ГО “АЛЬЯНС.ГЛОБАЛ” шукає консультанта з логістики технічного комітету Національної ЛГБТІ-конференції

ГО «АЛЬЯНС.ГЛОБАЛ» та Національний ЧСЧ-консорціум оголошують конкурс на вакансію консультанта з логістики технічного комітету (ТК) з підготовки XII Національної ЛГБТІ-конференції

• Техкомітет з підготовки XII Національної ЛГБТІ-конференції України (#12NC2019) формується для поточного технічного, адміністративного та організаційного забезпечення цього ключового заходу національного рівня, запланованого на 11–13 вересня 2019 р. в м. Києві. Планується, що команда ТК працюватиме в складі керівника ТК та 4–5 консультантів. Загальне керівництво роботою ТК здійснюватиме оргкомітет нацконференції, який складається з представників/представниць коспонсорів та співорганізаторів.
• Консультант здійснюватиме свої функції відповідно до докладного технічного завдання (ТЗ), наведеного нижче.
• Вимоги до кандидатури консультанта:
• переважне перебування в Києві у час очікуваного виконання своїх функцій за договором (початок червня — кінець вересня 2019 р.);
• вільне володіння українською мовою (усно та письмово);
• вік від 18 років;
• рівень володіння програмами Microsoft Word та Microsoft Excel на рівні впевненого користувача.
• Як переваги при розгляді кандидатур розглядатимуться:
• досвід роботи у сфері захисту прав і свобод людини для ЛГБТІ та/або ВІЛ-сервісу,
• статус ФОП.
• Оргкомітет конференції гарантує динамічну комунікацію під час виконання консультантом своїх обов’язків та вражаючий наочний результат спільної роботи!
• Для розгляду вашої кандидатури просимо в строк до 12 години дня 12 червня 2019 р.  надіслати за адресою [email protected] з копією на [email protected]:
• лист зацікавленості з фінансовою пропозицією за виконання всього обсягу функцій і обов’язків, передбачених ТЗ,
• резюме українською мовою з посиланням на персональний профіль у Facebook.
• Оргкомітет розгляне подані заявки та надасть заявникам відповідь про результат розгляду їхніх кандидатур у строк до 14 червня включно.

ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ

Консультант техкомітету з логістики:

ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ І ОБОВ’ЯЗКИ

• листування від імені ТК в рамках своєї компетенції з електронної адреси оргкомітету і техкомітету конференції;

ПІДГОТОВКА КОНФЕРЕНЦІЇ:

