Тендер на закупівлю аутсорсингових послуг з кадрового діловодства та звітності, бухгалтерського обліку та звітності по заробітній платі і податках, бухгалтерського обліку та звітності відповідно до вимог законодавства України для проектів міжнародної технічної допомоги

Оголошення про тендер (RFQ)

Номер RFQ:                                       ARDS-RFQ-18-836-S

Дата оголошення:                         14 грудня 2018 року

Кінцевий термін подання:       21 грудня 2018 року

Опис:                                                    Закупівля* аутсорсингових послуг** за наступними напрямами:

1. Кадрове діловодство та звітність:

• кадрове діловодство;
• підготовка та подання до відповідних контролюючих органів звітності, пов’язаної з кадрами;

2. Бухгалтерський облік та звітність по заробітній платі і податках:

• нарахування і виплата заробітної плати працівникам, винагороди підрядникам за договорами цивільно правового характеру, розрахунків з фізичними особами підприємцями за товари, роботи, послуги);
• розрахунок авансу, відпускних, компенсацій, допомоги по тимчасовій непрацездатності, підготовка і здача заявок в Фонд Соціального Страхування, індексації заробітної плати тощо;
• нарахування, утримання та перерахування податків і зборів до бюджету, внесків на державне соціальне страхування;
• складання та здача передбаченої чинним законодавством звітності;
• виконання інших пов’язаних функцій:

• - видача довідок про заробітну плату працівникам;
• - нарахування та проведення інвентаризації резерву відпусток працівників;
• - облік та оподаткування понаднормових добових та інших додаткових благ працівників;
• - остаточний розрахунок працівників при звільненні.

3. Бухгалтерський облік та звітність відповідно до вимог законодавства України для проектів міжнародної технічної допомоги.

* Очікуваний період надання послуг – 2019-й календарний рік.

** Послуги надаються відповідно до чинного законодавства України.

Проекти міжнародної технічної допомоги, які виступатимуть замовниками:

• Проект USAID «Програма підтримки аграрного і сільського розвитку в Україні» (“Агросільрозвиток”)
• Програма USAID реформування сектору юстиції «Нове правосуддя»
• Програма USAID «Конкурентоспроможна економіка України»
• Програма USAID «Демократичне врядування у Східній Україні», (DG-East)
• Проект міжнародної технічної допомоги «Зміцнення громадської довіри (UCBI II)

Донор:                                                 Агентство США з міжнародного розвитку (USAID)

Виконавець Проектів:                 Кімонікс Інтернешнл Інк.

Контактна особа:                           Олег Плугатаренко, директор з фінансових та адміністративних питань Проекту “Агросільрозвиток”

Кімонікс прагне провести чесні закупівлі та обирає постачальників, ґрунтуючись лише на об’єктивних критеріях ведення бізнесу, а саме ціні та технічних перевагах. Кімонікс очікує від постачальників дотримання Стандартів ділової поведінки, з якими можна ознайомитися за посиланням http://www.chemonics.com/OurStory/OurMissionAndValues/Standards-of-Business-Conduct/Pages/default.aspx

***** КОДЕКС ЕТИКИ ТА ДІЛОВОЇ ПОВЕДІНКИ *****

Кімонікс не дозволяє шахрайства, змови учасників тендеру, фальсифікації пропозицій/ставок, хабарництва або компенсаційних виплат («відкатів»). Порушення будь-якою юридичною або фізичною особою цих стандартів призведе до дискваліфікації щодо участі у закупівлях, відсторонення від закупівель у майбутньому, а інформація про порушника може бути передана до USAID та Управління Генерального інспектора.

Співробітникам та агентам Кімонікс суворо забороняється вимагати або приймати будь-які гроші, гонорари, комісії, кредити, подарунки, грошові винагороди, цінності або компенсації від поточних або потенційних постачальників в обмін на або в якості винагороди за співпрацю. Співробітники та агенти, які демонструють таку поведінку підлягають звільненню, а інформація про них повинна бути доведена до відома USAID та Управління Генерального інспектора. Крім того, Кімонікс зобов’язується повідомити USAID та Управління Генерального інспектора про будь-які пропозиції з боку постачальників грошей, гонорарів, комісії, кредиту, подарунків, грошової винагороди, цінностей або компенсації для отримання можливості співпраці.

