Тендер на закупівлю послуг дитячих таборів в Закарпатті, Україна на літо 2025 року

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. оголошує відкриту тендерну процедуру на надання послуг нічних таборів в Закарпатті, Україна.

Про організацію

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH) – гуманітарна організація, що займається захистом прав людини, наданням гуманітарної допомоги та співробітництвом у сфері розвитку в декількох країнах світу. Базуючись у Констанці, Німеччина Організація Sign of Hope, присвячує свою діяльність допомозі тим, хто опинився в скруті, та експлуатованим людям по всьому світу. В Україні Sign of Hope e.V. підтримує людей, які потребують допомоги, надаючи їм притулок, грошову допомогу, психосоціальну підтримку та інші види діяльності. Більше інформації про діяльність Sign of Hope e.V. можна знайти тут: https://www.hoffnungszeichen.de/english

Мета тендеру

Метою цього тендеру є визначення кваліфікованого постачальника послуг для організації нічних таборів в Закарпатській області, Україна, для дітей, які постраждали від війни. Табори повинні відбутися під час літніх канікул 2025 року. Табори мають на меті створити безпечне, сприятливе та цікаве середовище, де діти можуть отримати психосоціальну підтримку та взяти участь у розважальних заходах, освітніх програмах та семінарах з розвитку навичок, спеціально розроблених для дітей, які втратили батьків або пережили травми, пов’язані з війною. Основні завданнями таборів є:

• Сприяння добробуту: Створення позитивного та інклюзивного середовища, яке сприяє фізичному, емоційному та соціальному благополуччю внутрішньо переміщених дітей та соціально незахищених дітей.·
• Особистісний розвиток: Запропонуйте низку освітніх та розвиваючих заходів, які сприятимуть особистісному розвитку та підвищенню впевненості в собі дітей, що беруть участь у програмі.
• Відпочинок та розваги: Надавати можливості для розважальних заходів, занять спортом, мистецтвом та культурного дозвілля, щоб діти отримали приємні та незабутні враження під час перебування в таборі.
• Соціальна інтеграція: Сприяти соціальній взаємодії та інтеграції дітей ВПО, заохочуючи їх до командної роботи, співпраці та взаємоповаги.

Період надання послуг

Табори повинні бути організовані в липні або серпні 2025 року.

Тривалість табору

• Тривалість кожного табору повинна становити приблизно 7-10 днів.

• 4 однакові табори/лоти з 45-60 дітьми в кожному.

• SoH планує провести до чотирьох таборів. Учасники тендеру можуть подавати пропозиції на один, два, три або чотири табори, залежно від своїх можливостей. SoH може укласти до чотирьох контрактів. Вирішальним фактором для укладення контракту буде оцінка на основі наведених нижче критеріїв. Якщо учасник, який переміг у тендері, запропонував більше одного табору/лота, йому буде надано кількість таборів, яку він запропонував. Решта таборів/лотів буде надано учаснику, який посів друге місце (і третє/четверте/тощо, якщо це буде необхідно).

Кінцевий термін подання пропозицій: 14 червня 2025 року, 22:00 за київським часом (EET)

Мова пропозиції

Пропозиція та вся кореспонденція і документи, що стосуються Пропозиції, які обмінюються учасниками тендеру та Sign of Hope, повинні бути написані англійською або українською мовою.

Валюта пропозиції

Всі ціни повинні бути вказані в гривнях (UAH) та євро (EUR).

Термін дії пропозицій

Пропозиції залишаються дійсними протягом 75 днів після дати подання Пропозиції, зазначеної вище.

ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ

1. Обсяг послуг, що надаються учасником тендеру

• Планування табору: Розробити комплексну програму табору, що включає різноманітні заходи, спрямовані на задоволення конкретних потреб та інтересів дітей, які постраждали від війни.

• Програма табору: Запропонувати та реалізувати програму табору в рамках українського законодавства. Табір повинен зміцнити психічне здоров’я та психосоціальний добробут дітей, а також підтримати їх у розвитку здорових механізмів подолання труднощів.

• Реалізація табору: Забезпечити належне та безпечне проживання з достатньою кількістю місця, кваліфікований персонал, доступний 24 години на добу, необхідне обладнання, харчування з мінімум 3-ма прийомами їжі на день + перекуси. Надати попередню програму табору, включно із матеріалами для запропонованих заходів.

