Консультант/ка з удосконалення послуг місцевого самоврядування (переоголошення) / Local Government Service Delivery Consultant (re-announcement)

Консультанти з удосконалення послуг місцевого самоврядування
для громад Івано-Франківської, Кіровоградської, Тернопільської, Чернівецької областей (20 територіальних громад) / Consultants on improving local government services for communities of Ivano-Frankivsk, Kirovohrad, Ternopil, Chernivtsi regions (20 territorial communities) 

Глобал Комьюнітіз шукає кваліфікованих консультантів в програму Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) «Децентралізація приносить кращі результати та ефективність» (DOBRE): / Global Communities is looking for qualified consultants for the USAID Decentralization Offering Better Results and Efficiency (DOBRE) program:

Посада: Консультант з удосконалення послуг місцевого самоврядування (7 консультантів) / Position: Local Government Service Delivery Consultant (7 consultants).

Термін: липень-жовтень 2023 / Duration of Contract: July-October 2023.

Місце: Громади Івано-Франківської (П’ядицька, Тлумацька), Кіровоградської (Новопразька, Новоукраїнська, Помічнянська, Приютівська), Тернопільської (Лановецька, Підволочиська, Шумська, Золотниківська), Чернівецької (Хотинська, Недобоївська, Великокучурівська, Вижницька) областей / Location: DOBRE partner communities in the following oblasts of Ukraine: Ivano-Frankivska (P’iadytska, Tlumatska CCs), Kirovohradska (Novoprazka, Novoukrainska, Pomichnianska, Pryiutivska CCs), Ternopilska (Lanovetska, Pidvolochyska, Shumska, Zolotnykivska CCs), Chernivetska (Khotynska, Nedoboivska, Velykokuchurivska, Vyzhnytska CCs).

Робоче навантаження: до 28 робочих днів на громаду (20 громад, до 2 громад для одного консультанта), до 5 польових візитів у громаду (деякі зустрічі можуть бути проведені в режимі онлайн).

DOBRE підтримуватиме партнерські громади у відновленні та/або покращенні послуг місцевого самоврядування, включаючи (але не обмежуючись) водопостачання та водовідведення, поводження з твердими побутовими відходами, вуличне освітлення, спорт, культуру, шкільну та дошкільну освіту, охорону здоров’я, утримання доріг і тротуарів, соціальна допомога, громадський транспорт тощо. Кожна громада вибере одну пріоритетну послугу для відновлення або покращення на основі оцінки потреб, проведеної Програмою DOBRE / DOBRE will support partner communities with recovery and/or improvement of municipal services including (but not limited) water supply, sewerage, solid waste management, public lighting, sport, culture, school and preschool education, health care, maintenance of roads and sidewalks, social care, public transport, etc. Each community will select one priority service for recovery or improvement based on the needs assessment conducted by DOBRE.

Програма DOBRE підтримає розробку та впровадження Програм відновлення/вдосконалення послуг місцевого самоврядування (SDIP), шляхом надання  консультаційної допомоги та допомоги у натуральній формі для реалізації пріоритетних проектів / DOBRE Program will support the elaboration and implementation of the developed Local Government Service Recovery/Improvement Programs (SDIP) for a selected service by providing consultancy support and contribution-in-kind assistance for the implementation of priority service improvement projects.

Крім того, DOBRE має наміри підвищувати компетенції персоналу партнерських громад / Also, DOBRE intends to improve competencies of the existing and newcoming staff of the partner communities.

Основна мета діяльності, що буде виконуватись залученими консультантами – промоція довгострокового планування вдосконалення послуг, що базується на широкому залученні громадян на всіх етапах, а також навчання представників партнерських органів місцевого самоврядування сталому розвитку послуг.

На основі оцінки потреб, громади обирають пріоритетні послуги, які потребують першочергового відновлення та/або покращення та утворюють робочі групи із представників населених пунктів відповідної громади. Робочі групи за підтримки консультантів Програми DOBRE розробляють середньо- або довгострокову Програму відновлення/вдосконалення послуг місцевого самоврядування (SDIP) відповідної послуги, а також заявки на отримання допомоги для реалізації пріоритетного проекту.

Обрані консультанти у координації з Київським офісом Програми DOBRE, програмними спеціалістами та іншими консультантами (якщо такі будуть залучені) будуть допомагати громадам розробляти Програми відновлення/вдосконалення послуг місцевого самоврядування (SDIP), відповідних послуг. Консультанти будуть тісно співпрацювати із робочими групами, які будуть створені партнерськими громадами, органами місцевого самоврядування, громадськістю тощо.