Учасники тендеру повинні включити у свої пропозиції наступну інформацію:

• Інформацію про будь-які близькі, сімейні або фінансові відносини з Кімонікс або співробітниками Проекту. Наприклад, якщо двоюрідний брат або сестра учасника тендеру працює у Проекті, це необхідно зазначити.
• Інформацію про будь-які сімейні або фінансові відносини з іншими учасниками тендеру, які подали пропозиції. Наприклад, якщо батько учасника тендеру є власником компанії, яка подала іншу заявку, це необхідно зазначити.
• Засвідчення, що ціни у пропозиції були визначені самостійно, без консультацій, перемовин або угоди з будь-яким іншим учасником тендеру або конкурентом з метою обмеження конкуренції.
• Засвідчення, що уся інформація у пропозиції та супровідних документах є вірною і точною.
• Засвідчення розуміння та згоди із забороною Кімонікс щодо шахрайства, хабарництва та компенсаційних виплат («відкатів»).

Якщо у Вас виникнуть будь-які запитання стосовно вищенаведеної інформації або якщо Ви захочете повідомити про будь-які можливі порушення, будь ласка, звертайтеся до Оуена Патріка Рейдера (Owen Patrick Rader), Директора Проекту “Агросільрозвиток”, e-mail: [email protected]. Про можливі порушення також можна повідомити безпосередньо в офіс Кімонікс у Вашингтоні, контакти якого можна знайти, перейшовши за вищезазначеним посиланням.

Розділ 1: Інструкції для учасників тендеру

1. Вступ: Проект «Програма підтримки аграрного і сільського розвитку в Україні» – це програма Агентства США з міжнародного розвитку, що реалізується в Україні компанією Кімонікс Інтернешнл Інк. Мета проекту – підтримка всеохоплюючого і сталого економічного зростання на основі підвищення конкурентоспроможності та якості управління в аграрному секторі з залученням до нього ширшого спектру учасників економічної діяльності, що дасть змогу забезпечити належні джерела доходів для мешканців сільських територій в Україні. У рамках проектної діяльності Проекти потребуватимуть придбання аутсорсингових послуг з кадрового діловодства та звітності, бухгалтерського обліку та звітності по заробітній платі і податках, бухгалтерського обліку та звітності відповідно до вимог законодавства України для проектів міжнародної технічної допомоги.

Дане Оголошення про тендер має на меті отримання пропозицій від постачальників послуг з ведення кадрової роботи та бухгалтерського обслуговування з нарахування і виплати заробітної плати працівникам Проектів, що замовлятимуться у разі потреби. За результатами цього Оголошення Проекти планують підписати одну або декілька рамкових угод із встановленими тарифами на надання вказаних послуг. Це дозволить Проектам надавати конкретні замовлення на закупівлю постачальникам вказаних послуг протягом наступних 12 місяців. Постачальник надаватиме послуги, описані в замовленнях на закупівлю, виданих Проектами-замовниками відповідно до окремих рамкових угод. Компанія «Кімонікс» зобов’язується платити лише за ті послуги, що були оформлені через замовлення на закупівлю, видані відповідно до рамкової угоди, та надані постачальником послуг відповідно до умов рамкової угоди.

Учасники тендеру несуть відповідальність за забезпечення відповідності пропозицій, отриманих компанією Кімонікс, інструкціям, правилам і умовам, описаним у цьому оголошенні. Недотримання інструкцій, описаних у даному оголошенні, може призвести до дискваліфікації пропозиції з розгляду.

2. Кінцевий термін подачі заявок і Протокол: Пропозиції повинні бути надіслані не пізніше, ніж о 16:00 за київським часом 21 грудня 2018 року на електронну адресу [email protected].