• Надання послуг з перевезення також має бути включено як окрема та незалежна опція, у разі необхідності. Однак це не є обов’язковим.

• Безпека та охорона: Встановити та підтримувати відповідні протоколи та заходи безпеки для забезпечення благополуччя та безпеки всіх учасників табору.

• Політика безпеки та захисту дітей, включно зі страхуванням, закони про охорону здоров’я та безпеку, дискримінацію людей з інвалідністю, гігієну харчових продуктів, пожежну безпеку та вимоги до планування.

• Оцінка та звітність: Проведення регулярного оцінювання для визначення ефективності програми табору та своєчасне надання звітів організації-замовнику.

2. Критерії відбору

Зацікавлені постачальники послуг повинні відповідати наступним критеріям для участі в цьому тендері:

• Юридична реєстрація, що підтверджує, що учасник тендеру може організовувати табори відповідно до законодавства України та відповідає всім необхідним законодавчим вимогам.

• Можливість надавати послуги з організації таборів для дітей віком приблизно від 7 до 16 років, приблизно 45-60 дітей в одному таборі.

• Відповідний досвід: Довести наявність досвіду в організації та управлінні таборами для дітей, бажано з досвідом роботи з внутрішньо переміщеними особами та надання психосоціальних послуг дітям, які перебувають у вразливому становищі.

• Кваліфікований персонал: наявність команди кваліфікованих фахівців, включно із координаторам таборів, тренерів, психологів та допоміжний персонал, здатних надавати послуги високої якості.

• Ресурси та матеріально-технічна база: наявність необхідних ресурсів, обладнання та матеріально-технічної бази для проведення запланованих заходів та забезпечення безпечного та приємного перебування в таборі.

• Інклюзивний підхід: необхідно забезпечити доступність та підтримку для дітей з інвалідністю.

• Політика безпеки та захисту дітей: наявність надійної політики безпеки та заходів у всій організації учасника тендеру для цілодобового захисту дітей.

Процес подання заявок

Це відкрита тендерна процедура. Усіх зацікавлених учасників просимо подати свої пропозиції виключно в електронній формі на електронну адресу [email protected] із темою листа «GFFO PROJECT CHILDREN CAMP» до 14 червня 2025 року, 22:00 за київським часом. Пропозиції, отримані після цього терміну, не будуть розглядатися. У разі неповноти пропозицій учасникам може бути запропоновано надати відсутні документи у визначений термін на вимогу SoH.

Пропозиція повинна містити такі документи:

• Технічна пропозиція (відповідно до цих Технічних умов), включно із проєктом програми табору з інформацією про організацію заходів; інформацію про наявність кваліфікованого персоналу (включно з коефіцієнтом догляду); заходи безпеки та захисту дітей; доступ для дітей з інвалідністю; та відповідні заходи безпеки (наприклад, наявність бомбосховища)
• Фінансова пропозиція, включно з загальну вартість (з податками) за дитину на день, з розбивкою на складові вартості та запропоновані умови оплати (в євро та гривнях).
• Будь ласка, також зазначте тривалість кожного табору, його місткість та кількість таборів, які ви можете організувати протягом липня та серпня (це може бути 1, 2, 3 або 4).
• Документи, що підтверджують право на надання послуг табору (наприклад, реєстрація компанії/офіційні сертифікати/ліцензії тощо).
• Зазначте, будь ласка, чи можете ви отримувати платежі в євро з-за кордону (з Німеччини) та/або тільки платежі в гривнях на території України. Ця інформація не впливає на процес оцінки.

Додаткова інформація

• Надані сканкопії документів повинні бути чіткими та високої якості.
• Учасник тендеру несе відповідальність за достовірність інформації, наданої в пропозиції.
• Усі додаткові витрати (податки, доставка тощо) повинні бути включені до остаточної ціни пропозиції. Витрати, що перевищують ціну пропозиції, не покриваються.

Термін відбору переможця: протягом 7 робочих днів з моменту закінчення терміну, з можливістю продовження цього терміну у разі необхідності уточнення інформації, що міститься в пропозиціях, у письмовій формі.