Завдання включають:

Завдання 1: Створення Робочої групи та діагностика пріоритетної послуги. Започаткувати робочу групу (РГ) із вдосконалення якості надання послуг для громадян, яка складатиметься із представників органів місцевого самоврядування, громадськості, виконавців послуг, молодіжних рад,  та інших зацікавлених осіб. Спрямовувати їх зусилля на проведення діагностики стану надання послуги, збору та організації даних щодо надання послуг для громадян та рівень задоволення громадян, включаючи: / Task 1: Creation of a Working Group and diagnoses of the priority service. Establish Service Delivery Improvement Working Groups (WG) consisted of municipal officials, service providers, citizen representative, youth councils, other stakeholder and guide their efforts to collect and organize data related to the current context of public service delivery and customer satisfaction, including:

• Розробку анкети на базі поточної ситуації щодо послуги, яку обрала громада, технічних особливостей цієї послуги, в тому числі обсягів надання використання послуг, тарифів, нарахувань по оплаті за послугу, інших характеристик та технічних особливостей, інформації про постачальника та іншої дотичної інформації / Elaboration of Questionnaire on the current context of the Service selected by the community and technical features of the service, including coverage, rates, collection of user charge, other characteristics on technical details, information on the service provider, other details.
• Консультації із зацікавленими сторонами, інтерв’ю і брифінги із залученням членів РГ, постачальниками послуг органів місцевого самоврядування, та іншими сторонами, які володіють інформацією, інтерв’юерами та органами влади і зацікавленими особами, визначенні відповідної інформації із стратегічних планів громад / Stakeholders consultation, interviews and briefings through meetings with WGs, LG service providers, and other key informants, interviewing specialists, authorities and other stakeholders, take information from the CCs Strategic Plans.
• Забезпечення вивчення поточної ситуації під час візитів до територіальних громад та проведення зустрічей в населених пунктах та з її мешканцями / Provision of empiric observation on current context of the service, visiting settlements of the amalgamated communities and meeting with community members
• Тісно співпрацювати з РГ при розробці підсумкового звіту про проблеми, які існують в наданням послуги / Working closely with WG on review and summary of problems concerning the service
• Сприяти процесу SWOT аналізу та підготувати фінальний варіант SWOT аналіз обраної послуги / Facilitating SWOT-analysis development for the selected service and develop of the final SWOT analysis description.
• Сприяти процесу аналізу сценаріїв та підготувати фінальний опис розроблених сценаріїв / Facilitating scenario analysis and prepare the final description of the developed scenarios.

Об’єм робіт: робота в 2 громадах, включаючи одну поїздку в кожну громаду. Окремі зустрічі можуть бути проведені в режимі онлайн / Scope of work: work in 2 communities, including one trip to each community. Some meetings can be held online.

Завдання 2: Визначення цілей, завдань та проектів. Проводити зустрічі та обговорення з РГ для детального розроблення Програми відновлення/вдосконалення послуги місцевого самоврядування (SDIP), яку обрала громада, включаючи наступні кроки планування: / Task 2: Identification of goals, objectives, and projects. To work with WGs through meetings and sessions to elaborate Service Delivery Improvement / Recovery Program (SDIP) for the service selected by the community including the following planning steps:

• Сприяти визначенню бачення, довгострокових/стратегічних цілей у сфері розвитку законодавчої бази, норм та стандартів, що стосуються адміністрування послуг, фінансової сталості, технічної модернізації, зв’язків із громадськістю і прозорості, та визначенню завдань в сфері послуги / Facilitate the definition of long-term goals in the areas of legislative framework, financial sustainability, technical improvement, citizen outreach and transparency, and service objectives.
• Працювати з іншими призначеними в громадах консультантами та спеціалістами для визначення стандартів послуги, результатів діяльності та індикаторів, за допомогою яких можна відобразити та оцінити якість послуги / Work with other consultants and program officers assigned in the community to define service standards, performance outcomes, indicators through which the service quality can be measured and assessed.
• Працювати з РГ над визначенням проектів, цілей та завдань для вирішення проблем і створення Плану впровадження / Плану дій / Work with WGs to define projects, objectives and tasks to solve problems and compile the Implementation/Action plan.
• Допомогти РГ визначити пріоритетність проектів та графік і період їх реалізації, зазначивши джерела фінансування по роках / Help the WG to prioritize projects and define schedule/period of implementation with an indication of budget sources by years.
• Надати допомогу у визначені РГ проєкту, яки може бути підтриманий програмою DOBRE / Provide assistance to the WGs to identify a project can be supported by the DOBRE Program.