У будь-якій кореспонденції у відповідь на це оголошення про тендер, будь ласка, зазначайте номер ARDS-RFQ-18-836-S. Пропозиції, отримані після зазначеного кінцевого терміну, можуть вважатися як такі, що були подані запізно, та будуть розглянуті виключно на власний розсуд Кімонікс.

3. Питання: Питання стосовно технічних або адміністративних вимог цього Оголошення про тендер повинні бути надіслані не пізніше, ніж о 16:00 за київським часом, 20 грудня 2018 року, на електронну адресу: [email protected]. Питання повинні бути представлені у письмовій формі, телефонні дзвінки прийматися не будуть. Питання та запити про надання роз’яснень, а також відповіді на них, які, на думку Кімонікс, можуть становити інтерес для інших учасників тендеру, можуть бути надіслані усім потенційним учасникам тендеру, які виявили зацікавленість у цьому тендері.

Лише письмові відповіді від Кімонікс вважаються офіційними та беруться до уваги при розгляді пропозицій. Будь-яка усна інформація, отримана від співробітників Кімонікс або інших осіб, не вважається офіційною відповіддю на питання, що стосуються цього Оголошення про тендер.

4. Специфікації: Специфікації послуг наведені у Розділі 3.

На даний момент невідомо, які конкретні обсяги послуг замовлятимуться за рамковими угодами, підписаними в результаті цього Оголошення. Конкретні обсяги замовлень залежатимуть від потреб Проектів. Замовлення на закупівлю оформлюватимуться за рамковими угодами тоді, коли виникатиме потреба у вказаних послугах.

5. Пропозиції: Пропозиції у відповідь на це Оголошення про тендер повинні містити повну фіксовану ціну, з урахуванням усіх інших витрат. Ціни вказуються в українських гривнях. Пропозиції повинні залишатися чинними протягом щонайменше тридцяти (30) календарних днів після кінцевого терміну подачі заявок. Учасники тендеру повинні надавати цінові пропозиції на офіційному бланку або у форматі пропозиції; якщо це неможливо, учасникам тендеру пропонується заповнити таблицю в Розділі 3.

Крім того, учасникам тендеру, які відповідають на це оголошення, необхідно надати наступну інформацію:

• копії реєстраційних документів надавача послуг
• копію ліцензії на здійснення господарської діяльності надавача послуг (якщо відповідний вид діяльності підлягає ліцензуванню)
• копію індивідуального податкового номеру / свідоцтва про реєстрацію платника податку (єдиний податок / ПДВ)

6. Доставка: Послуги постачатимуться за адресами Проектів-замовників.

7. Походження/Національність/Виробництво: Усі товари та послуги, запропоновані у рамках цього Оголошення про тендер або доставлені у рамках будь-якого укладеного у зв’язку з ним договору, повинні мати географічний код USAID 110 (країни колишнього Радянського Союзу – Вірменія, Азербайджан, Білорусь, Грузія, Казахстан, Киргизька Республіка, Молдова, Росія, Таджикистан, Туркменістан, Україна, Узбекистан) відповідно до Кодексу федеральних положень (CFR) США 22 CFR §228. Країна-партнер для цього Оголошення про тендер – Україна.

Учасникам тендеру забороняється пропонувати або доставляти будь-які товари чи послуги, які були виготовлені, зібрані, доставлені з, перевезені через територію або іншим чином мають стосунок до наступних країн: Куба, Іран, Північна Корея, Сирія.

8. Гарантія: Гарантійне обслуговування та ремонт у межах країни-партнера є обов’язковими для усіх товарів у рамках цього Оголошення про тендер. Якщо інше не зазначено у технічних специфікаціях, усі товари, запропоновані в рамках цього тендеру, повинні мати гарантію мінімум дванадцять (12) місяців від дати їх доставки та приймання товарів. У момент передачі будь-якого товару Уряду України, Міністерству аграрної політики та продовольства України або іншому суб’єкту в країні-партнері усі права на гарантійну підтримку та обслуговування передаються разом із товаром суб’єкту – кінцевому споживачу.

