Реформа держуправління: хто і як може стати лідером змін?

Громадський Простір

Чому реформа держуправління важлива? Якими будуть нові посади чиновників? Хто і за яких умов зможе стати лідером змін? Чи можливо громадським активіст(к)ам пройти конкурс? Яким чином це роблять цивілізовані країни?

На ці та інші питання мали можливість отримати відповіді потенційні кандидат(к)и 22 серпня в Клубі Кабінету Міністрів України, де відбулась перша зустріч команди реформи державного управління із зацікавленими взяти участь в конкурсах на посади фахівців з питань реформ. Захід відвідало понад 200 осіб. Завітав і Громадський Простір, аби дізнатись про реформу більше – для нашої аудиторії, серед якої, ми точно знаємо, є багато достойних кандидатів/ок.

Зустріч розпочалась виступами команди реформ та продовжилась активним обговоренням у форматі “питання/відповіді”.

Про реформу державного управління, зокрема її перший етап – реформу міністерств, ключові завдання нових директоратів та оновлену процедуру конкурсів учасникам розповіли Міністр Кабінету Міністрів України Олександр Саєнко, в.о. Міністра охорони здоров’я України Уляна Супрун, заступник Державного секретаря КМУ Тетяна Ковтун, виконавчий директор Офісу реформ КМУ Антон Ященко, голова Офісу ефективного регулювання Олексій Гончарук, Голова Національного агентства з питань державної служби Костянтин Ващенко та проектний менеджер Офісу реформ КМУ Іван Хілобок.

Нагадаємо, що на засіданні 18 серпня Уряд затвердив низку нормативних актів, що відкривають наступний етап реформи державного управління – реформування міністерств.  Зокрема, Уряд розпочинає відкритий конкурс на нові посади в десяти міністерствах, а також Секретаріаті КМУ, Національному агентстві з питань державної служби, Державному агентстві електронного урядування.

Представники команди реформи наголошують на тому, що реформа держуправління є основою для всіх інших реформ - і без вмотивованих та компетентних службовців буде надзвичайно складно проводити зміни, які власне необхідні сьогодні.

“Реформа має працювати в інтересах людей”, – зазначає Олександр Саєнко. Тому вона ґрунтується на таких основних аспектах, як філософська складова, інноваційні процеси та процедури, прозорість конкурсів та довіра до кадрів. І якщо говорити про другий аспект, то зміна процесів є дуже важливою складовою, адже нові люди мають приходити не в ту систему, яка не працює і не є ефективною. Відібрані кандидати у своїй роботі користуватимуться новими інструментами та механізмами.

У рамках реформи в міністерствах будуть створені нові функціональні підрозділи – директорати, що відповідатимуть за формування державної політики та стратегічне планування. Створення таких нових директоратів вимагає звісно нових методів роботи, що полягають у запровадженні збалансованої системи показників (KPI),  роботи з донорами, електронних інструментів. Та головне – ретельно аналізувати потенційні рішення та комплексно оцінювати всі можливі ризики.

Отже, одним з найважливіших та інтригуючих на сьогодні питань є власне проведення конкурсу на нові посади. Реформатори зазначили, що нові кадри вимагають нового підходу до їх відбору. Тому  для того, щоб відібрати найкращі кадри – необхідно змінити процедуру самого проведення конкурсу, включаючи подачу документів, спеціальні вимоги до конкурсантів (зокрема фокус на компетенції, а не лише на знанні законодавства) та етапи конкурсу (тести на абстрактне, числове та вербальне мислення, усні та письмові ситуаційні завдання, структуроване інтерв’ю тощо).

Для забезпечення прозорості та якості реформи буде утворена конкурсна комісія (7 державних службовців та 3 експерти, залучено експертів у сфері HR та у сферах відповідних політик) і відповідно стандартизоване навчання комісій. Також під час відбору вестиметься відеофіксація та моніторинг.

Конкурси на посади директорів та державних експертів в новоутворених директоратах стартують уже у вересні цього року. Проходитимуть вони не одночасно – кожне міністерство матиме свій власний графік.

Прозорість конкурсу забезпечить також і поява сучасного веб-порталу вакансій – career.gov.ua.

