Запит на надання пропозицій з організації зон громадських ініціатив «GROWMADA» на популярних українських фестивалях

Цей Запит на надання пропозицій (ЗНП) є частиною програми  “Долучайся!», що фінансується  USAID  та реалізується компанією Pact. Метою Програми є підвищення обізнаності та рівня участі громадян у громадській діяльності на національному, регіональному та місцевому рівнях.

Загальний огляд

Одним із завдань Pact в рамках проекту USAID «Долучайся!» є заохочення до створення ефективних національних, регіональних та місцевих громадських коаліцій та ініціатив, спрямованих на підтримку демократичних реформ. Для досягнення цієї мети Pact проводить заходи, які допоможуть підвищити рівень поінформованості громадян про необхідність та різні форми залучення до громадської активності та підвищенні їхньої зацікавленості у них. Одним з таких проектів є зона громадських ініціатив в рамках популярних українських фестивалів – «GROWMADA». Цей проект спрямований на використання популярності великих фестивалів та надання громадським ініціативам можливість спілкування з тисячами людей для просування їхньої діяльності, підвищення рівня соціальної обізнаності та створення ефективних можливостей для присутності цих громадських ініціатив на національному рівні.

Pact прагне заручитися послугами некомерційної організації чи бізнесу, щоб організувати зони громадських ініціатив «GROWMADA» в рамках популярних українських фестивалів.

Цілі договору:

• Підвищення рівня обізнаності громадян про громадські ініціативи та залучення цільової аудиторії до їх діяльності;
• Створення можливості для об’єднання між громадськими активістами;
• Заохочення до створення нових ініціатив та місцевих коаліцій.

Завдання:

• Організувати 5 зон громадських ініціатив в рамках популярних українських фестивалів, список яких схвалено Pact;
• Налагодити ефективну комунікацію з менеджментом фестивалів, щоб мати найбільш відвідувані місця на їх території;
• Залучити місцеві та національні громадські організації до участі в зонах громадських ініціатив «GROWMADA»;
• Забезпечити творчий підхід в розробці концепції презентації своєї активності кожної громадської ініціативи;
• Надати представникам громадських ініціатив можливість представити свою діяльність в рамках 20-хвилинної публічної презентації;
• Забезпечити поселення та відшкодування транспортних витрат для всіх представників громадських ініціатив з інших міст, а також надати трансфер до місць проведення фестивалів;
• Забезпечити популяризацію проекту через соціальні мережі.

Очікувані результати:

• Успішно організовано 5 зон громадських ініціатив в рамках популярних українських фестивалів, затверджених Pact;
• Підписано відповідні меморандуми з адміністраціями  фестивалів;
• Збільшено кількість  громадян, обізнаних  про місцеві громадські ініціативи;
• Збільшено кількість  громадян, які позитивно оцінюють громадські ініціативи;
• Збільшено кількість  громадян, задіяних у громадських коаліціях та заходах;
• Зміцнено зв’язки і взаємодію  між місцевими громадськими ініціативами;
• Організовано зони громадських ініціатив як  зручний майданчик для вільного спілкування і нетворкінгу.

Кінцевий термін подання пропозицій - 23 березня 2018 року, 18:00 год. Будь ласка, надсилайте,  пропозиції на адресу: [email protected]  з темою повідомлення:  “RFP for GROWMADA”.

Пропозиції мають містити:

• Технічний опис із запропонованою методологією, очікуваними термінами виконання та попереднім досвідом організації – заявника.
• Цінову пропозицію ( бюджет з конкретними сумами).

Критерії відповідності:

• Заявки можуть подаватися як неприбутковими, так і комерційними  організаціями;
• Організаціям – заявникам необхідно мати переконливий досвід успішної організації фестивальних заходів.

Критерії оцінювання пропозицій:

• Якість пропозиції, відповідність цілям ЗНП  (максимум 40 балів);
• Досвід адміністрування та комунікацій громадських заходів (максимум 25 балів);
• Попередній досвід співпраці з громадськими ініціативами (максимум 10 балів);
• Обгрунтованість та відповідність цінової пропозиції (максимум 25 балів)

Важлива інформація:

• пропозиції повинні подаватися українською або англійською мовою;
• заявникам буде повідомлено про статус розгляду іх пропозиції письмово електронною поштою;
• рішення конкурсної комісії є остаточним і не підлягає перегляду;
• подані пропозиції не можуть бути повернені або розглянуті повторно.

