Запит щодо підтвердження зацікавленості серед партнерів щодо підтримки проєкту МОМ “Людський вимір”

 Оголошення про прийом заявок

1. Терміни

2. Місце проведення

Закарпатська, Львівська, Київська, Полтавська, Дніпропетровська, Сумська, Чернігівська, Харківська, Запорізька та Миколаївська області в Україні. Представництво МОМ в Україні залишає за собою право вносити зміни до переліку місць враховуючи міркування безпеки, вимог Донора та будь-яких інших факторів, які можуть змінитися під час реалізації проєкту.

3. Галузь(зі) та сфера(и) спеціалізації

Забезпечення стійкості громад (включаючи, але не обмежуючись тренінгами, семінарами та організацією громадських заходів). Враховуючи можливість реалізації проєкту у всій області (областях), визначених у пропозиції.^[1]

4. Організація

Міжнародна організація з міграції (МОМ), Представництво в Україні

5. Загальна інформація про проєкт

Майже через вісім років від початку бойових дій на сході Україна продовжує мати справу з основними складнощами, які характеризують її динамічний шлях до загальнонаціонального соціально-економічного відновлення. В умовах ескалації бойових дій у 2022 році більшість нещодавно уповноважених місцевих адміністрацій не мають достатніх спроможностей оцінювання і задоволення критичних потреб відповідних громад. Амбітний процес реформ повинен бути посиленим на місцевому рівні, ґрунтуватися на інклюзивному управлінні та посилюватися ресурсами з надання допомоги, які можна буде легко розподілити за потреби у разі швидкого розростання кризи.

З наміром сприяти підвищенню стійкості українських громад, МОМ пропонує сприяти посиленню спроможності збору ґендерно-чутливих даних, інклюзивного прийняття рішень та залучення і сприяння вироблення рішень представниками громад на місцевому рівні в Україні. У рамках проєкту будуть проведені тренінги зі збору дезагрегованих за ґендерною ознакою даних для членів громади, місцеві адміністратори пройдуть навчання з готовності та реагування з особливим акцентом на проведенні швидких оцінювань потреб та опрацюванні й аналізі ґендерно чутливих даних, а для членів громади пройдуть тренінги із питань залучення громад, ґендерної рівності, інклюзивного врядування на основі широкої участі, попередження і готовності.

6. Очікувані результати

Результати проєкту у вищезазначених сферах будуть досягнуті через проведення низки активностей зазначених у розділі 3. Активності відділу “Перехід та Відновлення: Стабілізація Громад” підвищать стійкість українських громад до багатовимірних шоків. Проєкт планує досягти стійкості громад завдяки проведенню ряду тренінгів, серії діалогів та надання грантів відібраним громадам в областях, зазначених у Розділі 2. Більш детальну інформацію див. у Додатку 1, ТЗ.

7. Орієнтовний бюджет

Бюджет повинен базуватися на кількості областей та відповідній кількості цільових громад, що пропонуються до впровадження. Пропоненти, які подають заявки на декілька областей, повинні надати окремий бюджет для окремої області, згідно з Додатком 5.

8. Загальні умови Оголошення про прийом заявок

8.1  Відповідно до гуманітарного підходу МОМ, Представництво МОМ в Україні оприлюднило Оголошення про прийом заявок для відбору пропонент(ів), надалі іменованих «Виконавчими Партнерами», серед кваліфікованих неурядових організацій для подальшого впровадження проєктів МОМ, надалі іменованих як “Діяльність”, спрямованих на надання надійного реагування на безпосередні потреби громад та населення, що постраждали від конфлікту, як описано вище. 

8.2. Очікується, що попередньо кваліфіковані ВП в основному визначатимуть потреби за видами діяльності та організують доступ до територій та суб’єктів допомоги/ДГ для подальшого здійснення заходів, пріоритетних для МОМ, зазначених у цьому ЗПЗ.

8.3. Попередньо відібраний “Виконавчий Партнер” повинен виконувати Діяльність згідно Технічного завдання (Додаток 1 до цього Документу). Взаємодія між МОМ та Виконавчим Партнером додатково охоплюється Договором про реалізацію проєкту із використанням шаблону Договору про реалізацію проєкту (Додаток 10) після остаточного підтвердження впровадження проєкту.