Очікується, що нові люди прийдуть не в стару радянську систему, а в реформовані міністерства – у нові структури, що працюють за новими правилами та відповідно до показників оцінки ефективності. Участь у конкурсах можуть брати люди з приватного сектору і чинні держслужбовці. Власне, для того конкурс і розроблено таким чином, щоб включити і тестування аналітичних здібностей, і знання законодавства.

ПИТАННЯ – ВІДПОВІДІ

Тепер перейдемо до найцікавішого. Відповіді на ті питання, які, скоріш за все, хвилюють і вас. Поїхали:

Чому “нових людей” відбиратимуть службовці, що зараз працюють в структурі? 

Наразі запропонували формулу, коли обов’язково до конкурсної комісії в кожному міністерстві буде залучено 3х незалежних експертів: 1 – у сфері управління персоналом і 2  у сфері політики, які також братимуть участь у відборі та оцінці кандидатів. Також додатково до роботи комісії будуть залучені експерти з ЄС, які оцінюватимуть роботу комісій саме на відповідність методології та прозорості. Додатково також ввели відеофіксацію конкурсних процедур, яка дозволить підняти якість та знизити момент суб’єктивізму.

Чи може кандидат одночасно подаватися на декілька посад? Наприклад, експертами в різні директорати ?

Можна подаватись на всі посади, які ви хочете.

Також неодноразово надходили звернення в соцмережах, чи є ризик громадським активіст(к)ам не пройти конкурс у зв’язку з критикою того чи іншого міністерства, тож РАДИМО подаватися в декілька міністерств, враховуючи вашу “активність”

Було зазначено, що старт відбору припадає приблизно на 11 вересня. При цьому в презентації був такий пункт, що навчання конкурсної комісії йде десь до 6 жовтня. Яким чином це регулюється: люди вже подають документи, а конкурсна комісія ще не навчилася, як з ними працювати?

На подання документів відводиться 21 день, тому реально конкурсні комісії почнуть працювати тільки умовно з початку жовтня, тож саме до початку жовтня вони будуть навчатися. І на період перших конкурсних тестів та співбесід, конкурсні комісії будуть підготовленими.

Чи вистачить 100 млн євро на реформу?

Уже на сьогодні весь цей конкурс відбувається за кошти державного бюджету. 13 млрд гривень закладається в оплату праці державних службовців на наступний рік. Тож на сьогоднішній момент державна служба – не дешеве задоволення для держави, і 100 млн євро – це маленька крапля в морі, яка говорить про одне - ЄС політично і символічно підтримує реформу державного управління. Є набір індикаторів, які потрібно виконати. Євросоюз звіряє нас за цими індикаторами та співфінансує реформу держуправління. Тобто це не є грант, що виплачує заробітну плату.

Яким чином можна буде передбачити інструменти для зменшення явища бюрократизму та формалізму, оскільки вони вбивають мотивацію працювати?  

Зараз напрацьовуються зміни до Регламенту Кабінету Міністрів. І власне подолання бюрократизму і є одним з головних завдань. Необхідно відділити один від одного адміністративні та політичні функції. Директорати мають займатися формуванням політики, оцінювати впливи, а не влаштовувати баталії між юридичними відділами міністерства. Більше того, є певні напрацювання, що всі процедури мають відбуватися максимально автоматизовано для того, щоб все було прозоро і зрозуміло та максимально стандартизовано для того, щоб їх можна було б оцінити з точки зору ефективності витрачання часу та якості – власне продукту. Маємо перевести формалізм в конкретні показники.

Питання відносно корупційного ризику: кандидати на конкурси мають подавати декларації, чи не вважаєте ви за потрібне приховати для публічного доступу декларації кандидатів, тобто щоб їх бачила лише комісія аби уникнути ризику впливу з боку бізнесових структур раніше, ніж ці люди займуть свої посади?

Цікаве запитання. Перш за все, доволі сумнівно, що власники яхт/вілл будуть подаватися на посади в директорати, але менше з тим є вимога Закону України “Про запобігання корупції” згідно якого з 1 січня цього року – кожен кандидат на посаду державної служби повинен подавати електронну декларацію.

Одна з вимог, яка оцінюється конкурсними комісіями – це доброчесність,  тому очікуються питання відносно поданих декларацій.

Залучення глибоких спеціалізованих фахівців, які по змісту будуть розумнішими і більш компетентними за міністра не передбачається?

