Тендер на вибір організації з надання послуг з матеріально-технічного супроводу заходів на території України
ЗАВЕРШЕНО
American Bar Association’s Rule of Law Initiative (ABA ROLI) оголошує тендер на вибір організації з надання послуг з матеріально-технічного супроводу заходів на території України протягом квітня-вересня 2021 р. Тендер проводиться в рамках проєктів «Сприяння Інтернет свободі в Україні» та «Сприяння соціальній згуртованості».
- Інформація про організацію, що здійснює закупівлю
American Bar Association’s Rule of Law Initiative (ABA ROLI) – американська асоціація юристів, яка реалізує програми з впровадження реформ у сфері права, рівності та подолання дискримінації в 40 країнах світу, включаючи Україну. Головний офіс організації розташований у Вашингтоні (США). Серед партнерів ABA ROLI є судді, адвокати, адвокатські колегії, юридичні школи, законодавчі органи, міністерства юстиції та інша державні структури, а також широкий спектр громадських організацій, включаючи правозахисні групи.
Важливою частиною програм, що впроваджуються ABA ROLI, є проведення тренінгів, конференцій та робочих зустрічей з метою навчання та обміну досвідом з представниками партнерських державних та неурядових організацій.
- Опис послуги
- Надання логістичних послуг при організації 6 (шести) заходів на загальну суму до 70 000 (сімдесяти тисяч) доларів США
- підбір, бронювання та підготовка місця проведення заходу відповідно до потреб, особливих побажань та вказаного бюджету Замовника (не менше трьох варіантів місця проведення кожного заходу на вибір);
- комунікація з учасниками заходу, а саме: узгодження часу прибуття учасників, отримання підтвердження участі від учасників, інформування учасників щодо організаційних питань заходу та інше відповідно до вимог Замовника;
- щоденний супровід заходу менеджером організації: забезпечення умов проживання в готелі відповідно до вимог Замовника (кондиціювання, опалення, санітарно-гігієнічні умови); забезпечення придатності конференц-зали до проведення заходу відповідно до вимог Замовника, розміщення стільців/столів та іншого обладнання;
- організація поселення учасників відповідно до запланованого графіку заїзду;
- щоденна реєстрація учасників;
- організація харчування учасників та коригування у відповідності зі змінами під час заходу;
- транспортні послуги: організація трансферу для учасників заходу з/до вокзалу/аеропорту до/з місця проведення заходу (автобус, мікроавтобус, легкове авто); компенсація або купівля квитків учасників до/з міста проведення заходу;
- організація зустрічі міжнародних експертів в аеропорту з табличкою;
- надання обладнання для заходів: мультимедійні проектори, комп’ютери/ноутбуки, принтери, фліп-чарти, обладнання для синхронного перекладу, звукова апаратура, технічна підтримка тощо;
- замовлення інших додаткових послуг для заходу.
- Умови оплати.
Договір на надання послуг з матеріально-технічного забезпечення заходу буде підписаний між Виконавцем та головним офісом Замовника у Вашингтоні (США).
Оплата послуг з матеріально-технічного забезпечення комплексного обслуговування кожного конкретного заходу здійснюється на підставі кошторису заходу шляхом безготівкового перерахування відповідної суми на поточний рахунок Виконавця у доларах США (по курсу НБУ України на момент подачі кошторису) у наступному порядку:
- передплата у розмірі 50% від суми, зазначеної у попередньому кошторису заходу, протягом 10 (десяти) банківських днів з моменту затвердження кошторису.
- доплата різниці між сумами, зазначеними у фінальному та попередньому кошторисах заходу, протягом 20 (двадцять) банківських днів з моменту підписання Акту прийому-передачі наданих послуг.
ABA ROLI не є платником податку на прибуток, прохання у Додатках вказувати вартість без ПДВ та інших податків.
- Організаційні вимоги:
- Суб’єкт підприємницької діяльності за законодавством України;
- Наявність власних ресурсів, необхідних для забезпечення проведення заходів (управлінський та обслуговуючий персонал, транспортні та технічні засоби тощо);
- Наявність бази зовнішніх ресурсів для надання вищезазначених послуг (укладені угоди з готелями, базами відпочинку, конференц-залами, кейтеринговими та транспортними компаніями тощо);
- Відсоток комісійних/накладних витрат Постачальника за надання послуг повинен бути незмінним (окрім зміни у сторону зменшення) на весь строк дії договору;
- Вартість послуг, зазначених в конкурсній (тендерній) пропозиції, які надаються безпосередньо учасником конкурсних торгів, повинні бути незмінними (фіксованими) на весь строк дії договору.
- Ключові критерії оцінки конкурсних заявок:
- Фінансові умови співпраці (%)
- Досвід роботи в сфері надання послуг з матеріально-технічного супроводу заходів, у тому числі з організаціями неурядового сектору;
- Повнота та якість поданої заявки;
- Наявність листів-рекомендацій від компаній/організацій;
- Вартість надання послуги;
- Наявність ресурсів для надання додаткових послуг;
- Готовність підписати договір з американською організацією та отримувати оплату в доларах США.
Замовник залишає за собою право не розглядати неповні та несвоєчасно подані заявки.
- Зміст конкурсних Заявок
Учасники повинні включати таку інформацію до конкурсних Заявок:
- Інформація про організацію (Додаток №1) та копії реєстраційних документів: Додаток 1_Логістика
- Вартість окремих послуг та умови їх надання (Додаток №2): Додаток 2_Логістика
- Рекомендаційні листи, відгуки від інших клієнтів (бажано).
- Будь-які інші документи, що, на Вашу думку, можуть бути корисними у прийнятті рішення.
- Інструкція з підготовки та подання Заявок
- Вартість товарів та послуг вказується у національній валюті України.
- Кінцевий термін подання заявок – 14 березня 2021 р. Пропозиції, отримані після встановленого терміну, не розглядатимуться.
- Пропозиції повинні надсилатись електронною поштою на адресу: [email protected] з темою листа «Тендер на організацію заходів 2021 р.»
Переможця тендеру буде обрано на засіданні тендерного комітету, яке відбудеться не пізніше 19 березня 2021 р. року після їх детальної технічної, фінансової та правової оцінки. Протягом 5 (п’яти) робочих днів з моменту прийняття такого рішення організатор проінформує переможця конкурсу у письмовій формі.
ABA ROLI залишає за собою право приймати або відхиляти будь-яку конкурсну заявку відповідно до документації і власних Політик і Процедур та право припинити процедуру тендеру й відмовитися від всіх Заявок у будь-який час до укладення договору, не несучи, при цьому, ніякої відповідальності перед учасниками тендеру та не надаючи пояснення такому рішенню.
Будь-які запитання стосовно цього тендеру мають надсилатися лише у письмовій формі на електронну адресу [email protected].
