Експерт_ка із створення, або адаптації вже існуючої автоматизованої системи управління грантами

Громадська організація «Молодіжна Платформа» оголошує тендер для вибору підрядника по створенню, або ж адаптації вже наявної для адаптації системи (типу Worksection, або аналогу) для створення системи управління грантами для неприбуткової організації. 

Мета побудови такої системи – це можливість постійного, безперебійного доступу до процесу управління грантами команді ГО «Молодіжна платформа» та менеджмент процесів моніторингу та звітності. Системи має складатися із блоків сервісу по управлінню проєктами Worksection (або аналогу). Вона має бути сформована уже із наявного функціоналу та адаптована під процеси управління грантами ГО «Молодіжна Платформа», які описані нижче. У разі можливості можна долучати додатковий функціонал, який релевантний для запланованої системи.

———

І. Технічне завдання.

1.1. Система має бути розроблена українською мовою.
1.2. Орієнтовна кількість користувачів – до 50 осіб.

1.3. Терміни виконання робіт: 2 місяці з дати підписання договору.

1.4. У системі мають бути створені наступні типи користувачів із різним рівнем доступу та функціоналу. Кожен із них має мати свій кабінет користувача із функціоналом, що буде описаний нижче:

• Адміністратор: повний доступ до усіх функцій налаштування системи;
• Менеджери організації: повний доступ до усіх функцій системи окрім налаштування системи;
• Бухгалтери організації: Інтеграція або синхронізація з Онлайн бухгалтерією BOOKKEEPER SaaSта Системою електронного документообігу «Вчасно». Доступ до усіх файлів і фінансових операцій.
• Працівники організації: обмежений до технічних налаштувань системи, обмежений для постановки задач іншим користувачам.
• Отримувачів грантів: доступ для можливості здачі звітів та подачі необхідних файлів для звітності.
• Працівники проєктів: доступи для підписання документів та здачі звітів для організації.

1.5. Можливості для кожного окремого кабінету:

1.5.1. Менеджери організації:
- створення власного кабінету користувача із можливість підвантаження фото, опису, контактної інформації, документів та усіма можливостями кабінету, що описані нижче.

- можливість ставити задачі для усіх працівників організації та отримувачів грантів від ГО «Молодіжна Платформа». Можливість погодження документа чи звіту із декількох працівників та бухгалтерів організації. Можливість призначати виконавців з термінами виконання.
- можливість редагувати й погоджувати профілі нових користувачів. Можливість блокувати, видаляти користувачів та регрантерів.

- можливість як прямої так і загальної комунікації із працівниками організації та грантерами через чати Telegram та електронну розсилку. Можливість призначення відеоконференцій із колективом через програму ZOOM.

- можливість ведення єдиного календаря заходів, етапів роботи організації із позначенням відповідальних за процес, аналог діаграми Ганта і призначенням виконавців.

- повний доступ до єдиної системи файлів і папок, яка сформована на системі Google Drive і можливістю перегляду файлів усіх користувачів. Можливість спільної роботи над файлами.

- можливість верифікації файлів і завдань або відправлення їх на доопрацювання.

- пошук по системі (дата, назва, текст в документів, автор, проєкт, теги).

- можливість бачити історію усіх дій, користувачів, що описані вище.

- можливість створення витягу даних для звіту за певними критеріями. 

1.5.2. Бухгалтер організації:
- створення власного кабінету користувача із можливість підвантаження фото, опису, контактної інформації, документів та усіма можливостями кабінету, що описані нижче.

- можливість ставити задачі для працівників організації (окрім менеджерів) та отримувачів грантів від ГО «Молодіжна Платформа». Можливість ставити дедлайни задач та верифікацію виконаного, можливість прямого діалогу із працівником. Можливість погодження документа чи звіту із декількох працівників та бухгалтерів організації. Можливість призначати виконавців з термінами виконання.
- можливість як прямої, так і загальної комунікації із працівниками організації та грантерами через чати та електронну розсилку. Можливість призначення відеоконференцій із колективом чи отримувачами грантів через програму ZOOM.

- можливість блокувати, редагувати, видаляти регрантерів.

- повний доступ до єдиної системи файлів і папок, яка сформована на системі Google Drive і можливістю перегляду файлів усіх користувачів. Можливість спільної роботи над файлами. Сповіщення про зміни у файлах, повідомленнях.

- можливість верифікації файлів і завдань або відправлення їх на доопрацювання.