Чесна відповідь: Конституція України передбачає такий документ, який називається Програма діяльності Уряду. Цей документ ухвалений. Існує документ, який пояснює мову державної служби (це політичний документ під назвою “Середньостроковий план діяльності Уряду”). Це перші документи, з якими будуть працювати директорати, тому що це є основою. А політика має бути послідовною: не можна прийти і починати з абсолютно чистого аркушу паперу, бо щось вже відбувається. Логіка та ідеологія процесу формування політики цивілізовано передбачає залучення стейкхолдерів. Стейкхолдери – це в тому числі люди, які мають ключову компетенцію. Тому відповідь на це питання  – так: всі хто в цій країні мають унікальні знання, унікальний досвід будуть залучені до формування нової політики або коригування існуючої.

Що таке “мотиваційний тест”, якого раніше не було?

Це буде спеціально розроблена анкета, яку кандидат може заповнити і представити для оцінки під час співбесіди.

Куди дінуться діловоди? Хто буде виконувати паперову роботу?

Законом про державну службу передбачено, що будь яке міністерство складається зі структурних підрозділів аналізу і політики та секретаріату міністерства. Власне секретаріат міністерства (Уряд найближчим часом прийме це рішення) – це сукупність підрозділів, які забезпечують його діяльність, в тому числі бухгалтерський облік, ІТ-супровід, а також і діловодство.

Чи буде скорочення штатів у міністерствах внаслідок реформи?

Закон про держслужбу захищає держслужбовців з точки зору, що вони не можуть бути звільнені просто так, лише у випадку неефективної роботи. Для оновлення складу державних службовців знайшли оптимальне рішення: створити абсолютно нові посади з прозорим конкурсом. Для цього тимчасово збільшується штат міністерств, але рівно на півроку. Коли директорати будуть набрані – на таку ж кількість (але + ще на 5%) вони будуть скорочені.

Серед завдань директорату відповідно до типового положення про директорат – реалізація рішень, прийнятих Урядом. Є багато вже рішень, термін яких наступає 1 січня, в тому числі розроблення стратегії, концепції реформ в певних сферах. З іншого боку, відповідно до реформи мають бути залучені люди і змінені процеси щодо підготовки таких проектів і прийняття рішень. Чи не закладається таким чином певний конфлікт, що поки пройде конкурс на директора, на набрання команди, наступить той термін, який рішенням Кабміну має бути реалізований з 1 січня?

До моменту поки директорат не стане спроможним самостійно виконувати функцію по формуванню політики, всі ті функції, які зараз виконуються департаментами, управліннями, відділами, поточною структурою міністерства, будуть ними й виконуватися. Тому робота не припиняється. Міністерство працює, як працює, і потім після того, як всередині міністерства буде сформовано спроможний директорат, який буде готовий прийняти і якісно реалізовувати функцію політики, буде індивідуально визначений план державним секретарем в середині міністерства: як/коли/ в яких умовах/в якій послідовності що буде передане. Від міністерства до міністерства є своя звісно специфіка, але загальний підхід полягає в тому, що умовно в термін півроку ця “транзакція” має бути проведена. Це орієнтир, на який варто орієнтуватися.

Де можна ознайомитись з повноваженнями директоратів і статусом документів, які вони приймають?

Урядом затверджено Типове положення про директорат, який визначає ключові функції і повноваження директорату і на основі якого в кожному окремому міністерстві буде затверджено положення – власне про ті директорати, які в цих міністерствах працюватимуть. Далі – до оголошення конкурсу – повинні бути відпрацьовані ці “посадові інструкції” по кожній посаді, на яку буде оголошено конкурс.

Чи існує перелік напрямків директоратів, які конкретно відповідають за напрямки політики? Чи це вже буде більше відомо на порталі?

Перелік всіх директоратів буде на порталі вакансій. Також там буде зручна система пошуку, де можна шукати або за сферою, або за міністерством, або за напрямом.

Сертифікат державної мови. Де його взяти?

З 1 травня 2017 року для держслужбовців обов’язковим є наявність сертифікату державної мови. Зараз є понад 80 навчальних закладів по всій Україні, де сформовано комісії для проведення атестації. Детальніше тут.