9. Податки та ПДВ:

Угодою, у рамках якої Донором фінансуються ці закупівлі, забороняється фінансування будь-яких податків, в т.ч. ПДВ, мит, зборів чи інших податкових платежів, встановлених будь-якими чинними у країні-партнері законами законодавством України.

Компанія «Кімонікс Інтернешнл Інк.» є виконавцем програм і проектів міжнародної технічної допомоги в Україні відповідно до Угоди між Урядом України та Урядом США про гуманітарне та техніко-економічне співробітництво від 7 травня 1992 року (далі – «Угода») та закуповує товари, роботи і послуги заявника для виконання програм і проектів міжнародної технічної допомоги, відповідно до зазначеної вище Угоди та Порядку залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. N 153 (153-2002-п) «Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги», вартість таких товарів, робіт і послуг звільняється від податку на додану вартість.

У рамках замовлень, зроблених у результаті цього Оголошення про тендер, не будуть сплачуватися жодні податки, в т.ч. ПДВ, мита, збори чи інші податкові платежі, встановлених законодавством України.

10. DUNS: У випадку підписання угоди на суму від 30 тис доларів США в результаті цього тендеру, від компаній, громадських або комерційних організацій буде очікуватись надання Data Universal Numbering System (DUNS) номеру. Якщо учасник тендеру не має DUNS номеру і не в змозі його отримати до подачі пропозиції, учасник має зазначити свій намір це зробити у випадку обрання постачальником, або пояснити причини неможливості його отримати. Контакти Dun & Bradstreet: https://fedgov.dnb.com/webform. Подальші вказівки щодо отримання DUNS номеру доступні від компанії Кімонікс за запитом.

11. Право на участь у тендері: Подаючи пропозицію у відповідь на це Оголошення про тендер, учасник підтверджує, що він та його основні співробітники не є такими, яким тимчасово заборонено, тимчасово призупинено або взагалі заборонено отримання фінансування або допомоги Уряду США. Кімонікс не укладає угод з фірмами, яким тимчасово заборонено, тимчасово призупинено або взагалі заборонено отримання фінансування або допомоги Уряду США.

12. Оцінка пропозицій і визначення переможця: При визначенні переможця перевага надаватиметься тому учаснику тендеру, який подав пропозицію у форматі згідно з інструкцією, що міститься у цьому Оголошенні, і відповідає критеріям прийнятності. Найкраща пропозиція визначатиметься шляхом порівняльного аналізу на основі наступних критеріїв оцінки. Відносна значущість кожного окремого критерію відображається у кількості балів:

Ми заохочуємо Вас надсилати свої найкращі пропозиції. Очікується, що контракт буде укладено виключно на підставі цих оригінальних пропозицій. Проте, Кімонікс залишає за собою право здійснити будь-яку з наступних дій:

• До укладення контракту Кімонікс може вести переговори з та/або задавати уточнюючі питання будь-якому учаснику тендеру.
• Хоча перевага надаватиметься учасникам тендеру, які відповідатимуть усім технічним вимогам цього Оголошення про тендер, але Кімонікс може укласти договір на постачання частини товарів / послуг або розділити їх між різними постачальниками, якщо це відповідатиме інтересам Проектів-замовників.
• У будь-який момент Кімонікс може скасувати це Оголошення про тендер.

Будь ласка, зверніть увагу на те, що подаючи пропозиції у відповідь на це Оголошення про тендер, учасник тендеру розуміє, що Агентство США з міжнародного розвитку не є стороною цього тендеру, а тому погоджується, що всі можливі претензії необхідно подавати в письмовому вигляді з усіма поясненнями Проекту “Агросільрозвиток”, а Агентство США з міжнародного розвитку не розглядатиме претензії щодо закупівель своїх партнерів. Кімонікс на свій власний розсуд приймає остаточне рішення щодо претензій, пов’язаних із цим тендером.