8.4. Організації, які відповіли на це запрошення, мають довести здатність реалізувати всі перелічені заходи в рамках одного проєкту у запропонованій області (областях), як зазначено в ТЗ, Додаток 1. Часткові заявки на окремі заходи не розглядаються.

8.5. Усі Виконавчі Партнери отримають письмове повідомлення про результати відбору протягом чотирьох тижнів після кінцевого терміну подання документів заявки на участь у ЗПЗ. Якщо Виконавчий Партнер вимагатиме подальших роз’яснень, МОМ надасть відповідь із поясненням прозорості та чесності проведеного процесу відбору.

8.6. МОМ залишає за собою право відмовити у розголошенні конкретних рішень, ухвалених Представництвом МОМ, з причин конфіденційності.

8.7. МОМ залишає за собою право приймати або відхиляти будь-яке підтвердження зацікавленості, а також анулювати процес відбору та відхилити всі підтвердження зацікавленості у будь-який час, і таким чином не несе жодної відповідальності перед відповідними Виконавчими Партнерами.

8.8. У разі якщо Виконавчий Партнер має існуючий договір з МОМ, йому не буде запропоновано підписання договору, яикй б суперечив попереднім або поточним зобов’язанням щодо інших проєктів МОМ, або який може поставити пропонента у неможливість виконувати обов’язки в інтересах МОМ.

9. Прийнятні учасники

9.1. Учасники повинні бути неурядовими організаціями (НУО), зареєстрованими у відповідних державних установах, і мати можливість здійснювати гуманітарну діяльність у місцях, зазначених у розділі 2. Пропоненти повинні подати копії своїх документів про державну реєстрацію.

9.2. Мінімальною вимогою є залучення до реалізації більшості ключових професійних співробітників, з принаймні дворічним відповідним досвідом роботи, переважно, в місцях, де учасники мають намір виступати в якості партнера-виконавця МОМ. Перевагу буде надано учасникам, які мають  постійних професійних співробітників або співробітників із стабільними довготривалими трудовими відносинами.

9.3. Пропоненти не можуть бути залучені до терористичних актів/кримінальної діяльності та/або мати відношення до осіб та/або організацій, пов’язаних із терористичною/кримінальною діяльністю. Таким чином учасники тендеру не можуть бути включені до переліку осіб та/або організацій, до яких застосовуються санкції, про що йдеться в резолюції 1267 контртерористичного комітету (КТК) Ради безпеки ООН.

9.4. Документальне підтвердження відповідності претендента брати участь має бути прийнятним для МОМ. МОМ залишає за собою право на запит  додаткових документів з метою повного пересвідчення у прийнятності учасників.

10. Оцінювання Заявок та критерії відбору

10.1. Представництво МОМ в Україні, визначить Заявку(-ки), що найбільш відповідають вимогам МОМ.

10.2. Заявка(-ки), які не відповідають технічним вимогам та не відповідають ТЗ та вимогам у цьому ЗПЗ не підлягають подальшому оцінюванню.

10.3. Заявка(-ки) оцінюються на підставі відповідності ТЗ, виходячи з критеріїв та їх ваги нижче:

10.4. Лише пропозиції, які набрали 70 балів (еквівалент 70%) у першому ступені оцінювання (оцінка проєктної пропозиції), включаються до другого рівня оцінювання (оцінка бюджетної пропозиції).

10.5. Під час оцінки бюджетних пропозицій Комісія з відбору партнерів-виконавців (КВПВ) спочатку визначає закінченість запропонованого бюджету та його відповідність встановленим формам і представленню.

10.6. КВПВ перевіряє точність обчислень. Якщо в обчисленнях є помилки, КВПВ виправляє помилку та просить ініціатора підтвердити та прийняти виправлення. Подібним чином, якщо існує розбіжність між бюджетом у цифрах і словами, КВПВ попросить ініціатора підтвердити бюджет, представлений словами. Якщо ініціатор відмовляється прийняти виправлений бюджет та/або прописний бюджет, його пропозиція більше не розглядається для подальшої оцінки.

10.7. Якщо заходи та пункти згадуються в технічній пропозиції, але в бюджетній пропозиції немає відповідного бюджету, КВПВ припускає, що бюджет, необхідний для заходів та пунктів, включено до інших напрямків діяльності.

