Регіональний_на менеджер_ка з адміністративно-господарської діяльності (Area Support Services Manager)

Данська рада у справах біженців (ДРБ) є провідною неурядовою організацією з питань захисту, повноваженнями якої є розробка довгострокових рішень для постраждалого від конфлікту населення та ВПО на основі гуманітарних принципів і прав людини.

Наразі ДРБ шукає Регіонального менеджера з адміністративно-господарської діяльності, який приєднається до нашої команди в Чернігові.

Загальна мета ролі

Регіональний Менеджер служб підтримки забезпечує скоординоване та стратегічне керівництво всіх функцій команди підтримки та забезпечує безперебійну роботу всіх функцій підтримки в регіоні для забезпечення потреб програм відповідно до Посібника з операцій ДРБ.

Географічне охоплення: Північ

Ця роль зосереджена на Півночі країни та забезпечує відповідність процедурам і вказівкам ДРБ у межах Чернігівської, Сумської та Київської областей. Роль сприяє розробці територіальних стратегій, які перетворюються на плани дій і повсякденні завдання. Роль забезпечує підтримку та/або технічне керівництво операціями на регіональному рівні.

Основні обов’язки:                     

Планування і стратегія:

• Забезпечити виконання щорічного плану команди підтримки та виконання регулярних цілей, а також те, що вони виконуються в координації  головним офісом для узгодженості в масштабах усієї країни
• Переконатися, що планування проектів включає відповідні вимоги до служб підтримки (наприклад, терміни виконання та відповідні бюджети)
• Переконатися, що планування ресурсів є реалістичними та відповідають потребам, розробляючи операційний бюджет для пропозицій донорам
• Переконатися, що структура служби підтримки відповідає меті для забезпечення потреб програм
• Бути координатором для перевірки відповідності, реєстру ризиків, внутрішнього аудиту та виконання запланованих результатів

Кадрова підтримка (HR):

• Переконатися, що відділ готує щомісячні звіти та виконує цільові показники, в координації із відділом кадрів головного офісу
• Забезпечити своєчасне виконання командою щоквартальних завдань (наприклад, планування відпусток, вступний інструктаж персоналу, навчання Кодексу поведінки)
• Переконатися, що щорічні завдання з управління персоналом виконуються відповідно до Посібника з операцій ДРБ (наприклад, огляди продуктивності та розвитку)
• Оптимізувати планування HR у відділах (наприклад, підтримка розробки органограм)
• Переконатися, що команда відділу кадрів виконує щоденні завдання, такі як наймання персоналу, продовження/зміни контрактів, подання табелів та відстеження відпусток

Адміністративна підтримка:

• Координувати ключові адміністративні завдання
• Забезпечити виконання рутинних завдань командою (підтримка гостьових домів, отримання віз, забезпечення телефонним зв’язком, оплата комунальних послуг, складання договорів оренди тощо)

Логістика, супровід закупівель:

• Забезпечити дотримання процедур закупівель та бути координатором тендерів (зокрема, головою більшості великих тендерів)
• Ретельно стежити за ключовими показниками ефективності відділу та забезпечити своєчасне подання щомісячних звітів та їх високу якість
• Бути координатором у прийнятті рішень щодо руху автопарку в тісній співпраці з Керівником Постачання
• В співпраці з Керівником Постачання переконатися, що кожен зі співробітників (закупівлі, автопарк, активи, склад та ІТ) має цілі та досягає їх відповідно до процедур ДРБ

Фінанси:

• Бути основним розпорядником бюджетів підтримки 
• Відповідати за моніторинг та прогнозування бюджетів служб підтримки
• Працювати з керівниками вищого рівня для моніторингу бюджетів програм
• Переконатися, що ключові річні фінансові завдання виконані (наприклад, річні звіти)
• Разом з Фінансовим Керівником переконатися, що команди програми чітко розуміють вимоги відповідності
• Забезпечити виконання щомісячних фінансових завдань (нарахування заробітної плати, касові книги та прогнозування грошових коштів) відповідно до процедур Посібника з операцій.

Як керівник відповідає за наступне:

• Відповідає за досягнення стратегічних цілей і завдань ДРБ у зоні відповідальності
• Відповідає за прийняття важливих рішень щодо діяльності підрозділу: його мети, функцій і ролі, а також за прийняття зобов’язань і рішень, які вимагають витрат значних ресурсів підрозділу.
• Відповідає за управління персоналом прямих підлеглих. Це включає наймання та звільнення, встановлення цілей, випробувальний термін, оцінку ефективності, розвиток персоналу, управління продуктивністю тощо.
• Відповідає за прийняття обґрунтованих рішень на основі політики ДРБ, стандартів і порад технічних експертів ДРБ

Необхідний досвід та компетенції:

• Досвід роботи на аналогічній посаді не менше 3 років
• Досвід роботи з персоналом не менше 5 років
• Знання управління в проектному менеджменту
• Знання процесів управління ланцюгом постачання та закупівель
• Знання бюджетного циклу та процесів моніторингу
• Знання принципів кодексу поведінки та систем управління персоналом
• Знання основної політики донорів і процедур відповідності
• Повне професійне володіння англійською мовою 

Усі посади ДРБ вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями ДРБ: 

• Прагнення до досконалості: зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів. 
• Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків. 
• Лідерство: брати на себе відповідальність та ініціативу, прагнучи до інновацій. 
• Спілкування: слухати та говорити ефективно та чесно. 
• Доброчесність: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки щодо цінностей і Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань.

Ми пропонуємо:

• Тривалість контракту: 12 місяців (перші 3 місяці випробувального терміну) 
• Рівень: F 
• Початок роботи: травень 2023 
• Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Данської Ради у справах Біженців. 

Процес подачі заявок: 

Усі зацікавлені особи повинні надіслати супровідний лист та актуальне резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою за посиланням: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=167937&DepartmentId=19100&SkipAdvertisement=true

Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть. 

Кінцевий термін подачі резюме: 3 травня 2023 року

Для отримання додаткової інформації про Представництво Датської ради у справах біженців в Україні, будь-ласка, перегляньте наш веб-сайт drc.ngo