Питання:

Питання  та уточнення щодо цього ЗНП  надсилайте, будь ласка, на електронну адресу  [email protected] не пізніше 12 березня 2018 р. з темою  повідомлення  “Questions re: RFP for GROWMADA””. Відповіді на отримані запитання будуть надіслані до 15 березня 2018 р.  Для забезпечення справедливості та прозорості процесу відбору Pact  не може надавати попередню оцінку  пропозицій заявників. Всі питання та відповіді, а також інші важливі повідомлення під час відбору будуть надіслані всім, хто подав питання,  та розміщені на сторінці USAID/ENGAGE у  Facebook https://www.facebook.com/usaidengage/

Додаткова інформація за посиланням: https://pactworld.box.com/s/m8bkkszkqmfaif9rcr6cedq1x6lbj3ej

Request for Proposals (RFP) for

Organization of GROWMADA civic initiatives zones

at popular Ukrainian festivals

This Request for Proposals (RFP) is a part of the USAID/ENGAGE Activity to Enhance Non-Governmental Actors and Grassroots Engagement. The purpose of USAID/ENGAGE is to increase citizen awareness of and engagement in civic activities at the national, subnational and local level.

Overview

One of Pact’s objectives within USAID/ENGAGE project is to foster effective national, regional and local civic coalitions and initiatives to promote democratic reforms. In order to achieve this objective, Pact pursue the initiatives, which will help to raise citizen awareness about the need for and various forms of participation in civic activities, and to increase their interest in them. One of these projects is civic initiatives zone at popular Ukrainian festivals – “GROWMADA”. This project is aimed to use the popularity of large scale festivals and provide civic initiatives with possibility to communicate with thousands of people in order to promote their activity, increase the level of social awareness and create effective opportunities for civic initiatives presence at the national level.

Pact seeks to procure the services of a non-profit organization or a business to organize GROWMADA civic initiatives zones at popular Ukrainian festivals.

The objectives of the contract are: 

• raise public awareness about civic initiatives, and to involve target audiences into their activity;
• create an opportunity for networking between civic activists;
• provoke the establishment of new initiatives and local coalitions.

Tasks:

• Organize 5 civic initiatives zones at popular Ukrainian festivals, approved by Pact;
• Establish effective communication with festivals management in order to have the most visited locations at the festivals;
• Engage local and national civic initiatives to participate at “GROWMADA”;
• Ensure creative approach in concept development of each civic initiatives stand;
• Provide civic initiatives representatives with possibility to present their activity with a 20-minute public speech;
• Provide accommodation; travel reimbursement and transfer to the venue for all civic initiatives representatives;
• Conduct communication about the project through social networks.

Expected results:

• Successfully organized 5 civic initiatives zones at popular Ukrainian festivals, approved by Pact;
• Signed memorandum with all festivals management;
• Increased number of citizens aware of local;
• Increased number of citizens positively assessing civic initiatives;
• Increased number of citizens engaged in civic coalitions and activities;
• Strengthen networks between local civic initiatives;
• Civic initiatives zone established as a comfortable speak-easy network zone.

Deadline for proposal submission is March 23, 2018, 18:00. Submit proposals by e-mail to [email protected]  with the subject: “RFP for GROWMADA”.

Proposal must include:

• Technical overview with proposed methodology, expected timeline, and previous experience of organization.
• Cost proposal (budget should provide detailed figures).

Eligibility criteria:

• Applications can be submitted by either non-profit or for-profit organizations;
• Proven experience of successful organization of festival activities is required.

Selection criteria:

• Quality of proposal, it’s relevance to the RFP’s objectives (max 40 points);
• Demonstrated experience in public events administration and communication (max 25 points);
• Past experience of cooperation with civic initiatives (max 10 points)
• Reasonableness and effectiveness of the cost proposal (max 25 points)

Important notices:

• Applications must be submitted in English or Ukrainian.
• Applicants will be notified of the status of their application in writing by e-mail.
• Decisions are final and cannot be subject to reconsideration.
• Submitted applications cannot be returned or reviewed.

Questions

Questions regarding this RFP may be sent to  [email protected] no later than March 12, 2018 with the subject: “Questions re: RFP for GROWMADA”. Replies will be provided by March 15, 2018.  To ensure fairness and transparency of the selection process, Pact cannot give a prior opinion on proposals. No individual replies will be given to questions. All questions and answers as well as other important notices during the selection process will be sent to all who submitted questions and announced on USAID/ENGAGE Facebook page https://www.facebook.com/usaidengage/.

You can find additional info by the link: https://pactworld.box.com/s/m8bkkszkqmfaif9rcr6cedq1x6lbj3ej