Результати тендеру: будуть повідомлені всім учасникам не пізніше ніж 3 робочих днів з дати прийняття рішення про переможця шляхом надсилання електронного листа учасникам тендеру. Переможець тендеру отримає відповідний електронний лист протягом 3 робочих днів з моменту визначення переможця. У разі, якщо два або більше учасників отримають однакову кількість балів, буде проведено жеребкування.

SoH залишає за собою право вимагати від учасників тендеру додаткові матеріали або інформацію, що підтверджують дотримання певних положень пропозиції. Учасники тендеру погоджуються, що SoH не повертає матеріали, подані на будь-якому етапі тендеру.

У разі потреби будь-яких уточнень пишіть на адресу [email protected]

Критерії та вага для оцінки поданих пропозицій:

1. Фінансова пропозиція (гонорар): 40%
2. Оцінка програми табору (різноманітність програми, креативність, кількість дітей у групах, можливість для дітей обирати теми, психосоціальна підтримка та інтеграційні заходи): 25%
3. Оцінка політики безпеки та охорони табору (доступ для дітей з інвалідністю, стандарти безпеки, заходи захисту дітей, місце розташування, обладнання): 25%

4. Оцінка наявності кваліфікованого персоналу в таборі (підготовка, досвід,кількість персоналу на групу): 10%

Tender for the procurement of camp services in Zakarpattia, Ukraine for the summer 2025

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. is announcing an open tender procedure for provision of overnight camps in Zakarpattia, Ukraine.

About the organisation

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH) is a humanitarian and development organisation promoting Human Rights, providing Humanitarian Assistance and Development Cooperation in several countries around the world. Based in Konstanz, Germany, Sign of Hope is dedicated to helping those in distress and need worldwide. In Ukraine, Sign of Hope supports people in need through shelter, cash assistance, psycho-social support and other activities. More information about SoH activities can be found here.

Purpose of the tender

The purpose of this tender is to identify a qualified service provider for organising overnight camps in Zakarpattia, Ukraine for children affected by the war. The camps should take place during the summer holiday period 2025. The camps aim to provide a safe, supportive, and engaging environment where children can obtain psycho-social support and participate in recreational activities, educational programmes, and skills-building workshops that are tailored for children who lost parents or experienced war-related trauma. The main objectives of the camps are:

• Promoting well-being: Create a positive and inclusive environment that fosters the physical, emotional, and social well-being of internally displaced and vulnerable children.
• Personal development: Offer a range of educational and skills-building activities that enhance personal development and self-confidence of participating children.
• Recreation and fun: Provide opportunities for recreational activities, sports, arts, or cultural experiences, enabling children to have enjoyable and memorable experiences during their stay.
• Social integration: Facilitate social interactions and integration by encouraging teamwork, collaboration, and the mutual respect.

Period of service delivery

The camps should be organised in July or August 2025.

Duration of the camp

• Duration of each camp should be approximately 7-10 days per camp.
• 4 identical camps/lots with 45-60 children each.
• SoH plans to conduct up to four camps. Bidders are invited to hand in offers for one, two, three or four camps, depending on their capacities. SoH may award up to four contracts. Deciding factor for the contract awarding will be the evaluation based on the criteria below. If the winning bidder quoted for more than one camp/lot, they will be awarded the number of camps they quoted for. Any remaining camps/lots will be awarded the second place (and third/fourth/etc. if applicable).

Application deadline: 14 June 2025 22.00 EET (Kyiv time)

Language of the proposal

The Proposal and all correspondence and documents relating to the Proposal exchanged by the bidders and Sign of Hope shall be written in English or Ukrainian.

Proposal currency

All prices shall be quoted in both UAH and EUR.

Period of Validity of Proposals

Proposals shall remain valid for 75 days after the date of Proposal submission indicated above. 

