ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ: № ITB/2024-055

НА УКЛАДАННЯ РАМКОВОЇ УГОДИ  НА ЗАКУПІВЛЮ НАБОРІВ ГІГІЄНІЧНИХ ТОВАРІВ ТА СУМОК

В МЕЖАХ  ВИКОНАННЯ ПРОЄКТУ ГУМАНІТАРНОГО ФОНДУ ДЛЯ УКРАЇНИ «ТРАНСПОРТУВАННЯ ЛЮДЕЙ ДО ПОСЛУГ, ПОСЛУГ ДO ЛЮДЕЙ ТА ЕВАКУАЦІЯ» (КОД ФІНАНСУВАННЯ CBPF-UKR-23-S-NGO-24797).

ДАТА ТА ЧАС ЗАКРИТТЯ: 5 КВІТНЯ 2024 РОКУ – 10:00 год.

 ПЕРЕДМОВА ПРО ГО «ПРОЛІСКА»

ГО «Проліска» – некомерційна, неполітична гуманітарна організація, що з 2014 року надає всебічну допомогу та захист населенню, що постраждали від збройного конфлікту в Україні.

Більш детальну інформацію про ГО «Проліска» можна знайти на веб-сайті: https://proliska.org/.

1. ПОТРЕБИ

ГО «Проліска» пропонує потенційним постачальникам надати тендерну пропозицію на укладення  Рамкової угоди на закупівлю наборів гігієнічних товарів та сумок.

ЛОТ № 1. Набір гігієнічних товарів для жінок;

ЛОТ № 2. Набір гігієнічних товарів для чоловіків;

ЛОТ № 3. Набір гігієнічних товарів для дітей;

ЛОТ № 4. Сумки для жіночих гігієнічних наборів;

ЛОТ № 5. Сумки для чоловічих гігієнічних наборів;

ЛОТ № 6. Сумки для дитячих гігієнічних наборів.

2. МЕТА ЗАКУПІВЛІ

Закупівля проводиться з метою забезпечення пасажирів гігієнічними наборами у процесі соціальних та евакуаційних маршрутів та у межах виконання проєкту Гуманітарного фонду для України «Транспортування людей до послуг, послуг до людей та евакуація» (код фінансування CBPF-UKR-23-S-NGO-24797).

3. ЗАГАЛЬНІ УМОВИ ЗАКУПІВЛІ

• Валюта тендерної пропозиції та взаєморозрахунків – українська гривня;
• Форма оплати: безготівкова форма;
• Учасник тендеру включає в загальну вартість товарів усі витрати, що можуть виникнути у нього в процесі виконання зобов’язань чи Рамкової угоди;
• Фактом подання тендерної пропозиції учасники тендеру гарантують збереження оголошеної ціни протягом терміну дії Рамкової угоди ( квітень 2024 – 31.08.2024 р);

Порядок поставки товару: товар постачається партіями за вказаною адресою, партією вважається відповідна кількість товару відповідно до Заявки на відвантаження товару, на опрацювання та реалізацію якої постачальник матиме 8 (вісім) календарних днів.

Мінімальною партією відвантаження за Лотами є:

Лот № 1. Набір гігієнічних товарів для жінок  – 500  шт. наборів;

Лот № 2. Набір гігієнічних товарів для чоловіків – 500 шт наборів;

Лот № 3. Набір гігієнічних товарів для дітей – 100 штук наборів;

Лот № 4. Сумки для жіночих гігієнічних наборів – 500 штук;

Лот № 5. Сумки для чоловічих гігієнічних наборів- – 500 штук;

Лот № 6. Сумки для дитячих гігієнічних наборів –  500 штук.

Будь ласка, зверніть увагу, що у технічній специфікації вказана орієнтовна кількість  гігієнічних наборів та сумок. Кількість наборів та сумок буде змінюватись в залежності від Замовлень, які ГО «Проліска» буде надавати Постачальнику. Це не є зобов’язанням ГО «Проліска» замовити зазначену кількість товарів. Кількість може змінюватись і буде залежати від фактичних потреб та наявних коштів, шляхом надання окремих замовлень згідно рамкового Договору.