- має бути окремий трекер завдань бухгалтера організації із можливість здачі (завершення завдань) і дедлайнами виконаної роботи. Доступ до єдиного календаря заходів та трекера завдань усіх працівників та бухгалтерів.

- мають бути шаблони усіх типових договорів та звітних документів із вікнами для заповнення даних та реквізитів як для бухгалтера так і для працівника чи отримувача грантів, які допрацьовують документ.

- трекер витрат організації за окремими проєктами.

- можливість порівнювати файли від працівників та отримувачів грантів.

- пошук по системі (дата, назва, текст в документів, автор, проект, теги). 

1.5.3. Працівники організації:

- створення власного кабінету користувача із можливість підвантаження фото, опису, контактної інформації, документів та усіма можливостями кабінету, що описані нижче.

- можливість ставити задачі для отримувачів грантів від ГО «Молодіжна Платформа». Можливість ставити дедлайни задач та верифікацію виконаного, можливість прямого діалогу із представниками організації грантера. Можливість погодження документа чи звіту із декількох працівників та бухгалтерів організації. Можливість призначати виконавців з термінами виконання.
- можливість як прямої, так і загальної комунікації із працівниками (бухгалтерами, менеджерами) організації та грантерами через чати та електронну розсилку. Можливість призначення відеоконференцій із колективом чи отримувачами грантів через програму ZOOM.

- можливість блокувати, редагувати, видаляти регрантерів.

- доступ до єдиної системи файлів і папок, яка сформована на системі Google Drive і можливістю перегляду файлів усіх користувачів без їх видалення. Можливість спільної роботи над файлами. Сповіщення про зміни у файлах, повідомленнях.

- має бути окремий трекер завдань бухгалтера організації із можливість здачі (завершення завдань) і дедлайнами виконаної роботи. Доступ до єдиного календаря заходів та трекера завдань усіх працівників та бухгалтерів.

- пошук по системі (дата, назва, текст в документів, автор, проєкт, теги). 

1.5.4. Отримувачів грантів:

- створення власного кабінету користувача із можливість підвантаження фото, опису, контактної інформації, документів та усіма можливостями кабінету, що описані нижче.

- можливість прямої комунікації із працівниками чи бухгалтерами організації через чати та електронну розсилку.

- доступ до єдиної системи файлів і папок, яка сформована на системі Google Drive і можливістю перегляду лише своїх файлів.

- окремий трекер завдань організації із можливість здачі звітів або інших завдань і дедлайнами виконаної роботи.

- доступ до усіх інструкції щодо процесу отримання гранту та звітування за його реалізацію.

- пошук по системі (дата, назва, текст в документів, автор, проект, теги).

- можливість надавати згоду на оброку персональних даних.

1.5.5. Працівники проєктів:

- створення власного кабінету користувача із можливість підвантаження фото, опису, контактної інформації, документів та усіма можливостями кабінету, що описані нижче.

- можливість прямої комунікації із працівниками чи бухгалтерами організації через чати та електронну розсилку.

- можливість електронного підпису для фінансових документів через Вчасно.

- можливість і доступ до шаблонів договорів, які надають працівниками чи бухгалтерами організації.

- можливість подачі звітів для працівників чи бухгалтерів організації для їх верифікації.

- доступ до єдиної системи файлів і папок, яка сформована на системі Google Drive і можливістю перегляду лише своїх файлів.

- пошук по системі (дата, назва, текст в документів, автор, проєкт, теги).

- можливість надавати згоду на оброку персональних даних.  

ІІ. Вимоги до пропозиції.

- Фінансова пропозиція повинна бути актуальною не менше 30 днів з дати закінчення прийняття пропозицій на участь у тендері.

- В темі листа треба вказати “Технічна пропозиція для обрання CRM – назва організації”

- Післяплата в безготівковій формі. Валюта розрахунку – Українська гривня.

До пропозиції мають бути надані:

- Реєстраційні документи постачальника, що підтверджують відповідну економічну діяльність наявними КВЕДами;

- інформація про минулий досвід реалізації подібних систем.

- 3 контакти людей чи організацій, що можуть надати рекомендацію.

 —- 

Дата і час закінчення прийняття пропозицій: 13 лютого 2023 року, 23:59

Пропозиції, надіслані після крайнього терміну подачі, розглядатися не будуть. Пропозиції, які не відповідають умовам цього Запиту, не розглядаються.

Усі питання просимо ставити на пошту – [email protected]