• розроблення, узгодження з оргкомітетом і публікація в Мережі через ґуґл-аккаунт конференції онлайн-анкети для претендентів на участь у конференції;
• динамічне ведення всіх електронних баз щодо осіб, які мають відношення до конференції, включаючи:
• облік претендентів на участь в конференції відповідно до заповненої онлайн-форми і впорядкування даних про претендентів з метою організації їх відбору оргкомітетом,
• розподіл претендентів за категоріями відібраних, віднесених до резерву та тих, яким відмовлено в участі,
• верифікацію та уніфікацію даних про учасників і учасниць (імена, назви організацій, адреси електронної пошти, телефони, адреси сторінок на ФБ),
• облік фактів відмови відібраних осіб від участі в конференції з одночасним поповненням списку учасників особами із резервного списку (з урахуванням їхнього ґендеру у зв’язку з парним розміщенням у номерах готелю),
• підготовка реєстраційних відомостей для конференції в цілому і окремих конференційних заходів у необхідній формі та необхідній кількості;
• підготовка остаточного списку учасників із відкритою персональною інформацією, призначеною для поширення серед самих учасників;
• розроблення, публікація через ґуґл-акаунт конференції логістичної онлайн-анкети для учасників і учасниць (включаючи запит інформації про дієтичні обмеження), збір і узагальнення зібраних через цю анкету відомостей для належного забезпечення логістики;
• підготовка, узгодження в рамках техкомітету і розсилання логістичних повідомлень учасникам/учасницям конференції та іншим особам, які будуть присутні на конференції в іншому статусі (запрошеним доповідачам тощо), включаючи інформацію про:
• місце проведення (локацію),
• трансфери, якщо такі передбачені,
• програму,
• часові рамки проведення (час початку і завершення обов’язкової частини програми у кожен із конференційних днів),
• політику інформаційної фіксації (фото, відео, аудіо) та публічного інформування про конференцію.
• підготовка і узгодження з оргкомітетом шаблону іменного ідентифікатора (бейджика) для всіх категорій осіб, присутніх на конференції:
• учасників та учасниць,
• запрошених (гостей та гостій),
• персоналу ЗМІ,
• оргкомітету,
• техкомітету,
• логістів,
• охорони;
• взаємодія з дизайнером для відпрацювання дизайну бейджиків за узгодженим шаблоном і підготовка текстовок для роздруківки на бейджиках відповідно до розробленого дизайну;
• оперативний контакт зі всіма людьми, запрошеними до участі в конференції, за всіма логістичними та іншими організаційними питаннями, з використанням електронної пошти, ФБ, а при необхідності — онлайн-месенджерів і мобільного зв’язку;
• підготовка і доведення до відома всіх присутніх на конференції правил участі в конференції, включаючи правила перебування і поведінки на локації конференції;
• складання відомості щодо внесків за участь у конференції, із розбивкою запрошених осіб за категоріями внесків відповідно до рішень оргкомітету;
• координація справляння реєстраційних внесків особами, відібраними для участі в конференції; медіація у спірних ситуаціях, пов’язаних із внесками;
• підготовка списків на готельне розміщення і розподіл запрошених осіб, які потребують поселення, по парах для спільного проживання з урахуванням ґендерного фактору, а також із вказівками, кого селити в одномісні номери і кого на який термін, — у взаємодії з фінансовим фахівцем (у рамках заброньованого готельного фонду);
• підготовка списків людей з особливим режимом харчування (вегетаріанство, веганство, безглютенова дієта, посилене харчування тощо);
• підготовка для готельного персоналу спеціального повідомлення про порядок поселення трансґендерних людей, у яких соціальне ім’я розходиться з паспортним, та комунікації з ними (для забезпечення поваги до ґендерної ідентичності);

ПО ХОДУ КОНФЕРЕНЦІЇ

• координація трансферів для учасників/учасниць та запрошених осіб (у разі, якщо трансфер забезпечуватиметься);
• контроль розселення, включаючи нагляд за коректністю поселення осіб, паспортні імена яких не збігаються із соціальними;
• координація роботи логістичної компанії із компенсації проїзду іногороднім і втручання для вирішення спірних моментів у зв’язку з цим;
• контроль заповнення додаткових реєстраційних відомостей на конференції (тих відомостей, які заповнюються учасниками та учасницями на окремих слотах), їх оцифрування, архівація і передання оригіналів фінансовому фахівцю для подальшого надання коспонсорам у рамках пакету інших звітних матеріалів;

ЗА ПІДСУМКАМИ КОНФЕРЕНЦІЇ

• складання шаблону претензійного листа від імені оргкомітету на адресу запрошених на конференцію осіб, які проігнорували конференцію без поважних причин, та/або їхнього керівництва; узгодження тексту з оргкомітетом, підготовка на підставі шаблону адресних повідомлень і їх розсилання адресатам;
• підготовка звіту про власну виконану роботу як підстави для отримання оплати згідно угоди про надання послуг.

Консультант техкомітету з логістики є ХОЛДЕРОМ таких документів:

• онлайн-форма для претендентів на участь в конференції,
• структурований список претендентів на участь в конференції + динамічний список учасників (з усією контактною інформацією),
• відомість по реєстраційних внесках, із розбивкою запрошених осіб за категоріями внесків відповідно до рішень оргкомітету;

інші списки та відомості по людях, у відповідності до вимог коспонсорів.