ВАЖЛИВО: Поділ постачання товару однієї партії не допускається.  Громадська Організація «Проліска» залишає за собою право відмовити у прийнятті товару, який буде поставлено не однією партією, відповідно до вимог цього Запрошення.

Прохання врахувати, що ГО «Проліска» забороняється здійснювати закупівлю товарів, робіт і послуг у громадян Російської Федерації/Республіки Білорусь (крім тих, що проживають на території України на законних підставах), юридичних осіб, утворених та зареєстрованих відповідно до законодавства РФ/РБ, юридичних осіб, утворених та зареєстрованих відповідно до законодавства України, кінцевим бенефіціарним власником, членом або учасником (акціонером), що має частку в статутному капіталі 10 і більше відсотків (далі – активи), якої є РФ/РБ, громадянин РФ/РБ (крім тих, що проживають на території  України на законних підставах), або юридичних осіб, утворених та зареєстрованих відповідно до законодавства РФ/РБ, крім випадків коли активи в установленому законодавством порядку передані в управління Національному агентству з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів.

Зауважуємо: цей документ не є пропозицією на укладання Договору з Вашою  компанією. Зверніть увагу: ГО «Проліска» залишає за собою право зменшити кількість товарів, визначену у Додатках А та В до цього Запрошення, на момент укладання договорів постачання товарів, в залежності від зміни потреб та фінансування.

4. ІНФОРМАЦІЯ ПРО ЗАКУПІВЛЮ:

4.1. ДОКУМЕНТИ ДО ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ

Наступні додатки є невід’ємною частиною цього Запрошення до участі у процесі закупівлі:

Додаток А: Форма технічної пропозиції;

Додаток В: Форма фінансової пропозиції;

Додаток С: Реєстраційна форма постачальника.

 4.2. ПІДТВЕРДЖЕННЯ ОТРИМАННЯ ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ

Будемо вдячні, якщо Ви повідомите нас про отримання цього Запрошення до участі у процесі закупівлі зворотнім електронним листом: proliska.mail.tender@gmail.com з наступною інформацією:

• Ваше підтвердження про отримання цього Запрошення до участі у процесі закупівлі;
• чи подаватимете Ви тендерну пропозицію;
• джерело отримання інформації щодо оголошеного тендеру (наприклад, електронний лист, веб-сторінка ГО «Проліска», веб-сторінка tender.in.ua тощо).

4.3. ЗАПИТИ ТА РОЗ’ЯСНЕННЯ УМОВ ЗАКУПІВЛІ

Потенційні учасники тендеру, у разі необхідності, можуть надіслати запит щодо роз’яснення цього Запрошення до участі у процесі закупівлі виключно на електронну адресу: [email protected]. Кінцевий термін надходження таких запитів – 31 березня 2024 року до 18:00.

ГО «Проліска» на свій розсуд може надіслати будь-яку відповідь на конкретне запитання всім іншим запрошеним учасникам тендеру одночасно.

4.4. ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ

Ваша тендерна пропозиція повинна бути підготовлена українською мовою. Будь ласка, надішліть свою тендерну пропозицію, використовуючи надані Додатки (А, B, C). Тендерні пропозиції, що не відповідають зазначеним форматам, можуть бути не прийнятими до розгляду.

Ваша тендерна пропозиція повинна містити наступні два комплекти документів, які потрібно надіслати окремими електронними листами:

1.   Технічна пропозиція:

• належним чином заповнений Додаток А «Форма технічної пропозиції;
• належним чином заповнений Додаток С «Реєстраційна форма постачальника»;
• будь-яка інша суттєва документація на думку учасника тендеру.

2.   Фінансова пропозиція

• належним чином заповнений Додаток В «Форма фінансової пропозиції».

4.4.1. ЗМІСТ ТЕХНІЧНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Детальний опис технічних характеристик  предмета закупівлі за всіма Лотами можна знайти в Додатку А до цього Запрошення до участі у процесі закупівлі.

