Благодійна організація «Благодійний фонд «Здоров’я жінки і планування сім’ї» шукає постачальника послуг з транспортно-логістичного забезпечення заходів на території України в межах реалізації проєктів
ЗАВЕРШЕНО
Благодійна організація «Благодійний фонд «Здоров’я жінки і планування сім’ї» є провідною недержавною професійною організацією, яка у співпраці з державними партнерами та громадськими організаціями працює для підтримки громадського, сексуального та репродуктивного здоров’я, профілактики неінфекційних захворювань в Україні шляхом надання технічної підтримки відповідних програм, що впроваджуються по всій території України.
Очікуваний термін надання послуг: січень 2024 – грудень 2025 р.
Надання послуг з матеріально-технічного супроводу заходів на території України, що проводяться Благодійна організація «Благодійний фонд «Здоров’я жінки і планування сім’ї» , має обов’язково включати в себе наступне:
- підбір та підготовка місця проведення заходів відповідно до потреб замовника, надання за запитом замовника фото приміщень, де буде проводитись тренінг.
- комунікація з учасниками та координаторами (телефон/факс/пошта/e-mail);
- здійснення 2 дзвінків учасникам, перший – за 10 (десять) календарних днів до проведення тренінгу, з метою визначення потреби у транспортуванні, харчуванні та поселення учасників, другий – за 2 (два) календарні дні до проведення тренінгу, з метою визначення деталей забезпечення трансферу учасникам;
- за 5 (п’ять) календарних днів інформування ел. поштою учасників про місце проведення тренінгу, забезпечення учасників трансфером або опис шляхів відшкодування проїзду, проживання/харчування.
- комунікація з координаторами з питань організації тренінгу, інформування координаторів про місце проведення тренінгу.
- Зміна схеми комунікації з учасниками відбувається за запитом замовника або з погодження замовника.
- щоденний супровід заходу менеджером агенції:
- забезпечення умов проживання в готелі відповідно до вимог замовника: кондиціонування, опалення, санітарно-гігієнічні умови;
- забезпечення придатності конференц-зали до проведення заходу відповідно до вимог замовника, розстановка стільців/столів та іншого обладнання;
- організація поселення учасників відповідно до запланованого графіку заїзду;
- щоденна реєстрація учасників;
- коригування харчування учасникам у відповідності змінам на заході;
- транспортні послуги:
- транспортне забезпечення груп під час заходів;
- логістика проїзду учасників;
- організація відшкодування проїзду учасникам заходів, відповідно до правил відшкодування проїзду замовника.
- матеріальне забезпечення:
- закупівля канцелярських товарів за необхідності;
- друк роздаткових матеріалів за необхідності;
- забір матеріалів з офісу замовника та доставка до місця проведення заходу;
- зберігання роздаткових матеріалів на складі виконавця (за потреби) та фасування їх з подальшою відправкою на заходи (за запитом замовника).
- замовлення інших додаткових послуг для заходу.
Під заходами розуміються: тренінги, робочі зустрічі, стратегічні сесії та інші заходи тривалістю від 1 до 5 днів, або більше (за запитом замовника) за участю цільових груп, проведення яких направлено на виконання завдань в межах реалізації проєктів.
Географія замовлень: територія України, за запитом замовника.
Важливо!
Обслуговування заходу може включати в себе як максимальний (замовлення проживання, харчування, трансферу/відшкодування проїзду, комунікація з учасниками, збір матеріалів, присутність на заході) так і мінімальний пакет послуг (напр. тільки комунікація з учасниками та організація харчування, або тільки комунікація з учасниками та організація проживання або трансфер – за запитом замовника).