10.8. Бюджетні пропозиції оцінюються на основі їх економічності (50%) та здійсненності (50%). Пропозиції ранжуються поетапно відповідно до рівня економічності та здійсненності. Найнижчий можливий бюджет отримає 50% за здійсненність і 50% економічність, що призведе до ідеальної оцінки 100%.

11. Додатки

12. Отримати додаткову інформацію можна на офіційному сайті Представництва МОМ в Україні: https://www.ukraine.iom.int

13. Зміни до Оголошення про прийом заявок  

13.1 У будь-який час до оголошеного кінцевого терміну подання Заявки, МОМ з будь-яких обставин, як-то за власної ініціативи або у відповідь на надані роз’яснення пропонентам, може вносити зміни до цього Оголошення про прийом заявок у вигляді доповнень.

13.2 Усі учасники, які отримали початковий запит пропозицій отримають повідомлення про внесені зміни у письмовому вигляді. Уточнений документ має превалюючу силу.

13.3 З метою надання необхідного часу для підготовки оновленої пропозиції МОМ залишає  за собою право подовжити кінцевий термін подання.

14. Інструкції щодо подання підтвердження зацікавленості

14.1 Заявки повинні бути надіслані у вигляді відсканованих копій усіх документів у форматі pdf на електронну адресу [email protected]  не пізніше 12:00 31 січня 2023 року.

14.2. Загальний розмір файлів, які надсилаються в одному повідомленні, не повинен перевищувати 7 Мб. В іншому випадку, необхідно завантажити файли на будь-який відкритий сервіс файлового обміну (Dropbox, OneDrive тощо), що не вимагає реєстрації, та надіслати посилання для завантаження папки з файлами.

14.3. У темі електронного листа та на конверті має бути зазначено наступне: UA1-2022-3071 – Відбір ВП для реалізації проєкту “Людський вимір” – [Назва НУО]

14.4. Заявки, надані пізніше вказаного терміну, не прийматимуться до розгляду. Якщо Заявка не буде прийнята у цей термін, подальша участь Виконавчого Партнера буде анульована.

14.5. Заявки, наскільки це можливо, не повинні мати рукописних виправлень.  У разі неминучої ситуації, коли виправлення повинно бути зроблено вручну, виправлення має бути підписане посадовою особою Пропонента, яка підписала Заявку.

14.6. Виконавчі Партнери повинні подати наступні підписані та завірені печаткою документи, щоб довести їх відповідність мінімальному рівню кваліфікації як організації, і повинні подати підтвердження наявності у них персоналу з необхідними повноваженнями, які будуть задіяні в проєкті у випадку  обрання їхньої організації для реалізації діяльності:

a. Додаток 2 – Форма Контрольного переліку довідкової інформації щодо Виконавчого Партнера

b. Додаток 3 – Форма Запитальника щодо загальної інформації про Виконавчого Партнера

c. Додаток 4 – Форма Проєктного задуму Виконавчого Партнера МОМ з мотиваційним листом

d. Додаток 5 – Форма для бюджету проєкту

e. Додаток 6 – Інформаційний листок постачальника (з копіями документів за переліком, зазначеним у документі)

f. Додаток 7 – Форма резюме для залученого персоналу

g. Додаток 8 – Кодекс Поведінки  

h. Додаток 9 – Форма Переліку виконаних проєктів

i. Додаток 10 – Форма Фінансової Оцінки  Виконавчого Партнера

j. Додаток 11 – Декларація про відповідність

Окрім того, пропоненти повинні надати таку інформацію про свою організацію:

1. Сфера діяльності НУО

2. Кількість постійних працівників НУО (із зазначенням посад)

3. Кількість запрошених професійних працівників (із зазначенням посад), включаючи волонтерів, інструкторів тощо.

