Менеджер/ка проєкту «Публічне адміністрування та відновлення інфраструктури» / Project Manager Infrastructure Recovery

Загальна інформація

Фонд «Партнерство за сильну Україну» – Фаза 2 (PFRU-2) є багаторічною донорською програмою, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності та розвитку Великої Британії (МЗС Великої Британії) спільно з урядом України. Починаючи з 2025 року, PFRU-2 реалізовуватиме низку стратегічних проектів, спрямованих на посилення спроможності та стійкості українських органів влади в умовах російської агресії для надання необхідної підтримки місцевим громадам у співпраці з громадянським суспільством, медіа та приватним сектором. 

Проєкт «Публічне адміністрування та відновлення інфраструктури» працюватиме з органами місцевого самоврядування в постраждалих від війни громадах, щоб сприяти ефективному наданню критично важливих послуг у таких ключових сферах як охорона здоров’я, освіта, соціальний захист та адміністративні послуги. Зосереджуючи свої зусилля на відновленні надання послуг, розбудові спроможності органів місцевого самоврядування, проєкт має на меті сприяти зміцненню стійкості громад перед лицем війни. 

Сфера відповідальності (основні функції):

Менеджер(-ка) проєкту PFRU-2 «Публічне адміністрування та відновлення інфраструктури» (PAIR)  підпорядковуватиметься директорові проєкту PAIR та безпосередньо співпрацюватиме з усіма членами команди PAIR. Менеджер(-ка) проєкту матиме у підпорядкуванні двох (старших) проєктних фахівців, проєктного(-у) асистента(-ку), та двох інженерів з будівництва, та відповідатиме за розробку та реалізацію проєктів з відновлення інфраструктури в рамках стратегічного проєкту «Публічне адміністрування та відновлення інфраструктури» (PAIR).  

Менеджер(-ка) проєкту вестиме та координуватиме напрям «Відновлення інфраструктури» стратегічного проєкту PAIR, здійснюючи управління повного циклу в рамках свого робочого напряму. До сфери відповідальності фахівця (чині) входитиме проведення візитів до областей-партнерів PFRU-2 (залежно від безпекової ситуації), визначення об’єктів інфраструктури для відновлення, розробка заходів з підвищення стійкості громад-партнерів PFRU-2, а також управління діяльністю для забезпечення своєчасної реалізації в рамках виділеного бюджету. Менеджер(-ка) проєкту тісно співпрацюватиме з відділом закупівель, відділом з управління грантами, HR-відділом, відділом з операційної діяльності, а також з технічними командами «Результату 1» та «Результату 3». Менеджер(-ка) проєкту супроводжуватиме процес закриття проєкту,  підготовку угод про передачу товарів, збереження проєктної документації в системі електронного документообігу та підготовки фінальних звітів.  

Ключові обов’язки: 

• Ведення процесу розробки та реалізації проєктів з відновлення інфраструктури в постраждалих громадах, документальне обґрунтування вибору об’єктів згідно з цілями стратегічного проєкту та пріоритетами громад.    
• Проведення оцінки потреб та здійснення пріоритезації об’єктів для відновлення через роботу із зацікавленими сторонами та виїзди у громади, з урахуванням результатів обговорень у фокус групах, які проводилися в рамках діяльності напряму «Публічне адміністрування». 
• Координація роботи з технічними командами «Результату 1» та «Результату 3» для взаємного посилення проєктних заходів та залучення бажаних бенефіціарів.   
• Планування пропонованих проєктних заходів з урахуванням «Теорії дій» (Theory of Action) та «Теорії змін» (Theory of Change) проєкту.    
• Ініціювання та планування активностей лише на базі розроблених детальних планів дій, техзавдань та графіків реалізації, узгоджених з цілями проєкту.  
• Участь у складанні бюджету проєкту з метою ефективного використання ресурсів відповідно до вимог донорів.   
• Запуск в дію запитів на закупівлю товарів та послуг, координація роботи з відділом закупівель для вчасного постачання товарів та послуг. 
• Координація роботи партнерів для вчасного надання ними послуг згідно з затвердженим технічним завданням.   
• Регулярна комунікація із зацікавленими сторонами, надавачами послуг та грантерами для вчасної реалізації проєктних заходів, зазначених в документі-пропозиції.  
• Підготовка звітів за результатами проєктних заходів, надання на вимогу актуальних даних про стан проєктних заходів, що перебувають на стадії виконання.  
• Застосування до звітів принципів моніторингу, оцінки та навчання PFRU, відповідних індикаторів та «історій змін» (change stories).  
• Виконання принципів забезпечення якості діяльності та контролю якості (QA/QC)  для забезпечення відповідності проєктних заходів стандартам і цілям проєкту. 
• Участь у технічних координаційних нарадах, візитах на місця та обговореннях із зацікавленими сторонами на місцевому, регіональному та національному рівнях. 
• Контроль та управління роботою підпорядкованої команди для виконання всіх необхідних повсякденних завдань проєкту.  
• Виконання інших дотичних обов’язків на вимогу директора PAIR для забезпечення успішного відновлення інфраструктури. 

