вимоги.

Вимоги до локації проведення заходу та проживання учасників:

• зручне географічне розташування: транспортна доступність в межах Закарпатської області, а саме – Ужгородський, Свалявський або Берегівський райони, наявність укриття, або розташування в укритті;
• необхідний рівень технічного оснащення залу (відповідно до вимог Замовника);
• можливість конфігурації робочого простору (можливість перестановки стільців, столів, відокремлення зони кава-пауз та нетворкінгу);
• наявність технічного устаткування та обладнання (головний екран, радіомікрофони гарнітури, комутація (вся необхідна для забезпечення роботи звукового обладнання), аудіосистема для виведення звуку, ноутбуки з WiFi-доступом;
• наявність конференц-залу місткістю на максимальну кількість осіб 50 з гарним освітленням (наявність вікон) та системою кондиціювання;
• обов’язкова наявність наступних зон (приміщень): зона для кава-пауз та нетворкінгу; вхідної групи (для реєстрації);
• меблі з відповідною кількістю стільців з розрахунку на максимальну кількість 50 осіб; можливість доставити стільці та столи (за потреби);
• наявність високошвидкісного інтернету (кабельний та Wі-Fі доступ) у всіх основних та допоміжних приміщеннях проведення заходу.

       Харчування учасників строком з 13.05.2024 р.  по 18.05.2024 р.

13.05.2024:

-  сніданок для 1 (одного) учасника за системою шведський стіл  з розрахунку на 1 проживаючу особу з умовою раннього заїзду;

- обід (салат, перша страва, основна страва, напій) – 10 порцій;

- вечеря (салат, основна страва, напій) – 48 порцій.

14.05.2024:

-сніданок для учасників за системою шведський стіл  (включено в вартість номеру) з розрахунку на 42 проживаючих;

- обід  (салат, перша страва, основна страва, напій) – 48 порцій;

- вечеря (салат, основна страва, напій) – 48 порцій.

15.05.2024:

–сніданок для учасників за системою шведський стіл  (включено в вартість номеру) з розрахунку на 42 проживаючих;

- обід  (салат, перша страва, основна страва, напій) – 48 порцій;

- вечеря (салат, основна страва, напій) – 48 порцій.

16.05.2024:

–сніданок для учасників за системою шведський стіл  (включено в вартість номеру) з розрахунку на 42 проживаючих

- обід  (салат, перша страва, основна страва, напій) – 48 порцій;

- вечеря (салат, основна страва, напій) – 48 порцій.

17.05.2024:

-сніданок для учасників за системою шведський стіл (включено в вартість номеру) з розрахунку на 42 проживаючих

- обід  (салат, перша страва, основна страва, напій) – 48 порцій;

- вечеря (салат, основна страва, напій) – 21 порція.

18.05.2024:

-сніданок для учасників (включено в вартість номеру) з розрахунку на 21 особу проживаючих.

       Меню харчування погоджується із Замовником. Виконавець забезпечує послуги харчування відповідно до законодавства про безпечність та окремі показники якості харчових продуктів, санітарних норм та правил встановлених законодавством України. Харчування здійснюється в ресторані на території готелю, в якому надаються послуги.

Сніданки, що включені до вартості номеру за системою «шведський стіл».

Харчування (обід, вечеря) також може здійснюватись за системою «шведський стіл» з  урахуванням дотримання вимог до меню харчування.

                                                       МЕНЮ ХАРЧУВАННЯ

Перерви на каву: кава натуральна, чай чорний, зелений, травʼяний, вершки, лимон.

Закуска – міні -сендвіч, брускета/канапка та десерт.

       Проживання учасників з 13.05.2024  по 18.05.2024:

13.05.2024 – 14.05.2024  – 42 особи проживаючих з них 1 ранній заїзд;

14.05.2024 – 15.05.2024 –  42 особи проживаючих;

15.05.2024 – 16.05.2024 –  42 особи проживаючих;

16.05.2024 – 17.05.2024-  42 особи проживаючих;

17.05.2024 – 18.05.2024 – 21 особа проживаючих, виїзд до 12:00.

ГО «Проліска» просить забезпечити учасників тренінгів проживанням в номерах з розрахунку:

       -розміщення по 1 особі в номері категорії стандарт або категорії, що тотожна категорії стандарт у відповідністю з внутрішньої категоризацією  номерів готелю з повноцінним спальним місцем.

       – або розміщення по 2 осіб в номері категорії вище стандарт, що має обов’язково дві відокремлені кімнати, в яких знаходиться по 1 повноцінному спальному місцю.

• повинні відповідати умовам та комфортності готелю;
• повинні передбачати цілодобове постачання гарячої та холодної води в номери; опалення, що забезпечує температуру в межах від 18 °С до 22 °С; безкоштовний Інтернет або WI-FI;
• номери повинні бути укомплектовані: ліжками (не менше 90 см * 200 см) що відповідає стандартам одного повноцінного спального місця; шафою з поличками, вішалкою та плічками; столом зі стільцем або робочим кріслом; санвузлом (туалет, душ або ванна) з якісним устаткуванням та у відмінному стані, кольоровим телевізором,  холодильником.

Виконавець повинен гарантувати контроль технічного стану заброньованих номерів. В разі наявності зауважень у Замовника, Виконавцю необхідно запропонувати  альтернативні варіанти вирішення виявлених проблем, в тому числі, надати рівноцінні номери, які також підлягають контролю з боку Замовника.