4. Розклад персоналу НУО: вказати керівні та контрольні органи організації та їх персонал (включаючи правління)

5. Кількість проєктів, які зараз виконує НУО (вкажіть проєкт, донора проєкту та бюджет)

6. Політика закупівель НУО

7. Бюджет НУО (принаймні протягом 2 останніх років)

8. Донори НУО

9. Система моніторингу та оцінки НУО

10. Наявна система фінансового контролю НУО та матриця уповноважених підписантів

11. Наявна система поточної звітності НУО

12. Копії фінансової звітності, подані до податкової інспекції (за останні 2 роки)

14.7. Запит на пояснення будь-якої частини Оголошення про прийом заявок необхідно надіслати письмово на дану адресу: [email protected], принаймні за 3 календарні дні до вказаного кінцевого терміну подання  Заявок. В темі електронного листа має бути зазначено наступне: “UA1-2022-3071 – Відбір ВП для реалізації проєкту “Людський вимір” – [Назва НУО]”

14.8. МOM надасть письмову відповідь на ті запитання, які отримає не пізніше ніж за 3 (три) календарні дні до вказаного кінцевого терміну подання  Заявок.  МОМ поширюватиме питання / запити на пояснення та власні відповіді серед усіх Виконавчих Партнерів.

14.9. Потрібно надати детальний опис того, як вимоги, зазначені в Оголошенні про прийом заявок, відповідатимуть здібностям, досвіду, знанням та досвіду Виконавчих Партнерів

14.10. Заявка повинна подаватися англійською та українською мовами та у форматі, встановленому МОМ в рамках цього ЗПЗ. Необхідно надати всю необхідну інформацію, відповідаючи чітко та стисло на всі викладені моменти. Будь-яка заявка, яка не повністю та всебічно відповідає вимогам цього ЗПЗ, може бути відхилена.

14.11 Документ заявки повинен містити наступне:

a. Супровідний лист;

b. Повний пакет документації заявки, оформлений належним чином як зазначено у пункті 14.6, підписаний на всіх сторінках уповноваженим представником Виконавчого Партнера; та

c. Будь-які інші відповідні документи

14.12. Заявки можуть бути змінені або відкликані в письмовій формі до часу кінцевого терміну, вказаного в цьому Оголошенні про прийом заявок.  Заявки не можуть бути змінені або відкликані після закінчення терміну подання Заявок.

14.13. Виконавчий Партнер несе всі витрати, пов’язані з підготовкою та поданням заявки, і МОМ ні в якому разі не несе відповідальності за понесені витрати.

14.14. МОМ за жодних умов не вимагатиме плати за подання Заявки у Виконавчих Партнерів.

14.15. Уся інформація, надана в письмовій формі або передана усно Виконавчим Партнерам щодо цього ЗПЗ, повинна розглядатися як суворо конфіденційна. Виконавчий Партнер не повинен передавати та розголошувати цю інформацію будь-якій третій стороні без попереднього письмового дозволу МОМ. Це зобов’язання залишаються після завершення процесу відбору, незалежно від того, чи є Заявка Виконавчого Партнера успішною.

14.16 Уся інформація, що потрапляє до МОМ (або інформація, що позначена  як службова/конфіденційна/фінансова) від Виконавчого Партнера, вважається суворо конфіденційною та будь-які персональні дані відповідно до Принципів захисту інформації МОМ.

14.17 Виконавчий Партнер, подаючи заявку, надає згоду МОМ на обмін інформацією з відповідальними особами для оцінювання та управління Заявкою.

14.18 МОМ залишає за собою право приймати або відхиляти будь-яку Заявку, а також анулювати процес відбору та відхилити всі Заявки у будь-який час, і таким чином не несе жодної відповідальності перед відповідними Виконавчими Партнерами та не має  жодного обов’язку пояснювати свої дії. 

Корупційні, шахрайські та примусові дії

15.1 Згідно з політикою МOM весь персонал, підрядники, виробники, постачальники та дистриб’ютори мають дотримуватися найвищих етичних стандартів під час процесу закупівлі та виконання всіх угод. МOM відхилить будь-яку пропозицію, надану постачальниками, якщо необхідно, призупинить дію угоди, якщо буде вирішено, що вони залучені до корупційних, шахрайських, змовних або примусових дій. Відповідно до цієї політики МОМ визначає цілі цього параграфу таким чином:

              i. Корупційні дії означають пропонування, надання, прийняття або обговорення, прямо або непрямо, будь-яких цінних речей, що вплине на дії організації, що закуповує або має контракт під час процесу закупівлі або під час виконання угоди;

              ii. Шахрайські дії – це будь-які дії або бездіяльність, в тому числі неправильне висвітлення, що свідомо або несвідомо призводить або може призвести до неправильних дій організації, що закуповує або має контракт під час процесу закупівель або виконання угоди з метою отримання фінансового прибутку або іншої користі задля уникнення зобов’язань;

         iii. Змова – це прихована угода між двома або більше постачальниками з метою штучної зміни результатів тендеру задля отримання фінансового прибутку або іншої користі;

           iv. Примусові дії – це погіршення, збитки, або пряма/непряма погроза збитків будь-якому учаснику тендерного процесу з метою впливу на його діяльність під час тендерного процесу або виконання угоди.