Об’єм робіт: робота в 2 громадах, включаючи дві поїздки в кожну громаду. Окремі зустрічі можуть бути проведені в режимі онлайн / Scope of work: work in 2 communities, including one trip to each community. Some meetings can be held online.

Завдання  3: Забезпечення сталості покращень. Надати допомогу партнерським муніципалітетам у розробці комунікаційного плану, плану впровадження та моніторингового плану Програми відновлення/вдосконалення послуги місцевого самоврядування (SDIP) / Task 3: Ensuring sustainability of improvements. Assist partner communities to develop Communication Plan, Plan of implementation and technical support, Monitoring and Evaluation Plan as a part of Service Delivery Improvement / Recovery Program:

• Запропонувати і окреслити План впровадження та технічного забезпечення для подальшого функціонування послуги / Discuss with WG and assist to elaborate Plan of implementation and technical support to ensure sustainable improvement of the service.
• Запропонувати і окреслити дії щодо сталого розвитку послуги, включаючи вдосконалення нарахування оплати і методів отримання платежів заради досягнення беззбитковості та фінансової сталості послуги (якщо такі платежі дозволені законодавством) / Discuss with WG and assist to define actions for the sustainable development of the service, including improving the calculation of payment and methods of receiving payments to achieve break-even and financial sustainability of the service (if such payments are permitted by law).
• Обговорити та окреслити попередній план залучення співфінансування для реалізації проектів / Discuss with WG and assist to develop Fundraising Plan to fund SDIP projects.
• Підготувати план моніторингу та оцінки діяльності / Assist to develop Monitoring and Evaluation Plan
• Обговорити з Робочою групою та громадами можливості розвитку комунікацій із громадянами та цільовою аудиторією, а також можливості залучення молоді в процеси впровадження/моніторингу плану вдосконалення послуги / Discuss with WGs and communities to establish ways of communication with citizens and target population and opportunity of involvement of youth in implementation/monitoring of SDIP.
• Розробити комунікаційний план щодо впровадження Програми відновлення/вдосконалення послуги місцевого самоврядування (SDIP) / Discuss with WG and assist to develop Communication Plan for the SDIP
• Інші види діяльності в координації із співробітниками київського офісу програми DOBRE / Other activities coordinated with DOBRE Kiev staff.

Об’єм робіт: робота в 2 громадах, включаючи дві поїздки в кожну громаду. Окремі зустрічі можуть бути проведені в режимі онлайн / Scope of work: work in 2 communities, including one trip to each community. Some meetings can be held online.

Завдання 4: Огляд проведеної роботи. Обговорити результати роботи інструменти, методологію розробки Програми відновлення/вдосконалення послуги місцевого самоврядування (SDIP) з РГ та командою LGSD. Надати зворотний зв’язок та рекомендації щодо досвіду впровадження методології розробки Програми відновлення/вдосконалення послуги місцевого самоврядування (SDIP) / Task 4. After Action Review. Discuss the results of the work, the tools, the methodology for the development of the SDIP with the WG and the DOBRE LGSD team. Provide feedback and recommendations on the experience of implementing the SDIP methodology.

• Провести зустріч з РГ, обговорити та оцінити інструменти, методологію, результат розробки Програми відновлення/вдосконалення послуги місцевого самоврядування (SDIP) з РГ та командою LGSD. Оцінити що мало успіх, що пішло не так, і як на думку учасників це можна покращити / Conduct a meeting with the WG, discuss and evaluate the tools, methodology, the outcome of the development of the Local Government Service Recovery/Improvement Program (SDIP) with the WG and the LGSD team. Assess what went well, what went wrong, and how the participants think it can be improved.
• Надати зворотний зв’язок та рекомендації, напрацьовані на зустрічі з РГ / Provide feedback and recommendations based on the discussion with the WG and own experience.

Об’єм робіт: робота в 2 громадах, включаючи одну поїздку в кожну громаду. Окремі зустрічі можуть бути проведені в режимі онлайн / Scope of work: work in 2 communities, including one trip to each community. Some meetings can be held online.

Загальний об’єм робіт:  робота в 2 громадах, включаючи 5-6 поїздок в кожну громаду. Окремі зустрічі можуть бути проведені в режимі онлайн / Total LOE- work in 2 communities, including up to 5-6 field visits to each community. Some meetings can be held online.