Оренда конференц-зали:

Оренда конференц-зали погодинно:

13.05 2024 – 2 години;

14.05.2024 – 10 годин;

15.05.2024 – 10 годин;

16.05.2024 – 10 годин;

17.05.2024 – 6 години.

До послуг оренди-конференц зали входить:

• користування мультимедійним проектором, екраном, клікером, звуковою системою, ноутбуком, фліпчартом;
• підключення та налаштування обладнання (завершується до початку тренінгу);
• розташування обладнання та техніки відповідно до вимог Замовника;
• технічну підтримку роботи обладнання впродовж всього заходу, яка включає в себе: технічний супровід роботи мультимедійної техніки та звукового обладнання, світлового обладнання (для оснащення зали, оформлення кожної окремої зони та зони спікерів),  допомогу у перемиканні слайдів, користуванні технікою, забезпечення оперативного вирішення технічних питань, забезпечення оперативного усунення технічних збоїв;     
• консультування учасників по всім організаційним питанням;
• зачинення конференц зали і недопущення сторонніх людей коли всі учасники заходу залишили приміщення;
• підготовку зали до проведення заходу, розстановку стільців/столів та іншого обладнання;
• доставку необхідної кількісті стільців та столів за необхідністю;
• організацію наявності достатньої кількості конференц-менеджерів, техніків та інших представників Виконавця, на заході для контролю належного та своєчасного виконання замовлених послуг;
• організацію та координацію обслуговуючого та технічного персоналу, здійснює оперативне усунення виявлених недоліків;
• оперативне реагування на зауваження представників Замовника та учасників заходу та усунення всіх недоліків у разі їх виявлення.

Кава-паузи для учасників тренінгів:

14.05.2024 – 2 кава-паузи протягом проведення тренінгу з розрахунку на 48 учасників;

15.05.2024 – 1 кава-пауза протягом проведення тренінгу з розрахунку на 48 учасників;

16.05.2024 – 1 кава-пауза протягом проведення тренінгу з розрахунку на 48 учасників;

17.05.2024 – 1 кава-пауза протягом проведення тренінгу з розрахунку на 48 учасників.

Зазначте, будь ласка, в своїй пропозиції (Додаток А) наступну інформацію  щодо послуг за принципом «все включено» (включаючи всі витрати, що можуть виникнути у Замовника у процесі надання послуг):

ЗАГАЛЬНІ УМОВИ ЗАКУПІВЛІ:

• Валюта тендерної пропозиції та взаєморозрахунків – українська гривня;
• Умови оплати: безготівкова форма;
• Фактом надання тендерної пропозиції учасники тендеру гарантують збереження своєї оголошеної ціни протягом проведення тендеру.

Якщо у Вас немає можливості надати пропозицію (Додаток А), надайте комерційну пропозицію або надайте, будь-ласка, рахунок на оплату.

Оплата здійснюватиметься згідно із загальними умовами закупівлі товарів в безготівковій формі, у валюті – гривня. Ваша пропозиція повинна бути чинною щонайменше 30 днів.

Потенційні учасники закупівлі зобов’язані подавати будь-який запит щодо роз’яснення цього Запрошення до участі у процесі закупівлі виключно на електронну адресу: [email protected].

Кінцевий термін надходження запитів – 01 травня 2024 року до 12:00.

2. ПОДАННЯ ПРОПОЗИЦІЙ.

Ваша завірена підписом та печаткою (за наявності) пропозиція (Додаток А, комерційна пропозиція або рахунок на оплату) повинна бути подана не пізніше 02.05.2024 р. 10:00 год. електронною поштою у форматі PDF та у форматі Excel на адресу [email protected].

Реєстраційна форма постачальника: Вам слід заповнити, підписати та надіслати Додаток В «Реєстраційна форма постачальника».

Кодекс поведінки постачальника ГО «Проліска»: Вам слід чітко зазначити у своїй пропозиції, чи погоджуєтесь Ви з Кодексом поведінки постачальників (Додатку С).

Довідка в довільній формі про надання аналогічних послуг;

Реєстраційні документи: витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;

статут або інший установчий документ (для юридичних осіб);

витяг з рестру платників податку.

Звертаємо Вашу увагу, що нечитабельні пропозиції не підлягають розгляду.

Зазначте, будь ласка, в темі листа:  RFQ 2024-082 та назву Вашої компанії.

Також учасники можуть надати свої тендерні пропозиції на паперовому носії, скориставшись послугами Укрпошти, Нової Пошти, кур`єрської доставки, або доставити конверт самостійно, опустивши його у поштову скриньку, розміщену при вході офісу ГО «Проліска», за адресою:

89421, Закарпатська обл., Ужгородський р-н, с. Сторожниця, вул. Ужгородська, 43.

На конверті має бути чітко зазначена назва тендера, його номер та адресат, що зазначено нижче:

 Тендерні пропозиції на паперовому носії, подані будь-яким іншим чином, не приймаються.

Учасники тендерного відбору повинні гарантувати збереження ціни та пропозиція повинна бути чинною щонайменше 30 днів. Після закриття тендеру учасники, які подали пропозиції, не мають права змінювати умови та ціни в пропозиції. З цієї причини радимо Вам ретельно підійти до підготовки пропозиції.

Оплата за надані послуги за Договором, укладеним за результатами цього тендеру, буде

 оформлено у національній валюті України – гривня. Оплата здійснюватиметься згідно із загальними умовами договорів ГО «Проліска» у національній валюті України – гривня.

Щиро дякуємо за увагу.