У вашій технічній пропозиції має бути чітко зазначено чи товар, яка надаватиметься Вами, відповідає зазначеним технічним характеристикам. Необхідно чітко вказати та розкрити будь-які розбіжності із зазначеними технічними характеристиками.

Наступна інформація (суттєві документи) також повинні бути надані в Технічній пропозиції.

Реєстраційні документи: копія Виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань або копія Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.

Копія документу, який посвідчує статус платника податків учасника.

Лист-погодження, який засвідчує згоду учасника із відтермінуванням оплати строком до 25 робочих днів з дня підписання видаткової накладної.

ГО «Проліска» зауважує, що за Лотами № 4, 5, 6 за попереднім узгодженням з Постачальником, оплата може бути здійснена на умовах часткової передоплати, оскільки товари, зазначені в цих Лотах є такими, що виробляються за індивідуальним замовленням Замовника.

Час доставки: будь ласка, вкажіть найоптимальніший (найшвидший) строк постачання товарів в Додатку А «Форма технічної пропозиції». Якщо різні учасники тендеру запропонують однакову вартість на товари, то перевага надаватиметься тендерним пропозиціям із найкоротшим строком постачання.

Інформаційна довідка (довільної форми, за підписом учасника (уповноваженого представника) про наявність в учасника закупівлі досвіду надання аналогічних товарів, із зазначенням замовника товарів.

Додаток С «Реєстраційна форма постачальника»: ви повинні заповнити, підписати та подати разом із своєю Технічною пропозицією Додаток С «Реєстраційна форма постачальника».

Кодекс поведінки постачальників Громадської організації «Проліска»: фактом подання своєї тендерної пропозиції Ви  підтверджуєте факт ознайомлення та згоди з Кодексом поведінки постачальників Громадської організації «Проліска».

Сертифікати якості та гігієнічні висновки -документи, які засвідчують, що продукція відповідає санітарно-гігієнічним вимогам, нормам і правилам і є дозволом на виробництво і використання продукції в Україні.

4.4.2. ЗМІСТ ФІНАНСОВОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Ваша окрема Фінансова пропозиція повинна містити пропозицію в одній валюті – гривня. У випадку, якщо Ваша компанія буде обрана для подальшої співпраці, оплата здійснюватиметься в гривнях.

Фінансова пропозиція повинна охоплювати вартість товару з урахуванням усіх пов’язаних з цим витрат.

Фінансова пропозиція повинна бути подана відповідно до Додатку B «Форми фінансової пропозиції». Тендерні пропозиції, які мають іншу структуру фінансової пропозиції, можуть не прийматися.

Вартість, що зазначена в Тендерній пропозиції повинна залишатися чинною протягом періоду проведення тендеру та терміну дії Рамкової угоди – 31.08.2024.

4.5. ПОДАННЯ ТЕНДЕНИХ ПРОПОЗИЦІЙ

Тендерні пропозиції повинні бути надіслані електронною поштою лише на наступну електронну адресу: proliska.mail.tender@gmail.com

Всі додатки до тендерної пропозиції (Додаток А, Додаток В, Додаток С) повинні бути у PDF форматі, підписані та завірені печаткою (за її використання). Копії документів у форматі PDF можуть, як доповнення, бути подані у Excel форматі (додатки A та B).

Технічна та Фінансова пропозиції повинні бути чітко розділені – надіслані окремими листами і жодна фінансова інформація (включаючи вартість товарів) не повинна бути зазначена в Технічній пропозиції. Невиконання цієї вимоги призведе до дискваліфікації учасника тендеру.

Кінцевий термін подання Тендерної пропозиції: 5 квітня 2024 року, 10:00 год.

Будь ласка, зазначте у полі теми повідомлення наступну інформацію:

• ІТВ/2024-055;
• назву своєї компанії з назвою додатку;
• кількість надісланих повідомлень (наприклад: 1/3, 2/3, 3/3).
• вказати чи це технічна / фінансова пропозиція

Наприклад:

• ІТВ/2024-055 Компанія XXX Технічна пропозиція (електронний лист 1 з 3);
• ІТВ/2024-055 Компанія XXX Фінансова пропозиція (електронний лист 2 з 3).