Кваліфікаційні вимоги: 

• Ступінь магістра в галузі управління інфраструктурою, будівництва, міського/регіонального розвитку, державного управління або в суміжних галузях.    
• Мінімум 5-7 років професійного досвіду в управлінні проєктами (з акцентом на розвиток інфраструктури), плануванні капітальних інвестицій або наданні муніципальних послуг. 
• Підтверджений досвід роботи з міжнародними донорськими програмами, державними установами або організаціями розвитку. Вітається досвід роботи в програмах стабілізації або відновлення. 
• Глибоке розуміння системи місцевого самоврядування в Україні та механізмів інфраструктурного планування, зокрема процедур закупівель, технічної документації та  бюджетування. 
• Досвід управління оцінкою інфраструктури, розробкою проєктів, закупівлями та нагляду за виконанням робіт або координинаційної діяльності в цих сферах. 
• Сильні навички управління проєктами, координації та фасилітації, зокрема здатність керувати складними процесами за участю багатьох зацікавлених сторін. 
• Відмінні аналітичні, організаційні навички та навички вирішення проблем. 
• Сильні навички усного та письмового спілкування. 
• Вільне володіння українською та англійською мовами (усно та письмово). 
• Здатність працювати самостійно, підтримуючи тісну співпрацю з іншими проєктними командами та регіональними радниками PFRU-2. 
• Здатність співпрацювати з багатьма зацікавленими сторонами та готовність за необхідності виїжджати на місця. 

Термін зайнятості/LOE:

Ця посада передбачає зайнятість на повний робочий день за однорічним контрактом (що підлягає продовженню за умови успішного досягнення особистих SMART-цілей).  

Підпорядкування:

Менеджер(-ка) проєкту підпорядковуватиметься директору проєкту «Публічне адміністрування  та відновлення інфраструктури» (PAIR Project)  

Місце посади:  

Основне місце роботи на цій посаді – Київ (Україна) з можливістю відряджень територією України (залежно від безпекової ситуації). 

Деталі подання заявки:

Подайте заявку за наступним посиланням до 29 липня. Для ролей, що вимагають знання англійської мови, англомовні резюме є бажаними (але не обов’язковими). Ми заохочуємо подавати заявки людей з інвалідністю. Заявки будуть розглядатися на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте. Chemonics зв’яжеться з фіналістами. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background  

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine (GoU). Starting from 2025, PFRU-2 will be implementing a series of Strategic Projects, entitled to strengthen Ukrainian governments’ capacity and resilience in the face of Russian aggression to deliver essential support to local communities in collaboration with civil society, media and the private sectors. 

The Public Administration and Infrastructure Recovery (PAIR) strategic project will work with local governments in war-affected hromadas to effectively facilitate the delivery of critical services in the following key sectors: healthcare, education, social protection, and administrative services. Through focusing interventions on restoring service delivery, local government capacity building PFRU aims to facilitate more durable and resilient communities that can weather war-related shocks. 

Principal Services and Responsibilities (Essential Functions) 

PFRU-2 is recruiting a Project Manager to report to PAIR Director and will work closely with all members of the PAIR team. The manager will supervise two (Senior) Project Officers, a Project Assistant, and two Civil Engineers, and will be responsible for designing and implementing infrastructure recovery projects under PAIR Strategic Project.  