TERMS OF REFERENCE

1. Scope of services to be provided by the bidder 

• Camp planning: Develop a comprehensive camp programme that includes a diverse range of activities catering to the specific needs and interests of children affected by war.
• Camp programme: Suggest and implement a camp programme within the Ukrainian legislative framework. The camp should strengthen the mental health and psycho-social wellbeing of children, and support them developing healthy coping mechanisms.
• Camp implementation: Ensure the provision of appropriate and safe accommodation with enough space, qualified staff available for 24 hours, necessary equipment, catering with a minimum 3 meals a day + snacks. Provide preprogramme of the camp, including material for the suggested activities.
• Provision of transfer services shall be also included as a separate and independent option, in case this will be necessary. This is not compulsory though.
• Safety and security: Establish and maintain appropriate safety protocols and measures to ensure the well-being and security of all camp participants.
• Strong safeguarding and child protection policy in place, including insurance, laws about health and safety, disability discrimination, food hygiene, fire and others.
• Evaluation and reporting: Conduct regular evaluations to assess the effectiveness of the camp programme and provide timely reports to the contracting organisation.

2. Eligibility Criteria

Interested service providers must meet the following eligibility criteria to participate in this tender:

• Legal registration proving that the bidder can organise camps under the Ukrainian law and that the bidder meets all required legal regulations.
• Capacity to provide overnight camp services for kids of age approximately 7 to 16 years, for approximately 45-60 kids per one camp.
• Relevant experience: Demonstrate a proven track record in organising and managing camps for children, preferably with experience working with IDP populations and providing psycho-social activities to vulnerable children.
• Qualified staff: Have and secure a team of qualified professionals, including camp coordinators, trainers, psychologists, and support staff, capable of delivering high-quality services.
• Resources and facilities: Possess the necessary resources, equipment, and facilities to facilitate the planned activities and ensure a safe and enjoyable camp experience.
• Inclusive approach: Accessibility and support for children with disabilities need to be included.
• Safeguarding and child protection policy: have a solid safeguarding policy in place, and measurements across the bidder’s institution to protect children 24h.

Application process

This is an open tender procedure. All interested bidders are requested to submit their Proposal in electronic form only, to the email address [email protected] with the subject line ‘GFFO PROJECT CHILDREN CAMP’ on or before 14 June 2025, 22.00 EET (Kyiv time). Bids received after this deadline will not be considered. If offers are incomplete, bidders may be requested missing documents within a deadline, upon request by SoH.

The Proposal should include the following documents:

• Technical Proposal (in line with this Terms of Reference), including a draft camp programme with information about set-up of activities; information about availability of qualified staff (incl. care ratio); safeguarding and child protection measures; access for children with disabilities; and relevant security measures (e.g. availability of bomb shelter)
• Financial proposal, including the total fee (incl. taxes) per child per day, with a breakdown of what the fee covers and the proposed payment terms (in EUR and UAH).
• Please also specify the duration of each camp, its capacity, and how many camps you are able to organise during July and August (it  can be 1, 2, 3 or 4).
• Documents confirming the right to carry out camp services (e.g. company registration/official certificates/licenses/etc.).
• Indicate whether you are able to receive EUR payments from abroad (from Germany) and/or only UAH payments within Ukraine. This information does not impact the evaluation process. 

Additional information

• The provided document scans must be legible and of high quality.
• The bidder is responsible for the accuracy of the information provided in their proposal.
• All of the side expenses (taxes, deliveries etc.) should be included into the final bid price. Any expenses exceeding bid price will not be covered.

The period for selection of the winner: within 7 business days from the deadline, with the possibility of extending this period if necessary to clarify the information contained in the proposals in writing.

Tender results: will be communicated to all participants no later than 3 business days from the date of the decision on the winner by sending an email to the bidders. The winner of the tender will be sent a corresponding email within 3 business days from the moment when a winner is selected. In case two or more bidders achieve the same number of points, lots will be drawn.

SoH reserves the right to request additional material or information from bidders confirming compliance with certain provisions of the proposal. Bidders agree that SoH does not return material submitted at any stage of the tender.

In case of any clarifications write to [email protected]

Criteria and weighting for the evaluation of the submitted proposals:

1. Financial Proposal (fee): 40%
2. Evaluation of the camp programme (diversity of the programme, creativity, number of children per group activities, possibility for children to choose topics, psycho-social support and integration activities): 25%
3. Evaluation of camp safety, security and safeguarding policy (access for children with disabilities, safety standards, child protection measurements, location, equipment): 25%
4. Evaluation of availability of the qualified staff in the camp (training, experience, number of staff per group): 10%