13. Правила та умови: Це лише запит на подання пропозицій. Оголошення цього тендеру жодним чином не зобов’язує компанію Кімонікс, Проекти-замовники або Агентство США з міжнародного розвитку укладати договори або оплачувати витрати, що були понесені потенційними учасниками тендеру при підготовці та поданні пропозицій.

На цей запит поширюються стандартні правила та умови компанії Кімонікс. Ці правила та умови поширюються на будь-який укладений договір; копія повного переліку правил та умов надається за запитом. Будь ласка, зверніть увагу на наступні правила та умови:

• Стандартний термін оплати компанії Кімонікс: 30 днів після доставки та приймання будь-яких товарів або результатів робіт. Оплата Замовлень на Закупівлю, виданих відповідно до будь-якої Рамкової Угоди, здійснюватиметься лише компанії, яка подавала свою пропозицію у відповідь на це Оголошення про тендер і є стороною відповідного договору, укладеного у зв’язку з ним; оплата третім сторонам не здійснюватиметься.
• Будь-який договір, укладений за результатами цього Оголошення про тендер, буде виконаний у формі рамкової угоди. Проекти-замовники планують підписати одну або декілька рамкових угод, відповідно до яких видаватимуться замовлення на закупівлю конкретних обсягів послуг – коли є потреба – за цінами, встановленими в рамкових угодах. Коли виникатиме потреба у послугах, описаних у рамковій угоді, Проекти-замовники надаватиме постачальнику послуг замовлення на закупівлю. Якщо за результатами цього Оголошення було обрано декілька постачальників послуг, то замовлення на закупівлю надаватиметься тому постачальникові, який надасть найкращу пропозицію на виконання цього конкретного замовлення, критеріями визначення якого є ціна та час виконання. Мінімальна тривалість будь-якої рамкової угоди, виданої в результаті цього Оголошення, складатиме не менше 12 місяців. Постачальник надаватиме послуги, описані в будь-яких замовленнях на закупівлю, виданих Проектами-замовниками відповідно до рамкової угоди. Проекти-замовники зобов’язується платити лише за ті послуги, які було надано в рамках замовлення на закупівлю, виданого відповідно до будь-якої рамкової угоди за цим Оголошенням.
• Забороняється доставляти будь-які товари чи послуги, які були виготовлені, зібрані, доставлені з, перевезені через територію або іншим чином мають стосунок до наступних країн: Куба, Іран, Північна Корея, Сирія.
• Будь-які міжнародні перевезення літаком або морські перевезення, що здійснюються у рамках будь-якого договору, укладеного в результаті цього Оголошення про тендер, повинні здійснюватися американськими перевізниками/суднами.
• Законодавство США забороняє проведення транзакцій, постачання ресурсів і надання підтримки юридичним і фізичним особам, що пов’язані з тероризмом. Постачальник за будь-яким контрактом, присудженим за результатами цього Оголошення про тендер, повинен забезпечити дотримання цього законодавства.
• Право власності на усі товари, що постачаються за будь-яким договором, укладеним за результатами цього Оголошення про тендер, переходить до Кімонікс після доставки товарів та їх приймання Кімонікс. До моменту переходу права власності до Кімонікс усі ризики втрати, пошкодження та знищення товарів несе учасник тендеру.

 Розділ 2: Необхідні документи

Для полегшення учасникам тендеру підготовки пропозицій нижче наведено перелік документів, які необхідно включити у пропозицію у відповідь на це Оголошення про тендер:

□ Супровідний лист, підписаний уповноваженим представником учасника тендеру (див. шаблон у Розділі 4)

□ Офіційна пропозиція, яка включає специфікації запропонованих послуг (див. типовий формат у Розділі 3)

□ Копії реєстраційних документів надавача послуг та ліцензії на здійснення господарської діяльності надавача послуг (якщо відповідний вид діяльності підлягає ліцензуванню)

□ Копія індивідуального податкового номеру / свідоцтва про реєстрацію платника податку (єдиний податок / ПДВ);

□ Рекомендаційні листи

□ Попередній досвід

□ Інші документи, які учасник конкурсу вважає за релевантні для подачі.