Результати роботи: / Deliverables:

Обрані кандидати повинні виконати наступні роботи, що пов’язані із конкретними завданнями, згаданими вище: / In each assigned DOBRE partner community, the selected applicants will be expected to produce deliverable(s) related to the specific Task(s) described above:

1. Створена Робоча група з удосконалення пріоритетної послуги. Проведено діагностику пріоритетних послуг в кожній громаді / Created Service Delivery Improvement Working Group in each community. Completed situational analysis of targeted services in each community.
2. Проект Програми вдосконалення послуги переданий в Київський офіс програми для перегляду. Визначений пріоритетний проект вдосконалення послуги для співфінансування Програмою DOBRE / Draft of Comprehensive Service Delivery Improvement Program submitted to Kyiv office for revision. WG identified priority project to be co-funded by the DOBRE Program
3. Остаточний варіант Програми відновлення/вдосконалення послуги місцевого самоврядування (SDIP) розроблений та погоджений громадою та технічною командою Програми DOBRE / Final SDIP developed and approved with community and DOBRE technical expert team.
4. Проведено огляд роботи, підготовлено короткий звіт з висновками щодо методології планування та пропозиціями з її покращення / Conducted After Action Review, provided brief report including Lessons Learned and suggestions on the SDIP approaches improvement.

Інші обов’язки / Other responsibilities

Кандидати повинні будуть взяти участь в тренінгу для тренерів в Києві і послідовно працювати в партнерстві з міжнародними та місцевими експертами DOBRE / Candidates will be required to participate in a training of trainers in Kyiv and consistently work in partnership with international and local DOBRE experts.

Кандидати можуть замінити окремі візити в громади на онлайн-зустрічі (за погодженням із громадою та Київським офісом Програми DOBRE) / Candidates may substitute individual visits to communities with online meetings (upon agreement with the community and DOBRE Kyiv office).

Процес відбору кандидатів: / Candidate selection process:

Глобал Комьюнітіз обиратиме консультантів відповідно до наступних критеріїв: / Global Communities will select consultants based on the following criteria:

• Досвід у якості експерта та консультанта у сфері вдосконалення муніципальних послуг, які включають, але не обмежуються такими: Поводження з твердими побутовими відходами, водопостачання та водовідведення, обслуговування доріг та тротуарів, благоустрій, шкільна та дошкільна освіта, охорона здоров’я, громадське освітлення, спорт, культура / Experience as an expert and consultant in the field of improving municipal services, which includes, but is not limited to solid waste management, water supply and sewerage, maintenance of roads and sidewalks, school and preschool education, health care, public lighting, sport, culture.
• Ґрунтовні знання процесів децентралізації / Deep knowledge of decentralization processes
• Знання засад стратегічного планування та підходів до сталого вдосконалення послуг
• Навички модерації та фасилітації / Moderation and facilitation skills
• Навики організації та проведення зустрічей з громадськістю / Organizing and conducting meetings with the citizens and officials
• Вільне володіння українською мовою (письмова та усна) / Fluency in the Ukrainian language (written and spoken)
• Досвід проведення навчання у режимі онлайн з використанням Zoom, MS Teams, Google docs та інших онлайн інструментів / Experience in online training using Zoom, MS Teams, Google docs and other online tools
• Досвід в організації опитувань громадян буде перевагою / Experience in organizing citizen surveys will be an advantage
• Знання англійської мови на робочому рівні є бажаним, але не необхідним / Knowledge of English at a working level is desirable, but not necessary.

 У своїх заявках кандидати повинні надіслати такі документи: / Candidates should send the following documents with their applications:

• Резюме / CV
• Супровідний лист із чітким переліком послуг, із якими кандидат може працювати, а також областей, описаними пропозиціями щодо підходів до виконання наведених завдань, описом попереднього релевантного досвіду роботи, а також інформацією про готовність до безпосередніх візитів у громади / A cover letter with a clear list of services that the candidate can work with and areas of expertise, a description of the proposed approach to the tasks, a description of previous relevant work experience, and information on the availability of direct visits to communities.
• Заповнений GC Ukraine _JD SDIP Consultants 2023 UA for consultants з зазначенням вартості ваших послуг у дол. США у таблиці завдань з дедлайнами і орієнтовним часом виконання роботи (днів) / Completed  GC Ukraine _JD SDIP Consultants 2023 UA for consultants with the cost of your services in USD. Please include the cost of your services in USD in the task table with deadlines and the estimated time of work completion (days).

Щоб подати заявку, будь ласка, надішліть резюме та супровідний лист на адресу [email protected]  із зазначенням у темі листа “Консультант/ка з удосконалення послуг місцевого самоврядування / Local Government Service Delivery Consultant“ до 18:00 7 липня 2023 року / To apply, please send your resume and cover letter to [email protected] with “Local Government Service Delivery Consultant” in the subject line by 18:00 on July, 7 2023.