Порядок надання послуг:
- для замовлення кожного окремого заходу Благодійна організація «Благодійний фонд «Здоров’я жінки і планування сім’ї» надає виконавцю заявку, яка складається у довільній формі та містить специфікацію послуг (зокрема, їх обсяг, асортимент, строки виконання). Така заявка подається, як правило, за 7 (сім) календарних днів до бажаної дати поїздки;
- виконавець у свою чергу протягом 2 (двох) робочих днів надає Благодійна організація «Благодійний фонд «Здоров’я жінки і планування сім’ї» складений у відповідності до заявки логістичний маршрут поїздки та кошторис. Благодійна організація «Благодійний фонд «Здоров’я жінки і планування сім’ї» погоджує такий кошторис, не пізніше ніж за 3 (три) календарні дні до дати поїздки, після чого він підписується сторонами. Кошторис поїздки є Додатком до Договору та становить невід’ємну частину Договору;
- якщо вартість проведення окремого заходу дорівнює або перевищує суму 300 000, по бажанню Благодійна організація «Благодійний фонд «Здоров’я жінки і планування сім’ї» , можливе залучення додаткових компаній, і шляхом порівняння загальної вартості послуг, викладеної у наданих кошторисах заходу, визначення конкретного постачальника послуг у цьому конкретному випадку;
- у разі збільшення або зменшення фактичної вартості наданих послуг, відповідний кошторис, після погодження витрат замовником, додається до акту прийому – передачі наданих послуг;
- замовник залишає за собою право вимагати від постачальника первинну документацію по кожному окремому заходу для перевірки калькуляції затрат, що мають бути належним чином оформлені (з відповідними печатками та підписами, наприклад, банківська виписка з відмітками банку тощо;
- акт прийому-передачі наданих послуг розглядається не більше 5 (п’яти) банківських днів з моменту отримання від виконавця його проекту. Благодійна організація «Благодійний фонд «Здоров’я жінки і планування сім’ї» надає виконавцю підписаний акт прийому-передачі наданих послуг або мотивовану відмову від їх прийняття;
- зобов’язання виконавця вважаються виконаними у разі підписання уповноваженими представниками Сторін акту прийому-передачі наданих послуг.
Критерії вибору виконавця:
- Професійний досвід у сфері організації та комплексного обслуговування заходів;
- Наявність, обсяг та рівень власних та зовнішніх ресурсів;
- Вартість послуг;
- Технічні засоби та відповідне обладнання;
- Можливість надання послуг в стислі терміни.
Фінансові умови співпраці:
- Розмір винагороди за надання послуг з комплексної логістики заходів згідно з додатком №1;
- Вартість транспортних послуг згідно з додатком №2;
- Вартість канцтоварів згідно з додатком №3;
- Відсоток знижок на оренду конференц-залів згідно з додатком №4;
- Відсоток знижок на проживання в готелях згідно з додатком №5.
Кваліфікаційні вимоги до учасника тендеру:
- Юридична особа або фізична особа-підприємець за законодавством України (надати витяг з держреєстра);
- Наявність права здійснювати даний вид діяльності (надати підтверджувальні документи).
- Заповнені та підписані Додатки №1-5;
Особливі умови
- Учасник конкурсу погоджується на можливість ознайомлення з оригіналами документів кінцевих постачальників товарів та послуг
- БФ «Здоров’я жінки і планування сім’ї» залишає за собою право вимагати від учасників тендера додаткові матеріали або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень пропозицій вимогам технічного завдання даного тендеру
- Учасники фактом участі у тендері:
– Визнають, що несуть відповідальність за достовірність наданої інформації та усвідомлюють репутаційні ризики, пов’язані з наданням недостовірних відомостей та послуг неналежної якості
– Безумовно погоджуються з усіма умовами тендеру і зобов’язуються виконувати їх належним чином.
Кінцевий термін подання заявок – Всі пропозиції, отримані після кінцевого терміну подання заявок, а саме після 08 січня 2024 р. (23:59), розгляду не підлягають.
Спосіб отримання заявок – Електронною поштою на адресу: [email protected] з темою листа: «Документи на тендер_Супровід заходів». Заявка повинна містити кошторис та додатки №1-5.
Запитання щодо тендеру – Надсилати електронною поштою на адресу: [email protected]
Контактна особа – Анжеліка Мазньова, тел. (044)596-50-99.
БФ «Здоров’я жінки і планування сім’ї» працює відповідно до політики рівних можливостей, тому наймає на роботу кваліфікованих фахівців з різних секторів суспільства, незалежно від їх соціально-демографічних характеристик і індивідуальних переваг.