А також повний перелік документів, необхідних для участі у конкурсі:

Чи передбачаються ризики конфліктних ситуацій між старими департаментами та директоратами, які будуть створені. Адже працюватимуть вони паралельно: одні розроблятимуть політику, інші – впроваджуватимуть. Якщо передбачаються такі ризики, то як планується їх мінімізувати?

Завжди існують такі ризики. Особливо враховуючи різницю заробітної праці людей, що працюватимуть під одним дахом. Проте саме для того цей конкурс є відкритим, де діючі держслужбовці можуть брати участь у ньому.

Разом з тим є віра в те, що комбінація людей з досвідом держслужби та людей з приватного сектору буде ефективною. Також планується залучати фахівців, які мають навички комунікації, управління конфліктами, будування команд.

Куди підуть невластиві функції, яких міністерство повинно позбутися ?

Це дуже залежить від міністерства до міністерства. У деяких з них вже давно зрозуміли, що треба робити. Нічого не потрібно розробляти – потрібно впроваджувати. Є міністри, що мають таку політичну волю, але не мають команди, яка може це реалізувати. Проте є міністерства, де потрібно, наприклад, розпочинати роботу з нуля чи з якоїсь базової оцінки ситуації/проблеми, тож завдання цих директоратів полягатиме також в напрацюванні цих рішень і пропонуванні їх політичному керівництву.

Зараз реформується державна служба в 10 міністерствах. Коли будуть долучатися інші міністерства і в які терміни будуть проходити конкурси?

Як вже було зазначено, ці перші 10 міністерств є пілотними, завдяки чому можна відпрацювати всі необхідні технології. Тому цей процес надовго. Спочатку 10 міністерств, наступного року – інші, потім в цих міністерствах загальне перетворення формування політики через директорати, і паралельно – зростання заробітної плати усіх держслужбовців. Тобто це та планка, до якої повинна дійти державна служба. Стратегія реформування державного управління розрахована до 2020 року. Це дедлайн для того, щоб отримати результат у вигляді ефективної системи державного управління.

При формуванні нових директоратів виникає питання постановки завдання: хто, коли, як, в якій формі опише письмово і визначить процедурні, особливо змістовні, завдання, критерії якості, індикатори і показники роботи цих нових директоратів. Чи це будуть якісь загальні “побажання” міністра?

Перш за все ми говоримо про те, що є певна рамка. Тобто рамкою для роботи директоратів є Типове положення про директорат. На сьогодні воно вже закладає революційний підхід до реформи міністерства. “Рамка” перераховує ті завдання, які стоять перед директоратом. Звісно все це повинно буде наповнюватися безпосередньо конкретними завданнями, тому що в тому чи іншому міністерстві вже є або напрацьована певна стратегія, яку потрібно далі реалізовувати, або стратегію потрібно робити з нуля. Тобто є ситуації різні. І хто буде першою командою, яка дасть ці завдання? Перш за все це звісно команда керівництва міністерства: державний секретар, заступники міністра, сам міністр, які на сьогоднішній момент є і будуть тими людьми, які все таки приймають рішення. Тому питання конкретизації звісно на плечах міністра та команди міністерства, а рамка і методологічна підтримка – від Секретаріату КМУ, Офісу Реформ, Офісу ефективного регулювання, які на сьогоднішній момент готують і програму навчання для директоратів, і так званий електронний кабінет генерального директора.

Як відбувається оцінювання та оприлюднення результатів? За кожен етап окремо чи сумарна кількість балів на завершальному етапі?

Етапи конкурсу по-різному оцінюються. Тести оцінюються автоматично. Є певна кількість балів, яку потрібно набрати, для того, щоб пройти на наступний етап. Що стосується ситуаційних завдань, то тут включається конкурсна комісія, де буде оцінюватися те, як ви підходите до тої чи іншої ситуації, наскільки ефективні рішення пропонуєте по вирішенню тієї чи іншої ситуації, а не назвати якусь “правильну” відповідь. Запобіжником тут виступає дискусія конкурсної комісії перед виставленням оцінки. В ідеальному варіанті, конкурсна комісія має прийти до консенсусу.

Чи передбачається під час конкурсного відбору перевірка на психологічну сумісність команди?