Розділ 3: Специфікації та технічні вимоги

Нижче наведено технічні вимоги до послуг, які можуть бути замовлені у відповідності до Рамкової Угоди. Учасники тендеру повинні надати пропозицію ціни з нижчезазначеною інформацією на офіційному бланку компанії або у форматі офіційної цінової пропозиції. Якщо це не є можливим, учасники тендеру можуть заповнити цей Розділ 3, підписати його, скріпити печаткою та надати компанії Кімонікс.

Мінімальні кваліфікаційні вимоги

Досвід роботи у відповідній галузі – не менше 5 років;

Позитивні відгуки клієнтів;

Бажаний досвід роботи з проектами МТД / міжнародними / донорськими організаціями.

Специфікація*

Цінова пропозиція*

* Очікуваний період надання послуг – 2019-й календарний рік.

** Послуги надаються відповідно до чинного законодавства України.

*** Структуру ціни Оферент визначає самостійно і викладає у своїй Пропозиції.

Розділ 4: Супровідний лист

Супровідний лист повинен бути надрукований на фірмовому бланку та оформлений/підписаний/завірений печаткою уповноваженим представником учасника тендеру:

Кому:                    Проект «Програма підтримки аграрного і сільського розвитку в Україні» («Агросільрозвиток»)

Київ, 01032, бульвар Тараса Шевченка, буд. 35, Бізнес-центр “Європа Плаза”, Корпус 2, 6-й поверх

Тема:                    № ARDS-RFQ-18-836-S

За місцем вимоги:

Ми, що нижче підписалися, подаємо пропозицію виконати усі роботи, необхідні для завершення діяльності та вимоги, описані у вищезазначеному Оголошенні про тендер. Пропозиція додається.

Ми визнаємо та погоджуємося з усіма правилами, умовами, спеціальними положеннями та інструкціями, включеними у вищезазначене Оголошення про тендер. Ми також засвідчуємо, що нижчезазначена фірма, а також ключові співробітники фірми та усі товари та послуги, запропоновані у відповідь на це Оголошення про тендер, відповідають критеріям прийнятності для даної закупівлі відповідно до умов тендеру та правил USAID.

Крім того, ми підтверджуємо, що за наявною у нас інформацією:

• Ми не маємо близьких, сімейних або фінансових відносин з будь-якими співробітниками Кімонікс або Проектів-замовників;
• Ми не маємо близьких, сімейних або фінансових відносин з будь-якими іншими учасниками тендеру, що представили свої пропозиції у відповідь на вищезазначене Оголошення про тендер; і
• Ціни у нашій пропозиції були визначені самостійно, без консультацій, перемовин або угоди з будь-яким іншим учасником тендеру або конкурентом з метою обмеження конкуренції.
• Уся інформація у пропозиції та супровідних документах є вірною і точною.
• Ми розуміємо та погоджуємося з забороною Кімонікс щодо шахрайства, хабарництва та компенсаційних виплат («відкатів»).

Цим підтверджуємо, що додані засвідчення та інші заяви є точними, актуальними та повними.

Підпис уповноваженої особи: _____________________________________________________

Ім’я та посада підписанта:  ________________________________________________________

Дата:             _____________________________________________________________________

Назва компанії:       ______________________________________________________________

Адреса компанії:     ______________________________________________________________

Телефон і веб-сторінка компанії:    _________________________________________________

Реєстраційний номер компанії або номер Свідоцтва платника податків: _________________

DUNS-номер компанії, якщо є:         _________________________________________________

Чи є у компанії дійсний банківський рахунок (Так/Ні)?        _____________________________

Офіційна назва, зазначена в уповноваженому банку, де відкрито розрахунковий рахунок (для оплати): ___________________________________________________________________

Чи погоджується компанія зі звільненням від ПДВ (Так/Ні)? __________________________