The Project Manager will lead and coordinate the Infrastructure Recovery Workstream of the PAIR strategic project. The Project Manager will be responsible for managing activities under their workstream from start to finish. This includes: conducting site visits to PFRU oblasts (security permitting), supporting the identification of damaged infrastructure, designing activities to improve resilience within PFRU partner communities, and managing activities to ensure timely implementation within the allocated budget. In addition to these responsibilities listed above, the Project Manager will cooperate extensively with the Procurement, Funds, HR, and Operations Teams, as well as the Outcome 1 and Outcome 3 Technical Teams. The Project Manager will support the closeout of activities by drafting transfer agreements for commodities, saving project documents to SharePoint, and drafting activity completion reports.  

Key Responsibilities: 

• Leading the design and implementation of infrastructure recovery projects in war-affected hromadas, by drafting activity proposal documents to ensure alignment with PAIR objectives and local priorities. 
• Conduct needs assessments and identify recovery priorities in war-affected hromadas through stakeholder engagement and site visits, integrating findings from focus group discussions conducted under the Public Administration Workstream. 
• Coordinate with technical teams on Outcome 1 and Outcome 3 to ensure that activities and interventions are mutually reinforcing and reaching the desired beneficiaries.  
• Ensure that proposed interventions align with project Theory of Action and the Theory of Change.    
• Initiate and plan activities by drafting detailed action plans, Scopes of Work (SoWs) and implementation schedules that align with project goals.  
• Contribute to project budgeting to allow for the efficient use of resources, in compliance with donor requirements.  
• Develop Procurement Action Requests (PARs) and coordinate with Procurement team to ensure timely delivery of goods and services. 
• Manage the work of partners to ensure the on-time delivery of services in line with the approved SoW.   
• Regularly communicate with stakeholders, service providers, and grantees to ensure the timely completion of project activities in accordance to the activity proposal document.  
• Draft completion reports for project activities, and provide ad-hoc updates on the status of activities that are in progress.  
• Ensure that all reports are aligned with PFRU MEL principles, and capturing of MEL indicators and change stories.  
• Perform QA/QC (Quality Assurance/Quality Control) of activities to ensure compliance with the project’s standards and objectives. 
• Participating in technical coordination meetings, field missions, and stakeholder dialogues at local, regional, and national levels. 
• Oversee and manage the work of supervised team to complete all required day-to-day project tasks.  
• Performing other related duties as required by the PAIR Director to ensure successful infrastructure recovery.  

 Required Skills and Qualifications: 

The Infrastructure Recovery Project Manager should have the following qualifications and experience: 

• Master’s degree in infrastructure management, civil engineering, urban/regional development, public administration, or a related field.  
• Minimum of 5-7 years of professional experience in project management (with an emphasis on infrastructure development), capital investment planning, or municipal service delivery. 
• Proven experience working with international donor-funded programmes, government institutions, or development organisations. Experience working on  stabilisation or recovery programmes is highly preferred. 
• Solid understanding of Ukraine’s local governance system and infrastructure planning frameworks, including procurement procedures, technical documentation, and budgeting processes at the municipal level. 
• Experience in coordinating or managing infrastructure assessments, project design, procurement, and oversight of works implementation. 
• Strong project management, coordination, and facilitation skills, including the ability to manage complex multi-stakeholder processes. 
• Excellent analytical, organisational, and problem-solving skills. 
• Strong verbal and written communication skills. 
• Fluency in Ukrainian and English (spoken and written) is required. 
• Ability to work independently while maintaining close collaboration with other strategic project teams and regional advisors. 
• Ability to work collaboratively in multi-stakeholder environments and travel to field locations as needed. 

Duration of Assignment/LOE: 

This will be a full-time, long-term position, based on extendable 1-year contract (prolonged upon successful completion/implementation of personal SMART-goals). 

Reports To:

Public Administration and Infrastructure Recovery (PAIR) Director.

Location of Assignment:  

The principal location of this assignment is Kyiv, Ukraine, with travel to other parts of Ukraine (security permitting).  

Application Details: 

Apply using the following link by July 29th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application