Також учасники можуть надати свої тендерні пропозиції на паперовому носії, скориставшись послугами Укрпошти, Нової Пошти, кур`єрської доставки, або доставити конверт самостійно, опустивши його у поштову скриньку, розміщену при вході до головного офісу ГО «Проліска», за адресою:

89421, вул. Ужгородська, буд. 43, с. Сторожниця, Ужгородський р-н., Закарпатська обл.

На конвертах має бути чітко зазначена назва тендера, його номер та адресат, що зазначено нижче:

Конверт повинен містити два внутрішніх конверти, як описано нижче:

на обох конвертах вказуються назва та адреса Вашої компанії. Перший конверт має бути позначений «Технічна пропозиція» та містити заповнений Додаток А та Додаток С та іншу додаткову інформацію. Другий конверт має бути позначений «Фінансова пропозиція» і містити заповнений Додаток B. Всі Додатки мають бути підписані та скріплені печаткою (у разі використання).

Тендерні пропозиції на паперовому носії, подані будь-яким іншим чином, не приймаються.

4.6. ПРИЙНЯТТЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЇ:

ГО «Проліска», за наявності обґрунтовано виняткових обставин, може продовжити термін подання тендерних пропозицій, повідомивши про це всіх учасників тендеру у письмовій формі. Продовження терміну може супроводжуватися зміною тендерної документації, підготовленої ГО «Проліска» за власною ініціативою або у відповідь на роз’яснення, надіслані потенційним постачальником.

ГО «Проліска» залишає за собою право прийняти або скасувати весь тендер, або за окремим лотом на будь-якому етапі проведення процедури закупівлі.

Зверніть увагу, що  ГО «Проліска» не зобов’язана обрати будь-яку з компаній, які подають тендерні пропозиції, й у жодному разі не бере на себе зобов’язання щодо вибору компанії, яка пропонує найнижчу ціну. Крім того, Договір буде укладений з учасником тендеру, пропозиція якого вважатиметься такою, що найбільш відповідає потребам, а також загальним принципам ГО «Проліска», зокрема економії та ефективності й найкращого співвідношення ціни та якості.

4.7. ОЦІНКА ТЕНДЕРНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Кожна тендерна пропозиція буде розглянута окремо та незалежно. Учасники тендеру подають тендерну пропозицію для участі в тендері та використовують всі надані форми додатків. Посилання на попередні або поточні пропозиції не розглядаються. Наявність раніше підписаних Договорів з ГО «Проліска» не розглядається як перевага чи гарантія для ухвалення майбутніх рішень щодо вибору переможця тендеру.

4.8. УКЛАДАННЯ ДОГОВОРУ

ГО «Проліска» залишає за собою право відтермінувати підписання Договору з переможцем тендеру на невизначений термін після оголошення результатів тендеру. Після укладення Договору, будь-яка сторона може розірвати Договір тільки через 10 робочих днів з дати повідомлення іншої сторони в письмовій формі або електронною поштою.

 4.9. ВАЛЮТА ТА ВЗАЄМОРОЗРАХУНКИ

Оплату за товари, що надаватимуться згідно з Договором, укладеним за результатами цього тендеру, буде здійснено у національній валюті України – гривня. Оплата здійснюватиметься згідно із загальними умовами договорів ГО «Проліска» у національній валюті України – гривня. Платежі будуть ініціюватися тільки після підтвердження зі сторони ГО «Проліска» успішного постачання товарів згідно з  умовами Договору.

Документи до запрошення до участі у процесі закупівлі

Наступні додатки, які є невід’ємною частиною Запрошення до участі у процесі закупівлі ви знайдете за посиланнями нижче:

Запрошення

Додаток А: Форма технічної пропозиції

Додаток В: Форма фінансової пропозиції

Додаток С: Реєстраційна форма постачальника

Кодекс поведінки постачальників

Чекаємо на ваші пропозиції!

Дякуємо за увагу!