Законом про державну службу визначено: перетворити нинішні відділи кадрів, які працюють в міністерствах і займаються переважно паперами, в сучасні служби управління персоналом, які займаються мотивацією, розв’язанням конфліктних ситуацій, навчанням, тренінгами. На сьогодні така “служба” поки на етапі створення. До цього залучаються хороші HR фахівці.

Чи буде надаватись перевага кандидатам з “гарвардським” дипломом? 

Ніхто не буде мати ніяких переваг. Крім додаткового балу на знання англійської мови. Це принципова річ. Всі мають право довести свою професійну компетентність. Оцінка – виключно професійних компетентностей, що можна довести при тестуванні, при розв’язанні ситуативних кейсів, при співбесіді.

Чим буде підтверджуватись знання іноземних мов (IELTS/TOEFL)?

Конкурсна комісія включатиме фахівців, що володіють іноземними мовами, де кандидати матимуть можливість продемонструвати свої знання. Також кандидати до своїх заявок можуть додавати всі свої рекомендаційні листи, дипломи, сертифікати на проходження курсів тощо. Це все також буде вивчатись конкурсною комісією.

Створення директоратів – це проект з кінцевим терміном? Чи директорати будуть частинами міністерства на постійній основі?

Директорати будуть постійними. Уряд до кінця року затвердить так званий “рамковий” документ щодо реорганізації міністерств. Перші 10 міністерств – це пілотний проект, але до кінця 2018 року планується таким чином реформувати решту. Мета цієї реформи саме полягає в тому, щоб ці директорати були основними заради чого існує міністерство, а не навпаки.

Питання щодо змін функцій у Секретаріаті Кабінету Міністрів. Там теж утворюються нові директорати, які будуть теж брати участь у формуванні якихось державних політик. Що будуть охоплювати ці “політики”? Чи будуть вони долучатись до інших міністерств в тих чи інших питаннях? 

У Секретаріаті Кабінету Міністрів буде 1 директорат, який буде квазіміністерським директоратом. Це Директорат публічної адміністрації, обов’язками якого буде підготовка пропозицій щодо формування політики по всій стратегії державного управління. На сьогодні в нас нема міністерства публічної адміністрації (такі міністерства є в ряді країн), тож на сьогодні ми говоримо про створення його в Секретаріаті Кабінету Міністрів. Інший директорат – це Директорат стратегічного планування і координації політики, який, разом з Урядовим офісом євроінтеграції, в майбутньому діятимуть як два підрозділи та здійснюватимуть основну експертизу на відповідність пріоритетам Уряду або пріоритетам Угоди про асоціацію тих чи інших проектів/актів. Також Директорат з контролю та моніторингу, що спрямований на  зміну підходу щодо того, як Уряд моніторить результати своєї діяльності та контроль і закриття доручень, яким це чином має перейти у моніторинг оцінювання тих чи інших рішень, які прийняв уряд і чи дають вони результат. І знову ж таки – чи дають результат ті чи інші завдання, які були поставлені Кабінетом Міністрів.

Моніторинг та оцінка: директорати в міністерствах будуть формулювати державну політику, а хто буде моніторити та оцінювати ефективність цих державних політик? Саме цей директорат Секретаріату?

Є класичний цикл політики, який починається з формулювання проблеми, визначення пріоритету, після цього – оцінки альтернатив, прийняття рішень. Моніторинг – це частина процесу реалізації політики. Тому моніторинг політики має здійснюватись самим же директоратом, як “звірка” того операційного плану, який був напрацьований, коли політика планувалася, з тим, що об’єктивно відбувається. Потім, на підставі цього (наскільки правильно реалізовувалась політика) і на підставі реальних досягнених результатів, здійснюється оцінка. Оцінка і моніторинг – це різні процеси, але і те, і інше здійснюється самим директоратом.

А хто буде робити зовнішній моніторинг та оцінку в реалізації державної політики?

Ефективність діяльності директоратів звісно буде оцінювати керівник державного органу, яким є державний секретар.

На завершення додамо, що “лідерами змін” стануть по-справжньому вмотивовані люди. Тож бажаємо успіхів громадським активіст(к)ам та компетентним держслужбовцям під час конкурсних відборів. Не забувайте, що реформи – це шанс для України вийти на новий економічний та політичний рівень.

Повний відео запис зустрічі – тут.

Презентація реформи державного управління.

Підготувала Слава Сергійчук