15.2 МОМ відхилить Заявку на попередній відбір, якщо визначить, що Виконавчий Партнер, якого було рекомендовано до присудження, брав участь у корумпованих, шахрайських, змовних або примусових діях у конкуруванні за відповідну угоду.

16. Конфлікт інтересів

16.1. МОМ вимагає, щоб всі її контракти та угоди були позбавлені будь яких конфліктів інтересів. Співробітники МОМ мають виявити зв’язки з іншими учасниками перед процесом оцінювання пропозицій та повідомити про них. Водночас, Виконавчі Партнери мають зазначити про наявність будь-яких зв’язків або відносин з співробітниками МОМ, особливо у випадку наявності таких відносин із співробітниками відділу закупівель або програмного відділу. Нерозголошення такої інформації вважатиметься порушенням етичних стандартів, які є невід’ємною умовою даного Оголошенні про прийом заявок. 

16.2. Виконавчі Партнери, які мають конфлікт інтересів будуть дискваліфіковані від подальшої участі щодо відбору. Окрім обставин, які вважаються конфліктом інтересів, зазначених у пункті 16.1, такими  обставинами також вважаються, якщо:

A. Директор, член(и) ради або інші ключові співробітники Виконавчого Партнера, має / мають зв’язок з іншим  Виконавчим Партнером, що подає Заявку на цей конкурс;

B. Виконавчий Партнер має безпосередній доступ до інформації в середині МОМ, або від співробітників МОМ, або з будь-яких інших джерел, що надає Виконавчому Партнеру необгрунтовану перевагу над іншими Виконавчими Партнерами;

C. Виконавчий Партнер має зв’язок з ключовими співробітниками МОМ, що мають суттєвий вплив на рішення щодо оцінок Заявок щодо цього Оголошення про прийом заявок; 

D. Виконавчий Партнер подає більше однієї Заявки на цей конкурс;

E. Виконавчий Партнер брав участь у підготовці документів до цього Оголошення про прийом заявок.

17.  Термін дії Заявки

17.1 Пропозиція має бути дійсною принаймні 45 календарних днів з дня відкриття, передбаченого цим документом. МОМ залишає за собою право відхиляти будь-які проєктні заявки, які не відповідають вимогам, зазначеним в запиті пропозицій.

17.2 За виключних обставин перед закінченням терміну дійсності пропозицій МОМ може попросити Виконавчих Партнерів продовжити термін дійсності пропозицій на 15 днів. Такий запит та відповідь учасника мають бути зроблені в письмовому вигляді.

18. Обговорення  

18.1 Після оцінки Заявок МОМ може надіслати запит на роз’яснення щодо Заявок і у випадку необхідності ініціювати процес обговорення Заявки з Виконавчим Партнером. Метою обговорення є узгодження всіх пунктів.

18.2 Обговорення включають: a) обговорення та уточнення проєктної діяльності; b) обговорення та фіналізація методології й робочого плану, що були запропоновані Виконавчим Партнером; c) розгляд відповідності кваліфікацій персоналу, залученого в проєкт, а також план діяльності (штатний розклад); d) обговорення матеріалів, обладнання або даних, що будуть надані МОМ; e) обговорення та узгодження системи звітності (описовий та фінансовий звіти).

19. Конфіденційність

Інформація, що стосується оцінки проєктних заявок та рекомендацій щодо проєктів, є конфіденційною та не може бути надана Виконавчим Партнерам, що подали свої пропозиції, або іншим особам, які офіційно не залучені до процесу. Неправомірне використання Виконавчим Партнером конфіденційної інформації щодо процесу може призвести до відхилення проєктної заявки та застосування політики МОМ про боротьбу з шахрайством та корупцією.

^[1] Доступ до території, контрольованої урядом (КУУ)